QuadraFACT version 1.102 du 31/03/2016 Nouveauté : Gestion de l

QuadraFACT version 1.102 du 31/03/2016
Nouveauté : Gestion de l'interface tactile de la saisie nomade
La saisie nomade s'enrichit d'une interface tactile.
Développée pour tablette tactile (type Microsoft uniquement,) moins encombrante qu'un PC portable, elle permet
d'optimiser de manière notable votre travail grâce à une meilleure réactivité et une simplification des actions.
Plus simple et plus intuitive, elle permet de traiter aussi bien des documents préétablis au siège, que d'en créer de
nouveaux à l'aide d'une saisie assistée par l'utilisation des trames.
La fonctionnalité est particulièrement adaptée pour le négoce de produits unitaires. Les entreprises qui utilisent des
articles de type "Lot", "Variante", "Gamme", "M²"… conserveront la saisie "classique", plus adaptée.
>>>>>L'interface tactile est détaillée au point 4 de la documentation technique "Le module nomade" disponible dans
le menu "?" / Documentations.
Module Affaires : enrichissements
Nouvel état : Analyse détaillée des affaires
Pour les utilisateurs gérant les affaires à partir d'un prévisionnel dépenses / recettes, un nouvel état permet d'obtenir un
nouveau compte d'exploitation.
Sur chaque poste de dépense / recette, il offre une vue globale du montant du prévisionnel, réalisé et facturé.
•
L'accès à cet état est
conditionné par
l'activation de l'option
"Calcul des frais
généraux sur les
dépenses" dans les
constantes générales de
QuadraParamétrage,
onglet Affaires.
1/9
•
Lancer le menu Affaires /
Editions
Il est conseillé d'accorder une attention particulière à la saisie des frais prévisionnels et des
ventilations des frais prévisionnels par comptes comptables pour une exploitation optimale de
cet état.
RAPPELS
Comment saisir les frais prévisionnels ?
Le budget prévisionnel découpe éventuellement par mois le chiffre d'affaire, les achats en fonction des postes
recettes/dépenses paramétrés . Cette saisie s'effectue au menu Paramétrage du module Affaires <Prévisionnels
ventes>/<Prévisionnels Achats>.
•
Prévisionnel Ventes : tous les postes qu'il faut suivre en renseignant le montant prévisionnel des recettes
mensuelles de l'entreprise
•
Prévisionnel Achats : il s'agit de la prévision des dépenses mensuelles de l'entreprise établie en début d'année.
Comment ventiler les frais prévisionnels et les dépenses réelles par compte comptable ?
•
Associer aux recettes et/ou aux achats des comptes comptables dans le menu Affaires>Paramétrages>Prévisionnel
ventes, Prévisionnel Achats
•
Différents mots clés peuvent être utilisés pour être pris en compte. Ces mots clés peuvent être ajoutés aux
comptes comptables ou remplacés :
⇒ TEMPS =
⇒ NOTES =
issus de la saisie des temps
⇒ ENGINS =
⇒ FG = Frais généraux
⇒ HNO = Heures non opérationnelles
⇒ HNT = Heures non travaillées
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Comment enregistrer les frais généraux ?
L'enregistrement des frais généraux consiste à paramétrer un pourcentage ou un montant de frais généraux
par période à imputer sur le chiffre d'affaire réel c'est à dire les factures émises sur la période.
La saisie s'effectue au menu Paramétrages>Affectation des frais généraux.
•
Saisir une période au format MMAA
•
Saisir un pourcentage à imputer sur le CA réel et sur les factures ou un coût unitaire qui s'applique par heure
travaillée sur les affaires de type 1 ou 2.
Journal des ventes par affaire : nouvelle option d'impression
•
Lorsque l'affaire est géré à l'en tête,
possibilité sur l'édition d'effectuer un tri
par chargé d'affaire avec
éventuellement un saut de page par
chargé d'affaire.
⇒ Le journal des ventes
présente alors un
sous total par chargé
d'affaire.
Si un saut de page a
été demandé, l'état
présente une page
par chargé d'affaire
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Mandats SEPA BtoB
Le module QSEPA qui gérait jusque là uniquement les prélèvements SEPA au format SDD Core (applicable aux
entreprises et aux particuliers), gère désormais le format SDD B2B "Business to Business" réservé aux entreprises.
QuadraFACT est aménagé pour générer des fichiers de prélèvements associés aux 2 types de mandats.
•
En création manuelle d'un mandat au module
QSepa, la fiche mandat permet d'indiquer son
type. Le type "B2B" (ou inter-entreprises) est
accessible uniquement :
⇒ si la fiche du client concerné comporte un
SIRET.
⇒ si la rubrique "Migration d'un accord
existant" n'est pas cochée.
Rappel : lors du passage à SEPA, la
migration a été autorisée uniquement pour
les mandats du type SDD Core. Elle a évité
la signature de nouveaux mandats aux clients
déjà prélevés sur la base d'une autorisation
de prélèvement au format national CFONB.
A noter que le type du mandat est modifiable tant qu'aucun prélèvement n'a été effectué.
•
A l'édition du mandat, les modèles de document (création ou modification) sont adaptés au format B2B.
•
Comme pour le type SDD CORE, le mandat est complet lorsque le cadre "Signature" de la fiche mandat est renseigné
et que le mandat a été archivé.
•
En saisie de pièce, le type du mandat est affiché en
1ère colonne de la liste des mandats rattachés aux
banques du client :
⇒ Mention B2B ou colonne à blanc pour un
mandat SDD CORE).
•
A la génération du fichier de prélèvements, le
type des mandats est repérable à l'orientation
du pictogramme associé :
⇒ Vers la gauche pour les mandats CORE
⇒ Vers la droite pour les mandats B2B.
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•
A la génération d'un fichier de prélèvements, les traitements sont identiques pour les 2 types de mandats. Les
différences, essentiellement juridiques interviennent lors du traitement bancaire :
SDD Core
Nouveau mandat : 5 jours ouvrés bancaires
(ou dernier prélèvement d'un mandat)
Autres cas : 2 jours ouvrés bancaires
Le créancier
Banque du débiteur en accord avec lui
Optionnel
Obligatoire
Délai de 5 jours ouvrés
Délai de 2 jours ouvrés
Rejet à la demande du débiteur
8 semaines (+2 jours ouvrés) après la date
de débit du compte
Impossible
Rejet / contestation du
débiteur, motif "opération non
autorisée"
13 mois
13 mois
Délai de présentation
interbancaire d’un prélèvement
SEPA
Responsable du mandat
Contrôle du mandat par la
banque du débiteur
Rejet par la banque du débiteur
(ex impayés)
SDD B2B
1 jour
Gestion des achats : rattachement de la facture émanant du fournisseur
Dans le cas où le fournisseur a transmis sa facture, il est possible de rattacher l'image du document à la facture saisie dans
QuadraFACT.
•
En "Affectation d'un numéro de facture", cliquer
sur l'option "Attacher une image".
Le document scanné sera rattaché à la facture
générée.
•
En saisie de BR/Facture fournisseur, une fois le BR numéroté,
cliquer sur le bouton <Attacher I> puis scanner le document.
⇒ Si une image existe déjà (par exemple l'image générée par
l'impression de la facture), elle sera remplacée par ce
document scanné.
Un message avertit l'utilisateur
⇒ A noter : En cas de multi BR, rattacher l'image du document
sur le 1er BR pour qu'il soit pris en compte.
Cette image sera attachée à l'écriture comptable.
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Saisie de pièces
Facturation à l'avancement
•
Dorénavant, dans le but d'éviter toute dissociation dans les
pourcentages d'avancement, la valorisation de toutes les
commandes ayant fait l'objet d'un 1er avancement ainsi que les
BL issus de cet avancement n'est plus modifiable en saisie.
Un symbole rouge apparaît devant la date de pièce. Seuls des
commentaires peuvent y être ajoutés.
⇒ Pour rectifier une situation et la commande l'ayant générée, il convient d'utiliser la fonction "Modification de
l'avancement facturé".
⇒ Toutefois, il est possible d'autoriser la modification en utilisant le mot de contrôle FSAISIE31 dans le
paramétrage de la confidentialité.
Attention ! : Cette action est sous l'entière responsabilité de l'utilisateur.
Divers
•
Extension aux commandes de la possibilité de déterminer si une ligne doit être suivie en stock (<Alt+B>) ou non
(<Ctrl+B>).
Amélioration diverses
Vues sur les pièces achat
•
Commandes
fournisseurs :
nouvelle
colonne pour
indiquer si la
commande est
confirmée ou
non
•
BR : nouvelle
colonne
"Date
d'échéance"
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Edition pièces
•
Nouveau modèle de masque de
commande : "S" : Suivi de
chantier
⇒ Sont présentées sur ce modèle le
déboursé /quantité prévue et le
déboursé réel réalisé / quantité
réelle réalisée
Mise à jour d'un tarif spécifique client/article au tarif net
•
En saisie de pièces, <Ctrl+F5> permet déjà de
créer un tarif spécifique avec le prix unitaire
net.
•
Une nouvelle option "Tarif NET" permet de ne
pas autoriser l'application d'une remise sur le
tarif créé.
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⇒ Si elle est cochée, le programme alimente
automatiquement la tranche 1 du tarif avec
quantité, coefficient, prix de vente avec
activation du paramètre "Prix net".
Prévisionnel dépenses / recettes
•
Distinction des factures d'acompte
Outil d'import des mouvements de stock QFImportStock
•
Cet outil gère dorénavant l'import des références articles/fournisseurs et les références articles/clients.
>>>>>L'outil QFImportStock est détaillé dans la documentation technique disponible dans le menu "?" /
Documentations.
Module SAV, Facturation des contrats
•
2 nouvelles options dans le paramétrage des
constantes, onglet Contrats:
⇒ Définir un code état pièce à attribuer aux BL
générés.
⇒ Définir un code affaire
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Module Location
•
Ajout de la rubrique "Nature produit" pour les listes saisissables
Suivi d'activité, nouveaux indicateurs de suivi
Au menu "?" / Suivi d'activité :
⇒ Prix de vente
⇒ Code ventilation vente
⇒ Code TVA
⇒ Compte vente
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