DEMANDE DE MISE A DISPOSITION DES

DEMANDE DE MISE A DISPOSITION DES INSTALLATIONS ET
SERVICES DE BRUSSELS EXPO
CONDITIONS GENERALES
Palais
BRUSSELS EXPO
Place de Belgique, 1
B - 1020 BRUXELLES
 02/474.82.63 -  02/474.86.66 -  [email protected]
Octobre 2015
ARTICLE 1: DENOMINATION DES PALAIS
Le complexe de BRUSSELS EXPO est constitué par les palais n° 1, 2, 3, 4, 5, 6,
7, 8, le Patio, 9, 10, 11, 12 et les bâtiments administratifs et techniques. La mise à
disposition porte sur l'utilisation des palais et locaux indiqués expressément dans
la "Demande de mise à disposition des installations et services de BRUSSELS
EXPO " (ci-après la "Demande de mise à disposition"). Les salles de réunion et
de conférence Cinédoc, Rotonde, 1101, 1102, 1121, 1122, 1123, 1124, 1125,
301, 304, 321 et 324, Ambassador ainsi que les auditoires 500 et 2000 font l'objet
de Conditions générales particulières pour les salles de réunion.
Pour éviter toute confusion, le cocontractant devra utiliser exclusivement les
dénominations reprises, ci-dessus, dans toute communication tant à BRUSSELS
EXPO qu'au public.
Sauf convention expresse, les locaux et emplacements attribués dans les palais
et à leurs abords à certains concessionnaires ou mandataires de BRUSSELS
EXPO tels buffets et restaurants, installations sanitaires, vestiaires, débits de
tabacs, journaux, appareils automatiques, vente de gaufres, saucisses, etc., sont
exclus de la "Demande de mise à disposition", de même que les installations de
cuisine.
Le cocontractant ne pourra utiliser la dénomination « BRUSSELS EXPO » que
comme indication de l'endroit où se donne la manifestation qu'il organise. Il lui est
interdit de se servir de cette dénomination de manière telle que le public puisse
supposer que la manifestation est organisée par BRUSSELS EXPO, soit avec la
collaboration ou le patronage de celui-ci. Le terme "Ville de Bruxelles" ne peut,
non plus, être utilisé.
De même, l'usage du nom ou de l'image des différentes entités se situant sur le
plateau du Heysel telles que l'Atomium, le Trade Mart, Bruparck devra faire l'objet
d'une demande d’autorisation explicite auprès de celles-ci.
ARTICLE 2: OPTIONS DE RESERVATION
Des options pourront être données par BRUSSELS EXPO.
Ces options ne pourront être invoquées comme engagement de BRUSSELS
EXPO que si elles ont fait l’objet d’une demande écrite du cocontractant et
qu’elles portent sur un palais et une période spécifiquement déterminés.
ARTICLE 3: PROGRAMME DES MANIFESTATIONS
Peuvent seule(s) être organisée(s) par le cocontractant la ou les manifestation(s)
spécifiée(s) dans la "Demande de mise à disposition".
BRUSSELS EXPO se réserve le droit de ne pas admettre un exposant pourtant
accepté par le cocontractant s'il estime que les activités de celui-ci n'ont aucun
rapport avec le caractère ou le but de la manifestation.
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Quand il s’agit d’une manifestation à caractère politique, militaire ou moralisateur,
le cocontractant est tenu de le signaler dès son premier contact et cela doit
obligatoirement être repris dans la demande.
Toute contravention au présent article entraînera l'annulation de la "Demande de
mise à disposition", sans que le cocontractant puisse prétendre à des dommages
et intérêts. Il en est de même dans le cas où BRUSSELS EXPO estimerait que le
caractère de la manifestation pourrait porter atteinte à sa situation matérielle et
morale. BRUSSELS EXPO n'aura pas à justifier les motifs de sa décision.
Au cas où le cocontractant n'organiserait pas la manifestation pour laquelle il a
obtenu la mise à disposition des installations et services, BRUSSELS EXPO
retrouvera de plein droit la libre disposition du palais qui a fait l'objet de celle-ci,
sans préjudice de l'application de l'article 10, déterminant l’indemnité à payer par
le cocontractant.
La "Demande de mise à disposition" implique pour son auteur sa soumission aux
lois et arrêtés, tant généraux que spéciaux, de l'Etat, de la province ou de la
commune, pouvant régir la mise en oeuvre de sa manifestation, notamment en ce
qui concerne les tombolas, ventes d'enveloppes surprises, etc. Il ne pourra pas
non plus exiger de dédommagement de la part de BRUSSELS EXPO en vertu de
ces lois et arrêtés.
ARTICLE 4: PRESTATIONS ET SERVICES
Le prix de la mise à disposition comprend l'utilisation des halls et locaux qui en
font expressément l'objet ainsi que les services suivants:
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Poste de Surveillance 24h/24h
Système de surveillance de l'enceinte par un réseau de caméras. La
gestion de ce réseau est effectuée par une société de surveillance
agréée, engagée par BRUSSELS EXPO.
Système de contrôle d’accès et de Billetterie électronique
Mise à disposition d’un centre de comptage et de sécurisation de fonds.
Mise à disposition d’un centre de secours et de 1 er soins.
Mise à disposition d’un centre de crise et de sécurité.
Mise à disposition d’un certain nombre limité de places de parkings dans
l’enceinte
Mise à disposition de zones communes (Accueil, Passage …) entretenues
par BRUSSELS EXPO ( Passerelle, Hall Astrid, Parklane … )
Mise à disposition d’un service de distribution d’argent dans l’enceinte.
Mise en service d’un réseau WiFi dans les Palais.
Sanitaires gratuits pour tous lors des salons. Entretien et Préposées à
charge de BRUSSELS EXPO.
Durant les heures d’ouverture du salon, mise à disposition du personnel
d’intervention technique nécessaire à la résolution de problèmes
éventuels
Mise à disposition gratuitement de différents locaux (Secrétariat salon … )
Installation d’un mobilier standard – limité à un usage courant - dans le
secrétariat, lequel sera équipé d’un téléphone et d’une connexion Internet
standard.
Installation et mise à disposition d’un certain nombre de caisses et de
guérites de gardiens selon les nécessités du salon
Placement de drapeaux aux hampes fixées aux façades des palais ainsi
qu'aux emplacements spécialement aménagés dans l'enceinte, pour y
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accueillir des hampes mobiles.
Système de sonorisation : les installations de sonorisation seront mises
gracieusement à la disposition du cocontractant durant la période de la
manifestation, y compris deux jours avant l'ouverture et un jour après la
clôture.
Mise à disposition du Coordinateur de Sécurité délégué par BRUSSELS
EXPO.
Service d’un Coordinateur technico-commercial.
Site internet et Calendrier des manifestations gérés par BRUSSELS
EXPO.
Permanence téléphonique
Au cas où le comité déciderait de la diffusion d'une musique d'ambiance
via la sonorisation générale, ce dernier devra prendre contact avec
l’Exhibition & Event Coordination de BRUSSELS EXPO. Pour toute autre
diffusion de musique, contact devra être pris avec la SABAM pour
autorisation et règlement direct des droits d'auteur y afférents.
L’organisateur ou exposant doit également payer une rémunération
équitable pour toute diffusion de musique enregistrée dans les halls ou
dans les stands. Cette rémunération est destinée aux artistes - interprètes
et producteurs.
Chauffage : Les frais relatifs au chauffage des zones communes et des
superficies mises à disposition du cocontractant lui seront facturés au prix
de revient.
BRUSSELS EXPO assure la gestion des installations de chauffage
suivant les directives du cocontractant.
Electricité : Pendant toute la durée de la manifestation, un ou plusieurs
électriciens, en fonction des besoins, seront de garde tous les jours, y
compris les samedis et dimanches (une demi-heure avant l'ouverture du
salon jusqu'à une demi-heure après la fermeture).
Si le cocontractant estime utile d'autoriser le travail de ses exposants
durant toute – ou partie de – la nuit, avant ou après la manifestation, le
service technique pourra être assuré par BRUSSELS EXPO aux frais du
cocontractant.
Nettoyage : Le nettoyage des palais est à charge du cocontractant et
doit être terminé avant minuit le dernier jour de mise à disposition.
Pour effectuer ce nettoyage, le cocontractant peut faire appel aux sociétés
de nettoyage agréées par BRUSSELS EXPO. Une liste de celles-ci est
disponible au département commercial.
Après le nettoyage final, le Service technique de BRUSSELS EXPO fera
exécuter, du moins si le planning le permet, un nettoyage à l’eau
supplémentaire.
Ces entreprises devront obligatoirement verser leurs déchets ( Bois, tapis,
carton, … ) au centre de tri de BRUSSELS EXPO, situé derrière le Palais
12. Le tri et l’évacuation des déchets seront facturés par BRUSSELS
EXPO au cocontractant.
En annexe vous trouverez le cahier spécial des charges à respecter
par les entreprises de nettoyage et les comités.
Dégâts : Les dégâts causés aux installations (immeubles, meubles et
matériel) seront portés en compte au cocontractant suivant l'état des lieux
dressé contradictoirement par les deux parties.
Prestations diverses :
Toutes les autres prestations ou fournitures sont à charge du
cocontractant.
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ARTICLE 5: OCCUPATION
L'occupation des locaux et l'utilisation des services faisant l'objet de la "Demande
de mise à disposition" ne seront autorisées qu'aux dates fixées dans ladite
« Demande de mise à disposition », étant entendu que les locaux devront être
entièrement évacués et remis en bon état d'entretien et de propreté à la date
d'évacuation convenue.
Toute occupation supplémentaire, avant ou après les dates convenues, sera
portée en compte au cocontractant pour un montant fixé dans la « Demande de
mise à disposition » et sera déduite du montant de la caution, le tout sans
préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être dus à BRUSSELS EXPO.
Les palais ainsi que leurs abords devront être complètement nettoyés et libérés
de tout matériel de décoration, y compris les bandes adhésives, pour la date de
démontage figurant dans la "Demande de mise à disposition".
ARTICLE 6: ETAT DES LIEUX
Aux dates fixées à cet effet dans la « Demande de mise à disposition », un
délégué de BRUSSELS EXPO se tiendra à la disposition du cocontractant pour
dresser un état des lieux. Si le cocontractant omet de venir ou de se faire
représenter, le délégué fera seul les constatations et tiendra le procès-verbal à la
disposition de l'intéressé. Aucune réclamation ne sera admise.
Il reconnaît avoir reçu les installations, à savoir les palais, les locaux et leurs
environs directs, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur, en bon état, sauf constatations
contraires ou contradictoires mentionnées dans l'état des lieux. Le cocontractant
sera responsable de tous les dégâts causés aux installations (immeubles,
meubles et matériel) au cours de son occupation, même dans le cas de
désordres ou d'émeutes.
La réparation des dégâts sera effectuée par BRUSSELS EXPO et le montant des
frais pourra être déduit de la caution versée par le cocontractant, ainsi qu'il est
précisé par ailleurs dans l'article 9. Il en est de même des frais d'enlèvement
éventuel par BRUSSELS EXPO de déchets, papiers, emballages, etc. qui
n'auraient pas été évacués dans les délais requis, ainsi que des prestations pour
l'enlèvement des bandes adhésives, des clous et taches diverses (graisse, huile,
peinture…).
Pour les événements pour lesquels de la terre, du sable, des cailloux et autres
sont utilisés à l’intérieur des palais, une attention particulière est demandée quant
à l’enlèvement total de ces matériaux, y compris les poussières.
Les organisateurs de manifestations où des animaux sont présents doivent veiller
à ce que tous les restes de paille, fumier, urine et autres soient enlevés et
prennent en charge la désinfection ainsi que la destruction de la vermine.
ARTICLE 7: FRAIS A ASSUMER PAR LE COCONTRACTANT
Sont notamment à charge du cocontractant:
1. les frais résultant de l'application de mesures qui seraient prises dans l'intérêt
de l'ordre et de la sécurité;
2. les frais dont il est question à l'article 4;
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3. toutes les taxes et impôts: le cocontractant s'engage à se mettre en rapport
avec les organismes intéressés au moins quarante-huit heures avant
l'occupation des locaux mis à disposition;
4. tous les autres frais, de toute nature, relatifs à l'organisation de la
manifestation.
La présente énumération des frais est exemplative et non limitative.
ARTICLE 8: TRAVAUX D'AMENAGEMENT
Généralités
Les travaux d'aménagement et de décoration devront être exécutés sans que
ceux-ci puissent en aucune façon dégrader le bien immobilier que constituent les
bâtiments de BRUSSELS EXPO, entraver le fonctionnement ou la conduite des
équipements de ces bâtiments, ni enfin causer directement ou indirectement un
danger aux personnes ou aux biens quels qu'ils soient.
BRUSSELS EXPO désigne un coordinateur de la sécurité, conformément à la loi
du 4 août 1996 relative au bien être des travailleurs. La rémunération du
coordinateur de la sécurité est à charge de BRUSSELS EXPO.
Le coordinateur de la sécurité donne un avis en matière de sécurité et rédige un
rapport après chaque visite qu'il fait au BRUSSELS EXPO.
Les renseignements suivants doivent être transmis au coordinateur de sécurité:
 une série de plans, ainsi qu'une copie du rapport d'AIB-Vinçotte;
 la liste des entrepreneurs qui travaillent pour l'organisateur et les chartes SSE
de ces entrepreneurs;
 la liste des exposants;
 la liste des entrepreneurs qui travaillent pour les exposants sur la base de la
charte SSE que tout entrepreneur doit remplir.
Le cocontractant doit soumettre les plans de lotissement à l'approbation du
coordinateur de la sécurité Peter Ghoos (AIB-Vinçotte – Business Class
Kantorenpark, Jan Olieslagerslaan à 1800 Vilvorde. Tél.: 0479/79.02.74 –
courriel: [email protected]).
Démarches préalables
Les plans de lotissement et d'aménagement des manifestations doivent être
soumis pour approbation à AIB-Vinçotte (voir coordonnées ci-dessus).
Indépendamment de l'avis émis par ce service, BRUSSELS EXPO se réserve le
droit d'exiger que soit apportée aux plans et aux exécutions sur place toute
modification qu'il jugerait nécessaire ou utile au respect des prescriptions du
présent article 8.
En aucun cas, l'absence de remarques émanant des services de BRUSSELS
EXPO ne pourra être considérée comme approbation.
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Règlements généraux
En plus des mesures légales ou réglementaires applicables aux manifestations
se déroulant dans ses bâtiments, BRUSSELS EXPO publie un « Règlement de
Sécurité » et un « Règlement auquel doivent satisfaire les installations
électriques », dont les prescriptions doivent également être appliquées. Dans
tous les cas, les travaux d'aménagement des stands doivent laisser libres,
accessibles et visibles, outre les équipements de sécurité énoncés dans les
règlements précités, les portes des locaux de service, les poteaux électriques, les
grilles des installations de chauffage et tous les équipements semblables.
Suspensions et accrochages
Tous les stands devront être entièrement autoportants, sans suspension ou appui
aux murs et aux plafonds. Il ne pourra être dérogé à cette disposition que sous la
responsabilité du cocontractant et en respectant la procédure suivante:
1. Une demande de dérogation est soumise en temps opportun à BRUSSELS
EXPO, accompagnée de tous les détails permettant une appréciation valable.
BRUSSELS EXPO ne sera pas tenu de justifier d'éventuels refus qui seront
sans appel.
2. BRUSSELS EXPO désigne d'une part, un entrepreneur chargé de tous les
travaux d’accrochage au toit des bâtiments et d'autre part, un organisme de
contrôle, si nécessaire, agréé par les pouvoirs publics dans le cadre du
R.G.P.T. chargé d'approuver les plans et notes de calculs préalablement à
l'exécution, ainsi que l'exécution proprement dite, préalablement à l'ouverture
de la manifestation.
Bons de commande
Tout bon de commande émis par BRUSSELS EXPO pour l’exécution de services
comme la mise à disposition de places de parking, les raccordements à
l’électricité, à l’eau, … au profit des exposants sera repris intégralement et dans
sa forme originale dans le vade-mecum. A chaque nouvelle édition d'un salon, les
bons de commande doivent être redemandés au service « raccordements » de
BRUSSELS EXPO.
ARTICLE 9: PAIEMENTS - VERSEMENT DE LA CAUTION
La redevance due pour la mise à disposition des installations et l'utilisation des
services ainsi que la caution doivent être versées aux dates stipulées dans la
« Demande de mise à disposition ».
Si le versement intégral n'est pas effectué en temps voulu, BRUSSELS EXPO
pourra considérer la « Demande de mise à disposition » comme caduque, sans
préjudice de la réclamation du solde exigible ou de dommages et intérêts.
Toutes les sommes dues pour services ou fournitures effectués par BRUSSELS
EXPO, devront être payées par le cocontractant sur présentation de la facture
établie pour ces prestations.
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BRUSSELS EXPO peut, s'il elle le souhaite, retenir sur le cautionnement lesdites
sommes ainsi que les montants dus pour dégâts ou remise en état des locaux.
Si le montant dû pour la caution, est payé par une caution bancaire, BRUSSELS
EXPO débloquera cette dernière après règlement de tous les montants dus pour
des services ou fournitures exécutés.
BRUSSELS EXPO a le droit de garder la caution bancaire pendant trois mois.
ARTICLE 10: REVOCATION
La « Demande de mise à disposition » n'est définitivement acceptée par
BRUSSELS EXPO et n'entre en vigueur
 qu'après signature de son Managing Director d'une part et du
cocontractant d'autre part
 qu’après paiement des sommes à verser aux échéances mentionnées
dans la « Demande de mise à disposition ».
Le cocontractant s’oblige à payer une indemnité forfaitaire de dommages et
intérêts dans l’hypothèse où, pour un quelconque motif, il renonce au contrat de
mise à disposition des installations de BRUSSELS EXPO.
Dans l’hypothèse où la renonciation intervient dans le délai de 30 jours avant la
date de mise à disposition des installations réservées, le cocontractant sera tenu
de payer à BRUSSELS EXPO une indemnité forfaitaire de dommages et intérêts
équivalente au prix total des installations réservées.
Dans l’hypothèse où la renonciation intervient dans un délai supérieur à 30 jours
avant la date de mise à disposition des installations, le cocontractant sera
redevable d’une indemnité forfaitaire de dommages et intérêts correspondant à
75% du prix total des installations réservées.
Le cocontractant reconnaît expressément que ces montants correspondent au
dommage réel subi par BRUSSELS EXPO en cas d’annulation de la réservation.
Le cocontractant renonce irrévocablement et définitivement à contester
l’évaluation forfaitaire de l’indemnisation ainsi convenue préalablement. Pour être
valables, les renonciations doivent être adressées par lettre recommandée.
ARTICLE 11: SERVITUDES
Les membres du conseil communal de la Ville de Bruxelles et les membres de
BRUSSELS EXPO auront libre accès à tout moment aux locaux mis à disposition,
sur présentation d'une carte d'accès permanent ("Privilege Card" ou badge).
Lorsque des gradins ou places assises sont construits, une ou plusieurs loges - à
déterminer par BRUSSELS EXPO - seront réservées au conseil communal de la
Ville de Bruxelles pour toute la durée de la manifestation.
Le cocontractant devra donner accès à ces places sur présentation des cartes
d'accès permanent ou des invitations délivrées par BRUSSELS EXPO.
Le cocontractant devra à tout moment donner libre accès à l'enceinte des Palais
aux véhicules des fournisseurs, des concessionnaires et des services techniques
de BRUSSELS EXPO, étant entendu que BRUSSELS EXPO devra veiller à
informer la surveillance du cocontractant des fournisseurs et services techniques
bénéficiant de ce libre accès.
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Il devra aussi admettre la circulation des services de l'administration communale
de Bruxelles, de tout porteur d'un laissez-passer délivré par BRUSSELS EXPO
ainsi que des membres de la presse qui sont porteurs d'une carte officielle.
Le cocontractant n'assume aucune responsabilité quant aux éventuels incidents
ou dommages causés par des véhicules ou personnes ainsi autorisés.
BRUSSELS EXPO se réserve le droit d'effectuer des travaux de transformation et
d'aménagement dans les palais après la signature de la « Demande de mise à
disposition », sans que le cocontractant puisse prétendre à un quelconque
dédommagement.
Le cocontractant devra également délivrer à BRUSSELS EXPO une certaine
quantité de cartes d'invitation, déterminée par ce dernier, pour ses besoins de
propagande et de presse.
ARTICLE 12 : RESPONSABILITES, ASSURANCES ET LEGISLATIONS
a) Le cocontractant a la responsabilité pleine et entière vis-à-vis des tiers, de tous
dégâts, frais et dommages corporels, matériels et immatériels relatifs ou
consécutifs, qui pourraient survenir à ces tiers durant l’occupation divise,
conjointe ou indivise des biens immeubles mis à sa disposition et en sa qualité
d’organisateur d’événement.
Par le fait même de la signature de la présente convention, le cocontractant
s’oblige vis-à-vis de BRUSSELS EXPO à faire assurer cette responsabilité civile
Exploitation / Organisateur d’événement, en stipulant dans ses contrats
d’assurance l’abandon de recours généralisé qu’il a consenti au point e) ci-après.
Il produira à ce sujet, toute attestation d’assurance, contrat d’assurance et/ou
quittance de prime à la première demande de BRUSSELS EXPO.
Les assureurs s’engageront à ne pas invalider lesdits contrats à l’endroit de
BRUSSELS EXPO, pour quelque cause que ce soit, sinon au terme d’un préavis
de 30 jours, lui notifié par voie recommandée à la poste.
A défaut pour le cocontractant de souscrire ces contrats ou d‘en produire les
justificatifs en temps opportun, BRUSSELS EXPO pourra elle-même y pourvoir
pour compte de son cocontractant, à charge pour ce dernier de lui rembourser les
primes de ce chef.
b) Afin de lui permettre de négocier adéquatement ses couvertures d’assurance
en parfaite connaissance de cause, il est précisé au cocontractant que
BRUSSELS EXPO est elle-même titulaire d’un programme d’assurance souscrit
en «Tous Risques Sauf » pour les bâtiments dont elle est concessionnaire et leur
contenu, avec abandon de recours de ses assureurs, le cas de malveillance
excepté, contre tous les cocontractants, locataires, occupants, exposants ou
titulaires d’un droit réel liés par les abandons de recours stipulés au point e) ciaprès. Par le présent contrat, BRUSSELS EXPO renonce également à tout
recours du chef des dommages couverts par sa police d’assurance «Tous
Risques Sauf».
BRUSSELS EXPO a également souscrit pour son compte et celui de ses
cocontractants une Assurance Responsabilité Civile objective du fait d’incendie
ou d’explosion survenant dans des établissements accessibles au public (loi du
30 juillet 1979).
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Le cocontractant restera toutefois redevable envers BRUSSELS EXPO des
franchises prévues aux dits contrats, des dommages qui y seraient exclus et de
ceux qui relèveraient de périls non couverts.
c) Par réciprocité au point b) ci-avant, le cocontractant fera assurer dans le cadre
d’une police multirisques, ses biens meubles de même que les agencements
(stands, etc…) et autres biens apportés par lui-même dans les locaux mis à
disposition, en faisant stipuler dans son contrat d’assurance l’abandon de recours
généralisé prévu au point e) ci-après.
Il imposera par ailleurs la même obligation à tous ses propres cocontractants
(exposants, sous-traitants….).
Le cocontractant fera aussi son affaire personnelle de la souscription de toutes
autres couvertures d’assurance (perte d’exploitation, accident du travail…) qu’il
jugerait utile de mettre en place, avec comme seule restriction, qu’il devra au
préalable porter à la connaissance de ses assureurs les abandons de recours
consentis dans le cadre du point e) ci-dessous.
d) BRUSSELS EXPO ne pourra donc en aucun cas être tenue responsable des
dommages que viendraient à subir le cocontractant ou ses propres
cocontractants dans le cadre de la mise à disposition des lieux faisant l’objet de
la présente convention et ce, quelle qu’en soit la cause; sont notamment ainsi
visés :
-
les dommages matériels, corporels, immatériels et autres, pouvant
survenir suite à l’occupation des lieux (période de montage et
démontage compris); sont entre autres visés les dégâts, pertes,
vols, dommages et préjudices quelconques causés à tous les
biens meubles qu’ils soient la propriété du cocontractant ou qu’il
en ait le dépôt, la garde ou l’usage.
-
l’indisponibilité des locaux ou l’impossibilité d’y organiser
l’événement projeté suite à un incendie, explosion, chute
d’aéronef, mouvements d’inspiration collective, grèves, conflits du
travail, alerte à la bombe, hold-up, vandalisme, malveillance,
attentats, actes de terrorisme, catastrophes naturelles, cas fortuit
ou de force majeure, etc…
-
l’interruption totale ou partielle de fournitures d’énergie et autres
fluides.
Les éventuelles mesures prises par ou pour compte de BRUSSELS EXPO, et
notamment celles visant le respect de ses règlements, du RGPT, du RGIE, et /
ou autres réglementations légales ou administratives ne dégageront le
cocontractant d’aucune de ses responsabilités et n’engageront en aucune façon
la responsabilité ni de BRUSSELS EXPO, ni de la Ville de Bruxelles, ni de
l’impétrant.
e) Il est aussi convenu que le cocontractant renonce à tous recours généralement
quelconques qu’il serait éventuellement fondé d’exercer contre BRUSSELS
EXPO en cas de survenance de tout dommage généralement quelconque, et ce,
quels qu’en soient la cause, l’origine ou les éventuels responsables. Il avisera ses
propres assureurs de la présente stipulation pour autrui et imposera à ses
propres cocontractants (exposants, sous traitants…) les mêmes abandons de
recours.
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Ces abandons de recours sont étendus, bien qu’ils ne soient pas parties à la
présente convention, au profit des organes de BRUSSELS EXPO, de ses
préposés, des filiales ou sociétés-sœurs de cette dernière ainsi que du
concédant, la Ville de Bruxelles, titulaire d’un droit réel portant sur tous les
immeubles faisant l’objet de la présente mise à disposition.
f) De par la signature de la demande de mise à disposition des installations de
BRUSSELS EXPO, le cocontractant s’engage à respecter les législations
sociales et fiscales applicables à son activité.
Il s’engage à imposer cette obligation à tous ses cocontractants et aux divers
intervenants présents à l’occasion de l’organisation de l’événement programmé.
BRUSSELS EXPO ne peut dès lors en aucun cas être tenue responsable des
conséquences qui pourraient résulter de la méconnaissance par le cocontractant
des législations sociales ou fiscales.
BRUSSELS EXPO se réserve le droit de réclamer au cocontractant tous
dommages et intérêts en vue de couvrir le dommage résultant de la nonapplication par le cocontractant des législations susmentionnées, en ce compris
la perte d’image et de réputation découlant de pratiques contraires aux usages
légaux et/ou honnêtes en matière commerciale imputables soit au cocontractant
soit aux tiers agissant à sa demande ou dans le cadre de l’événement en cours.
ARTICLE 13: SERVICES EXCLUSIVEMENT GERES PAR BRUSSELS EXPO.
BRUSSELS EXPO a délégué une partie de ses activités à des partenaires
spécialisés dans différents domaines dont BRUSSELS EXPO ne possède pas la
maîtrise.
Il s’agit principalement :
 du droit de commercialiser de la restauration publique et événementielle
durant les salons, événements et congrès …
 de la gestion des suspensions
 de la gestion du nettoyage, tri et évacuation des déchets
 de la gestion des installations sanitaires, des vestiaires et des parkings
 du gardiennage ….
Cette liste n'est qu'exemplative !
Ces activités exclusives sont exploitées en partenariat avec et sous le contrôle
direct de BRUSSELS EXPO. Le cocontractant s'engage à informer ses exposants
des services ainsi mis à leur disposition et expressément réservés à BRUSSELS
EXPO.
Plus spécifiquement, BRUSSELS EXPO a confié la gestion de son service de
restauration, publique et événementielle, à la société HORETOEXPO/GOURMET INVENT.
En conséquence, la présence d’un autre traiteur n’est pas autorisée dans les
Palais, Auditoriums, salles et installations fixes, même pas contre paiement d’un
droit de présence.
Les tarifs de ces Services et Prestations pourront être modifiés sans que
BRUSSELS EXPO soit tenue d'en informer les organisateurs de manifestations.
Toutes communications en ces domaines doivent être adressées exclusivement
à BRUSSELS EXPO.
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Par ailleurs, BRUSSELS EXPO est également seule habilitée à gérer les
raccordements électriques, à l’eau et à l’air comprimé, les suspensions (riggings),
les connexions à Internet et à la téléphonie (en plus des services qui y sont liés).
En ces domaines, l’installation de groupes électrogènes pour l’alimentation de
stands ou de palais ainsi que l’installation d’antennes WIFI sont strictement
interdites sur son site.
En cas d’autorisation délivrée par BRUSSELS EXPO pour l’utilisation des
équipements techniques fixes dans les salles, le cocontractant sera seul
responsable en cas de dommage causé à ces équipements dont les frais de
remise et marche seront intégralement à sa charge.
De même, le cocontractant ne pourra rendre BRUSSELS EXPO responsable en
cas de panne de ce matériel.
ARTICLE 14: FOURNISSEURS EXTERIEURS
Le cocontractant s'engage à porter à la connaissance de, et à faire respecter par
ses exposants les dispositions du règlement d'ordre intérieur dont le texte est
reproduit ci-après.
« BRUSSELS EXPO se réserve le droit d'interdire l'accès aux palais à quiconque
entraverait le bon déroulement d'une manifestation.
Chaque exposant est tenu de se conformer aux directives de son comité organisateur
et de s'abstenir de toute autre activité non expressément autorisée par BRUSSELS
EXPO et le comité organisateur.
Sous peine de poursuites judiciaires, il est interdit à tout visiteur de se livrer à des
activités commerciales, de distribuer des offres de services ou de répandre de la
propagande pendant la durée et sur le lieu des manifestations.
En conséquence de ce qui précède, toute fourniture de biens, ainsi que toute offre ou
prestation de services à l'intérieur des palais doit être dûment autorisée par
BRUSSELS EXPO et par le comité organisateur.
Le présent règlement s'applique à quiconque, ayant ou non qualité de commerçant,
dans l'enceinte de BRUSSELS EXPO.
Toute infraction au présent règlement d'ordre intérieur expose le contrevenant à une
amende forfaitaire de € 6.200,00 sans préjudice d'un éventuel recours en
dédommagement pour un montant supérieur. »
Les exposants désireux de faire appel à des fournisseurs extérieurs doivent en
aviser BRUSSELS EXPO et le cocontractant en sa qualité de comité
organisateur, seuls habilités à délivrer un permis spécial à cet effet.
ARTICLE 15: PUBLICITE
BRUSSELS EXPO, s'étant réservé tous les droits de publicité et d'affichage, interdit
dans les palais et les parties communes comme le Hall Princesse Astrid et les
passerelles, toute publicité autre que l'annonce exclusive de la manifestation qui fait
l'objet de la "Demande de mise à disposition". Il est possible toutefois de louer des
emplacements publicitaires réservés aux exposants.
Des projections cinématographiques pourront être autorisées dans les stands, sous
certaines conditions de sécurité. Les demandes seront soumises en temps utile à
BRUSSELS EXPO.
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En signant la « Demande de mise à disposition », le cocontractant autorise
BRUSSELS EXPO à prendre des photos à l'occasion de son événement.
Cette dernière, de son côté, s'engage à ce que ces photos ne soient utilisées qu’à
titre privé pour ses propres besoins promotionnels.
Le cocontractant interdit toute forme illégale d’affichage par voie d’annonce ou
d’affiche de son événement sur le territoire de la Ville de Bruxelles et s’engage à se
conformer à la législation ad oc.
Lors de chaque communication ou promotion de son événement (foire, salon,
exposition,
colloque,
inauguration…)
le
cocontractant
s’engage
à
systématiquement promouvoir BRUSSELS EXPO comme étant le site où aura
lieu son événement. A cette fin, le cocontractant publiera ou diffusera sur tous les
supports de communication (tels que publicités, messages audiovisuels, affiches,
brochures, sites Web…) ainsi que sur les billets d’entrée de l’événement, la
dénomination commerciale et le logo de BRUSSELS EXPO, ainsi que son site
Web si souhaité par BRUSSELS EXPO. Les publications et diffusions seront
conformes aux lignes directrices préalablement définies par BRUSSELS EXPO et
communiquées au cocontractant.
Les appellations de BRUSSELS EXPO (dénomination commerciale, logo, site
Web…) sont protégées par des droits intellectuels et elles demeurent la pleine
propriété de BRUSSELS EXPO. BRUSSELS EXPO confère au cocontractant une
licence d’utilisation gratuite, non exclusive et non cessible de ses appellations
(incluant notamment le droit de reproduction et de publication dans le sens le plus
large) pour la durée du contrat entre parties, de manière à ce que le
cocontractant puisse réaliser la promotion de BRUSSELS EXPO conformément
aux dispositions et engagements ci-dessus.
ARTICLE 16: SURVEILLANCE DES BATIMENTS
Le cocontractant devra assurer la surveillance des locaux faisant l’objet de la
« Demande de mise à disposition » (sur base de minimum un gardien permanent
par palais et ce, aussi bien en période de montage, de démontage que pendant
les jours effectifs de manifestation). Tout le plan de gardiennage et toute autre
tâche de surveillance devra être effectuée par la firme de gardiennage officielle
de BRUSSELS EXPO.
Il placera également un gardien à chacune des grilles d'accès à l’enceinte de
BRUSSELS EXPO, utilisées pendant la période de mise à disposition.
Ces accès seront déterminés de commun accord entre BRUSSELS EXPO et le
cocontractant.
De plus, la grille « G » doit être gardée de nuit lors de chaque
manifestation/salon, montage et démontage y compris. Le coût en sera partagé
entre les différents organisateurs occupant nos palais/salles à la même période.
Seuls les veilleurs de nuit, les services de nettoyage et de réparations seront
autorisés à séjourner dans les palais après la fermeture des portes.
Si l'entrée se fait par le hall Princesse Astrid, mais que le contrôle d'accès ne se
fait qu'au niveau d'un satellite ou du palais même, nous demandons au comité de
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prévoir un agent ou gardien supplémentaire pour le hall Princesse Astrid même.
Un Groupe de Secours est prévu par BRUSSELS EXPO. Son utilisation est
obligatoire et les frais de personnel y afférents seront partagés entre les différents
cocontractants en fonction de leur période d’occupation.
ARTICLE 17: POSE DE PLANCHERS
Dans les palais dotés d'un sol en dur, si un exposant désire surélever son stand
par rapport au niveau des allées, en recourant à la pose d'un plancher, celui-ci
doit être considéré comme un élément de l'aménagement du stand à convenir
entre l'exposant concerné et l'organisateur de la manifestation.
ARTICLE 18: INCESSIBILITE
La « Demande de mise à disposition » ne peut être introduite que par un seul
candidat cocontractant.
Une fois cette dernière acceptée, il est strictement interdit de céder ou de
transférer à un tiers - ne fût-ce que temporairement - les droits qui découlent de
cette « Demande de mise à disposition ».
ARTICLE 19: DEROGATIONS
Toutes les dérogations aux présentes doivent être autorisées par écrit par
BRUSSELS EXPO, qui remettra au cocontractant une attestation que celui-ci
devra exhiber à toute réquisition du personnel chargé de faire respecter le
règlement.
ARTICLE 20: APPLICATION DES REGLEMENTS
Au cas où BRUSSELS EXPO décidait d'intervenir en vue de faire appliquer l'une
des dispositions de ses règlements ou de la "Demande de mise à disposition",
ses interventions pourront, en toutes circonstances, se manifester par
l'intermédiaire des préposés ou agents désignés à cet effet. Ceux-ci ont pour
mission de faire cesser séance tenante tout ce qui constituerait une contravention
aux présentes conditions.
Le cocontractant devra se soumettre aux décisions que BRUSSELS EXPO serait
amenée à prendre pour régler les cas et situations imprévus.
ARTICLE 21: CAS DE FORCE MAJEURE
Aucune indemnité ne sera octroyée au cocontractant si les palais loués ne
peuvent être mis à disposition aux dates prévues dans la "Demande de mise à
disposition" à la suite de circonstances dues à une force majeure.
ARTICLE 22: LITIGES
Les tribunaux de Bruxelles seront seuls compétents pour régler les différents
auxquels donnerait lieu l'interprétation des présentes ainsi que l'exécution des
conventions à intervenir entre BRUSSELS EXPO et le cocontractant.
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ARTICLE 23: APPLICATION DES PRESENTES CLAUSES
Les dispositions des présentes clauses seront applicables tant au cocontractant
qu'à ses exposants, décorateurs et/ou entrepreneurs.
ARTICLE 24: SECURITE
Le cocontractant s'engage à suivre strictement les mesures de sécurité et
directives qui sont portées à sa connaissance par BRUSSELS EXPO et s'engage
à en informer tous les participants et intervenants.
Il veillera en outre à collaborer avec le coordinateur de la sécurité dont question à
l’article 8 pour l’élaboration du plan de sécurité et de santé. Le cocontractant
exigera la même collaboration de ses entrepreneurs et exposants.
Plus particulièrement, le cocontractant veillera à suivre scrupuleusement les
directives contenues:




dans le Règlement de sécurité ;
dans le plan d'évacuation;
dans les procès-verbaux des réunions de sécurité organisées à l'occasion de
son événement;
dans les rapports de visite établis par le coordinateur de sécurité.
ARTICLE 25: RESOLUTION DU CONTRAT
Si le cocontractant n’exécute pas totalement ou partiellement l’une quelconque
des obligations contractuelles qui lui incombent, BRUSSELS EXPO pourra, si bon
lui semble, considérer le contrat résolu de plein droit trois jours après une mise en
demeure restée inopérante. Une lettre recommandée suffira à attester cette mise
en demeure.
De même, en cas de faillite ou de demande de concordat judiciaire, la convention
de mise à disposition des installations et services de BRUSSELS EXPO sera
résolue de plein droit, sans autre formalité, en vertu de la présente clause
résolutoire formelle.
En cas d'inexécution et/ou de faillite ou de concordat judiciaire, le cocontractant
donne un mandat irrévocable à BRUSSELS EXPO de libérer les installations aux
frais du cocontractant. Dans cette hypothèse, BRUSSELS EXPO se réserve le
droit d'exiger, outre le dédommagement pour l’évacuation des palais, tous
dommages et intérêts résultant de l’inexécution de la convention.
ARTICLE 26: INTERDICTION DE FUMER
Une interdiction de fumer formelle est d’application dans tous les bâtiments de
BRUSSELS EXPO. Le cocontractant s’oblige à en informer tout exposant et
visiteur.
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INSTRUCTIONS EN CAS D'INCENDIE DANS L'ENCEINTE
DU BRUSSELS EXPO
Infirmerie
Groupe 4: 8232 (interne)
Ambulance
112
100 ou .. / .......
Tout appel d’ambulance doit être signalé au numéro
interne 02 474 8221
Hôpital
Hôpital Universitaire de G. Brugmann
Place Van Gehuchten 4
TEL: 02 477 21 11
1020 Bruxelles
Pompiers
112
Poste de police
02 474 8230
(interne)
101
101
ou .. / ou
.......
Centre de crise
Centre antipoison
02 474 8272 ou 02 474 8273
à côté de la grille G, sous le hall Princesse Astrid
070 24 52 45
070/245245
Inspection technique
02 233 45 46
Comité national
d'action pour la
sécurité et l'hygiène
dans la construction
(CNAC)
02 552 05 00
100 ou .. / .......
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