Modèles et contrats de sociétés
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Modèles et contrats de sociétés
2018_JB_0011.book Page 1 Friday, December 23, 2011 9:43 AM Modèles et contrats de sociétés Louis-Philippe Marcelis – Notaire Associé à Bruxelles Sophie Maquet – Notaire Associé à Bruxelles Mise à jour: – Catherine Hatert, candidat notaire – Laurent Mertens, avocat au Barreau de Bruxelles – Yvan Stempnierwsky, avocat au Barreau de Bruxelles Ragheno Business Park, Motstraat 30, B-2800 Mechelen tel. 0800 40 300 – fax 0800 17 529 www.kluwer.be [email protected] 2018_JB_0011.book Page 2 Friday, December 23, 2011 9:43 AM Editeur responsable: Hans Suijkerbuijk © 2011 Tous droits réservés. Aucun extrait de cette publication ne peut être reproduit, introduit dans un système de récupération ou transféré électroniquement, mécaniquement, au moyen de photocopies ou sous toute autre forme, sans autorisation préalable écrite de l’éditeur. Dépôt légal: D/2011/2664/028 ISBN: 978-90-4653-439-7 BP/2018-YI11001 2018_JB_0011.book Page 3 Friday, December 23, 2011 9:43 AM INTRODUCTION Cet ouvrage, faisant l’objet d’un support «papier» et d’un support «informatique», regroupe la plupart des modèles de procès-verbaux, procurations et autres convocations ou documents à établir dans le cadre du fonctionnement courant d’une société. Les situations de fait propres à chaque société offrent une matière tellement vaste qu’il a fallu limiter l’objet de ce document. C’est dès lors volontairement que, du moins dans un premier temps, ne seront traités que les actes, procurations, convocations ou documents à établir dans le cadre des trois types de sociétés les plus courants, à savoir les sociétés anonymes les sociétés privées à responsabilité limitée et les sociétés coopératives Cet ouvrage tente d’aller immédiatement à l’essentiel, c’est-à-dire aux modèles eux-mêmes. Il est donc expurgé de tout commentaire et de tout texte suivi. II est toutefois indispensable de tenir compte des indications suivantes, à savoir: 1) les différents modèles suivent une logique chronologique Les premiers modèles sont consacrés aux différentes formules possibles de constitution des trois types de sociétés. Viennent ensuite des modèles de statuts. Les principales modifications statutaires possibles sont également passées en revue. Un chapitre particulier est d’ailleurs consacré à tous les modèles relatifs aux modifications du capital social. Les principaux actes à poser par l’organe de gestion de la société sont repris. La fin de l’ouvrage propose trois chapitres consacrés aux opérations de fusion, de scission et de liquidation des sociétés. 2) chaque chapitre débute par une check-list Il est ainsi fait mention, en une ou deux pages, des propositions d’actes contenues dans le chapitre avec, pour chacune, un bref commentaire et/ou l’énumération des documents et renseignements nécessaires à sa rédaction. Les formalités à réaliser préalablement et postérieurement à l’acte sont également répertoriées. 3) chaque modèle est précédé d’un cadre récapitulatif Cet encart indique le type d’acte visé, qui le rédige, quelles sont les dispositions légales en vertu desquelles ces actes sont rédigés, quelles sont les formalités â respecter pour chacun de ces actes. Le lecteur désireux d’obtenir plus d’informations à propos de l’acte qu’il se propose de rédiger devra se référer au texte du Code des sociétés commerciales, à la doctrine, et, le cas échéant, aux praticiens spécialistes du droit des sociétés. L’objectif de cet ouvrage est d’offrir au lecteur un canevas d’acte correspondant à un type de situation donné, et non de donner le projet sur mesure de la situation particulière que chaque lecteur, qu’il soit spécialiste du droit des sociétés ou non, est susceptible de rencontrer dans le cadre de sa vie professionnelle. Cet ouvrage doit être considéré comme un outil de travail, un aide-mémoire qui se veut le plus efficace possible, et non comme un recueil exhaustif de tous les actes et documents susceptibles d’être rédigés dans le cadre d’une société. 3 2018_JB_0011.book Page 4 Friday, December 23, 2011 9:43 AM Modèles et contrats de sociétés Chaque modèle d’acte doit être complété par l’insertion des clauses notariales usuelles telles (i) la clause d’intérêts contradictoires (article 9, § 1er, al. 2 loi Ventôse), (ii) la clause relative au droit d’écriture s’élevant à 95 EUR pour les actes de sociétés, (iii) la clause relative à la certification de l’identité (article 11 loi de Ventôse et, le cas échéant, articles 139, 140 et 141 loi hypothécaire), (iv) si l’acte vise également une mutation immobilière : clauses relatives à la situation administrative du bien et clauses fiscales appropriées, etc. Il est important de garder tout cela à l’esprit lors de l’utilisation du présent ouvrage. 4 2018_JB_0011.book Page 5 Friday, December 23, 2011 9:43 AM TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 3 TABLE DES MATIÈRES 5 I. CONSTITUTION 13 1. Le plan financier 15 2. Preuve du versement ou du virement à un compte spécial ouvert en vue de la constitution d’une société 17 3. 3.1. 3.2. Attestation du notaire Attestation du notaire en cas de constitution d’une SA Attestation du notaire en cas de constitution d’une SPRL 19 21 23 4. 4.1. 4.2. 4.3. Procurations Procuration pour la constitution d’une SA Procuration pour la constitution d’une SPRL Procuration pour la constitution d’une SCRL 25 27 31 33 5. 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. Actes constitutifs et statuts d’une SA Actes constitutifs d’une SA Acte constitutif d’une SA par apport en numéraire Rapport des fondateurs en cas de constitution d’une SA par apport en nature Déclaration des fondateurs en cas de constitution d’une SA par apport en nature Acte constitutif d’une SA par apport en nature-immeuble Acte constitutif d’une SA par apport en nature d’actions ou parts représentatives du capital d’une autre société Acte constitutif d’une SA par apport d’universalité Statuts d’une SA Modèle type de statuts d’une société anonyme Modèle de statuts d’une SA avec deux groupes d’actionnaires 35 37 39 43 45 49 5.1.6. 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 6. 6.1. 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.1.4. 6.1.5. 6.1.6. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.3. 6.3.1. 6.4. 6.4.1. Actes constitutifs et statuts d’une SPRL Acte constitutif d’une SPRL Acte constitutif d’une SPRL par apport en numéraire Rapport des fondateurs en cas de constitution d’une SPRL par apport en nature Déclaration des fondateurs en cas de constitution d’une SPRL par apport en nature Acte constitutif d’une SPRL par apport en nature d’un immeuble/droit réel immobilier Acte constitutif d’une SPRL par apport en nature d’actions ou parts représentatives du capital d’une autre société Acte constitutif d’une SPRL par apport d’universalité Statuts d’une SPRL Modèle de statuts simples d’une SPRL Constitution d’une SPRL – Modèle avec deux groupes d’associés Acte constitutif d’une SPRL Starter Acte constitutif d’une SPRL Starter par apport en numéraire Statuts d’une SPRL Starter Modèle de statuts simples d’une SPRL Starter 55 61 73 75 87 99 101 103 107 109 113 121 125 137 139 145 155 157 161 163 5 2018_JB_0011.book Page 6 Friday, December 23, 2011 9:43 AM Modèles et contrats de sociétés 7. 7.1. 7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4. 7.1.5. 169 171 173 177 179 183 7.1.6. 7.2. Actes constitutifs et statuts d’une SCRL Actes constitutifs d’une SCRL Acte constitutif d’une SCRL par apport en numéraire Rapport des fondateurs en cas de constitution d’une SCRL par apport en nature Déclaration des fondateurs en cas de constitution d’une SCRL par apport en nature Acte constitutif d’une SCRL par apport en nature d’un immeuble/droit réel immobilier Acte constitutif d’une SCRL par apport en nature d’actions ou parts représentatives du capital d’une autre société Acte constitutif d’une SCRL par apport d’universalité Statuts d’une SCRL 8. Modèle de statuts simples d’une société en commandite par actions 215 9. 9.1. 9.2. 9.3. Actes constitutifs d’une S.E. (Société européenne) Modes de constitution de la Société européenne Société européenne: Système moniste Société européenne: Système dualiste 225 227 229 237 10. 10.1. 10.2. 10.3. Extraits d’acte constitutif Extrait de l’acte constitutif d’une SA Extrait de l’acte constitutif d’une SPRL Extrait de l’acte constitutif d’une SCRL 249 251 255 257 II. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 263 1. Récapitulatif 264 2. 2.1. 2.2. 2.3. Convocation Convocation par lettre Convocation (par voie de presse) Lettre d’un groupe d’actionnaires ou d’associés demandant la convocation de l’assemblée générale 271 273 275 3. Procuration 279 4. Bulletin de vote 281 5. Liste des présences 283 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. Procès-verbaux Procès-verbal d’une assemblée valablement constituée Procès-verbal d’une assemblée de carence Procès-verbal d’une deuxième assemblée générale tenue après une assemblée de carence Lettre à faire signer par les administrateurs/gérants et commissaire d’une société ne souhaitant pas assister à l’assemblée Procès-verbal d’une assemblée générale extraordinaire décidant la distribution d’un dividende intercalaire 285 287 291 293 6.5. III. 189 193 205 277 297 299 ORGANE DE GESTION A. Nomination, démission, décès de ses membres B. Décisions ou déclaration de l’organe de gestion: Délégations de pouvoirs – Transfert de siège social – Déclaration d’actionnaire unique 303 1. Nomination – Démission d’un gérant/administrateur: procès-verbal 305 2. Procès-verbal du conseil d’administration d’une SA appelé à nommer un administrateur en remplacement d’un administrateur démissionnaire ou décédé 309 Gérant non statutaire: extrait destiné à la publication aux Annexes au Moniteur belge d’un administrateur de SA/SCRL ou d’un gérant non statutaire de SPRL 311 Gérant statutaire: procès-verbal 313 3. 4. 6 2018_JB_0011.book Page 7 Friday, December 23, 2011 9:43 AM Table des matières 5. Gérant statutaire: extrait destiné à la publication aux Annexes au Moniteur belge 315 6. 6.1. 6.2. Décès ou démission d’un administrateur ou d’un gérant Décès d’un gérant (administrateur): avis à publier aux Annexes au Moniteur belge Procès-verbal du conseil d’administration d’une société anonyme ou d’une société coopérative à responsabilité limitée prenant acte de la démission d’un administrateur 317 319 7. Procès-verbal du conseil d’administration portant nomination d’un administrateur délégué 323 8. Procès-verbal de l’organe de gestion d’une société qui a été nommée administrateur (personne morale) d’une autre société portant la désignation de son représentant permanent 325 9. 9.1. 9.2. 9.3. Procès-verbal du conseil d’administration / organe de gestion portant délégation de pouvoir Délégation de pouvoir: procès-verbal en forme authentique Délégation de pouvoir: procès-verbal sous seing privé Délégation de pouvoir: extrait destiné à la publication aux Annexes au Moniteur belge du procès-verbal de délégation de pouvoir Procès-verbal du conseil d’administration d’une société anonyme ou d’une société coopérative à responsabilité limitée nommant un représentant général de la société 327 329 331 10. Procès-verbal de transfert du siège social par décision de l’organe de gestion 337 11. Procès-verbal sous seing privé de renouvellement du mandat d’administrateur/gérant 339 12. Déclaration d’actionnaire unique 343 13. Etablissement des comptes annuels et préparation de l’assemblée générale ordinaire: procès-verbal 345 Procès-verbal de l’organe de gestion d’une SA ou d’une SPRL dans laquelle un administrateur ou un co-gérant a un intérêt opposé à celui de la société 349 Procès-verbal du conseil d’administration d’une société anonyme décidant la distribution d’un acompte sur dividende 351 16. Procès-verbal du conseil d’administration décidant l’achat/la vente d’une participation 355 IV. ACTIONNAIRES/ASSOCIÉS, CONVENTION ET CESSION D’ACTIONS ET PARTS SOCIALES, RACHAT D’ACTIONS PROPRES 357 1. Registre des associés/actionnaires/obligataires 359 2. Certificat d’inscription 361 3. Approbation de cession de titres – Procès-verbal du conseil d’administration 363 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Clause de restriction de la cession des actions Clause de restriction de cession d’actions: premier modèle Clause de restriction de cession d’actions: deuxième modèle Clause de restriction de cession des actions: troisième modèle Clause de restriction de cession des actions lorsqu’il existe quatre groupes d’actionnaires dont au moins un avec des droits différents et/ou avec un droit de préemption en cas de cession d’actions d’un des autres groupes 365 367 369 373 Rachat d’actions/parts sociales propres Décision d’autoriser le conseil d’administration/de gérance à procéder au rachat d’actions/parts sociales propres – Procès-verbal de l’assemblée générale Décision d’autoriser le conseil d’administration/de gérance à procéder au rachat d’actions/parts sociales propres: extrait 377 Emission d’obligations convertibles en actions 385 9.4. 14. 15. 5. 5.1. 5.2. 6. 321 333 335 375 379 383 7 2018_JB_0011.book Page 8 Friday, December 23, 2011 9:43 AM Modèles et contrats de sociétés 7. 8. 8.1. Lettre d’un actionnaire demandant la conversion de ses actions au porteur en actions nominatives 395 Entrée et sortie d’associés dans une société coopérative et à responsabilité limitée Procès-verbal du conseil d’administration d’une société coopérative à responsabilité limitée actant l’agrément d’un nouvel associé et la souscription de ses parts sociales représentatives du capital variable Procès-verbal du conseil d’administration d’une société coopérative à responsabilité limitée actant le retrait d’un associé et le remboursement de ses parts sociales représentatives du capital variable 397 V. MODÈLES PARTICULIERS DE MODIFICATIONS DES STATUTS 405 1. Modification de l’objet social 407 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Transfert du siège social Transfert du siège social – Procès-verbal de l’assemblée générale Transfert du siège social – Extrait pour la publication au Moniteur belge Transfert du siège social dans une région linguistique différente – Rédaction des statuts Transfert du siège social dans une région linguistique différente – Extrait pour la publication au Moniteur belge Procès-verbal du conseil d’administration d’une société anonyme ou d’une société coopérative à responsabilité limitée modifiant le siège social 411 413 417 419 3. Transformation d’une SPRL en société anonyme – Nominations 427 4. Quasi-apport – Procès-verbal 431 5. Transformation d’une SCRL en SPRL 435 6. 6.1. 6.2. Modification de la date de clôture de l’exercice social P.V. de l’assemblée générale portant modification de la date de clôture de l’exercice social Changement de la date de clôture de l’exercice social – Extrait pour la publication au Moniteur belge 441 443 7. Procès-verbal de prolongation d’une société constituée pour une durée déterminée 449 8. Procès-verbal de modification de la dénomination sociale d’une société – Valable pour SA/SPRL/SCRL 453 9. Transformation d’une SA en société en commandite par actions 457 10. Transformation d’une SA en SPRL 463 VI. MODIFICATIONS DU CAPITAL SOCIAL 467 1. 1.1. 1.1.1. Augmentation de capital Augmentation de capital par apport en espèces Augmentation de capital par apport en espèces en un acte Valable pour SA/SPRL/SCRL (pour SCRL: il faut remplacer capital par part fixe du capital) Augmentation de capital par apport en espèces en 2 actes – 1er acte Valable pour SA/SPRL/SCRL (pour SCRL: il faut remplacer capital par part fixe du capital) Apport en espèces en 2 actes – Annonce d’une émission Valable: SA/SPRL Augmentation du capital par apport en espèces en 2 actes – 2e acte Apport en nature – Procès-verbal Apport en nature – Procès-verbal (= apport ne consistant pas en numéraire) Augmentation de capital par apport en nature – Procès-verbal (actions) Déclaration de l’organe de gestion en cas d’apport en nature exempt de rapport Extrait – Augmentation de capital de tout type Augmentation du capital par incorporation de réserves 471 473 8.2. 2.5. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.3. 1.4. 8 399 401 423 425 447 475 481 485 487 491 493 501 509 513 515 2018_JB_0011.book Page 9 Friday, December 23, 2011 9:43 AM Table des matières 2. 2.1. 2.2. 3. 3.1. Réduction de capital Réduction de capital d’une SA par remboursement ou par dispense de libération complémentaire ou par apurement des pertes Modèle valable aussi pour SPRL/SCRL, il faut alors remplacer SA par SPRL ou SCRL et actionnaire par associé, pour les SCRL, on parlera de la réduction de la part fixe de capital Modèle d’extrait à publier au Moniteur belge suite à un procès-verbal de réduction du capital par remboursement 519 521 527 Perte du capital Procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire convoquée en cas de perte de 50% ou de 75% du capital social Perte du capital: mesures de redressement: réduction de capital par apurement des pertes suivie d’une augmentation de capital 529 4. Procès-verbal de réduction de capital par rachat d’actions propres 541 5. Procès-verbal d’une assemblée générale des actionnaires/associés en vue de procéder à la division des actions ou parts représentatives du capital social 545 Procès-verbal d’une assemblée générale ayant pour ordre du jour la modification de la représentation du capital social 549 VII. FUSION 565 1. Projet de fusion par absorption 569 1bis. Projet de fusion transfrontalière 575 2. Procès-verbal de fusion par absorption (P.V. de la société absorbée) 581 2bis. Procès-verbal de fusion transfrontalière par absorption (P.V. de la société absorbée belge) 591 3. Procès-verbal de fusion par absorption (P.V. de la société absorbante) 603 3bis. Procès-verbal de fusion transfrontalière par absorption (P.V. de la société absorbante) 615 3ter. Acte de fusion transfrontalière 629 4. Extrait de procès-verbal de la société absorbée dans le cadre d’une fusion par absorption 631 4bis. Extrait de l’acte de fusion transfrontalière par absorption publié par la société absorbée 637 5. Extrait du procès-verbal de la société absorbante dans le cadre d’une fusion par absorption 641 5bis. Extrait de l’acte de fusion transfrontalière par absorption publié par la société absorbante 643 6. Procès-verbal de fusion par absorption d’une filiale à 100 % (P.V. de l’assemblée de la société absorbée) 643 6bis. Certificat de conformite de fusion par absorbtion d’une filiale à 100 % 649 7. Procès-verbal de fusion par absorption d’une filiale à 100 % (P.V. de l’assemblée de la société absorbée) 651 Procès-verbal de fusion par absorption d’une filiale à 100 % (P.V. de l’assemblée de la société absorbante) – Valable pour SA/SPRL/SCRL 657 Procès-verbal de fusion par absorption d’une filiale à 100 % (P.V. de l’assemblée de la société absorbante) Version abrégée – Valable pour SA/SPRL/SCRL 665 9bis. Procès-verbal de fusion transfrontalière par absorption (P.V. de la société absorbante) 673 9ter. Acte de fusion transfrontalière par absorption d’une filiale à 100% 685 10. Extrait du procès-verbal de la société absorbée dans le cadre d’une fusion par absorption d’une filiale à 100 % 687 Extrait de l’acte de fusion transfrontalière par absorption publié par la société absorbée 689 3.2. 6. 8. 9. 10bis. 531 535 9 2018_JB_0011.book Page 10 Friday, December 23, 2011 9:43 AM Modèles et contrats de sociétés 11. Extrait du procès-verbal de la société absorbante dans le cadre d’une fusion par absorption d’une filiale à 100 % 691 Extrait de l’acte de fusion transfrontalière par absorption d’une filiale à 100% publié par la société absorbante belge 693 12. Projet de fusion par constitution d’une nouvelle société anonyme 695 13. Procès-verbal de la société absorbée: fusion par constitution d’une société nouvelle 701 14. Modèle d’acte constitutif d’une SA dans le cadre d’une fusion par absorption de deux ou plusieurs SA existantes 711 VIII. SCISSIONS 721 1. Projet de scission sous seing privé 723 2. Projet de scission partielle sous seing privé 731 3. Procès-verbal de l’assemblée générale de la société à scinder (dans le cadre d’une scission mixte) 739 4. Procès-verbal de la société absorbante dans le cadre d’une scission mixte 755 5. Acte constitutif d’une SA dans le cadre d’une scission mixte 769 6. Extrait du procès-verbal de la société à scinder 781 7. Extrait du procès-verbal de la société absorbante 785 8. Extrait de l’acte constitutif de la société nouvelle issue de la scission 789 IX. DISSOLUTION ET LIQUIDATION 795 1. Dissolution et mise en liquidation: procès-verbal de l’assemblée générale d’une SPRL 797 2. Modèle de mise en liquidation d’une SA 801 3. Procès-verbal de clôture de liquidation d’une SA en un acte 805 4. Dissolution et mise en liquidation: extrait pour la publication aux Annexes au Moniteur belge 809 5. Clôture de la liquidation en deux actes: Procès-verbal de la première assemblée générale 811 6. Clôture de la liquidation en deux actes – Procès-verbal de la deuxième assemblée générale (1) 813 7. Clôture de la liquidation – Procès-verbal de la deuxième assemblée générale (2) 815 8. Clôture de la liquidation: extrait pour la publication aux Annexes au Moniteur belge 819 9. Requête unilatérale de confirmation de nomination d’un liquidateur en application de l’article 184 du Code des sociétés 821 Requête du liquidateur en homologation du transfert du siège social de la société en liquidation 823 X. MODÈLES D’OBJETS SOCIAUX DIVERS 825 1. Objet social de société immobilière 827 2. Objet social d’entreprise générale 829 3. Objet social holding 831 4. Objet social de société de conseils 833 5. Objet social de société se livrant à la location de biens immeubles meublés au sens de l’article 18, § 1er, alinéa 2, 10° du C.T.V.A. 835 Objet social d’une société chargée de gérer des hôtels 837 11bis. 10. 6. 10 2018_JB_0011.book Page 11 Friday, December 23, 2011 9:43 AM Table des matières 7. Objet social de sociétés s’occupant du courtage d’assurance (objet large) 839 8. Objet social d’une société exerçant l’activité d’agence de voyages 841 9. Objet social d’une société chargée de la commercialisation de produits manufacturés par d’autres sociétés 843 10. Objet social d’une société civile immobilière 845 11. Objet social d’une société faisant le commerce de véhicules automobiles 847 12. Objet social d’une société d’intérim 849 13. Objet social d’une société civile d’avocats 851 14. Objet social d’une société de prestations de services dans le domaine industriel 853 15. Objet social d’une société publicitaire 855 16. Objet social d’une société exerçant ses activités dans le secteur de l’informatique 857 17. Objet social d’une société de décoration 859 18. Objet social d’une société dont l’objet principal est la gestion d’autres sociétés 861 19. Objet social d’une société destinée à servir de centre de coordination 863 20. Objet social d’une société dont l’objet principal est l’acquisition et l’exploitation de bateaux de plaisance 865 21. Objet social d’une société d’éditions 867 22. Objet social d’une société d’exploitation de restaurants, snacks, etc. 869 23. Objet social d’une société d’ingénieurs conseils et de bureaux d’études 871 24. Objet social d’une société de jardinage 873 25. Objet social d’une société civile de médecins 875 26. Objet social d’une société d’ingénieurs du son et à tout ce qui se rapporte au secteur de l’audio-visuel 877 27. Objet social d’une société civile de dentistes 879 28. Objet social d’une société civile d’architectes 881 29. Objet social d’une société civile de reviseurs d’entreprises 883 30. Objet social d’une société civile de notaires 885 31. Objet social d’une société civile d’experts-comptables 887 32. Objet social d’une pharmacie 889 Annexe 1 891 Annexe 2 Sociétés: utilisation des formulaires 899 Annexe 3 Mode d’emploi du CD-Rom 901 11