Partager des dossiers

Fiche de consultation rapide de WestlawNext® CANADA
WestlawNext CANADA
Partager des dossiers sur WestlawNext CANADA
WestlawNext CANADA vous offre une façon d’organiser, de gérer et de partager votre recherche lorsque vous
mettez en mémoire des documents et des extraits de texte dans des dossiers. En établissant un groupe de savoir
collectif très utile, vous pouvez partager la recherche qui se trouve dans vos dossiers avec vos collègues de travail,
dossiers qui peuvent facilement être utilisés par un membre de votre organisation permettant ainsi de partager votre
expertise et de faciliter la coopération. Remarque : Pour savoir comment ajouter des documents dans un dossier,
reportez-vous à la fiche de consultation rapide intitulée Utiliser des dossiers pour organiser votre recherche à
l’adresse suivante : www.carswell.com/learning.
Partager un dossier
Voici les étapes à suivre afin de partager un dossier pour la première fois.
1. Cliquez sur Folders en haut de n’importe quelle page afin d’afficher la page des dossiers.
2. Sélectionnez le nom du dossier ou du sous-dossier que vous voulez partager dans le volet de gauche. Si
vous choisissez un dossier contenant des sous-dossiers, vous pouvez également choisir de partager ces
derniers.
3. Cliquez sur l’icône Share ( ) dans la barre d’outils ou choisissez Share dans la liste déroulante Options
(image 1) afin d’afficher la boîte de dialogue Share (image 2).
Icône Share
Option Share
Image 1 : Partager des dossiers à partir de la page des dossiers
Image 2 : Boîte de dialogue Share
Pour partager un dossier avec une personne ou un groupe au sein de votre entreprise, cliquez sur Contacts afin
d’afficher la boîte de dialogue Contacts (image 3) et choisissez les personnes ou les groupes au sein de votre
entreprise avec qui vous voulez partager le dossier. Ensuite, cliquez sur Insert Contacts afin d’afficher les
personnes ou les groupes que vous avez sélectionnés dans la boîte de dialogue Share (image 4).
Image 3 : Boîte de dialogue Contacts
Image 4 : Boîte de dialogue Share
4. Lorsque le nom de toutes les personnes et de tous les groupes avec qui vous voulez partager le dossier
apparaît dans la boîte de dialogue Share, cliquez sur Continue.
5. Une liste des personnes et des groupes que vous avez sélectionnés, ainsi que leur rôle, s’affiche dans la
boîte de dialogue Share (image 5). Vous avez le rôle de propriétaire (Owner). Choisissez Reviewer ou
Contributor pour chaque personne à partir des listes déroulantes dans la section Roles (se reporter à la
page 6 pour les Rôles dans le partage des dossiers). Cliquez sur le X à côté du nom de la personne ou du
groupe que vous voulez supprimer du partage du dossier.
2 Partager des dossiers sur WestlawNext CANADA
Image 5 : Boîte de dialogue Share avec l’affichage des rôles
6. Cliquez sur Share. Un message apparaît confirmant que le dossier a été partagé avec les personnes ou les
groupes (figure 6). Pour fermer le message, cliquez sur le X dans la confirmation. Dans l’en-tête des
dossiers partagés, l’icône de dossier est bleue et un chiffre indique le nombre de personnes et de groupes
avec qui le dossier est partagé.
Message de
confirmation
Image 6 : Message de confirmation
Les icônes des dossiers que vous avez partagés avec d’autres personnes ou groupes sont également
bleues dans la liste des dossiers affichée sur la page des dossiers. Les dossiers que d’autres utilisateurs de
WestlawNext CANADA ont partagés avec vous apparaissent dans la section Shared with Me de cette page
(image 7).
3 Partager des dossiers sur WestlawNext CANADA
Dossier
partagé
Dossier partagé
Image 7 : Dossiers partagés énumérés sur la page des dossiers
Recevoir un dossier partagé : Personnes et groupes au sein de l’entreprise
Les dossiers partagés s'affichent automatiquement sur la page des dossiers dans la section Shared with Me
(image 8). Lorsque vous sélectionnez un dossier partagé, vous pouvez voir les dates auxquelles les documents ont
été ajoutés et le nom de la personne ayant ajouté lesdits documents dans les colonnes Date Added et Added By.
Colonnes des
dates
Shared With
Me
Image 8 : Dossier partagé
Afin de vous retirer du dossier partagé, cliquez sur le dossier ou le sous-dossier et cliquez sur l’icône Share dans la
barre d’outils ou choisissez Folder Sharing à partir de la liste déroulante Options afin d’afficher la boîte de dialogue
Folder Sharing. Afin de ne plus faire partie des personnes ou des groupes à qui le dossier est partagé, cliquez sur le
X à côté de votre nom (image 9).
4 Partager des dossiers sur WestlawNext CANADA
Bouton X
Image 9 : Se retirer d’un dossier partagé
Rôles dans le partage des dossiers
Lorsque vous partagez un dossier, vous êtes le propriétaire de ce dossier. En tant que propriétaire, vous décidez des
personnes ou des groupes qui ont accès au dossier et de leur niveau d’accès respectif.
•
Les Contributors peuvent ajouter des documents ou des extraits de texte au dossier et créer des sousdossiers. Ils peuvent également déplacer ou enlever tout document qu’ils ont enregistré dans le dossier.
•
Les Reviewers peuvent consulter les documents et les extraits de texte, mais ne peuvent ajouter leurs
propres documents ou partager le dossier avec d’autres personnes.
Le propriétaire est le seul qui peut ajouter ou supprimer des contributeurs (Contributors) ou des lecteurs (Reviewers),
ou mettre fin au partage du dossier.
Vous pouvez sélectionner le rôle de chaque personne ou groupe énuméré dans la boîte de dialogue Share.
Choisissez Reviewer ou Contributor à partir des listes déroulantes dans la section Roles pour chaque personne ou
groupe. Cliquez sur l’icône Help ( ) qui se trouve à côté de Roles pour un rappel de la définition des rôles
(image 10).
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Roles
Image 10 : Sélectionner les rôles pour les dossiers partagés
Gérer un dossier partagé
Les dossiers que vous partagez avec d’autres personnes ou groupes continuent d’apparaître sur la page des
dossiers dans la section My Folders. Pour gérer un dossier partagé, sélectionnez le dossier ou le sous-dossier.
Cliquez sur l’icône Share ( ) dans la barre d’outils ou choisissez Folder Sharing dans la liste déroulante Options
ou cliquez sur le lien Shared with… afin d’afficher la boîte de dialogue Folder Sharing (image 11). Vous pouvez
changer le rôle des personnes ou des groupes, ajouter ou enlever des contributeurs ou des lecteurs ou mettre fin au
partage du dossier.
6 Partager des dossiers sur WestlawNext CANADA
Lien Shared
with…
Icône Share
Option Folder
Sharing
Image 11 : Gérer des dossiers partagés
Pour mettre fin au partage du dossier, cliquez sur End Sharing en bas de la page Folder Sharing (figure 12).
End Sharing
Image 12 : Mettre fin au partage du dossier
Gérer des documents dans un dossier partagé
Les nouveaux documents ou extraits de texte ajoutés à un dossier partagé sont clairement étiquetés et les
documents dans les dossiers partagés sont continuellement mis à jour par KeyCite Canada.
Remarque : À ce moment-ci, les passages en surbrillance ou les notes ajoutées à un document par quiconque
dans un dossier partagé ne peuvent être partagés.
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Si vous êtes un lecteur ou un contributeur d’un dossier partagé, vous pouvez copier le contenu du dossier et
l’enregistrer dans votre dossier personnel non partagé, vous garantissant ainsi un accès continu aux documents du
dossier.
Remarque : C’est important quand il y a une possibilité que le mot de passe WestlawNext CANADA du propriétaire
du dossier expire, par exemple si le propriétaire quitte son emploi au sein de l’entreprise. Étant donné
que la conservation de tous les dossiers, notamment les dossiers partagés, est liée au mot de passe
du propriétaire, un dossier expire en même temps que le mot de passe du propriétaire.
Voici les étapes à suivre pour enregistrer les documents dans un dossier partagé.
1. Ouvrez le dossier partagé.
2. Cochez la case à côté du titre de chaque document que vous voulez enregistrer ou cochez la case à côté
de Title en haut de la liste pour sélectionner tout le contenu du dossier.
3. Cliquez sur l’icône Save to Folder (
) dans la barre d’outils pour afficher la boîte de dialogue Save to…
4. Afin de copier le contenu du dossier partagé dans le dossier de votre choix, sélectionnez le nom du dossier
dans lequel vous voulez copier le contenu et cliquez sur Copy (Image 13).
De même, vous pouvez déplacer du contenu auquel vous avez contribué dans un dossier partagé. Voici les
étapes à suivre pour déplacer du contenu.
1. Ouvrez le dossier partagé.
2. Cochez la case à côté du titre de chaque document que vous voulez enregistrer.
3. Cliquez sur l’icône Save to Folder (
) dans la barre d’outils pour afficher la boîte de dialogue Save to…
4. Afin de déplacer le contenu du dossier partagé dans le dossier de votre choix, sélectionnez le nom du
dossier dans lequel vous voulez copier le contenu et cliquez sur Copy.
Image 13 : Copier à partir d’un dossier partagé
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Où puis-je trouver de l’aide?
•
•
Communiquez avec l’équipe d’aide ou de soutien technique de Carswell en tout temps au 1-800-387-5164
Accédez à l’aide en ligne et au tutoriel de démarrage qui se trouvent au bas de chaque page de
WestlawNext CANADA.
•
Visitez le www.carswell.com/learning pour accéder aux guides de l’utilisateur, aux fiches de consultation
rapide et aux tutoriels vidéo ou pour vous inscrire à un webinaire public en direct animé par un formateur
professionnel réputé de Carswell.
Pour en savoir plus sur WestlawNext CANADA visitez le www.westlawnextcanada.com.
•
Vous pouvez accéder à WestlawNext Canada à l’adresse : https://nextcanada.westlaw.com.
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