Compte rendu de réunion N°007-‐2013

 EXTRAIT DU REGISTRE DES COMPTE-­‐RENDUS DU COMITE DIRECTEUR 2013-­‐2017 SÉANCE DU 23 octobre 2013 Présents : Mélanie PAULY, Michel WEILLANT, David FROGIN, Isabelle BONNEAU, Philippe BOUSSION, Sylvie MESNIL, Olivier SEYEUX, Jean-­‐Christophe SARRAZIN, Marc MIGRAINE Absents : Rodolphe DRANO, Samuel GRIMAULT, Alain PARIS. Excusés : Bruno CHAPELET, Patrick MASSE. Compte rendu de réunion N°007-­‐2013 Le comité directeur se réunit sur convocation et ordre du jour diffusé par sa présidente, Mélanie PAULY, le 18 octobre 2013. Points à l’ordre du jour : 1. démissions 2. point financier Secrétaire de séance : Olivier SEYEUX Début de séance à 20H dans la cafétéria de la maison des sports, aucune salle n’ayant été réservée Examen des points à l’ordre du jour : 1-­‐ démissions Le comité directeur reçoit ce jour en main propre, les démissions écrites suivantes : -­‐ Mélanie PAULY qui occupe la fonction de présidente du CODEP49 FFESSM, -­‐ Marc MIGRAINE qui occupe la fonction de secrétaire adjoint du CODEP49 FFESSM, -­‐ Jean-­‐Christophe SARAZIN membre au sein du comité directeur, -­‐ Brunot CHAPLET qui démissionne de sa fonction de vice-­‐président du comité départemental FFESSM Ces documents étant remis au secrétaire de séance, Mélanie PAULY informe le comité directeur de la démission d’Alain PARIS qui, ne pouvant être présent ce soir, formalisera sa démission dans les meilleurs délais. Poursuivant la réunion, il est demandé à Mélanie PAULY ce qu’il advient de la situation de Rodolphe DRANO. Cette dernière nous informe que Rodolphe DRANO est démissionnaire depuis une date qui est inconnue aux membres du comité directeur et qu’elle transmettra dans les plus brefs délais le courrier qu’elle a en sa possession et qui en atteste. Consécutivement à ces annonces, Michel WEILLANT nous indique qu’il démissionne également de sa fonction de vice-­‐
président et de son mandat de membre au sein du comité départemental. De même, Mélanie PAULY informe alors le comité directeur qu’elle a été convoquée par Mr ANQUETIL-­‐Angers Loire Métropole et s’est rendue à cette convocation le 19 août 2013 sans qu’elle n’en précise l’objet. Les membres du comité directeur n'étaient pas informés de cette réunion ni de son contenu. Le comité est alors avisé par Mélanie PAULY qu'il est à nouveau convoqué par Angers Loire Métropole à une date à définir (le 8 ou le 28 novembre) sans apporter plus de précision sur l’objectif de cette entrevue. Mélanie PAULY précise que Mme OLIVON, assistante de Monsieur ANQUETIL, attend l’appel du comité afin de fixer cette date. A la suite de quoi, Mélanie PAULY remet à David FROGIN, trésorier, les clés en sa possession, un ordinateur portable, le chéquier en sa possession ainsi qu’une certaine quantité de documents, dossiers et autres enveloppes. Les démissionnaires quittent alors les lieux. Restent en séance : -­‐
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Sylvie MESNIL Philippe BOUSSION Isabelle BONNEAU David FROGIN, trésorier Olivier SEYEUX Sont absents : -­‐ Roldophe DRANO, secrétaire -­‐ Alain PARIS, trésorier adjoint -­‐ Samuel GRIMAULT, représentant des SCA Excusé : Patrick MASSE La question est alors posée de la légitimité à poursuivre l'ordre du jour. Les membres restant, au nombre de 5, représentant le tiers des membres du comité, ce dernier poursuit, comme autorisé par l’article 8 des statuts, à délibérer officiellement. 2-­‐ point financier -­‐ Comptabilité stage initial initiateur : Sylvie MESNIL remet à David FROGIN, trésorier : o les chèques correspondant aux encaissements des stagiaires initiateurs au titre de leur participation au stage initial à concurrence de 780€ o 4 factures d’engagement de dépense au titre de ce même stage réglées par Sylvie MESNIL et destinés à couvrir les frais de restauration du midi, les fourniture administratives ainsi que les frais de nourriture alimentant les pauses et ce pour un montant total de 783,86 € => La décision de remboursement des frais engagés par Sylvie MESNIL sus-­‐mentionnés est adoptée à l’unanimité. -­‐ Réservation créneaux Civaux par la commission apnée : La commission apnée souhaite réserver 10 créneaux à la fosse ABYSSEA de CIVAUX pour un montant de 1445€ portant à 14 le nombre de créneau qu’elle aurait à sa disposition pour l’année à venir. Elle sollicite le comité pour faire l’avance de cette somme en règlement direct à ABYSSEA afin de pouvoir réserver 12 créneaux sur la saison 2013 / 2014, les participants à ces sorties régleront une participation couvrant ces frais de réservation. Il s'agit de renouveler l'action approuvée l'an passé. => La décision est soumise au vote et le comité adopte la décision à l’unanimité. -­‐ Sollicitation commission PSM : La commission PSM, en la personne de son président Olivier BUFFET, sollicite le comité en vue de versement d’une indemnité de 50€ à Olivier BUFFET du fait qu’il ait été amené à utiliser son bateau personnel lors d’une sortie organisée par la commission à Sarzeau les 14 et 15 Septembre 2013. Il est précisé que cette sortie était prévue au budget voté en assemblé générale du 12 Décembre 2012. Le comité soumet la décision au vote et précise que : -­‐ Compte-­‐tenu des pratiques antérieures et dans la mesure ou Olivier BUFFET a engagé son bateau personnel sur la sortie en étant convaincu qu’il obtiendrait cette indemnité, -­‐ Compte-­‐tenu du caractère exceptionnel et du fait que l’objectif d’Olivier BUFFET n’était que de faire économiser aux participants les frais de location d’un bateau supplémentaires, frais qui se seraient élevés à 500€ -­‐ Compte-­‐tenu qu’il n’existe pas de barème de référence (type barème fiscal) pour l’utilisation d’un bateau => L’attribution d’une indemnité de 50€ est votée à l’unanimité. Remarque : Il est néanmoins rappelé que ce genre de mesure doit rester exceptionnelle et doit systématiquement être soumise et faire l’objet d’une décision du comité avant l’engagement de dépense ou utilisation. -­‐ Assurance bateaux sortie PSM Sarzeau : Une assurance bateau a été souscrite auprès du cabinet Lafond pour couvrir la sortie organisée par la commission PSM les 14 et 15 Septembre 2013, Mélanie PAULY ayant confirmé par courriel la souscription auprès du cabinet Lafond le 13 Septembre 2013. Le coût de cette assurance est de 60 €. Aucun appel de cotisation n’ayant été reçu, et aucun contrat signé par la présidente du comité n’ayant été trouvé, mandat est donné à David FROGIN, trésorier, de prendre contact avec le cabinet Lafond pour connaitre l’état de ce contrat. Il est proposé de régulariser ce contrat et d’autoriser le règlement de 60 € au cabinet Lafond pour honorer les engagements pris. => La décision est soumise au vote et le comité adopte la décision à l’unanimité. Remarque : Il est néanmoins rappelé que ce genre de mesure doit rester exceptionnelle et doit systématiquement être soumis et faire l’objet d’une décision du comité avant l’engagement de dépense ou utilisation. ***** L’ordre du jour étant épuisé et compte-­‐tenu du cas de force majeure que constitue la situation : Il est décidé de compléter l’ordre du jour. Les points suivants sont donc ajoutés : 1-­‐ Election des membres du bureau 2-­‐ Fonction de président 3-­‐ Constitution d’un groupe carrières 4-­‐ Définition dates des prochaines réunions de comité et AG 1-­‐ Election des membres du bureau La constitution du bureau ne rendant plus le fonctionnement du comité possible. L ‘examen du règlement intérieur et des statuts ne s’y opposant pas, il est décidé à l’unanimité de procéder à un vote afin de compléter le bureau. Se présentent : -­‐
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Philippe BOUSSION au poste de premier de vice-­‐président, Olivier SEYEUX au poste de deuxième vice-­‐président, Sylvie MESNIL au poste de secrétaire adjoint Le scrutin est tenu à bulletin secret et sont élus à l’unanimité : -­‐ Philippe BOUSSION au poste de premier vice-­‐président, -­‐ Olivier SEYEUX au poste de deuxième vice-­‐président, -­‐ Sylvie MESNIL au poste de secrétaire adjoint, Demeurent inchangées les fonctions suivantes : -­‐ David FROGIN au poste de trésorier, -­‐ Alain PARIS au poste de trésorier adjoint, -­‐ Rodolphe DRANO au poste de secrétaire 2-­‐ Fonction de président Vu l’article 10 des statuts du comité stipulant ; « En cas de vacance du poste de Président, pour quelque cause que ce soit, les fonctions de Président sont exercées provisoirement par un membre du Bureau élu au scrutin secret par le Comité Directeur. » Le comité directeur sollicite les éventuels volontaires à la prise de fonction de Président du comité. Olivier SEYEUX, se propose de remplir cette fonction en précisant qu’il le fait dans le seul intérêt d’assurer le fonctionnement du comité au bénéfice des plongeurs du département, notamment dans le cadre de la gestion de la problématique récente relative à l’utilisation des carrières départementales. Sa candidature est soumise au vote au scrutin secret conformément aux statuts : => Olivier SEYEUX est élu Président du Comité Directeur à l’unanimité. 3-­‐ Groupe carrière Au regard de la situation actuelle et afin de résoudre rapidement les problèmes ayant conduits à la fermeture des carrières départementales, le comité directeur donne mandat à l’unanimité à un groupe de travail ainsi constitué : -­‐
Philippe BOUSSION -­‐
David FROGIN -­‐
Sylvie MESNIL -­‐
Olivier SEYEUX Le référent de ce groupe est nommé en la personne de Philippe BOUSSION, vice-­‐président. −
Définition des objectifs de travail du groupe : o
Comprendre les mécanismes ayant conduit à ces fermetures, o
travailler à la réouverture des carrières aux plongeurs du département 49 dans les meilleurs délais, o
offrir un interlocuteur responsable aux différents décideurs et acteurs impliqués dans l’utilisation des carrières départementales, o
travailler à la mise en place des mesures et moyens nécessaires à un fonctionnement pérenne des carrières départementales. o
assurer la promotion des carrières -­‐ Définition des règles de fonctionnement du groupe par soucis de transparence o
Les réunions du groupe de travail pourront avoir lieu en dehors des réunions du comité directeur, o
Chaque réunion (interne et externe) du groupe de travail fera l’objet d’un compte-­‐rendu qui sera diffusé à l’ensemble des membres du comité directeur, aux présidents de club ainsi qu’aux présidents de commission, o
Chaque entrevue avec les différents partenaires extérieurs ne pourra se faire qu’à raison de présence d’au moins deux membres du groupe. 4-­‐ Définition dates des prochaines réunions de comité et AG -­‐
Prochaine réunion du comité directeur La prochaine réunion de comité directeur aura lieu le 15/11 à 20h comme initialement planifié. Elle aura lieu à la Maison des sports et seront conviés, au delà des membres du comité directeur, MM les présidentes et présidents de commissions conformément aux statuts. -­‐
Révision de la date de l’assemblée générale Le comité directeur, constatant que les délais pour les convocations de l’assemblée générale prévue initialement le 14 Décembre n’ont pas été respectés, a décidé de reporter cette assemblée. En effet, un délai minimum de 60 jours est prévu pour la convocation. Le maintien de cette assemblée générale rendrait caduque les décisions prises, ce qui n’est pas envisageable dans les circonstances actuelles. Les statuts du comité prévoyant une détermination de la date de l’assemblée générale au moins 120 jours avant sa tenue, le comité définit le samedi après midi 22 Février 2014 à 14 heures, comme étant la date au plus tôt à laquelle puisse se tenir la nouvelle assemblée générale. -­‐
Prochaine réunion des présidents Compte-­‐tenu des événements récents et du besoin impérieux de communication en cette période de crise, la prochaine réunion des présidents sera positionnée à la date initialement prévue pour l’AG, soit le samedi 14 décembre 2013 à 14h à la maison des sports. Seront également conviés à cette réunion, les présidents de commission. L’ordre du jour étendu étant épuisé, la séance est levée. Après lecture du compte rendu des débats, ce dernier est adopté à l’unanimité. Pour extrait conforme au compte-­‐rendu des débats, Fait aux Ponts de Cé, le 23 octobre 2013 Le Président Olivier SEYEUX