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Termes de référence
RECRUTEMENT D'UN BUREAU D'ETUDES DEVANT MENER LES ETUDES, LA
SURVEILLANCE ET CONTRÔLE DES INFRASTRUCTURES SCOLAIRES A
REHABILITATION CIBLEES DANS LES PROVINCES DU NORD-KIVU ET SUDKIVU DANS LE CADRE DU PROJET PRRIS
I.
CONTEXTE
La République Démocratique du Congo a initié un vaste programme de réhabilitation et/ou de
reconstruction des écoles sur toute l’étendue de son territoire à financer sur le fonds mis en
place dans le cadre du « Projet de Réhabilitation et de Reconstruction des Infrastructures
Scolaires».
Ce vaste programme entre dans le cadre de l’opérationnalisation de la stratégie du Sous
Secteur de l’Enseignement Primaire, Secondaire et Professionnel assortie du Plan d’action
triennal 2013-2015 dénommé Plan Intérimaire de l’Education (PIE) comprenant des actions
prioritaires qui favorisent le développement à moyen et long termes du secteur de l’éducation.
Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo a dans le cadre de son Budget
pour l’exercice 2014 doté le Ministère de l’Enseignement Primaire, Secondaire et
Professionnel d’un montant initial de démarrage afin de contribuer aux objectifs fixés par le
PIE en ce qui concerne la mise en œuvre des politiques majeures notamment la
réhabilitation/reconstruction et équipement en mobiliers des infrastructures scolaires (PRRIS).
Ainsi, la République Démocratique du Congo se propose d’utiliser une partie de ce montant
pour la réalisation en première phase des études techniques devant conduire à la production
des dossiers d’appel d’offres pour les différents sites identifiés dans toutes les provinces
éducationnelles et en seconde phase pour assurer la mission de contrôle et surveillance des
travaux.
Les présents termes de référence donnent l’étendue des activités à mener par les bureaux
d’études qualifiés pour i) la réalisation des études détaillées qui permettront la reconstruction
des écoles conformes aux normes établies par le Ministère de l’EPSP sur tous les sites
identifiés et acceptés dans toutes les provinces éducationnelles et ii) conduite de la mission de
contrôle et surveillance des travaux résultants des études menées.
II.
JUSTIFICATION
La dégradation des infrastructures abritant les institutions d’enseignement primaire,
secondaire et professionnel étant très profonde, il advient l’impérieuse nécessité
d’entreprendre des travaux de remise en parfait état afin qu’elles assurent dans les meilleures
conditions, adaptées aux conditions environnementales conformes aux normes
universellement acceptées.
Le projet permettra donc d’accroître la qualité d’enseignement en formant les élèves dans des
sites bien assainis et confortables. Le Consultant a l’obligation de mener la mission relative
aux études dans des sites identifiés et acceptés par le Ministère de l’EPSP dans le strict
respect de règles de l’art de bâtir. Il s’agit singulièrement des études de réhabilitation
complète de chaque site ciblé.
La mission relative aux consultants bureaux d’études est axée sur les écoles de moyenne et
grande envergure (plus de 15 salles de classe) présentant des complexités évidentes dans
la réhabilitation.
Les travaux consisteront principalement, pour les différents sites identifiés aux priorités
reprises ci-dessous :
1
Réhabilitation systématique des bâtiments et leurs dépendances en respectant leurs
conceptions initiales et ce conformément aux normes établies par la Direction des
Infrastructures du Ministère de l’EPSP ;
2
Equipement en mobiliers pour des salles des cours et le bâtiment administratif ;
3
Réhabilitation ou reconstruction des blocs sanitaires en se conformant au plan type
accepté par le Ministère de l’EPSP ;
4
Aménagement des dispositifs de fourniture d’eau potable sur les sites
respectant le contexte de chaque site ;
5
Assainissement et aménagement des espaces attenant aux infrastructures réhabilitées afin
de créer un environnement favorable à l’éclosion d’une éducation saine et appropriée.
du projet en
III. BUT DE LA MISSION
La présente mission de consultation est à réaliser sous la responsabilité du BCECO (Maitre
d’ouvrage délégué) en étroite collaboration avec le Ministère de l’EPSP. Elle vise à produire
les études devant permettre la réhabilitation ou reconstruction systématique des sites scolaires
ciblés (première phase) et d’assurer la mission de contrôle et surveillance des travaux
(seconde phase).
IV. TACHES A EXECUTER
Description des tâches :
PHASE I : ETUDES
LA
MISSION CONFIEE AU BUREAU D’ETUDES COMPREND LES TACHES ESSENTIELLES
DEFINIES CI-APRES :
4.1.Régularisation et mise à jour du dossier foncier, relevés topographiques (aux échelles
appropriées), études géotechniques ;
4.2.Constat et relevé de l’existant, expertise technique (reportage photographique,
documents graphiques, documents écrits), évaluation environnementale ;
4.3.Proposition au Client dans le but de dégager en fonction du programme, les
possibilités techniques les mieux adaptées. Cette proposition portera sur les contraintes
environnementales dans l’espace et dans le temps, la solution d’ensemble à retenir
pour l’ensemble des ouvrages, la répartition des ouvrages et leurs liaisons dans
l’espace et dans le temps. Le consultant devra procéder en collaboration avec les
services compétents du Ministère de l’EPSP et du Ministère en charge de
l’Environnement et de la Protection de la Nature à la vérification et le cas échéant à la
mise en conformité des propositions architecturales de chaque infrastructure par
rapport aux standards desdits Ministères.
4.4.Établissement de l’avant projet sommaire qui doit comporter :
4.4.1 – UN MEMOIRE DESCRIPTIF, EXPLICATIF ET JUSTIFICATIF CONSACRE A :
l’exposé et l’étude comparative des différentes solutions d’ensemble possibles ;
la justification du choix de la solution d’ensemble préconisée ;
la description de cette solution d’ensemble préconisée ;
l’indication des tranches et délais possibles de réalisation ;
l’indication des bases d’estimation des dépenses ;
aux aspects environnementaux et mesures de réduction des nuisances liées aux
constructions, l’étude contiendra les points suivants :
la description de l’environnement du site et de la région ;
la description du projet ;
le rapport de descente sur le terrain ;
l’inventaire et la description des impacts du projet sur l’environnement et les
mesures d’atténuation envisagées ;
les références bibliographiques.
4.4.2 – une estimation sommaire des dépenses
•
•
•
•
•
•
4.4.3 – le dossier de la solution d’ensemble renfermant tous les plans (croquis, esquisses,
schémas, plans de masse, plan de situation aux échelles appropriées), notes techniques et
calculs nécessaires à la compréhension et à l’appréciation de la solution.
4.5 – Etablissement de l’avant projet détaillé qui permet d’arrêter toutes les options
architecturales, techniques, environnementales, financières et de gestion de l’opération.
4.5.1 – Un mémoire descriptif, explicatif et justificatif consacré à :
• l’indication de l’ensemble des données utilisées (données climatique, géotechnique,
canalisations et ouvrages enterrés etc.) et de l’interprétation qui leur a été donnée ;
• l’indication de l’ensemble des dispositions réglementaires et des servitudes et de
l’application qui en a été faite ;
• la justification des types d’ouvrages préconisés ;
• la description des ouvrages et de leurs principaux composants de construction ;
• l’indication des lots techniquement homogènes qui donneront lieu chacun à une
spécification particulière ;
• l’indication des dates souhaitables et délais normaux d’exécution des travaux ;
• l’indication des bases d’évaluation détaillée des dépenses ;
• un rapport Sécurité Incendie.
4.5.2. – Une évaluation détaillée des dépenses fondée sur les avant métrés. Elle doit être
détaillée par corps d’état (Génie civil, charpentes, électricité et sécurité incendie,
fluides, VRD, dispositions environnementales….) pour toutes les infrastructures et
conformément au programme arrêté.
4.5.3. – Le dossier technique des ouvrages renfermant :
• les plans d’ensemble (plans, coupes, sections, élévations, profils, aux échelles
appropriées) représentant les ouvrages dans leur site avec le report des données
recueillies et permettant d’apprécier leur connaissance et de définir leur adaptation au
terrain ;
• les plans de disposition générale et les plans des divers niveaux aux échelles
appropriées (1/200 ou 1/100) avec l’indication des surfaces offertes demandées par le
programme ;
• les plans techniques (structures (coffrages, armatures, etc.), électricité & sécurité
incendie, fluides, VRD & aménagement extérieur) aux échelles appropriées et
conformes aux plans d’architecture.
4.6 – Etablissement des spécifications techniques détaillées et des plans d’exécution des
ouvrages :
4.6.1 Ces études ont pour but de déterminer dans tous leurs détails les dispositions
architecturales et techniques des ouvrages et la spécification des lots techniques qui pourront
être exécutés chacun par un spécialiste. Elles portent sur :
• les caractéristiques fonctionnelles, dimensionnelles et de positionnement de tous les
détails des ouvrages ;
• le choix des matériaux et équipements ;
• la constitution de groupement des composants de construction, techniquement
homogènes du point de vue de leur mise en œuvre ;
• l’analyse des jonctions entre ces groupements de façon à pouvoir en attribuer la
responsabilité sans équivoque ;
• le planning général de la construction ;
• l’impact sur l’environnement.
4.6.2 Les spécifications techniques détaillées définissent sans ambiguïté, concurremment
avec les plans d’exécution des ouvrages, les travaux des divers corps d’état ; elles comportent
le programme général prévisionnel des travaux avec dates probables d’intervention des
différents corps d’état, le devis quantitatif ou avant métré énumérant les diverses unités
d’œuvre employées dans la construction et indiquant la quantité nécessaire de chacune d’elles,
l’estimation détaillée des dépenses s’appuyant sur le devis quantitatif.
4.6.3 Les plans d’exécution des ouvrages comportant les schémas fonctionnels, notes
techniques et calculs dont l’établissement précède et commande celui des plans d’exécution
qui eux, accompagnés de leurs nomenclatures et instructions techniques, définissent sans
ambiguïté, concurremment avec les spécifications techniques détaillées, les travaux des divers
corps d’état.
4.6.4 L’étude détaillée d’impact environnemental comprendra notamment :
• la description et l’analyse de l’état initial du site et de son environnement physique,
biologique, socioéconomique et humain ;
• la description du projet et les raisons de son choix parmi les autres solutions
possibles ;
• l’identification et l’évaluation des effets possibles de la mise en œuvre du projet sur
l’environnement naturel et humain ;
•
l’indication des mesures prévues pour éviter, réduire et éliminer les effets
dommageables du projet sur l’environnement.
Le dossier de l’étude d’impact environnemental, confectionné par le bureau d’études sera
soumis à l’approbation de l’administration compétente.
4.7 – établissement du dossier d’appel d’offres (DAO)
Ce dossier comporte :
* Les documents graphiques qui sont les plans d’exécution lisibles avec toutes les cotations
nécessaires, indications des traits de coupes, repérage des détails, indication des poteaux,
repérages pour la menuiserie. Les élévations, les coupes et les masses du plan d’ensemble
ainsi que les plans techniques (Béton armé, électricité & sécurité incendie, fluides, VRD &
aménagement extérieur) doivent correspondre aux vues en plan.
* Les pièces écrites à savoir:
• le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG);
• le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP);
• le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP);
• le Cadre du devis Quantitatif et estimatif;
• le cadre du bordereau des prix unitaires.
Phase II – Contrôle et supervision des travaux
La mission du Consultant consistera à :
• la préparation au démarrage des chantiers ;
• la rédaction du rapport de démarrage des travaux et de fin des travaux, ainsi que les
rapports mensuels d’avancement des travaux ;
• l’organisation et direction des réunions de chantiers ;
• la rédaction et diffusion des comptes-rendus de réunions ;
• l’information systématique du Client sur l’état d’avancement et de prévision des
travaux et des dépenses, avec indication des évolutions notables ;
• le contrôle de la conformité de l’exécution des fournitures et travaux aux prescriptions
des pièces contractuelles, en matière de qualité, de délai et de coût ;
• le contrôle et maîtrise des délais ;
• le choix des options techniques ;
• les liaisons régulières avec les organismes de contrôle éventuels ;
• établissement et transmission au Client pour signature, des ordres de service, puis
délivrance de ceux-ci aux entrepreneurs ;
• la coordination entre les différents intervenants ainsi que celle de l’exécution de
l’ensemble des travaux.
Réception et décompte des travaux
Cette phase comprend :
• la vérification de la qualité des travaux et leur exécution en conformité avec les
prescriptions techniques;
•
•
•
•
•
•
•
la vérification et attachement contradictoires des propositions de paiement établies par
l’entrepreneur avant transmission au Client ;
l’établissement des bordereaux des prix supplémentaires et avenants éventuels ;
l’organisation des réceptions (provisoires et définitives) des ouvrages et participation à
ces réceptions ;
l’établissement des procès – verbaux de réception des ouvrages ;
la vérification et la certification du décompte général établi par l’entrepreneur ;
l’instruction des mémoires de réclamation de l’entrepreneur ;
l’assistance au client pour le règlement des litiges.
Dossier des ouvrages exécutés :
Cette phase comprend la constitution et la remise en fin d’exécution au Client du « Dossier
des ouvrages exécutés » qui contient :
• la collection, en vue de l’exploitation des ouvrages, des notices de fonctionnement des
ouvrages ainsi que les plans de recollement ;
• les pièces contractuelles et, dans la mesure où leur connaissance est utile à
l’exploitation et à l’entretien des ouvrages, les pièces établies par le concepteur ou
l’entrepreneur dans le cadre des droits et obligations incombant contractuellement à
chacun d’eux ;
• vérification de la conformité de l’exécution par rapport aux dossiers d’exécution
dûment approuvés.
Equipements, mobilier et fournitures :
Cette mission comprend :
• Coordination avec la construction et interfaces avec les lots techniques : Génie Civil,
Electricité, Fluides et VRD ;
• Vérification de la conformité des équipements à livrer sur la base de la documentation
technique : par rapport au marché ; par rapport aux normes et selon le quantitatif et les
spécifications retenues et stipulées dans le marché ;
• Surveillance des installations : conformité d’emplacement, selon les plans
d’installation et montage des équipements, selon les règles de l’art.
Les principales tâches visant la réception seront les suivantes :
• la vérification de livraison de la documentation technique ;
• le contrôle des assurances et garantie des fournitures ;
• la réalisation des essais in situ des équipements ;
• le contrôle qualitatif et quantitatif, la conformité aux spécifications et le bon
fonctionnement des équipements et matériels installés ;
• prononcer la réception si les matériels installés sont conformes aux spécifications
quantitatives et qualitatives ;
• la vérification et la validation de fiches d’affectation des équipements à donner par les
fournisseurs ;
• le suivi de la rédaction d’un manuel de procédures pour les équipements complexes.
La réception provisoire constitue le point de départ du délai de garantie.
La réception pourra éventuellement être effectuée avec des réserves précisant la nature de la
prestation et les spécifications contractuelles.
V.
PROFIL DU CONSULTANT
a. Pour le bureau d’études
Le consultant doit être un bureau d’études, (joindre l’agrément du ministre des ITPRs, le
Nouveau registre de commerce et éventuellement un statut notarié approuvant cela) ayant une
expérience avérée d’au moins cinq (5) ans dans le domaine et doit avoir une expérience
pertinente d’au moins 2 missions similaires et de complexité comparable réalisées dans les
provinces concernées au cours de 10 dernières années.
b. qualifications requises pour le personnel du consultant
Le Personnel clé du Consultant doit obligatoirement être constitué des experts de haut niveau
suivants en qualité et quantité ci-après :
a. Phase études :
1 Un chef de mission
Le chef de mission doit être détenteur d’un diplôme d’architecte, d’ingénieur BTP (D6 +5) ou
d’ingénieur civil des constructions (D6 + 5) et doit avoir une expérience d’au moins 10 ans en
Travaux de réhabilitation ou de construction des bâtiments, pour avoir réalisé de type des
travaux ou mené des études relatives à ce type de travaux.
2. Un Fonctionnaire-Dirigeant intervention à temps plein
Il doit être détenteur d’un diplôme d’ingénieur civil en construction, BTP ou équivalent (D6 +
5 ans) et il doit avoir une expérience pertinente d’au moins 5 ans, en qualité de fonctionnaire
dirigeant, représentant du maître d’œuvre. Il doit être parfaitement familiarisé avec toutes les
règles administratives (mesurage contradictoire, facturation, révision des prix etc.) et
techniques (surveillance, contrôle de qualité etc.). Il doit être capable d’intervenir
respectivement dans les domaines clé de réhabilitation, à savoir : bâtiments, électrification des
bâtiments et leurs assainissements.
3. Deux Ingénieurs : 1 Civil et 1 architecte
Le rôle fondamental dévolu étant de participer activement dans la conception, le calcul de
stabilité et le dimensionnement des infrastructures et des ouvrages d’assainissement et il doit
avoir une expérience pertinente d’au moins 7 ans dans le calcul de stabilité et de
dimensionnement pour les premiers cités et de 7 ans dans la conception architecturale des
édifices pour les derniers.
Devront disposer d’une expérience d’au moins 5 ans dans la réalisation ou la conduite des
travaux similaires et de complexités comparables.
4. Un Ingénieur Electricien : intervention à temps partiel
L’Ingénieur électricien (D6 + 3 ans) doit avoir au moins 5 ans d’expérience dans le domaine
de l’électricité du bâtiment (installation, réhabilitation etc.)
5. Un Ingénieur Hydraulicien : intervention à temps partiel
Spécialiste dans le domaine de l’eau et de l’assainissement qui doit être un Ingénieur (D6 +3)
spécialisé dans le domaine de l’eau et de l’assainissement. Il doit avoir au moins cinq (5) ans
d’expérience dans la conception ou réalisation des projets (sanitaires ou adduction d’eau) et
par les entreprises, bureaux d’études ou des ONGs de développement.
6. Un Spécialiste en environnement : intervention à temps partiel
Ingénieur en génie civil ou Architecte (D6+5), Ingénieur BTP (D6+5), Ingénieur Géomètre
photographe (D6+5) (ayant au moins cinq (5) années d’expérience confirmée dans le domaine
de l’évaluation environnementale des projets. Il devra, durant les cinq (5) dernières années,
être impliqué dans trois (3) projets similaires.
7. Un Ingénieur Topographe : intervention à temps partiel
Il doit être détenteur d’un diplôme d’ingénieur topographe (D6 + 5 ans), justifiant d’une
expérience pertinente avérée d’au-moins trois 3 ans comme topographes.
b. Phase contrôle et surveillance (par province) :
1. Un chef de mission
Le chef de mission doit être détenteur d’un diplôme d’architecte, d’ingénieur BTP (D6 +5) ou
d’ingénieur civil des constructions (D6 + 5) et doit avoir une expérience d’au moins 10 ans en
Travaux de réhabilitation ou de construction des bâtiments, pour avoir réalisé de type des
travaux ou mené des études relatives à ce type de travaux.
2. Deux Délégués à pied d’œuvre : intervention à temps plein
Ils doivent être détenteurs d’un diplôme d’architecte ou d’ingénieur technicien (D6 + 3 ans),
justifiant d’une expérience pertinente avérée d’au moins 5 ans comme DPO ou Conducteurs
des travaux.
3. Un Ingénieur Electricien : intervention à temps partiel
L’Ingénieur électricien (D6 + 3 ans) doit avoir au moins 5 ans d’expérience dans le domaine
de l’électricité du bâtiment (installation, réhabilitation etc.)
4. Un Ingénieur Hydraulicien : intervention à temps partiel
Spécialiste dans le domaine de l’eau et de l’assainissement qui doit être un Ingénieur (D6 +3)
spécialisé dans le domaine de l’eau et de l’assainissement. Il doit avoir au moins cinq (5) ans
d’expérience dans la conception ou réalisation des projets (sanitaires ou adduction d’eau) et
par les entreprises, bureaux d’études ou des ONGs de développement.
5. Un Spécialiste en environnement : intervention à temps partiel
Ingénieur en génie civil ou Architecte (D6+5), Ingénieur BTP (D6+5), Ingénieur Géomètre
photographe (D6+5) (ayant au moins cinq (5) années d’expérience confirmée dans le domaine
de l’évaluation environnementale des projets. Il devra, durant les cinq (5) dernières années,
être impliqué dans trois (3) projets similaires.
Outre ce personnel qu’il dotera des moyens matériels nécessaires pour la réalisation de la
mission, le Consultant devra disposer d’un personnel d’appui (dessinateurs projeteurs DAO,
topographes, contrôleur des travaux dans chaque chantier, etc.).
VI. CONDITIONS DE REALISATION DE LA MISSION
Les conditions de réalisation et de rémunération de la mission seront précisées dans le contrat
de prestation de services qui sera passé avec le Consultant.
VII. CALENDRIER DE LA MISSION
La durée d’exécution de la mission est fixée comme suit :
En phase I : Etudes
Dans un délai maximum de soixante (60) jours calendaires, le consultant devra fournir des
Dossiers d’Appel d’Offre comprenant les instructions aux soumissionnaires et le contrat type,
les prescriptions techniques, le dossier d’exécution (plans, coupes, façades etc. en AUTOCAD
et en PDF). Il est à rappeler que les dossiers d’exécution devront contenir tous les détails
pertinents permettant l’exécution harmonieuse des projets.
En phase II : Contrôle et suivi-évaluation de l’exécution des travaux
Dans un délai de réalisation à convenir entre parties, le consultant devra assurer le contrôle et
la surveillance des travaux des sites à réhabiliter ou à reconstruire dans les provinces
éducationnelles où il sera recruté.
Toutefois, à titre indicatif le délai pour cette phase est de 12 mois.
Les délais ci-dessus n’incluent pas les délais d’approbation des différents dossiers de chacune
des phases par le client. Par conséquent, ils ne sont pas calendaires et successifs à partir de la
date de démarrage.
Dans tous les cas, il est demandé au bureau d’études une grande disponibilité pour répondre à
tout moment aux sollicitations du Client, ceci du début de la mission jusqu’à la fin du projet.
IX.
SUPERVISION
Le consultant assurera sa mission sous la supervision du BCECO en étroite coordination avec
le Ministère de l’Enseignement Primaire Secondaire et Professionnel.
X.
RAPPORTS
Le Consultant produira les rapports ci-après :
-
Le rapport d’état des lieux des sites y compris les recommandations pertinentes de
réhabilitation systématique desdits sites;
-
Dossier d’Avant Projet Sommaire (Documents graphiques et pièces écrites) ;
-
Dossier d’Avant Projet Détaillé (Documents graphiques et pièces écrites) ;
-
Des projets de Dossier d’Appel d’Offres (DAO) ainsi que des prescriptions techniques
des travaux à réaliser (Documents graphiques et pièces écrites).
-
Des rapports périodiques sur l’état de l’avancement des travaux et ce, jusqu’à leur
réception définitive
Chaque rapport susmentionné sera remis en version provisoire en 3 exemplaires, puis après
approbation en version définitive en 3 exemplaires.
Les dossiers d’appel d’offre devront être accompagnés des éléments Graphiques des tous les
ouvrages proposés à la réhabilitation ou à la reconstruction sous format AUTOCAD et PDF
(plans d’exécution et plans d’aménagement).
Note. : Respect à la déontologie professionnelle
Il est exigé à tous les cabinets ce qui suit :
1. Tous les Cv des experts doivent être signés conjointement par le responsable du
cabinet et l’expert concerné ;
2. Chaque rapport du cabinet doit être accompagné du PV de participation des experts
(personnel clé de la mission) signé par ces derniers ;
3. Avant le paiement du solde du contrat, le consultant (Cabinet, bureau d’études, firme)
devra joindre à la demande de paiement un PV de bonne exécution de la mission,
signé conjointement entre le cabinet et ses experts non permanents alignés à sa
mission.