Gestion documentaire des factures clients

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Gestion documentaire des factures clients :
Vers une dématérialisation complète des processus
T4 2012
Avec le soutien de :
Thèmes abordés :
Facturation client : l’environnement actuel
Les enjeux de la facturation client
Les forces motrices de la dématérialisation
des factures clients
La convergence entre la gestion de contenu
d’entreprise et la dématérialisation des
factures clients
Les avantages des solutions de gestion
documentaire des factures clients
Table des matières
Résumé ................................................................................................ 1
État des lieux de la dématérialisation des factures clients ................. 2
Gestion documentaire des factures clients : définition......................... 5
Arguments en faveur de la dématérialisation des factures clients ........ 7
Gestion documentaire des factures clients : environnement ............ 10
Gestion des factures clients : un nouveau modèle de pensée .......... 12
Esker .................................................................................................. 14
Étude de cas Esker ............................................................................ 18
Comment choisir la bonne solution .................................................... 19
Dernières pistes de réflexion.............................................................. 23
À propos de PayStream Advisors, Inc ............................................... 25
À propos de l’analyste principal ......................................................... 25
T4 2012
© 2012 PayStream Advisors, Inc. | www.paystreamadvisors.com | [email protected]
Résumé
À leur apparition dans l’univers de la facturation client, les solutions de numérisation
étaient principalement orientées vers la capture de documents. L’archivage
électronique des factures papier présentait les avantages d’une meilleure
conservation à long terme et d’un accès simplifié. Avec l’arrivée à maturité des
solutions de numérisation à l’appui du flux clients, de la commande au règlement,
la diffusion de documents par voie électronique a pris son essor. Aujourd’hui, la
gestion documentaire des factures clients est indissociable de la mise en œuvre d’un
workflow permettant l’acheminement des documents vers un destinataire donné, en
vue d’une intervention spécifique. De la même façon, l’avènement des processus
collaboratifs — qui permettent aux partenaires internes et externes de consulter les
documents existants, de charger des éléments supplémentaires et d’enregistrer les
étapes de validation — offre également une transparence accrue.
Il y a peu de temps encore, la mise en route était l’étape la plus difficile à franchir lors
d’un projet de dématérialisation des processus comptables. Aujourd’hui, les directeurs
financiers doivent faire face à une nouvelle problématique : par où commencer ?
Traitement des demandes de crédit en ligne, facturation électronique, recouvrement
automatisé et workflow de gestion des litiges, capture et rapprochement des données
d’envoi de fonds : au regard de l’explosion des options disponibles, le choix d’une
solution de dématérialisation est devenu plus complexe. Et pour compliquer encore
cette tâche, le marché de la dématérialisation des factures clients continue d’accueillir
de nouveaux éditeurs innovants. D’après les travaux de PayStream, cette multitude
de solutions — associée au manque de clarté des choix possibles — ralentit l’adoption
de ces technologies.
Le présent livre blanc, intitulé Gestion documentaire des factures clients : Vers une
dématérialisation complète des processus, est un rapport d’analyse technologique
de la série PayStream Advisors Technology Insight consacré aux solutions de
dématérialisation des factures clients qui exploitent les possibilités offertes par la
numérisation et la gestion électronique des processus documentaires. Les thèmes
suivants y sont abordés :
» Panorama des solutions de gestion documentaire favorisant la dématérialisation
des processus sur l’ensemble du flux clients, de la commande au règlement
(cycle Order-to-Cash)
» Dossier d’analyse sur la mise à profit étendue de la numérisation et de la
dématérialisation à des fins d’amélioration du processus de gestion des factures
clients
» Comment franchir le pas de la dématérialisation de ses factures clients ?
Bibliothèque de recherche PayStream
Pour en savoir plus sur le présent rapport ou sur les autres études réalisées par
PayStream Advisors, rendez-vous sur le site Web : www.paystreamadvisors.com.
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État des lieux de la dématérialisation
Le traitement des documents papier constitue l’une des principales problématiques
à l’échelle du flux clients. En raison de la complexité des relations entre partenaires
commerciaux et de la multiplicité des points de contact, cet environnement se
prête à la génération de documents. Le support privilégié pour relier tous ces
éléments disparates — en interne et en externe — est souvent le papier, ce qui
rend les processus documentaires à la fois inefficaces et onéreux. Dans le contexte
économique actuel, où l’on demande aux services Crédit et Comptabilité clients d’en
faire toujours plus avec le même effectif restreint, l’enjeu est donc absolument vital.
Diverses études démontrent que, malgré la disponibilité des solutions de
dématérialisation, le papier reste roi dans les processus de facturation client. D’après
l’étude menée par la Credit Research Foundation (CRF) en avril 2011, intitulée
Process Automation: Streamlining the Order-to-Cash Function (Automatisation des
processus : optimiser la gestion du flux clients), seuls 33% des sondés (sur 523
personnes) ont déclaré utiliser un logiciel de gestion des processus documentaires.
Cela signifie que le taux de pénétration n’a pratiquement pas évolué en dix ans,
si l’on se réfère aux résultats de l’étude Current Trends in the Practice of Imaging
Technology for Credit and Accounts Receivable (Tendances actuelles de l’usage des
technologies de numérisation dans les services Crédit et Comptabilité clients) — de
bien moindre envergure — menée par la CRF en mai 2002.
Figure 1
Analyse de portefeuille
Taux d’adoption
des technologies de
dématérialisation des
factures clients
La gestion des processus
documentaires occupe une
place prépondérante sur le
marché des technologies
de dématérialisation des
factures clients.
Source : Credit Research Foundation,
Process Automation: Streamlining the
Order-to-Cash Function, avril 2011
Gestion des certificats
d’éxonération fiscale
Analyse financière
22%
23%
Gestion des litiges
23%
Gestion du recouvrement
Présentation et règlement
des factures électronique
Encaissement à distance
Evaluation des crédits
Encaissement automatique
2
17%
Passerelle de paiement
Gestion des processus
documentaires
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8%
26%
30%
33%
42%
45%
46%
Malgré sa mise en avant, la dématérialisation ne s’est toujours pas généralisée dans
le secteur du crédit et de la comptabilité clients alors que la gestion des processus
documentaires est une pratique bien ancrée. Comme l’illustre la figure 1, après les
technologies d’évaluation des crédits, c’est le traitement des envois de fonds, sous
la forme des services d’encaissement à distance (RDC, Remote Deposit Capture)
et d’encaissement automatique, qui a drainé la majeure partie des investissements
sur le marché de la dématérialisation. On constate par ailleurs que la gestion des
processus documentaires s’est imposée devant toutes les autres technologies.
Fait intéressant, les systèmes d’encaissement automatique et d’encaissement à
distance intègrent des composantes de gestion des processus documentaires.
C’est d’ailleurs le cas pour bon nombre des autres technologies intervenant dans
la comptabilité clients, en particulier : la gestion des certificats d’exonération fiscale,
l’analyse financière, les passerelles de paiement, la gestion des litiges, la gestion du
recouvrement, ainsi que la présentation et le règlement des factures électroniques
(EIPP, Electronic Invoice Presentment and Payment). En dernier lieu, l’étude de
la CRF a également réalisé un suivi du recours aux processus EDI (Echange de
Données Informatisées) et EFT (Transfert Electronique de Fonds), lesquels se sont
largement imposés avec un taux de pénétration respectif de 74% et de 85%. Alors
que bon nombre d’entreprises acceptent ces protocoles pour les paiements et les
avis d’envoi de fonds, la majorité de leurs clients reste toutefois peu portée sur cette
pratique, ce qui laisse le champ libre à d’autres applications des technologies de
gestion des processus documentaires, dans l’optique d’une dématérialisation toujours
plus poussée.
Les technologies de gestion des processus documentaires se présentent sous
diverses formes. D’après les conclusions de l’étude de la CRF, 15% seulement des
solutions documentaires font partie intégrante du système ERP de l’entreprise. En
tête des solutions indépendantes de l’ERP, à 60% figurent les systèmes autonomes
de gestion des processus documentaires qui ne s’intègrent pas aux logiciels de
facturation client. Conséquence de cette situation : la plupart des systèmes de
gestion des processus documentaires sont loin d’offrir le plein potentiel dont sont
porteuses les solutions de gestion documentaire des factures clients, dans le cas
d’une intégration complète au sein du flux clients.
Figure 2
2010
2011
2012
Aggravation des
préoccupations en 2012
31%
Les préoccupations relatives
à la gestion des litiges et
au traitement des nouveaux
comptes — deux fonctions
pouvant être améliorées par
la gestion documentaire des
factures clients — se sont
nettement aggravées.
26%
26%
20%
19%
12%
10%
8%
Source : Étude de perspective 2012,
Credit Today
6%
7%
5%
2%
Détérioration
des crédits clients
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3
Retenues et litiges
Traitement des
nouveaux comptes
Commerce
international
Constat plus positif : l’étude de la CRF indique que 34% des sondés prévoient de
déployer une solution de gestion des processus documentaires au cours des deux
prochaines années. Une conclusion étayée par l’étude de perspective 2012 de Credit
Today, qui met en évidence une hausse exponentielle de l’intérêt porté aux solutions
de numérisation et de gestion dématérialisée des processus documentaires par les
responsables du secteur du crédit ces trois dernières années. Cette analyse s’avère
cohérente au regard des données reflétant l’aggravation des préoccupations relatives
aux retenues et aux litiges, ainsi qu’au traitement des nouveaux comptes, c’est-à-dire
deux fonctions qui reposent largement sur des processus papier et qui sont donc
propices au déploiement d’une solution de gestion documentaire des factures clients.
Dans le cadre d’une autre enquête menée par Credit Today en juillet 2012 et portant
sur le traitement des demandes de crédit, les participants ont manifesté un intérêt
marqué pour l’instauration de processus en ligne automatisés. S’opposant aux
49% de sondés ayant déclaré refuser tout recours aux demandes de crédit en ligne,
24% des répondants ont indiqué qu’ils envisageaient de s’y mettre dans les deux
prochaines années et 27% à une échéance non déterminée.
C’est donc un autre exemple des possibilités dont sont porteuses les solutions de
traitement automatisé qui exploitent la puissance des technologies de gestion des
processus documentaires pour éliminer le papier, réduire les coûts et accroître
l’efficacité des processus. Il apparaît évident que la gestion documentaire des factures
clients joue un rôle essentiel dans la dématérialisation des factures clients. De fait, elle
peut intervenir dans tous les processus impliquant le transfert de documents papier
ou de données d’un système à un autre ou entre partenaires commerciaux. Pour tirer
pleinement parti des possibilités offertes, la gestion documentaire des factures clients
doit s’intégrer complètement au flux clients, de la commande au règlement.
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Gestion documentaire des factures
clients : définition
Bien que les technologies de numérisation de documents soient employées dans la
gestion des factures clients depuis plus de 25 ans, c’est seulement au cours de la
dernière décennie qu’elles ont connu une montée en puissance en tant que solutions
holistiques. Sous l’effet d’une alliance d’un moteur de workflow et des technologies
de numérisation et de gestion électronique des processus documentaires, est né un
ensemble de solutions permettant de réduire considérablement la part des processus
papier et des tâches de traitement manuel, tout en assurant une bien meilleure
transparence des transactions tout au long du flux clients.
Historiquement, les services Comptabilité clients utilisaient les systèmes de
numérisation de documents pour archiver la masse de documents papier (bons de
commande, factures, relevés de compte, avis d’envoi de fonds) associés à chaque
transaction. Au-delà des solutions d’archivage standard, l’environnement actuel de la
gestion des processus documentaires s’est considérablement étoffé avec la mise en
œuvre de protocoles de dématérialisation visant à remplacer les processus cloisonnés
reposant sur le format papier. Entre autres, l’envoi possible d’un jeu complet de
documents électroniques associés à une transaction donnée permet un traitement
bien plus efficace des exceptions. En matière de gestion des retenues et des litiges,
un tel accès simultané aux documents pour l’ensemble des parties prenantes permet
une résolution accélérée.
Les analystes PayStream ont été impressionnés en constatant à quel point la
communauté des prestataires avait approfondi sa compréhension du marché et
étoffé son offre pour apporter une vraie valeur ajoutée à la fonction de gestion des
factures clients. Les éditeurs opérant sur le marché de la numérisation de documents
maîtrisent désormais à la perfection toutes les facettes du flux clients et ont adapté
leurs solutions de façon à répondre aux besoins bien spécifiques d’un panel varié
d’entreprises. De la même façon, les éditeurs de solutions de gestion des factures
clients et du recouvrement intègrent toujours plus de fonctionnalités de gestion des
processus documentaires à leurs systèmes. Ces dernières années, ces innovations
ont cristallisé pour donner corps à ce que les analystes PayStream dénomment
la gestion documentaire des factures clients (RDM, Receivables Document
Management).
En l’absence d’une composante de numérisation, la multitude de solutions
actuellement dédiées à la gestion des factures clients permet uniquement d’assurer
une prise en charge partielle. Par conséquent, les solutions de gestion documentaire
des factures clients doivent figurer en première ligne des acquisitions envisagées par
les entreprises pour améliorer les performances de la facturation clients, car elles
sont en mesure d’accroître rapidement l’efficacité des processus, avec à la clé une
rentabilité intéressante. Permettant l’automatisation du workflow et l’accès universel
via un portail web, la gestion documentaire des factures clients assure un retour sur
investissement probant pour les entreprises, petites et grandes, qui se voient dans
l’obligation d’en faire toujours plus avec moins de moyens. Ces solutions assurent
en outre la synchronisation des données et mettent à la disposition des responsables
et des dirigeants des outils intégrés de génération de rapports, pour une meilleure
visibilité du flux clients.
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ARP, RC > Factures clients,
Factures fournisseurs, chaîne de
valeur financière
Applications
Figure 3
Définition de la gestion
documentaire des factures
clients
Elle se trouve au
confluent des processus
de dématérialisation de
la gestion de contenu
d’entreprise et de la
gestion des factures
clients et du recouvrement
Numérisation
de documents
Moteur de règles
et de stratégies
Gestion documentaire
Capture
de contenu
Validation et
traitement des
transactions
Commande de
collaboration /
Visibilité du
flux clients
Gestion de
contenu web
Mise en forme
des factures web,
diffusion de documents
et réglements
Workflow de gestion
des demandes de
crédit, du recouvrement
et des litiges
archivage et
diffusion
Gestion de
contenu d’entreprise
Rapprochement
des items et
comptabilisation
des envois de fonds
Suivi des activités de
gestion de portfeuille
Gestion des factures clients
et du recouvrement
Données d’exploitation
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Arguments en faveur de la
dématérialisation des factures clients
Comme nous l’avons vu, les services Crédit sont ensevelis sous les documents
papier. L’informatisation de la comptabilité clients a non seulement conduit à
une augmentation de la paperasserie, mais aussi à un cloisonnement accru des
processus. Par exemple, les billets de reconnaissance de dette sont souvent
enregistrés sur un livre de balance des comptes clients obsolète, puis transférés vers
une application logicielle ou imprimés — pratique qui sera elle aussi bientôt obsolète.
En outre, en cas de litige, les factures sont souvent réimprimées et placées dans un
fichier d’attente, accompagnées des documents de commande connexes, jusqu’à la
résolution du litige. L’emploi d’outils de workflow conjointement avec des solutions de
numérisation peut permettre d’atteindre un niveau d’efficacité bien supérieur dans le
cadre de la gestion des factures clients.
La dématérialisation des processus manuels offre divers bénéfices :
» L’élimination des tâches manuelles dope la productivité
» L’automatisation du workflow optimise la gestion des factures clients en éliminant
les risques d’erreur et la réédition, ce qui permet de gagner un temps précieux
» Par rapport aux documents papier, le traitement des documents électroniques
coûte moins cher (les frais d’achat du papier et les coûts d’impression et
d’archivage pouvant vite s’accumuler).
L’accès aux données permet de gagner en efficacité :
» L’accès instantané aux documents minimise le temps consacré à la récupération
des données
» L’accès en ligne améliore la collaboration entre partenaires internes et externes
» La durée des cycles est raccourcie grâce à la visibilité accrue des données et à
l’automatisation du workflow
» L’extraction automatique des données dès la capture du document favorise la
mise en œuvre d’activités de workflow entièrement automatisées qui dopent à
leur tour l’efficacité et la productivité
» Les outils de génération de rapports permettent à la direction de rééquilibrer
la charge de travail de façon à garantir la concrétisation des objectifs de
performance.
La conformité est garantie :
» Les systèmes informatiques assurent une meilleure sécurité que les processus
manuels/sur papier
» L’enregistrement automatique (avec horodatage) de toutes les actions et étapes
de validation permet de créer un journal d’audit attestant les contrôles exercés
au sein du système
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Principales forces motrices de la dématérialisation des factures clients
Le principal obstacle au gain de productivité des services Comptabilité fournisseurs
et Comptabilité clients réside dans la nécessité des échanges de documents entre
partenaires commerciaux.
Dans les années 1960 et 1970, le recours à l’informatique pour assurer le suivi des
transactions et, dans son sillage, l’explosion de la télécopie, ont contribué à alourdir
encore le fardeau de la paperasserie dans les fonctions de gestion des commandes,
des factures et du recouvrement. La prolifération des procédures isolées et
principalement manuelles nécessaires pour relier tous ces éléments ajoute encore
de l’inefficacité et du temps de perdu dans le processus. Dans cet environnement et
en l’absence d’une étroite supervision, chaque employé (en particulier les agents de
recouvrement) a tendance à suivre sa propre démarche pour faire face à la charge de
travail quotidienne, nuisant ainsi à l’homogénéité des résultats.
La capacité d’envoi électronique de divers documents vers l’ordinateur d’un employé
et l’automatisation du workflow permettant un traitement systématique contribuent à
améliorer considérablement les performances de la comptabilité clients. La visibilité
complète du flux clients, de la commande au règlement, et la dématérialisation des
processus documentaires jouent donc un rôle essentiel lorsqu’il s’agit d’en faire
toujours plus avec moins de moyens.
Les forces motrices de la dématérialisation des factures clients sont au nombre
de quatre, à savoir : la demande croissante sur le marché du transfert de fonds
électronique, la nécessité d’une facturation précise, le problème du règlement des
litiges et l’attention accrue portée aux questions de conformité.
» Transfert de fonds électronique : le transfert de fonds électronique étant de plus
en plus populaire, les services Comptabilité clients sont davantage sollicités
pour l’envoi de factures dématérialisées dans un format « lisible » par les
systèmes de la clientèle. Dans cette même optique, la capture électronique
des commandes clients s’avère avantageuse pour les prestataires. De fait, le
transfert de fonds électronique est d’autant plus simple que les données de
commande et de facturation sont échangées par voie électronique, même si cela
prend simplement la forme de l’envoi d’un document numérisé dont les données
peuvent ensuite être extraites automatiquement. En cela, le papier constitue une
véritable entrave au progrès.
» Précision de facturation : les documents électroniques perdent beaucoup de
leurs avantages si les données transmises d’un système à l’autre sont inexactes.
Par conséquent, la précision de facturation est un autre élément moteur de la
dématérialisation des factures clients et s’avère d’ailleurs bien plus fiable lorsque
toutes les données, structurées ou non, peuvent être capturées et extraites par
voie électronique. En outre, il existe une très forte corrélation entre la précision
de facturation et la rapidité de paiement.
» Règlement des litiges : le règlement des litiges est un véritable fardeau pesant
sur les épaules des services Comptabilité fournisseurs et Comptabilité clients.
Cependant, l’accès à l’ensemble des documents de la transaction et la mise à
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disposition d’outils de workflow contribuent à alléger cette tâche. En outre,
l’automatisation de cette fonction permet de mesurer certains indicateurs pouvant
servir à déterminer l’origine des litiges et donne ainsi l’élan nécessaire pour pallier
les points faibles du système — qui sont souvent les premiers en cause.
» Conformité : la visibilité des données et la mise en œuvre d’un workflow
garantissent la clarté des journaux d’audit. L’alliance entre documentation
électronique et traitement automatisé peut s’avérer utile pour « attester les
contrôles exercés au sein du système », lesquels sont essentiels eu regard à
l’administration fiscale et réglementaire. Par ailleurs, en raison de la sensibilité
et de la confidentialité des données de crédit, un environnement dématérialisé
est préférable, car il assure une sécurité accrue par rapport aux processus
documentaires sur papier.
Figure 4
Problèmes inhérents au format papier
Problèmes inhérents au processus
Le piège du papier
Les problèmes
inhérents au format
papier sont simplement
les symptômes de
l’inefficacité encore plus
alarmante des processus
sous-jacents.
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» Coûts d’archivage
» Temps non productif
» Documents égarés
» Efforts redondants
» Traitement manuel
» Contrôle déficient des processus
» Accès aux dossiers
Gestion documentaire des factures
clients : environnement
Les solutions de gestion documentaire des factures clients sont exploitées tout au
long du flux clients, de la commande au règlement, pour :
- capturer les données de crédit, de commande, de facturation, d’expédition et
d’envoi de fonds
- faciliter l’accès du personnel autorisé à l’ensemble des documents associés à
chaque transaction
- accélérer le workflow des processus métier en passant du papier à l’électronique
en vue du routage automatique des documents vers les destinataires appropriés.
Les solutions faisant l’objet du présent rapport proposent des fonctionnalités de
numérisation de documents et de gestion de contenu sous la forme d’un système
intégré ou d’une prestation externalisée et s’appliquent non seulement à la comptabilité
client, mais aussi à toutes les fonctions impliquées à chaque étape du flux clients au
sein de l’entreprise. Outre le service comptable et financier et le service des crédits
et recouvrements, les fonctions responsables du traitement des commandes clients,
du service clients et de la logistique peuvent également tirer profit du déploiement
des technologies de gestion documentaire des factures clients. Nous avons distingué
les composantes suivantes au sein de l’environnement de gestion documentaire des
factures clients :
» Mise en forme et diffusion de documents : avant de pouvoir envoyer des
documents ou les mettre en ligne, il faut d’abord procéder à leur mise en forme
(qu’il s’agisse de factures, de relevés de compte ou d’autres documents liés à la
commande), attribuer les droits d’accès et assurer leur archivage électronique.
» Capture et transmission des données d’envoi de fonds : l’utilisation d’une
interface électronique de lockbox et/ou d’outils d’extraction des données d’envoi
de fonds permet le rapprochement automatique des factures et des avis,
l’identification des litiges et la mise en œuvre des mécanismes de paiement.
» Processus de demande de crédit : le recours aux formulaires en ligne et
l’instauration d’un workflow — incluant des demandes de référence ainsi que des
outils de capture, d’acquisition de rapport de solvabilité et de prise de décision
— permettent d’automatiser le traitement des demandes de crédit. Toutes les
données sont ensuite archivées dans un fichier de crédit électronique auquel
sont associés des droits d’accès bien définis.
» Workflow de gestion du recouvrement et des litiges : les fonctionnalités de
capture de documents, de liaison et de routage d’images, d’escalade des
tâches et de recherche facilitent à la fois la gestion du recouvrement et des
litiges. Toutes les étapes du processus sont ainsi enregistrées dans un fichier de
recouvrement électronique.
» Moteur de collaboration : grâce à la visibilité complète du flux clients, au
moyen d’une base de données de contacts et d’un portail commun et sécurisé
de consultation des documents externes, les partenaires internes et externes
peuvent collaborer en toute simplicité.
» Suivi d’activité et génération de rapports : les fonctions de suivi d’activité des
utilisateurs/contacts et de génération de rapports d’état et d’exception, ainsi
que les outils de requête, viennent compléter l’environnement de gestion
documentaire des factures clients.
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Figure 5
Mise en forme
et diffusion de
documents
Environnement de gestion
clients :
Les solutions de gestion
clients rationalisent et
optimisent le flux clients,
de la commande au
règlement. Le recours à
un workflow avancé et
la capture de données
à partir de documents
papier ou électroniques
donnent les moyens aux
créanciers de créer des
synergies au sein d’un
environnement « zéro
papier »
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Suivi d’activité
et génération
de rapport
Capture et
transmission des
données d’envoi
Moteur de
collaboration
Processus de
demande de
crédit
Workflow de
gestion du
recouvrement
et des litiges
Gestion des factures clients : un
nouveau modèle de pensée
À la différence des solutions de dématérialisation de la gestion des factures clients et
du recouvrement (qui sont principalement pilotées par le workflow), les solutions de
gestion documentaire s’articulent autour des documents et des données. Les deux
démarches sont donc complètement différentes.
À l’échelle du flux clients, la gestion documentaire des factures clients ne vise
pas à résoudre les mêmes problèmes que la gestion des factures clients et du
recouvrement. Par conséquent, il n’est guère étonnant que les entreprises se
tournent vers ces solutions pour combler les lacunes entre les anciens processus
documentaires sur papier qui constituent la gestion traditionnelle des factures clients,
à savoir : crédit, facturation, recouvrement, rapprochement comptable et traitement
des envois de fonds. Tout en favorisant la transition vers la dématérialisation des
processus documentaires, la gestion documentaire des factures clients permet de
recourir aux formulaires habituels sur lesquels repose le traitement des transactions
ou de créer un nouveau point de départ vers la dématérialisation complète du flux
clients
Figure 6
Meilleures pratiques de
gestion documentaire des
factures clients
Bonnes pratiques
Meilleures pratiques
Capture de documents
Extraction et validation de données
Indexation et archivage
Contenu en «full text» et autres
techniques de recherche avancée
Liste de priorité des tâches
Notifications automatiques par e-mail
Portails libre-service
Outils de collaboration en ligne
Workflow ad hoc et fixe
Décisions de routage avancé du
workflow
Outils d’aide à la prise de décision
Méthode sans intervention de
l’utilisateur
Les éditeurs de solutions de gestion documentaire des factures clients ont adopté
différentes démarches pour amorcer la transition vers un environnement « zéro
papier » : certains d’entre eux ont ciblé diverses fonctions onéreuses, comme la
distribution des factures et des relevés de compte ou la capture des données d’envoi
de fonds, et mis au point des outils approfondis permettant de dégager un retour sur
investissement optimal. D’autres solutions ont un champ d’application plus large et
favorisent la migration rapide de la gestion des factures clients vers un environnement
entièrement dématérialisé. L’efficacité de chaque méthodologie dépend entièrement
de la culture de l’utilisateur et de sa capacité d’adaptation aux changements.
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Bon nombre de systèmes de gestion documentaire des factures clients actuellement
disponibles sur le marché correspondent à un sous-ensemble de solutions complètes
de numérisation et de gestion documentaire à l’échelle de l’entreprise. Ces solutions
prennent non seulement en charge la gestion documentaire des factures clients,
mais aussi le flux fournisseurs, de l’achat au paiement (cycle Purchase-To-Pay), au
sein de la chaîne de valeur financière. Lorsque les meilleures pratiques de gestion
des processus documentaires sont appliquées à la gestion du cycle d’exploitation, la
gestion documentaire des factures clients offre notamment les avantages suivants :
» Transparence des transactions de bout en bout et clarté des journaux d’audit
» Meilleure visibilité en matière de risques client et d’évaluation des performances
» Sécurité accrue des documents au moyen de droits d’accès
» Distribution des documents aux fins d’intervention (par ex. automatisation du
workflow)
» Extraction de données propice à la mise en œuvre d’une méthode sans
intervention de l’utilisateur
» Collaboration accrue entre les partenaires commerciaux permettant de résoudre
les incohérences et de minimiser les points faibles du système interactif
En conjonction avec les progrès apportés aux protocoles de paiement électronique,
la gestion documentaire des factures clients promet de favoriser la transformation du
processus de transfert de fonds. Bien que les responsables de la comptabilité clients
commencent tout juste à appréhender le concept d’environnement « zéro papier »,
nous pensons qu’au regard du coût, de la complexité et de la diversité des protocoles
notamment EDI adoptés par les partenaires commerciaux et les banques, la gestion
documentaire des factures clients continuera de jouer un rôle essentiel dans la
dématérialisation des factures clients pendant un certain temps encore.
Principaux avantages des solutions de gestion documentaire
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Numérisation de documents
Gestion de contenu
» Dématérialisation complète du flux clients
» Garantie d’accès aux documents dans
l’ensemble de l’entreprise
» Extraction et validation de données à partir
de documents numérisés pour supprimer la
part de saisie manuelle, avec à la clé une
réduction des erreurs et la mise en œuvre
d’un traitement automatisé
» Accès sécurisé aux documents reposant
sur l’attribution de droits en fonction
des profils utilisateurs et des types de
document
» Réduction des coûts associés à l’achat de
papier et à l’archivage des documents
» Distribution des documents au moyen de
workflows personnalisés
» Passage à l’électronique tout en préservant
les conventions habituelles en matière de
documentation et les formulaires connus
» Collaboration en ligne garantissant
la conformité et la résolution des
incohérences
» Élimination des délais postaux
» Consolidation des données, même en
cas de gestion décentralisée
Esker
Esker a pour ambition d’être le premier éditeur de solutions de dématérialisation de
bout en bout, sur site et à la demande, des processus documentaires des entreprises,
quelle que soit leur taille. Pour ce faire, Esker concentre ses efforts sur une suite de
solutions qui permet à tous les types d’entreprises de gagner en souplesse et en
efficacité opérationnelle, en vue de concrétiser leurs objectifs. Esker pense également
que les applications métier et services en mode « cloud computing » représentent le
futur et prévoit de faciliter l’acceptation et la diffusion de ses solutions dans le monde
entier. Présent à l’international, Esker, dont le siège social est basé en France, est
implanté aux États-Unis, en Europe et en Asie.
Site Web
www.esker.fr
www.facture-client.fr
T4 2012
14
Date de création
1985
Siège social
Lyon, France
Présence à l’international
Madison (Wisconsin, États-Unis) ; Derby
(Royaume-Uni) ; Munich (Allemagne) ; Madrid
(Espagne) ; Milan (Italie) ; Sydney (Australie)
; Singapour (Singapour) ; Kuala Lumpur
(Malaisie)
Nombre d’employés
280
Nombre de clients
80 000 entreprises ont recours aux logiciels ou
services Esker à travers le monde. Plus de
4 000 clients en mode SaaS
Nombre d’utilisateurs
Plus de 50 000 utilisateurs finaux en mode SaaS
Clients phares
Adecco, EDF, Entremont, Flammarion,
Lafarge, Manpower, Thomson Reuters,
Samsung ou encore Whirlpool, ainsi que de
nombreuses ETI .
Liste plus complète des clients Esker, sur
www.esker.fr/clients
Marchés verticaux
Fabrication de dispositifs médicaux, Vente
en gros et distribution/négoce, Industries
manufacturières
Partenaires / Distributeurs
Spécialiste de la facturation clients :
Trustweaver
Transactions traitées annuellement
180 millions de transactions par an
Solutions
Esker On Demand - Factures Clients
Version actuelle
4.1
Année de lancement
2005
Fréquence des mises à jour
mensuelle
Présentation de la solution
Esker contribue à unifier l’ensemble des efforts d’amélioration des processus
documentaires clients au sein d’une même plateforme, éliminant ainsi le recours
aux solutions multiples émanant de divers éditeurs et d’un assemblage onéreux et
complexe de ces solutions. De cette manière, tous les processus documentaires de
l’entreprise – comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, diffusion de documents
et/ou traitement des commandes clients – sont dématérialisés et fonctionnent de
concert, avec une maîtrise garantie de bout en bout par un ensemble unique de règles
métier. Dans le futur, Esker entrevoit une convergence entre la dématérialisation des
factures fournisseurs et clients et travaille actuellement sur une solution capable de
réunir ces deux environnements. Selon Esker, le point noir des solutions ERP réside
dans les échanges de documents et de données entre partenaires commerciaux : tel
est donc le problème que sa solution tente de résoudre.
Fonctionnement de la solution
Cette solution est proposée en mode licence ou en mode SaaS (Software as a
Service). Les fonctions de gestion des processus documentaires sont spécialement
adaptées aux besoins de la comptabilité clients et peuvent s’intégrer directement à
SAP ou aux systèmes ERP via des méthodes universelles (services web, e-mail ou
ftp/sftp, par exemple). La sécurité est prévue à chaque niveau de la solution, des
centres de données et de production chez Esker à l’architecture et au réseau, en
passant par les procédures de sauvegarde et l’environnement applicatif, de façon à
appréhender l’évolution des besoins et la gestion des changements. La solution tout
entière est modulable et peut prendre en charge un nombre illimité ou presque de
clients, de factures ou d’envois de fonds.
Marchés verticaux
La solution de dématérialisation des factures clients Esker s’adapte à tous les
marchés verticaux, même si une proportion importante des clients opèrent dans le
secteur de la fabrication, la vente en gros/la distribution et la santé. Plus de 200
clients utilisent la solution de dématérialisation des factures clients à la demande
en mode SaaS, notamment Toshiba, ADT, John Deere, Whirlpool et Hyundai. Les
déploiements incluent la mise en forme et la diffusion de documents ainsi que la
capture et la transmission des données d’envoi de fonds. Actuellement, plus de 200
clients ont recours aux solutions de dématérialisation des factures clients d’Esker.
Commercialisation de la solution
Esker fait appel à des entreprises spécialistes de la promotion sur le terrain et à des
équipes commerciales à travers le monde. Esker participe également à diverses
activités marketing : salons, webconférences, campagnes de publipostage et
publication de documents (notamment des livres blancs). L’entreprise a conclu une
alliance technologique stratégique de premier plan avec TrustWeaver à l’appui de
sa solution de dématérialisation des factures clients. Intégré directement au logiciel
de facturation du client, Esker on Demand diffuse et archive automatiquement les
factures sur tous types de supports. En donnant aux clients l’accès à un portail
web personnalisé de consultation des factures, ceux-ci peuvent les consulter et les
archiver jusqu’à 11 années.
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Tarifs et implémentation
La plateforme Esker on Demand a été conçue pour éviter les cycles de déploiement
interminables. Les seuls pré-requis sont une connexion Internet et un navigateur
web. L’application du client et la plateforme communiquent via des interfaces
de programmation prédéfinies, ou API, qui lui évitent de devoir passer par des
spécifications ou de la maintenance. Les interfaces d’intégration prédéfinies répondent
à 80/90 % des problématiques de la facturation client, rapidement, et pour une fraction
seulement du coût d’une solution logicielle sous licence. Le déploiement s’étale sur
une semaine environ, ce délai pouvant s’allonger un peu si une personnalisation est
requise. La formation est dispensée par l’équipe Services professionnels d’Esker
dès la phase d’implémentation. Esker propose un service d’assistance technique
dans la langue du client pendant les heures de bureau, ainsi qu’un service en
anglais disponible 24 h sur 24, 7 jours sur 7 en cas d’événement critique. Esker met
également à disposition une documentation en ligne à l’attention des utilisateurs
finaux et des administrateurs. La tarification du service est basée sur le nombre de
factures traitées chaque mois. En choisissant une dépense opérationnelle au lieu
d’un investissement lourd, ce modèle permet aux clients de profiter immédiatement
du traitement automatisé des factures tout en évitant de prendre un risque financier.
En règle générale, le retour sur investissement est dégagé dans un délai de trois
mois à un an.
Mise en forme et diffusion de documents
La solution Esker permet de dématérialiser immédiatement 100% des factures, tout
en s’adaptant au rythme des clients en permettant un passage progressif à la facture
électronique. Les clients peuvent recevoir leurs factures par fax, par courrier postal,
par e-mail ou par publication sur le portail web, selon leur préférence. Ils peuvent
également opter pour un autre mode de réception.
Un portail web de consultation des factures est également mis à disposition des
clients. Le système s’interface avec des sources de document externes par le biais
de services de signature électronique, pour les clients requérant cette fonctionnalité.
Pour cela, Esker s’appuie sur l’expertise de TrustWeaver. Esker garantit actuellement
la conformité fiscale avec plus de 40 pays et répond également aux règles fiscales
et de facturation propres à chacun d’eux — ce qui s’avère primordial pour les clients
opérant en Europe.
Archivage et gestion de contenu
Les documents peuvent être archivés jusqu’à 11 années. La solution Esker permet
de filtrer chaque champ de contenu de la facture selon des valeurs prédéfinies afin
de rechercher un document ou de générer un rapport. Aucun espace de stockage
minimal n’est imposé pour l’archivage des images. Une sauvegarde est réalisée
toutes les heures entre les centres de données d’Esker aux États-Unis et en Europe.
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Gestion du workflow
Esker propose par défaut des scénarios prédéfinis, conçus d’après les meilleures
pratiques du secteur. La solution permet donc aux entreprises d’optimiser leurs
processus documentaires en offrant une visibilité totale et en garantissant la mise en
conformité avec les normes fiscales en vigueur. Partie intégrante de la solution Esker,
le module de workflow permet de gérer de bout en bout la dématérialisation des
processus documentaires. Le moteur de workflow peut mettre à jour automatiquement
d’autres systèmes, générer des documents directement à partir d’applications, notifier
par e-mail les utilisateurs lorsqu’une intervention de leur part est requise, et enfin
prendre des décisions à partir de critères définis dans une règle. Le but ici est de
réduire au maximum les points d’intervention manuelle en mettant en œuvre une
méthode sans intervention de l’utilisateur, sauf dans le cadre de la gestion des
exceptions. Les administrateurs sont habilités à paramétrer et à contrôler l’accès
individuel de chaque utilisateur. La solution dispose d’une base de données clients et
d’un outil d’annotation des documents/images.
Génération de rapports et analyse
Les solutions de dématérialisation des factures clients d’Esker permettent d’assurer
un suivi en temps réel et de générer des rapports. Les utilisateurs peuvent vérifier le
statut des factures à tout moment à travers le portail web. Des rapports préconfigurés
sont proposés pour l’analyse du flux clients. Les fonctions de suivi et d’analyse
permettent également aux dirigeants de vérifier l’activité de chaque utilisateur aux
fins du contrôle qualité ou de l’équilibrage des charges. Le moteur du journal d’audit
prévoit en outre des rapports standardisés assurant la mise en conformité avec la loi
américaine Sarbanes-Oxley et la traçabilité.
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Etude de cas Esker
Haemonetics
Haemonetics (indice NYSE : HAE) est un leader mondial sur le marché des solutions
de gestion du sang. À sa création en 1971, sa technologie novatrice a révolutionné les
méthodes de prélèvement et de traitement des produits sanguins dans les banques du sang
et les hôpitaux.
Dès son arrivée dans la société au poste d’assistant contrôleur de gestion, Brian Lemberger
s’est rendu compte qu’une refonte du processus de facturation s’imposait. « Notre personnel
imprimait chaque jour un énorme flux de documents de facturation au format PDF, puis triait
toutes les factures et les mettait sous pli avant de les transmettre au service du courrier »,
explique-t-il. « Si un client demandait à recevoir sa facture par e-mail ou par fax, il fallait
d’abord l’imprimer puis la numériser avant de l’envoyer. Ce processus impliquait beaucoup
d’efforts redondants. »
Tout additionné, un employé consacrait trois heures par jour au processus de facturation
papier. En cas d’absence, une autre personne devait prendre le relais en délaissant ses
propres tâches. Environ 300 factures étaient traitées chaque jour (près de 65 000 sur
l’année) et bien que les clients n’aient aucune raison de se plaindre, le processus en interne
s’avérait fastidieux, coûteux et inefficace.
L’adoption d’une solution permettant d’optimiser le processus de facturation de Haemonetics
relevait du défi. Pour alléger les besoins en ressources du service informatique et limiter les
coûts, l’entreprise avait décidé d’opter pour une solution de dématérialisation des factures
clients résidant hors de son système ERP Oracle. Elle avait également envisagé de recourir
à un centre de production dans le but d’externaliser uniquement l’impression et l’envoi par
courrier des factures, mais au regard du volume mensuel de factures relativement faible,
ce type de solution ne se justifiait pas.
En discutant avec ses homologues du bureau suisse de Haemonetics, Lemberger
a découvert que ces derniers faisaient appel aux services d’Esker pour l’envoi des factures
par courrier et que les résultats étaient concluants. Apprenant par la suite que les solutions
Esker permettaient également d’automatiser la distribution des factures par e-mail et par
fax, Lemberger n’a plus hésité. « J’ai apprécié le mode cloud computing de cette solution
web, qui ne nécessitait aucune intégration avec notre système ERP », précise-t-il.
Haemonetics a lancé le déploiement de la solution de dématérialisation des factures
clients d’Esker au printemps 2010 et terminé la transition à l’automne la même année.
Aujourd’hui, Haemonetics gagne beaucoup de temps. L’ancien processus manuel
requérant trois heures de travail par jour est désormais bouclé en quelques minutes seulement :
un fichier créé automatiquement par Oracle chaque matin est simplement chargé vers la
solution Esker, qui envoie ensuite directement des centaines de factures selon la méthode
préférée par chaque client. Au total, le service comptable de Haemonetics a supprimé
700 heures/personne de travail par an, ce qui a permis la réaffectation des ressources
internes. Parmi les autres bénéfices, citons le meilleur suivi des factures et le potentiel
d’économies restant à exploiter à plus long terme.
La réalisation d’économies fait d’ailleurs partie des objectifs de Lemberger, qui prévoit de
continuer à plaider en faveur de l’adoption de la facturation électronique auprès des clients
de Haemonetics : en effet, 60% d’entre eux reçoivent toujours leurs factures au format
papier. Lemberger conclut enfin que la solution Esker permet au service comptable de
Haemonetics de gagner en efficacité. « Grâce à Esker, nous avons désormais une meilleure
visibilité de notre processus de facturation, nous savons que nos factures sont émises en
temps et en heure, et nous jouissons d’une plus grande souplesse dans les modes de
distribution des factures. Nous avons dégagé du temps et permis à notre service de gagner
considérablement en efficacité. »
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Comment choisir la bonne solution
Bien que les avantages de la gestion documentaire des factures clients soient
manifestes, il est indispensable de choisir la solution la mieux adaptée à votre
entreprise pour récolter pleinement les fruits de votre projet de dématérialisation.
L’analyse critique approfondie des technologies existantes et des fonctionnalités
offertes au regard de vos besoins métier s’avère donc une étape essentielle. Pour
vous aider à mener votre audit préalable, cette section répertorie les problématiques
à prendre en compte et les questions à poser.
Où le logiciel sera-t-il hébergé ?
Si les applications de gestion de votre flux clients sont déployées en mode licence,
cela signifie que votre entreprise est responsable à la fois du logiciel, du matériel et
des mises à jour. Comme vous le savez, cela peut représenter une lourde charge
de travail pour votre service informatique, ainsi qu’un investissement conséquent. À
l’opposé, les solutions en mode cloud computing laissent toute la gestion entre les
mains du prestataire, ce qui permet un recentrage sur votre cœur de métier, votre seul
souci étant d’exploiter le potentiel de valeur ajoutée du logiciel. À mi-chemin entre la
gestion traditionnelle en interne et les solutions de type Cloud, les services hébergés
opèrent un partage des responsabilités entre votre entreprise et votre prestataire.
Les avantages du cloud computing sont largement médiatisés : exploitation des
services les plus récents, souplesse de configuration accrue, réduction des coûts
et accès à des applications ultramodernes mises à jour continuellement. L’éditeur
opérant en mode cloud computing est enclin à proposer un coût de départ bien
plus faible, sachant qu’il conservera sa clientèle en améliorant son application en
permanence.
Pour comparer le coût réel et les atouts d’une solution sur site et d’une solution de
type Cloud, les acheteurs doivent étudier attentivement les coûts — immédiats et à
long terme — d’acquisition et de maintenance de la technologie. Il s’agit notamment
d’identifier les éléments de coût inhérents à l’automatisation du cycle d’achats —
aussi bien les coûts sur site que ceux du cloud computing. On recense notamment
les coûts suivants :
» Logiciel
» Matériel et infrastructure
» Gestion du réseau fournisseur
» Configuration et implémentation
» Migration des données
» Formation des utilisateurs
» Maintenance annuelle
L’attrait des solutions en mode cloud computing est indéniable ; il est toutefois
impossible de lancer un projet sans effectuer une comparaison détaillée des coûts.
Une fois les chiffres en main, l’étape suivante consiste à élaborer un plan d’attaque
pour obtenir le soutien de la direction. PayStream a collaboré avec diverses
entreprises innovantes à travers le monde pour mettre au point une démarche
permettant de réussir le lancement d’un projet.
T4 2012
19
Au cours des 12 années passées à conseiller nos clients, nous avons pu identifier
cinq facteurs clés de réussite, qui sont dignes d’être mentionnés ici :
1.Concevoir un projet mobilisateur
2.Calculer le coût total de possession
3.Monter un dossier d’analyse sans faille
4.Élaborer une feuille de route réaliste
5.Mettre en place un plan d’atténuation des risques
Questions à poser aux éditeurs de solutions
Outre les fonctionnalités offertes, il est primordial d’évaluer le niveau de compétence
et le champ d’application des solutions de chaque éditeur. Dans cette optique, il
convient de déterminer si la dématérialisation des factures clients est traitée comme
une application essentielle ou comme une solution périphérique. Vous devez
également comprendre les plans de croissance de l’éditeur et sa façon d’envisager
l’avenir. Posez les questions suivantes afin de prendre une décision avisée :
Présentation de l’entreprise
» Depuis combien de temps l’éditeur est-il présent sur le marché ? Quand a-t-il
commercialisé sa première solution de dématérialisation des factures clients ?
» A-t-il déjà réalisé des projets d’intégration avec votre logiciel ERP ? Dispose-t-il
d’une interface avec votre ERP ? Jusqu’à quel point sa solution s’intègre-t-elle à
votre système ERP ? Est-il certifié par votre fournisseur ERP ?
» Combien de clients l’entreprise compte-t-elle et qui sont-ils ? Quelle est
l’expérience de l’éditeur dans votre secteur ?
» Comment l’entreprise est-elle financée ? Si la société est cotée en bourse, lisez
sa note d’information.
» Quel est le plan de croissance de l’entreprise et l’éditeur prévoit-il des fusions ou
acquisitions dans un avenir proche ?
Champ d’application de la solution
» Quelles fonctionnalités de votre ERP seront utilisées et/ou remplacées par la
solution ?
» Comment l’éditeur gère-t-il l’intégration avec plusieurs instances de votre
ERP ? Assure-t-il simultanément la compatibilité avec des versions logicielles
différentes ? Peut-il également intégrer sa solution à d’autres solutions ERP
indépendantes ?
» L’éditeur a-t-il conclu un partenariat avec d’autres éditeurs pour fournir toutes les
composantes de sa solution de bout en bout ?
» Comment la solution s’intègre-t-elle à votre ERP et aux autres systèmes
financiers pour la comptabilisation des transactions validées ?
» Quelles données seront capturées et saisies dans votre système de gestion
documentaire des factures clients ? Quelles capacités d’indexation sont prévues par
l’éditeur ? L’extraction de données s’effectuera-t-elle par reconnaissance optique
des caractères (OCR) ou par reconnaissance automatique de documents ?
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» Quelles mesures de sécurité la solution embarque-t-elle ?
» L’éditeur prévoit-il d’intégrer des fonctionnalités supplémentaires dans les prochaines
versions de sa solution ?
» Quel est le délai moyen d’implémentation ? Quels sont les principaux facteurs qui
déterminent la durée d’un cycle de déploiement ?
» Quel niveau d’assistance à la clientèle est prévu après l’implémentation ?
Présentation de la solution
» Quelle est la méthode employée pour capturer les documents de commande
client et les autres documents associés à une transaction dans le système ? Le
fonctionnement décentralisé est-il pris en charge ?
» Quelle est la méthode employée pour capturer les documents d’envoi de fonds ?
Comment les avis d’envoi de fonds sont-ils extraits et comptabilisés dans les livres
de compte ? Quelles sont les fonctionnalités d’encaissement automatique incluses ?
» Quelles sont les fonctions proposées pour la prise en charge des demandes de crédit
de nouveaux clients ? La solution s’interface-t-elle avec des sources d’information
externes et des workflows de validation ? Comment les signatures client sont-elles
capturées sur un accord de crédit quelconque ou tout autre document obligatoire
(garanties et certificats d’exonération fiscale, par exemple) ?
» Comment les documents papier sont-ils convertis au format électronique ? Quelle
est la méthode de numérisation employée ?
» Quels sont les formats de facture et normes de données électroniques (EDIFACT,
ANSI, XML) pris en charge par la solution ?
» Quelles fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères, de
reconnaissance intelligente des caractères ou de reconnaissance automatique de
documents sont mises à disposition ? La reconnaissance est-elle effectuée avec ou
sans modèle prédéfini ? Quels sont les taux de précision obtenus ?
» Comment la validation et l’indexation sont-elles mises en œuvre ? Les règles métier
du processus de validation sont-elles configurables par l’utilisateur ?
» Comment la solution prend-elle en charge les fonctions d’archivage des documents
numérisés et des données électroniques ? Quelles fonctionnalités de recherche et
de récupération des données archivées sont intégrées à la solution ?
» Quelles fonctionnalités intégrées à la solution font partie du workflow de gestion
des factures clients ? La solution inclut-elle des fonctions automatiques d’escalade, de
rappel, d’alerte et de sauvegarde ?
» Comment s’effectue le routage des tâches (validation et révision) vers les
destinataires ? Quelles options sont à la disposition des administrateurs pour
paramétrer les droits d’accès de chaque utilisateur ?
» La solution est-elle compatible avec la structure organisationnelle, la hiérarchisation
des rôles et les règles métier en vigueur ?
» La solution met-elle un réseau ou un portail de consultation des factures à la
disposition des clients ? Si oui, combien de clients sont actuellement inscrits et actifs
sur le réseau et parmi eux, combien opèrent dans votre secteur ?
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» Comment les utilisateurs sont-ils avertis en cas d’exceptions ? Ces derniers sont-ils
obligés de corriger les exceptions ? Comment ?
» La solution inclut-elle un module de génération de rapports ? Combien de rapports
standardisés sont mis à disposition ? Quels rapports sont intégrés à la solution ?
Les utilisateurs peuvent-ils générer des rapports personnalisés et enregistrer les
requêtes pour un usage ultérieur ?
» Est-il possible de télécharger les données provenant de la solution vers des outils
tiers de génération de rapports pour mener une analyse plus poussée ?
» Quels indicateurs de mesure/indicateurs clés de performance ayant trait à la
comptabilité fournisseurs sont intégrés par défaut à la solution ?
» Le système prévoit-il des journaux d’audit exhaustifs ? Quels outils/quelles fonctions
sont proposé(e)s pour favoriser la mise en conformité avec la loi américaine
Sarbanes-Oxley ?
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Dernières pistes de réflexion
Le paysage de la dématérialisation des factures clients, et notamment tout ce qui
touche à l’automatisation du traitement, est en constante évolution. Dans le même
temps, ces technologies sont presque parvenues à maturité dans le domaine de
la gestion documentaire des factures clients. Selon nous, les facteurs suivants
continueront de façonner ce marché et devront être pris en compte par les entreprises
envisageant d’adopter une solution de ce type :
Figure 8
Les huit fondements de
la dématérialisation des
factures clients
La dématérialisation
commence par un projet
d’automatisation du
traitement et requiert une
analyse approfondie, ainsi
qu’une planification
à long terme.
Approche du
flux clients
Stratégie du flux
clients
Interaction clients
Leadership
Harmonisation interservices
Analyse de l’état actuel
Proposition de valeur
Mesures des objectifs
Feuille de route de
la dématérialisation
Objectifs de collaboration
Plan de segmentation
Communications
Mesures incitatives /
dissuasives
Culture/Gestion des
changements
Synergie interservices
Objectifs communs /
Formation des
ressources informatiques
sur la gestion des risques
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Processus du
flux clients
Les huit
fondements de la
dématérialisation
Transparence des
transactions
Cycle d’exploitation
Efficacité de traitement
Orientation des partenaires
Informations du
flux clients
Technologie du
flux clients
Prestations du
flux clients
Indicateurs d’efficacité
Analyse comparative
de données
Tableaux de bord
Prévisions de trésorerie
Workflow de numérisation
Architecture d’intégration
à l’ERP
Interface avec les
services de crédit
Distribution en mode SaaS
Réseaux des
partenaires commerciaux
Passerelles de paiement
Acquisition de clientèle
et assistance
Les entreprises sont en quête de solutions nécessitant de moins en moins
d’intervention de l’utilisateur. Elles cherchent à exploiter le plein potentiel de leurs
systèmes ERP afin que le personnel des services Comptabilité clients et Crédit puisse
se consacrer à l’amélioration stratégique du tableau des flux de trésorerie, ainsi qu’à
d’autres tâches à valeur ajoutée. Les entreprises sont de plus en plus demandeuses
de solutions d’automatisation articulées autour de procédures collaboratives en
matière de gestion des exceptions et de règlement des litiges. Par ailleurs, une
attention croissante est portée à l’extraction des données pour promouvoir l’adoption
de processus entièrement automatisés.
Dans cette optique, les technologies avancées de capture de données joueront
un rôle moteur. Les solutions de recherche et d’extraction des données de facture
faisant appel à la reconnaissance optique des caractères (OCR) à partir de modèles
prédéfinis ont rencontré un succès mitigé. En effet, les modèles d’OCR sont suffisants
pour un service Comptabilité clients recevant des envois de fonds dans un nombre
limité de formats, mais ne sont pas adaptés aux entreprises mondiales ou de grande
envergure devant traiter au quotidien une multitude de formats — des bons de
commande aux confirmations d’envoi, en passant par les certificats d’exonération
fiscale. Par conséquent, l’utilité des solutions d’extraction de données via OCR
restait restreinte dans l’environnement de comptabilité clients. Cependant, les
récents progrès technologiques réalisés en matière de capture de données avancée,
notamment avec la reconnaissance intelligente des caractères et la reconnaissance
automatique de documents, et l’émergence de solutions de premier rang assurant
une extraction précise des données sans modèle prédéfini sont les principales forces
motrices en faveur de l’adoption des solutions de numérisation et d’extraction de
données au front-office.
La dématérialisation des factures clients a un impact sur la gestion du fond de
roulement. Il y a peu de temps encore, les projets de dématérialisation des factures
clients se concentraient sur les bénéfices opérationnels découlant de la technologie.
Aujourd’hui, les directeurs financiers sont de plus en plus nombreux à s’intéresser
à l’impact stratégique de la dématérialisation des factures clients sur la chaîne de
valeur financière et des améliorations de trésorerie qu’elle peut apporter. Le marché
voit émerger des solutions innovantes qui répondent aux objectifs stratégiques des
entreprises en laissant libre cours au potentiel de la chaîne de valeur financière grâce
à des fonctionnalités avancées telles que les réseaux de partenaires commerciaux et
le financement de factures.
Il existe de multiples modèles de solution en matière de gestion documentaire des
factures clients, ce qui se justifie complètement au regard de la complexité du flux
clients, de la commande au règlement, et chaque solution continuera d’accorder
une place plus ou moins importante aux différents volets du processus. Certains
éditeurs mettent l’accent sur des aspects spécifiques des processus de distribution
des factures ou de capture des données d’envoi de fonds, tandis que d’autres
s’efforcent d’offrir des fonctionnalités de dématérialisation de la gestion documentaire
des factures clients dans le cadre d’une offre abordant un spectre plus large du flux
clients. Dans tous les cas, la consolidation du secteur continuera de faire la part belle
à la diversité.
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24
À propos de PayStream Advisors, Inc.
PayStream Advisors est un cabinet d’études et de conseil sur les technologies qui
améliore la façon dont les entreprises procèdent à la planification, à l’évaluation et à
la sélection des technologies émergentes dans l’optique de concrétiser leurs objectifs
métier. PayStream Advisors aide ses clients à faire le tri sur le marché toujours
plus complexe des applications d’automatisation des processus métier, en veillant
à formuler des recommandations objectives, analytiques et concrètes. Dès qu’une
technologie d’automatisation des processus métier entre en jeu, PayStream Advisors
est là pour épauler votre entreprise. Pour en savoir plus, appelez le +1 704 523-7357
ou rendez-vous sur notre site Web à l’adresse www.paystreamadvisors.com.
À propos de l’analyste principal
Analyste de secteur et expert de la gestion des factures clients, David Schmidt est
analyste principal chez PayStream Advisors depuis 2005. Auparavant, il a exercé
pendant plus de 25 ans dans le secteur du financement et du conseil aux entreprises.
David est co-auteur du document précurseur sur l’automatisation du recouvrement
intitulé Power Collecting: Automation for Effective Asset Management (1998, John
Wiley & Sons, New York, États-Unis), et a rédigé plus de 250 articles parus dans
diverses publications spécialisées, principalement sur le thème de la gestion des
factures clients et fournisseurs. Meneur expérimenté de groupes de réflexion, il a déjà
exercé les fonctions d’analyste principal lors de la rédaction de plusieurs rapports
et livres blancs de PayStream Advisors portant sur la dématérialisation des factures
fournisseurs et clients, les technologies de recouvrement, le workflow, la numérisation
et l’EIPP, ainsi que sur le traitement automatisé de la TVA et la dématérialisation des
factures de transport.
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25

Gestion documentaire des factures clients

Transcription

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