Module de synchronisation PDA-QuadraBureau

Transcription

QuadraPDA
Module de synchronisation PDA – QuadraBureau
(Révision septembre 2007)
Sommaire
1.
PRESENTATION DE QUADRAPDA .................................................................................................. 2
Principe de fonctionnement ....................................................................................................................... 2
Licence d'utilisation QuadraPDA ............................................................................................................. 2
2.
QUADRAPDA ET MICROSOFT OUTLOOK.................................................................................... 3
Pré-requis .................................................................................................................................................. 3
Paramétrage de la fiche collaborateur...................................................................................................... 3
Aménagement de QuadraBureau............................................................................................................... 3
Paramétrage de la synchronisation........................................................................................................... 4
L'outil QunSync ......................................................................................................................................... 5
3.
QUADRAPDA ET PALM OS (LIEN DIRECT AVEC LA HOTSYNC)........................................... 6
3.1
INSTALLATION DE QUADRAPDA....................................................................................................... 6
Pré-requis .................................................................................................................................................. 6
Etape 1 : Installer le composant QuadraHotSync sur le poste de travail ................................................. 6
Etape 2 : Paramétrer les synchronisations pour QuadraBureau.............................................................. 6
Etape 3 : Installer la licence QuadraPDA ................................................................................................ 7
3.2
OPTIONS DE SYNCHRONISATION DE QUADRAPDA ........................................................................... 8
Adresses des dossiers clients ..................................................................................................................... 9
Adresses des collaborateurs ...................................................................................................................... 9
Répertoire personnel du collaborateur ................................................................................................... 10
Messages.................................................................................................................................................. 10
Agenda/Planning ..................................................................................................................................... 10
Récapitulatif des options de synchronisation .......................................................................................... 11
3.3
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES ............................................................................................... 11
Suppression de liaisons pré-existantes (Lotus Organizer ou Microsoft Outlook)................................... 11
Mise à jour de la licence d'utilisation...................................................................................................... 12
Mise à jour du programme ...................................................................................................................... 12
Données QuadraBureau sur le PDA ....................................................................................................... 12
Problèmes d'installation référencés ........................................................................................................ 12
QaudraPDA – Module de synchronisation PDA – QuadraBureau / BU_QPDA.pdf – Révision septembre 2007
1/13
1. Présentation de quadraPDA
QuadraPDA est destiné aux utilisateurs Quadratus équipés d'un PDA (Personal Display Agenda).
QuadraPDA gère les échanges de données entre le PDA et QuadraBureau pour éviter la ressaisie des mêmes
informations (adresses, planning, messages).
•
Dans la version initiale, QuadraPDA fonctionnait uniquement avec les PDA de type Palm OS, en liaison
directe avec la HotSync de Palm OS. Ce fonctionnement est toujours géré.
•
Depuis juillet 2007, QuadraBureau fonctionne avec Microsoft Outlook, ce qui permet d'étendre la
compatibilité de QuadraPDA à la plupart des PDA du marché. Microsoft Outlook sert d'interface entre
le PDA et QuadraBureau.
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Informations de QuadraBureau/QuadraClient
- Coordonnées d'une sélection de clients et intervenants
Organisation des informations sur le PDA
- Collaborateurs
- Carnet d'adresses / contacts
- Répertoire personnel du collaborateur
- Agenda/planning du collaborateur
- Agenda
- Messages
- Courriers
- Notes (avec Microsoft Outlook uniquement)
- Notes
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QuadraPDA est géré par une licence d'utilisation. Dans un contexte multi-utilisateurs, le nombre
d'utilisateurs autorisés par la licence correspond au nombre de possesseurs de PDA.
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2. QuadraPDA et Microsoft Outlook
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Microsoft Outlook est le logiciel de messagerie par défaut du poste de travail.
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•
Pour autoriser le collaborateur à effectuer la
synchronisation avec Microsoft Outlook, l'option
correspondante est à paramétrer sur l'onglet
"QuadraBureau" de sa fiche.
Attention : Il n'est pas possible d'utiliser
conjointement la synchronisation de
QuadraBureau avec Microsoft Outlook" et la
synchronisation de QuadraBureau avec un
ordinateur portable.
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•
Lorsque l'option de paramétrage est active pour
le collaborateur,
⇒ Le menu "Fichiers" comporte le choix
"Synchroniser avec Microsoft Outlook",
⇒ le bouton
est présent sur la barre d'outils
QuadraBureau.
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Aucun type de synchronisation n'étant activé par défaut, le mode de fonctionnement est à définir avant la
première demande de synchronisation :
•
Dérouler le menu "Fichiers", choisir "Synchroniser avec Microsoft Outlook", puis "Paramétrage de la
synchronisation".
•
Pour l'agenda et les notes, il est possible de
procéder en 2 étapes de paramétrage selon la
cohérence des données de Microsoft Outlook :
⇒ Dans une 1ère étape, choisir de remplacer les
données Microsoft Outlook par l'agenda ou
les notes QuadraBureau,
⇒ Puis reprendre
synchronisation,
"Synchroniser".
le paramétrage de la
et
activer
l'option
•
Pour les messages, seule l'option "Diffusion" est
disponible. Elle est à cocher pour alimenter les
courriers Microsoft Outlook avec les messages
QuadraBureau.
•
Pour les contacts Microsoft Outlook,
synchronisation concerne uniquement
répertoire du collaborateur QuadraBureau.
la
le
⇒ Choisir l'option "Diffusion" pour alimenter
les contacts par le répertoire QuadraBureau
mais non l'inverse.
•
Il est aussi possible d'alimenter les contacts Microsoft Outlook avec :
⇒ La liste des collaborateurs QuadraBureau,
⇒ La liste des clients favoris du collaborateur,
⇒ Une sélection de clients, effectuée à l'aide de 8 critères combinables (les 7 affectations de la fiche
client et l'expert-comptable du chapitre Intervenants).
⇒ Les interlocuteurs renseignés sur les fiches clients.
Informations complémentaires
⇒ Agenda : Les paramètres de l'agenda QuadraBureau (par exemple, la sélection des couleurs par type de
RDV) sont pris en charge lors de l'envoi des RDV dans Microsoft Outlook.
⇒ Notes : Les notes manuscrites ou vocales gérées sur certains PDA ne peuvent pas être intégrées dans
QuadraBureau.
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•
Disponible dans le répertoire des programmes
Quadratus (\quadra\pgm32\), l'outil QunSync
intéresse les utilisateurs qui suppriment une
option de synchronisation précédemment mise
en place.
•
Le lancement de QunSync permet alors de
supprimer aussi tous les "marqueurs" (invisibles)
enregistrés par QuadraBureau sur les éléments
Microsoft Outlook .
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3. QuadraPDA et Palm OS (lien direct avec la HotS ync)
3.1 Installation de QuadraPDA
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L'installation de QuadraPDA est à effectuer alors que :
•
Le logiciel Palm Desktop livré avec le PDA, est déjà installé sur le poste de travail relié au PDA et il
utilise le pilote Desktop,
•
L'icône de synchronisation
est présente sur la barre des tâches.
Attention : Si le PDA est utilisé avec Microsoft Outlook ou Lotus Organizer, la désinstallation puis la
réinstallation du logiciel Palm Desktop sont à effectuer avant d'entreprendre l'installation de
QuadraPDA. Ces étapes sont décrites au chapitre 4 "Informations complémentaires".
Pour installer QuadraPDA, il convient de disposer du CD-ROM des produits Quadratus et de la disquette de
sérialisation contenant la licence d'utilisation.
Dans un contexte multi-utilisateurs, l'installation est à effectuer sur chaque poste de travail relié à un PDA.
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•
Insérer le CD-ROM des produits Quadratus dans le lecteur.
•
Fermer le programme d'installation s'il se lance automatiquement, en choisissant l'option "Quitter" et en
validant sur le bouton <Suivant>.
•
Lancer l'explorateur Windows, explorer le répertoire \systeme\PalmOS\ du CD-ROM Quadratus et
double-cliquer sur Q801inst.exe pour lancer le programme d'installation.
•
Sur le menu qui s'affiche, choisir "Installer QuadraHOTSYNC" puis cliquer sur le bouton <Continuer>.
•
Le programme recherche les composants logiciels du PDA sur le poste de travail et les actualise Lorsque
le message "Installation terminée" s'affiche, cliquer sur le bouton <Fermer>.
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Attention : Les synchronisations prises en charge par QuadraPDA ne sont plus
disponibles pour tout autre logiciel installé sur le poste de travail
(Outlook ou PalmDesktop par exemple).
•
Ouvrir le menu en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône de
synchronisation
•
présente sur la barre des tâches.
Sélectionner le choix "Personnaliser".
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•
Le nom de l'utilisateur référencé sur le PDA est affiché.
•
La liste des "conduites" correspond aux types de
données gérées sur le PDA. QuadraPDA gérant les
échanges synchronisés de données de type "Courrier,
"Agenda" et "Carnet d'adresses", le paramétrage de ces
"conduites" est à modifier.
•
Par ailleurs, la conduite QuadraHOTSYNC ajoutée lors
de la phase d'installation est à activer.
•
Sélectionner la conduite "Courrier" et cliquer sur
<Modifier>.
•
Choisir l'option "Ne
•
Cocher la rubrique "Par
•
Procéder de la même façon pour les conduites
"Agenda" et "Carnet d'adresses".
•
Pour paramétrer la conduite QuadraHotSync, choisir
l'option "Synchroniser les données avec les
rien faire"
défaut".
applicatifs Quadratus"
•
Cocher la rubrique "Définir
par défaut".
Attention : Le paramétrage inadéquat de ces éléments est la cause la plus fréquente de difficultés de
synchronisation rencontrées avec QuadraPDA.
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L'installation de la licence d'utilisation s'effectue lors de la première synchronisation gérée par QuadraPDA.
•
Actionner la synchronisation sur le PDA.
•
Si le PDA n'a jamais été utilisé, le message
d'erreur ci-contre s'affiche.
•
Fermer le message sur <Ok> et actionner une
deuxième fois la synchronisation sur le PDA.
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•
Un nouveau message s'affiche, réclamant l'installation de la
licence d'utilisation.
•
Insérer la disquette de sérialisation dans le
lecteur et cliquer sur <Valider>.
•
Pour permettre la liaison avec QuadraBureau, il
convient ensuite de localiser les données
Quadratus. Indiquer pour cela le chemin d'accès
au fichier d'implantation.
Dans un contexte réseau, le chemin complet est
le plus souvent du type :
\\Nom_serveur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl
•
Cliquer sur le bouton <Suivant>.
•
Le collaborateur QuadraBureau dont le nom est
plus proche de l'utilisateur du PDA est proposé
pour la synchronisation. Il est possible de le
modifier.
•
Si les accès du collaborateur QuadraBureau sont
protégés, saisir le mot de passe correspondant.
•
Cliquer sur le bouton <Suivant> pour lancer la
première synchronisation entre le PDA et
QuadraBureau.
3.2 Options de synchronisation de QuadraPDA
Attention : La première synchronisation entre le PDA et QuadraBureau doit être effectuée en tenant compte des
données gérées respectivement par le PDA et QuadraBureau jusqu'à maintenant.
•
On distingue 5 types d'informations présentés sur 5 écrans consécutifs :
⇒ Les adresses des dossiers clients,
⇒ Les adresses des collaborateurs,
⇒ Le répertoire personnel du collaborateur,
⇒ La messagerie du collaborateur,
⇒ Le planning du collaborateur.
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•
Une option de synchronisation se définit par type d'informations, en cliquant sur le bouton correspondant
qui s'affiche sur fond jaune :
⇒ Synchroniser
⇒ Du PC vers le PDA
⇒ Du PDA vers le PC
⇒ Ne pas synchroniser
Lorsqu'une option n'est pas disponible, le bouton est affiché en grisé.
•
Avant le lancement proprement du processus, un écran récapitule les options retenues et les boutons
<Suivant> et <Précédent> permettent de modifier le choix initial.
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•
C'est la base de données QuadraClient avec
les adresses de clients mais aussi celles des
intervenants rattachés aux clients (les
dirigeants par exemple).
•
Le temps de transfert est proportionnel à la
masse d'informations gérée dans
QuadraClient.
•
Il est possible de sélectionner une partie des
clients en fonction des affectations définies
sur chaque fiche client.
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•
Seule la synchronisation de QuadraBureau
vers le PDA est disponible puisque la
gestion des fiches collaborateurs est une
fonction protégée de QuadraParamétrage.
En conséquence, les fiches collaborateurs ne
peuvent être mises à jour à partir du PDA.
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•
Le bouton <Synchroniser> n'est pas
disponible puisque l'utilisateur ne peut
simultanément saisir des informations dans
QuadraBureau et sur le PDA.
•
Le sens du transfert est à définir à chaque
synchronisation en fonction de l'activité du
collaborateur.
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•
Toutes les options de synchronisation sont
disponibles puisque la messagerie du
collaborateur peut être alimentée
simultanément sur le PDA et dans
QuadraBureau.
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•
Comme pour les messages, toutes les
options de synchronisation sont disponibles
puisque la messagerie du collaborateur peut
être alimentée simultanément sur le PDA et
dans QuadraBureau.
•
Il est possible de limiter les transferts à
partir du mois ou de reprendre les mois déjà
écoulés.
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•
Sur l'écran récapitulatif, les options actives
apparaissent sur fond vert, les options
inactives sur fond rouge.
•
Par simple clic, il est possible de désactiver
ou de réactiver une option. Il est possible
aussi de revenir sur le détail des options
choisies avec le bouton <Précédent>.
•
En cochant la rubrique "Enregistrer les
options", les modifications apportées seront
reproposées lors de la prochaine
synchronisation et l'écran récapitulatif sera
directement affiché.
•
La synchronisation est lancée en cliquant
sur le bouton correspondant.
•
Le déroulement des échanges est affiché à
l'écran.
•
A la fin du processus, cliquer sur <Fermer>.
3.3 Informations complémentaires
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Si le PDA était utilisé jusque là avec Microsoft Outlook ou Lotus Organizer, la désinstallation puis la
réinstallation du logiciel Palm Desktop sont à effectuer avant d'entreprendre l'installation de QuadraPDA.
Les étapes sont les suivantes :
1. Disposer du CD-Rom du logiciel Palm Desktop.
2. Fermer l'application HotSync Manager sur la barre des tâches Windows.
3. Ouvrir le module "Ajout/Suppression de programme" de Windows et désinstaller toutes les applications
Palm Desktop (en général, celles-ci commencent par "Palm").
4. Entrer dans la base de registre du système avec l'éditeur Regedit (<Démarrer>, <Exécuter>), rechercher
la clé HKEY_CURRENT_USER\Software\U.S.Robotics\Pilot Desktop, taper <F2> pour la renommer
(en insérant le caractère _en première position par exemple, ce qui permet d'inhiber la clé sans la
supprimer).
5. Réinstaller Palm Desktop à partir du CD-Rom correspondant, en choisissant Pilot Desktop comme
application avec laquelle le PDA se synchronisera.
6. Installer le produit Quadratus de liaison PDA selon la procédure décrite au chapitre 2.
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•
En cas d'acquisition d'un nouveau PDA à synchroniser
avec QuadraBureau, la licence d'utilisation est à
actualiser auprès de Quadratus.
•
A réception de la disquette, l'installation de la licence
actualisée peut s'effectuer à partir de tout poste
disposant déjà de QuadraHotsync.
•
Lors d'une demande de synchronisation, il convient de
revenir sur l'écran de bienvenue en cliquant plusieurs
fois sur le bouton <Précédent> et d'activer le bouton
<Maintenance> qui affiche les utilisateurs déjà
référencés.
•
Pour enregistrer un nouvel utilisateur, cliquer sur le
bouton <Installer une nouvelle licence>.
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•
La mise à jour du programme QuadraPDA n'est pas prise en charge par la procédure de mise à jour livrée
avec le CD-Rom Quadratus.
•
En cas de nouvelle version, il convient donc de reprendre la marche à suivre indiquée pour l'installation :
lancer l'explorateur Windows, explorer le répertoire \systeme\PalmOS\ du CD-ROM Quadratus et
double-cliquer sur Q801inst.exe. Le programme d'installation détecte automatiquement qu'il s'agit d'une
mise à jour du programme.
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•
Les échanges de données entre le PDA et QuadraBureau sont possibles grâce au marquage des
]. A l'utilisation du PDA, il convient donc de ne pas supprimer
ces caractères.
informations entre les caractères [
•
En cas de suppression d'un élément sur le PDA, il convient de vérifier que l'option "Archiver sur le
PC" est bien active pour que l'information de la suppression soit transférée à QuadraBureau. Dans le cas
contraire, l'élément serait réintégré sur le PDA lors de la prochaine synchronisation.
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Poste de travail lent
Sur un poste de travail peu performant, il est possible d'avoir à relancer la procédure d'installation pour
qu'elle se termine avec succès.
Absence de la conduite QuadraHotSync dans la phase de personnalisation des conduites
Ce problème peut arriver avec les modèles très récents de PDA. La marche à suivre est la suivante :
•
Supprimer l'icône HotSync de la barre des tâches Windows.
•
Entrer dans la base de registre du système avec l'éditeur Regedit (<Démarrer>, <Exécuter>), rechercher
s'il
existe
des
clés
commençant
par
les
caractères
"Ui"
dans
HKEY_CURRENT_USER\Software\U.S.Robotics\Pilot Desktop\. Le cas échéant, taper <F2> sur
chaque clé pour la renommer (en insérant le caractère _en première position par exemple, ce qui permet
d'inhiber la clé sans la supprimer).
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•
Relancer HotSync Manager par <Démarrer>, <Programmes>, <Démarrage> pour réintroduire l'icône
dans la barre des tâches Windows.
•
Activer l'option "Personnaliser". La conduite QuadraHotSync doit alors figurer sur la liste des conduites.
Vitesse de transfert des données
•
En cas de difficultés de transfert des données entre le
PDA et le poste de travail, une option de configuration
permet de modifier la vitesse de transfert.
•
Elle est accessible sur le menu affiché par clic droit sur
l'icône HotSync de la barre des tâches Windows.
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Module de synchronisation PDA-QuadraBureau

Transcription

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