Règlement Intérieur - Fédération des Associations de l`ENS de Lyon

Règlement Intérieur de la Fédération des
associations de l'ENS de Lyon
adopté par l'AG constitutive du 25 mai 2011.
Modié par le CA du 24 mai 2012.
Modié par le CA du 28 février 2014.
Modié par le CA du 25 avril 2014.
Modié par le CA du 30 mai 2014.
Modié par le CA du 15 décembre 2014.
Modié par le CA du 27 janvier 2015
1
1.1
Élections du Bureau de la Fédération
Composition du Bureau
Le Bureau se compose au minimum :
d'un Président ;
d'un Secrétaire Général ;
d'un Trésorier ;
d'un Responsable pour chaque pôle d'activité de la Fédération.
Les pôles mis en place à la création de la Fédération sont les suivants :
caisse de solidarité étudiante, chargée de la gestion et de l'attribution des
aides par la caisse de solidarité étudiante ;
pôle de Communication, chargé d'assurer la publicité des évènements de la
Fédération et de ses membres, par achage, publication d'une newsletter,
mise à jour des calendriers et sites web, ou autre moyen ;
pôle Logistique, chargé de gérer la mise en commun des salles et du matériel ;
pôle Événementiel-Partenariat, chargé de coordonner les évènements organisés par les associations membres et de rechercher des sponsors et des nancements et d'assister les associations membres dans leurs démarches ;
pôle Informatique, chargé de la mise en place et de la maintenance des outils
informatiques utilisés par la Fédération et les associations membres (site web,
1
interfaces, etc.) ;
pôle Juridique, chargé de conseiller les associations membres pour la rédaction
de contrats, conventions ou pour toute autre question juridique.
pôle Design, chargé de la création des aches et autres visuels utiles à la communication de la Fédération et des associations membres et de la réalisation
de la plaquette Oméga.
1.2
Mandat du Bureau
Les membres du Bureau (Président, Secrétaire Général, Trésorier et Responsable
des pôles) sont élus pour un mandat d'un an. Ce mandat est renouvelable.
Les postes au sein du Bureau ne sont pas cumulables entre eux.
1.3
Éligibilité
Toutes les personnes physiques adhérentes d'une association membre peuvent
présenter leur candidature à un poste du Bureau.
Les membres du bureau ou du conseil d'administration d'une association membre,
à l'exception du Président, peuvent présenter une candidature à un poste du Bureau.
Les membres du bureau ou du conseil d'administration d'une association membre
ne peuvent présenter une candidature à un poste du Bureau restreint (Président,
Trésorier, Secrétaire).
Cependant, an de respecter la neutralité du Bureau, il ne peut y avoir plus de
la moitié des Responsables de pôles membres du Bureau ou du Conseil d'Administration d'une même association.
1.4
Déroulement des élections
Chaque poste du Bureau est pourvu individuellement par le Conseil d'Administration lors d'un scrutin uninominal majoritaire à un tour. Le conseil d'Administration peut ne pas pourvoir le poste d'un responsable de pôle si les personnes
qui sont candidates à ce poste ne lui semble pas adaptées.
Les élections pour un poste sont annoncées trois (3) semaines avant leur tenue
par courrier électronique à l'ensemble des adhérents directs et indirects de la
Fédération tels qu'ils sont dénis dans l'article 3.1 et par achage dans les locaux de l'ENS de Lyon.
Les candidatures doivent être déposées auprès du Président de la fédération ou
de son représentant, au plus tard 48h avant la date annoncée des élections. Le
jour des élections, chaque candidat est entendu par le CA, an que ce dernier
vote en connaissance de cause.
Le Conseil d'Administration délibère à huis clos, et tient tout particulièrement
compte de l'expérience associative des candidats pour choisir le nouveau membre
du Bureau. En cas d'égalité des voix lors des votes, la voix du Président est prépondérante.
1.5
Démission et vacance de poste
Les membres du Bureau souhaitant démissionner de leur poste doivent en informer le Conseil d'Administration deux (2) mois avant la date eective de leur
2
démission.
Ce délai peut être raccourci par le Conseil d'Administration si la personne démissionnaire justie d'une situation qui l'exige.
En cas de vacance du poste de Président, de Secrétaire Général ou de Trésorier,
les membres restant du Bureau restreint en assurent collégialement les fonctions
jusqu'à la tenue du prochain Conseil d'Administration qui nommera un nouveau
représentant légal si la situation l'exige.
Il décidera des actions à entreprendre jusqu'à l'organisation d'une nouvelle élection conformément à l'article 1.4, qui aura lieu au Conseil d'Administration
suivant. En cas de vacance d'un Responsable de pôle le Bureau assure collégialement les fonctions du Responsable de pôle et le Conseil d'Administration
organise la tenue de nouvelles élections conformément à l'article 1.4, dans un
délai maximum de deux (2) mois.
Si la vacance d'un poste persiste suite aux élections :
pour le Président, le Secrétaire Général ou le Trésorier, le Conseil d'Administration est tenu de convoquer une Assemblée Générale an de décider de
l'avenir de la FAENSL ;
pour les Responsables de pôles, si aucun candidat ne se présente pour reprendre un pôle, le Conseil d'Administration peut décider de ne pas pourvoir
ce pôle. Les fonctions du Responsable de pôle seront assurées collégialement
par le reste du Bureau.
2
2.1
Fonctionnement du Conseil d'Administration
Convocation et ordre du jour du Conseil d'Administration
Pendant les périodes de fonctionnement normal de l'ENS de Lyon, le Conseil
d'Administration se réunit au moins une fois par mois à l'exception des mois de
juillet et d'août.
Il est convoqué par le Président du Bureau qui en xe l'ordre du jour en tenant
compte des demandes des membres du Bureau.
Les membres du Conseil d'Administration sont convoqués et informés de l'ordre
du jour au moins sept (7) jours avant la tenue du Conseil d'Administration. Si
des documents sont nécessaires à sa tenue, ils devront être mis à disposition des
membres du CA au moins trois (3) jours avant sa tenue.
Un point sur l'état des nances sera présenté par le Trésorier à chaque Conseil
d'Administration. Si au moins la moitié des membres du Conseil d'Administration en font la demande, le Président doit convoquer un Conseil d'Administration dans un délai de quinze (15) jours.
2.2
Tenue du CA
Le Président préside le Conseil d'Administration.
Le Trésorier présente l'état général des nances.
Le Secrétaire Général est chargé d'établir un procès verbal qui sera signé par le
Président et le Secrétaire Général et conservé au siège social de la Fédération.
Il sera disponible à tous les membres et à tous les membres des associations
adhérentes en faisant la demande.
3
2.3
Procuration
Les membres du CA empêchés peuvent donner procuration à un autre membre
du CA.
Nul ne peut détenir plus de 2 procurations.
3
Organisation d'évènements
La FAENSL se donne pour mission de coordonner les évènements organisés
en commun par plusieurs des associations membres, lorsque ceux-ci lui en font
spéciquement la demande. Un contrat écrit, spéciant les rôles respectifs des
associations membres et de la Fédération, ainsi que, notamment, le partage des
dépenses et des recettes, ainsi qu'un budget prévisionnel, seront systématiquement signés par toutes les parties.
4
Subventions
Selon son budget, la Fédération peut attribuer des subventions aux événements
organisés par les associations membres. Cette attribution peut se faire par réponse à un appel à subventions ou sur demande spontanée d'une ou plusieurs
associations membres. Un budget prévisionnel devra être présenté en CA avant
l'événement et le bureau soumettra au vote un accord de principe pour l'attribution d'une somme maximale. Après l'événement, un bilan nancier devra être
présenté devant le CA qui vériera que celui ci n'est pas bénéciaire et que la
subvention est vraiment nécessaire. Un ajustement de la somme de la subvention sera possible dans ce cas dans la limite du maximum voté précédemment.
La présente procédure n'empêche pas l'attribution d'avances votées au cas par
cas en marge du respect des règles édictées ci-dessus.
5
Caisse de Solidarité Etudiante
La Caisse de Solidarité Étudiante (CSE) est un organe de la Fédération des Associations de l'ENS de Lyon qui a pour but d'aider des étudiants en dicultés
nancières à participer à des événements associatifs.
La CSE est considérée comme un pôle de la Fédération. A ce titre, il est constitué
de volontaires et d'un responsable de pôle qui la représente en Conseil d'Administration.
La CSE est auto-nancée : ses fonds proviennent de dons d'étudiants ou de personnels de l'École qui sont exclusivement destinés à des étudiants adhérents des
associations membres qui en font la demande. An de tracer tout mouvement
d'argent, les dons faits lors des permanences doivent être enregistrés sur le logiciel d'inscription de la Fédération (Adeline). Les dons ponctuels doivent donner
lieu à un document signé des deux parties. Quant aux subventions allouées, le
Président et le Trésorier doivent simultanément être tenus informés pour suivre
les versements.
Est éligible à recevoir une aide nancière tout étudiant non rémunéré (hors petits
boulots, cours particuliers, colles, etc.) qui participe à l'evénement subventionné
4
et qui en fait la demande. La CSE n'a pas pour but d'aider les étudiants à acheter des fournitures scolaires ni à subventionner stages ou sorties scolaires.
Les événements associatifs subventionnés par la CSE sont choisis en Conseil
d'Administration. En cas de désaccord pour un événement, la décision est mise
au vote du Conseil d'Administration.
Les membres du pôle CSE ont pour mission de récolter des dons, de communiquer sur les événements subventionnés et sur le dépôt des dossiers, et de traiter
lesdits dossiers an de dénir le montant alloué pour chaque étudiant.
Les subventions doivent dans la mesure du possible être accordées a priori, et
versées a posteriori, sauf cas exceptionnels (étudiant en grande diculté, etc.).
Les dossiers sont à remplir via le site internet de la Fédération des Associations.
Ceux-ci sont anonymes : les membres du pôle ont uniquement accès aux données associées à un numéro de dossier tandis que le Président et le Trésorier
ont uniquement accès au numéro de dossier associé au nom de l'étudiant. Après
délibération, le responsable de la CSE contacte le Président et le Trésorier et
leur communique le numéro du dossier et le montant alloué. Ces derniers ont
pour mission de prendre contact avec l'étudiant pour lui envoyer, par chèque ou
virement bancaire, la subvention. Après trois relances, l'étudiant perd la subvention. Ni le Président ni le Trésorier ne sont dans le pôle de la CSE : ils ne
font pas partie du jury d'évaluation des dossiers.
Les renseignements demandés aux étudiants concernent leurs rentrées et sorties
d'argent mensuelles. Un champ commentaire leur permet d'expliquer leur
situation de façon plus détaillée s'ils le souhaitent.
La CSE est seule juge et souveraine quant aux critères de sélection et montants
alloués ou non par dossier. Elle se doit d'être transparente et de fournir des
explications auprès de tout étudiant ou toute association qui en fait la demande
auprès d'elle.
Après chaque campagne de subvention, le responsable de la CSE présente le
bilan nancier de l'événement en CA.
6
Mutualisation des moyens
Les associations membres peuvent choisir de coner à la FAENSL la gestion
de leur locaux ou de leurs équipements qui leur sembleraient bénécier de la
mutualisation des moyens. L'association en ayant coné la gestion à la Fédération demeure prioritaire pour l'utilisation du local ou de l'équipement, selon des
règles précisées par le pôle logistique.
Les associations membres organisant un évènement dans une salle prêtée par
l'ENS ou le CROUS (par exemple : salle Dutilleux, salle des thèses, cafeteria) en informent le pôle logistique. La Fédération pourra procéder à l'achat
d'équipement ou de locaux aectés une utilisation en commun. Les conditions
d'utilisation et de stockage de celui-ci seront dénies au préalable par le Conseil
d'Administration.
7
Devoir de réserve
Les membres du Bureau de la Fédération s'interdisent d'émettre, en tant que
membres du Bureau de la Fédération, sur quelque forme ou support que ce
5
soit, des commentaires qui pourraient nuire aux associations membres, particulièrement vis-à-vis de l'administration de l'ENS, de leurs partenaires, ou de
leur public. De plus, il est rappelé que les membres du Bureau de la Fédération
n'ont en aucun cas de pouvoir décisionnel sur la gestion interne des associations
adhérentes, et n'ont pas à, en tant que membres du Bureau de la Fédération, à
juger celle-ci.
6