Brochure convert+share
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www.developbelgium.be Optimisez vos flux documentaires, automatiquement Software für Ihren automatisierten Workflow Automatiser vos flux de travail n’a jamais été aussi simple Les processus de production automatisés sont aujourd’hui monnaie courante dans le monde industriel, notamment dans le secteur de la construction automobile. Dans le monde des bureaux en revanche, cette automatisation est encore bien absente et les différentes étapes des flux documentaires sont souvent toujours effectuées manuellement, entraînant d’inévitables et fréquents doublons. Ce manque d’efficacité coûte du temps et de l’argent, un gaspillage que les petites et moyennes entreprises ne peuvent pas se permettre. Et c’est là que le logiciel convert+share de DEVELOP peut aisément faire la différence. convert+share offre des fonctions qui sont aussi efficaces que conviviales. Celles-ci suppriment de fastidieux processus manuels et organisent une optimalisation durable de vos flux documentaires, par exemple en numérisant vos documents au format .docx et en les envoyant directement depuis l’appareil multifonctions vers des dossiers Windows, des adresses e-mail, Google Docs ou Microsoft SharePoint. Un gain de temps et d’efforts pour vous, ce qui vous permet de vous consacrer à des tâches plus importantes. Le traitement documentaire : l’approche simple Vous savez combien il peut être frustrant de recevoir un document imprimé ou un fichier PDF non-éditable que vous devez précisément modifier. Jusqu’à présent, il fallait alors généralement retaper soimême le texte dans une application de traitement de texte : perte de temps et source potentielle d’erreurs. convert+share est la solution parfaite pour ces cas de figure. Il vous suffit de numériser le document sur une imprimante multifonctions, et vous obtenez ainsi un fichier PDF ‘recherchable’ dans lequel vous n’avez plus qu’à prélever les passages souhaités et les copier dans un autre document. Si vous devez modifier le texte, vous pouvez utiliser la fonction Scan-to-Word de l’utilitaire pour créer un fichier .docx que vous pourrez ensuite ouvrir et éditer dans Microsoft Word. Cela vous permettra de gagner pas mal de temps. La numérisation automatique : pour votre facilité Dans la plupart des bureaux, les factures et les commandes arrivent encore toujours par voie postale. Mais avant de pouvoir être archivées électroniquement, elles doivent encore être numérisées, géné- ralement à la main et une par une. convert+share accélère ce processus, grâce à la fonction de séparation par code barres. Au lieu de numériser chaque document séparément, il vous suffit de poser audessus de chaque document une feuille de papier comportant un code barres pré-imprimé. Toute la pile de documents est alors numérisée en une seule opération, mais les scans sont automatiquement séparés et envoyés vers le dossier adéquat. Ainsi, les documents sont correctement classés et faciles à retrouver, et tout cela beaucoup plus rapidement que si vous les aviez numérisés un par un manuellement.. L’ archivage automatique : quand vous voulez Comment faites-vous pour stocker des documents dans Google Docs ou dans des bibliothèques Microsoft SharePoint ? Jusqu’à présent, vous aviez probablement l’habitude de les envoyer par e-mail à votre adresse, d’ouvrir ensuite la base de données correspondante et de les stocker à cet endroit. Vous pouvez désormais éviter ces étapes intermédiaires car convert+share vous permet de numériser des documents directement vers Google Docs, Microsoft convert+share: Fonctions pour un flux documentaire optimisé Capturer Convertir Partager Google Docs Reconnaissance code barres MFP ineo image PDF, TIFF, JPEG SharePoint ou des bases de données Windows. Autre avantage pratique, les documents peuvent également être capturés directement par l’outil de gestion documentaire store+find de DEVELOP. L’automatisation du processus et la gestion des documents sont ainsi intégrés dans une large mesure. Vous pouvez aussi numériser vos documents sous la forme de fichiers PDF/A. Pour la plupart des systèmes d’archivage électronique, les documents doivent en effet être numérisés au format PDF/A, un format que beaucoup de systèmes multifonctions n’offrent malheureusement pas. Mais une fois de Reconnaissance OCR du texte Conversion vers Word Microsoft SharePoint E-mail Point quelconque du réseau Conversion vers sPDF, PDF/A store+find plus, ceci n’est pas un problème avec l’application convert+share, car elle numérise les documents au format PDF/A de manière à ce que vous puissiez les stocker aisément dans votre système d’archivage. Difficile à utiliser ? Pas le moins du monde ! Si vous pensez qu’un outil doté d’autant de fonctions intelligentes est nécessairement difficile à installer, à gérer ou à utiliser, détrompez-vous ! Au contraire, convert+share est la simplicité même. La solution est facile à configurer, même si l’on n’est pas un pro de l’informatique. Et pour l’utiliser aussi, difficile de faire plus simple. Mais le mieux est encore de vérifier cela par vous-même ! Aperçu des fonctions Exigences système Gestion des utilisateurs Exigences matérielles minimum > Connecté à une imprimante multifonctions CPU : Dual core 1,8 GHz RAM : 2 Go Espace mémoire libre : 20 Go Réseau : 100 MBits > ‘Hot folder’ pour le transfert des fichiers documents existants vers convert+share Traitement de documents > Création de fichiers PDF/A et de fichiers PDF ‘recherchables’, fonction Scan-to-Word Transfert de documents > Stockage direct de documents dans Microsoft SharePoint, Google Docs et dossiers Windows > Transfert de documents par e-mail > Capture de documents directement dans le système de gestion documentaire électronique store+find de DEVELOP Logiciel serveur Windows XP Service Pack 2 (32/64-bits) Windows Server 2003 Service Pack 2 (32/64-bits) Windows Vista Service Pack 2 (32/64-bits) Windows Server 2008 (32/64-bits) Windows Server 2008 R2 (64-bits) Windows 7 (32/64-bits) Systèmes multifonctions Support d’OpenAPI pour intégration dans le panneau de commande Scan-to-SMB pour la fonction ‘hot folder’ Veuillez contacter votre revendeur pour toute information complémentaire. Adresse de votre partenaire Develop : Toutes les données techniques correspondent aux informations disponibles au moment de l’impression. DEVELOP se réserve le droit d’effectuer des modifications techniques. DEVELOP et ineo sont des marques et des noms de produits déposés appartenant à DEVELOP GmbH. Tous les autres noms de marques ou de produits sont des marques et noms de produits déposés appartenant à leurs détenteurs respectifs. DEVELOP décline toute responsabilité ou garantie relatives à ces produits. Imprimé en Belgique : février 2012 Develop Belgium Excelsiorlaan 10 1930 Zaventem Tél: +32 (0)2 789 40 40 Fax: +32 (0)2 789 40 99 www.developbelgium.be email : [email protected]