Les stands - Nihon Breizh Festival

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Nihon Breizh
Festival
Dossier de
renseignements
des exposants
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Le projet
Nihon Breizh Festival est un évènement récent, mis en place par les associations BretagneJapon et Japan Spirit Event.
La deuxième édition aura lieu les 8 et 9 mars 2014 dans les locaux de la vice-présidence de
l’université de Rennes 1 située au sud du campus de Beaulieu (bât. 2A).
Qui sommes-nous ?
L’association Bretagne-Japon agit depuis plus de 26 ans pour rassembler les passionnés
bretons des multiples facettes de la culture japonaise et leur permettre d’échanger avec les
Japonais. Dans ce but, elle anime des rencontres, organise des sorties et soirées. Ses cours de
langue japonaise ainsi que ses ateliers traditionnels lui permettent de répondre aux souhaits
d’adhérents de tous âges.
L’association Japan Spirit Event est quant à elle tournée vers l’organisation d’événements
autour de la culture japonaise. Avec des activités très variées telles que des soirées à thème,
des quiz, des défilés de mode et de cosplay, elle anime Rennes depuis plus de trois ans.
Ensemble, nous avons déjà l’expérience de l’évènementiel. En effet, nous avons organisé
à quatre reprises un matsuri (fête populaire japonaise) breton au parc Oberthür de Rennes,
en libre accès. Le succès de ce rendez-vous est croissant d’année en année. C’est donc tout
naturellement que les deux associations se sont réunies pour cette convention autour d’une
équipe d’environ 30 personnes motivées.
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Les objectifs
Notre motivation principale pour cette convention est de partager notre passion du Japon.
Nous avons également d’autres ambitions :
-- allier la culture japonaise traditionnelle et moderne ;
-- séduire de nombreux visiteurs d’horizons différents ;
-- proposer un évènement convivial, divertissant et pédagogique ;
-- faire participer les acteurs locaux (associations, entreprises, etc.).
Faire vivre le projet
Afin de mettre en valeur vos stands, nous avons établi un planning d’animations.
Chaque jour, les visiteurs auront accès à une programmation en amphithéâtre riche et variée.
De plus, nous mettons en place des ateliers créatifs dans les différentes salles.
Enfin des actions spontanées ponctueront l’ensemble du week-end.
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Les stands
Les stands : trois statuts différents
Il est possible d’exposer au Nihon Breizh Festival selon trois statuts distincts : amateur,
professionnel ou exposant à but non lucratif (ex : association).
A quel type de stand appartenez-vous ?
Pour connaître votre statut merci de répondre aux questions suivantes :
1) vais-je vendre (vente directe ou indirecte) sur mon stand ?
-- Oui. Merci de passer à la question 2,
-- non. Je suis considéré comme exposant à but non lucratif (je m’engage à ne rien vendre
sur mon stand sous peine d’une amende forfaitaire de 50€ par module) : un module de
stand vous est offert. Merci de passer au paragraphe suivant ;
2) vais-je vendre sur mon stand des articles à plus de 15 euros ?
-- Oui. Je suis considéré comme professionnel,
-- non. Je suis considéré comme amateur.
La composition des stands
Au Nihon Breizh Festival, les stands sont composés d’un regroupement de modules.
Un module représente 3,25 m² de surface d’exposition. Il donne accès à deux badges
exposants. Tout badge supplémentaire sera facturé.
Il peut être composé de plusieurs manières suivant les définitions suivantes. Toute demande
supplémentaire sera facturée selon les tarifs exposés dans le paragraphe tarifs.
Les différents types de modules
Module classique :
-- un espace de 3,25 m² : 2,60 m de longueur sur 1,25 m de profondeur.
Sont fournis par l’organisation :
-- deux tables d’1 m 30 de largeur / 50 cm de profondeur ;
-- deux chaises ;
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-- deux badges exposants.
Tout matériel d’exposition supplémentaire est à la charge de l’exposant.
Une aide par le staff peut être demandée par l’exposant pour l’installation du stand et le
remballage le dimanche. Cette demande devra être effectuée par écrit au plus tard le 1er mars
2014.
Pour tout autre question sur les possibilités d’aménagement de la location de matériel
(grilles ou panneaux d’affichage de fond de stand en plus, tables en moins... ), un devis est à
demander par mail à l’adresse suivante : [email protected].
Les exposants amateurs peuvent demander de 1 à 4 modules.
Les exposants professionnels peuvent demander de 1 à 6 modules.
Les exposants à but non lucratif ne peuvent demander qu’un seul module. Si cet espace
ne vous suffit pas, vous êtes libres de nous louer des modules supplémentaires au tarif
amateurs, jusqu’à 4 modules au total (1 gratuit + 3 payants).
En cas de nombreuses demandes de stands, l’organisation se réserve le droit de réduire le
nombre de stands maximum afin de satisfaire le plus grand nombre d’exposants possible. La
différence sera alors remboursée immédiatement à l’exposant.
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Les tarifs (pour le
week-end)
Exposants amateurs :
Type de module
Classique
Prix unitaire*
40 €
Autre
devis sur demande
*associations non soumises à la TVA
Exposants professionnels** :
Type de module
Classique
Prix unitaire*
100 €
Autre
devis sur demande
*associations non soumises à la TVA
** à la différence des stands amateurs, l’organisation s’engage à dépenser l’équivalent de
25% de la facture finale, sur le stand de l’exposant, pour l’achat de lots de son choix / au
choix de l’organisateur (afin de récompenser les gagnants des concours organisés pendant le
week-end).
Exemple :
La boutique B. prend un module type 1 à l’organisation. Elle lui verse 100 €.
Une fois le paiement reçu, l’organisation dépense alors 25 € sur le stand de la boutique B.
Options supplémentaires :
Service
Badge supplémentaire
Électricité
Ticket repas
Prix unitaire*
7€
10 €
4,50 €
*associations non soumises à la TVA
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Communication
L’organisation vous offre la possibilité de gagner en visibilité lors de la campagne de
communication de l’événement. Cette campagne se compose de plusieurs supports :
annonces dans la presse, vidéos promotionnelles, affiches, flyer…
Vous est offert à titre gracieux, quelque soit votre statut, votre présence sur la page
exposants du site internet Nihon Breizh Festival. Pour cela, merci de nous fournir un logo,
un descriptif court (pas plus de cinq lignes) de votre organisme ainsi qu’un lien vers votre
site internet.
Concernant les autres offres liées à la communication, proposées par les organisateurs,
comme les mécénats, partenariats et demandes de sponsors, nous vous remercions de nous
contacter à l’adresse suivante : [email protected].
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Animations lors du
festival
Pendant la durée de la convention, les organisateurs ont prévu des animations dans le hall
d’exposition où vous tiendrez vos stands. Il s’agira de créer une ambiance chaleureuse et
bienveillante, entre exposants, visiteurs et organisateurs.
Pour cela, vous pourriez être mis à contribution de plusieurs manières.
Concours de décoration de stand
Nous souhaitons proposer à nos visiteurs, un lieu et gai et accueillant, et nous organisons un
concours de décoration de stand auquel vous êtes grandement conviés.
Pour confirmer votre participation à ce concours, nous vous invitons à cocher la case
correspondante, sur la fiche d’inscription à nous retourner.
Modalités du concours
Le jury, composé de 4 personnes, passera samedi matin, entre 11h et 12h, auprès des
exposants, pour évaluer l’originalité et le travail qu’ils auront effectué sur la décoration de
leur stand. Les délibérations se dérouleront le samedi midi, pour que les résultats vous soient
annoncés samedi à 18h. Des prix seront distribués aux meilleurs stands décorés.
Le thème du concours est libre.
La décoration mise en place par l’exposant ne doit pas empiéter au-delà de l’espace du stand
qu’il a réservé. Elle ne doit pas non plus menacer la sécurité des personnes présentes (pas de
matières inflammables, dangereuses… ).
Participation aux animations du hall d’exposition
Afin d’animer les lieux de passage du festival, nous mettons en place diverses activités à
destination des visiteurs. De cette manière, ils auront l’opportunité de découvrir le site du
NBF, en s’amusant.
Ainsi, nous sollicitons votre participation à ces animations en proposant sur votre stand
des indications / indices à dévoiler aux visiteurs ( mini-jeux / quiz sur stand / chasse au
trésor…).
Pour confirmer votre participation à ces animations, nous vous invitons à cocher la case
correspondante, sur la fiche d’inscription à nous retourner.
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