Outils d`aide à la rédaction Office

Maîtrisez
les
fonctions
d’aide à la rédaction de
Microsoft Word
Ecrire un rapport ou composer un devoir ne sont pas toujours choses
aisées. Votre traitement de textes peut toutefois vous faciliter
grandement la tâche : un certain nombre de services sont à votre
disposition pour améliorer votre productivité, nous allons les
explorer avec vous dans ce guide …
La plupart de ces fonctions sont accessibles en faisant un clic sur une
sélection de votre choix tout en maintenant la touche « Alt » enfoncée... Cette
commande vous permet d’afficher le volet « Rechercher » de
Microsoft Word.
NB : afin que tous les services présentés ici soient totalement opérationnels, il est fortement
conseillé de choisir « complète » lors de l’installation du logiciel Office. Il est possible de
parachever cette installation en utilisant le CD-Rom d’origine. Notez également qu’un bon nombre
des fonctions décrites dans cette brochure est disponible dans d’autres produits Office, comme
Powerpoint, par exemple.
La traduction :
Inutile d’avoir recours à un outil externe : il est possible d’effectuer vos traductions sans
quitter Word 1 !
Sélectionnez la zone à traduire, puis faites un Alt - clic dessus (1) … Dans le volet qui s’ouvre,
sélectionnez l’option « traduction » dans la première zone de liste (2), puis choisissez les langues
source et destination 2 dans les zones « De » et « Vers » (3).
Nota : la traduction n’est pas parfaite mais suffit pour la plupart des cas. En cas de problème,
vérifiez avec le lien « Options de traduction» que la langue souhaitée est bien configurée, sinon,
cochez-la.
Si vous avez demandé la traduction d’un ensemble de mots, Microsoft Translator est sollicité et le
bouton Insérer (5) permet de récupérer le résultat dans votre texte (l’option « Copier » autorise son
utilisation dans un autre programme).
1
Si Microsoft Translator n’apparaît pas, il est possible de télécharger l’Add’on à l’adresse suivante :
http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?FamilyID=cd7da089-5945-4972-83ba-3a047e258424&displaylang=fr
2
Attention, il existe des « couples linguistiques », et parfois vous devrez passer par une langue tierce (le plus souvent
l’anglais). Certains couples de langues nécessitent un passage par le site internet « World lingo »
Les synonymes :
Microsoft Word possède un dictionnaire de synonymes. La procédure est la
même que pour la traduction, il suffit d’opter pour l’option « Dictionnaire des
synonymes : Français » dans la zone de liste.
Mais pour gagner du temps, vous pouvez aussi utiliser le raccourci Maj-F7 sur le
terme pour lequel vous souhaitez obtenir le synonyme…
Une feuille de réponse vous est proposée : Word sélectionne en premier les
synonymes dont le sens est statistiquement le plus courant. L’affichage est
réparti par familles sémantiques, dans chaque famille est proposée une liste de
mots approchants. Il est possible de double cliquer sur l’un d’eux pour obtenir
une autre grappe de mots, et ainsi de suite… A noter qu’en fin de liste figurent
les antonymes.
Pour substituer un mot à celui présent dans votre texte, il suffit d’ouvrir la zone
de liste du mot souhaité, puis de sélectionner l’option « Insérer ».
L’encyclopédie :
En utilisant la technique décrite dans le chapitre traduction, il est
possible de soumettre un mot à l’encyclopédie intégrée…
Sélectionnez simplement « Dictionnaire Encarta : français » dans la liste
déroulante située dans le volet « Rechercher ». Vous accédez alors aux
quelques 42 000 articles contenus dans l’encyclopédie de Microsoft 3 .
Les autres références :
D’autres ressources sont disponibles, elles font appel via Word à un certain nombre de sites
Internet-ressources comme Bing, ou HighBeam Research.
Utilisez le même procédé que plus haut (Alt-clic sur le mot souhaité).
Sélectionnez dans la zone de liste « tous les sites de recherche ».
Attention : les réponses retournées dans Bing sont parfois en
anglais. Pour remédier à ce problème, voir plus loin : « le
paramétrage ».
Lorsque l’on souhaite consulter le détail d’un article parmi ceux
que Word affiche, il suffit de cliquer dessus : une fenêtre de
navigateur Internet s’ouvre.
On peut alors récupérer dans Word des éléments par un simple
glisser-déposer (la fenêtre Word et celle du navigateur Internet
doivent être juxtaposées, cliquez en continu sur le pavé de
texte sélectionné au préalable, puis faites-le glisser en cliquant
en continu dessus, le texte sera déposé lorsque vous relâcherez
le bouton de la souris).
Nota : il est facile de formater le texte issu du Web comme celui
déjà présent dans Word avec l’icône de reproduction de mise en
. On peut aussi utiliser le menu « Edition – effacer –
forme
formats ».
3
Nb : il semble que pour la version 2010 de Microsoft Word, le service de recherche Encyclopédie Encarta ne soit plus
disponible et les requêtes vers celui-ci ne renverront aucun résultat…
Il est également possible d’insérer une image issue du Web. Faites-la glisser depuis le navigateur
Internet vers Word, à l’aide du bouton droit de la souris. Lorsque le bouton est relâché, un menu
apparaît : sélectionnez l’option « Placer ici » et l’image est importée.
Orthographe et grammaire
Microsoft Word contrôle la syntaxe en temps réel en cours de
frappe, signalant les fautes d’orthographe par des soulignements
ondulés de couleur rouge et les erreurs de grammaire par des
soulignements ondulés de couleur verte. On peut aussi lancer
aisément une vérification complète avec touche de fonction F7.
Si vous êtes certain que le mot que vous rédigez ne comporte pas
de faute (par exemple un nom propre ou encore un terme
technique), cliquez « Ignorer » ou « Ignorer tout » (pour que ce
terme soit ignoré pour tout le document).
Vous pouvez aussi enrichir vous-même le dictionnaire en
choisissant « Rajouter au dictionnaire ».
Il est possible de gérer différents dictionnaires personnels et en
plusieurs langues. Vous pouvez concevoir votre dictionnaire, en
utilisant la touche F7.
Cliquez ensuite sur « Options », puis sur « Dictionnaires
personnels », il est alors possible d’en créer un nouveau. Vous
pouvez aussi importer des dictionnaires professionnels déjà
construits, en choisissant le bouton « Parcourir »…
Paramétrage :
Si le fonctionnement du volet « Recherche » nécessite
quelques modifications, telle la francisation de certains
outils, cliquez sur le lien « options de recherche » en bas de
la fenêtre, et modifiez les options à votre convenance.
Dans l’exemple ci-contre l’utilisateur a décoché le serveur
« Bing » (en anglais) et coché « Bing France ».
Vous pouvez bien sûr ne sélectionner dans la liste que le
service qui vous intéresse, pour éviter une recherche trop
large…
N’hésitez pas à mettre à jour ces services grâce au lien
« Récupérer les mises à jour » en bas du volet
« Rechercher »…
Bonne rédaction, avec Microsoft Word !
Didier Robino