anywhere - Arkadin

GÉRÉR LA CONFÉRENCE
anywhere
OUTILS DE L’ORGANISATEUR
• Rouvrir la fenêtre d’accès à l’audio conférence
• Couper les micros des participants
• Afficher votre fenêtre ou celles de
ou de votre propre ligne
vos participants en plein écran
• Mettre les participants sur
• Discuter avec les Organisateurs /
la musique d’attente
les Présentateurs / Tous les participants
• Transférer un fichier
à tous les participants
LISTE DES PARTICIPANTS
• Verrouiller l’accès à la conférence
• Attribuer un code de facturation
• Paramétrer les autorisations
des participants
• Placez votre curseur sur le nom d’un participant pour afficher les options de contrôle :
• Discuter avec le participant
• Transférer un fichier au participant
• Renommer le participant
• Promouvoir le participant au rang de présentateur
• Ajouter le participant à mon carnet d’adresses
• Déconnecter le participant de la conférence
• Cliquez sur « AUDIO CONSOLE » pour basculer sur l’interface avancée de contrôle audio et afficher
les numéros de téléphone des participants. Cliquez sur le bouton « Retour à la vue standard »
pour quitter l’interface avancée.
anywhere
ENREGISTREMENT
Guide de démarrage rapide
• Cliquez sur pour démarrer l’enregistrement synchronisé audio et web. Une icone clignotante
apparaît en bas à droite de l’écran quand la conférence est en cours d’enregistrement.
• Vous pouvez mettre l’enregistrement en pause ou l’arrêter à tout moment.
• Pour accéder aux enregistrements, rendez-vous sur le portail ArkadinLounge. Vous pourrez les
télécharger au format WMV ou MP3 ou partager le lien d’accès.
MESSAGERIE INSTANTANÉE
• Les fenêtres de messagerie instantanée apparaissent en bas de l’écran.
Vous pouvez discuter en privé ou en public et suivre plusieurs discussions simultanément
FIN DE LA CONFÉRENCE
• Cliquez sur Quitter la conférence : vous pouvez quitter sans clore la conférence ou clore la
conférence en déconnectant tous les participants.
Juin 2013
DÉMARRAGE RAPIDE
DE VOTRE WEB CONFÉRENCE
Votre Pass de Collaboration
Pour organiser la web conférence, vous devez indiquer aux participants l’adresse URL de la
conférence (www.anywhereconference.com), votre Login Web et le Code PIN Participant. Pour l’audio
conférence, fournissez-leur également un numéro de téléphone d’accès. Veillez à ne pas
communiquer votre Code PIN Organisateur.
Découvrez à présent la méthode pour partager simplement !
OPTION 1 : Avant la conférence
Connectez vous avec votre Login Web et votre code PIN Organisateur,
et partagez immédiatement depuis votre navigateur web.
• Utilisez les barres d’outils Outlook® ou Lotus Notes®* pour créer instantanément des
invitations préremplies contenant : le numéro de téléphone d’accès, le code PIN Participant et le lien
URL permettant d’accéder en un seul clic à la web conférence
OU
• Envoyez manuellement un message à vos participants, contenant la date et l’heure de la
conférence, le numéro de téléphone d’accès et le code PIN Participant.
Conservez précieusement vos identifiants personnels, ils vous serviront
à la planification et au lancement de toutes vos conférences.
* Installation de la barre d’outils d’invitation : la barre d’outils Arkadin est le moyen le plus rapide et
le plus efficace pour envoyer des invitations ou participer à des conférences.
Téléchargez-la depuis ArkadinLounge, sur anywhereconference.com
DÉMARRER VOTRE CONFÉRENCE
DÉMARRER VOTRE WEB CONFÉRENCE
1. Rendez-vous sur le site www.anywhereconference.com
2. Sur la page de connexion, cliquez sur le bouton
« Je suis l’Organisateur »
3. Saisissez votre Login Web et votre Code PIN Organisateur,
puis cliquez sur « Connectez-vous »
4. Vous accédez alors à l’interface d’ArkadinLounge, votre
portail personnel de collaboration. Cliquez sur « Démarrer
la Web Conférence »
Si votre entreprise n’autorise pas les téléchargements, contactez votre administrateur réseau.
OPTION 2 : Pendant votre conférence
Page de connexion ArkadinAnywhere
REJOINDRE L’AUDIO CONFÉRENCE
Une fois connecté(e), une fenêtre s’ouvre et vous invite à choisir
l’une des options suivantes pour rejoindre l’audio conférence :
• Merci de m’appeler pour me connecter en audio* :
saisissez votre pays et votre numéro de téléphone, puis cliquez
sur « Appelez-moi »
Fenêtre Audio
INVITER DES PARTICIPANTS
• Je souhaite me connecter moi-même en audio :
sélectionnez votre pays et rejoignez la conférence à l’aide du
numéro d’accès et du code PIN qui s’affichent sur votre écran
• Je suis déjà connecté en audio :
Si vous êtes déjà connecté(e) à la conférence, saisissez le code de synchronisation affiché à l’écran pour
synchroniser vos sessions audio et web et compléter la liste des participants.
*Cette option s’affiche uniquement si elle est activée sur votre compte.
• Dans la section « Invitation instantanée », cliquez sur « Inviter par email » et sélectionnez l’une
des options suivantes :
- Envoyer rapidement une invitation en saisissant simplement les adresses email
des participants
Ou - Ouvrir ma messagerie électronique pour envoyer une invitation personnalisée
Ou - Copier l’URL de connexion à la conférence et la coller dans un email ou dans une
fenêtre de messagerie instantanée
PARTAGER DU CONTENU VISUEL
Lorsque vous êtes connecté à votre conférence en tant qu’organisateur, la page d’accueil vous offre
3 options pratiques pour le partage de contenu avec vos participants :
• La totalité de votre bureau d’ordinateur : partagez
l’intégralité de votre bureau avec tous les participants
(écran principal uniquement)
• Certaines de vos applications : sélectionnez une ou
plusieurs applications actives pour les partager avec
les participants. Les autres applications ouvertes
apparaîtront grisées.
• Un document en diaporama : sélectionnez un
document dans votre banque de contenu, téléchargez
un document depuis votre ordinateur ou insérez un
tableau blanc.
Formats : doc(x), gif, jpg, pdf, pps, ppt(x), txt, xls(x)