LA RECONNAISSANCE VOCALE EN MIlIEU jUrIdIqUE

La reconnaissance vocale
en milieu juridique
Nuance Communications
DRAGON_COUV.indd 2
22/04/11 15:17
legal
SOMMAIRE
INTRODUCTION »2
Comment fonctionne un logiciel de reconnaissance vocale ?
»4
Réduction des délais de création de documents
»8
Comment les professionnels du secteur juridique peuvent-ils
tirer parti de la reconnaissance vocale ?
» 12
Mais est-il vraiment précis ?
» 15
Automatisation des Flux de travail
» 17
Plus productif, même lors de vos déplacements
» 20
Gestion du déploiement
» 22
Prérequis et formation de l’utilisateur
» 24
Un investissement rentable
» 28
Retour sur investissement
» 30
À propos de Nuance Communications
» 32
1
INTRODUcTION
Au cours des dernières années, les frais engagés pour la rédaction
de contrats, de comptes-rendus d’audience ou de dossiers relatifs
à une instruction judiciaire n’ont cessé d’augmenter.
Ces tâches, souvent confiées à des secrétaires
ou à des services externes, constituent
une perte de temps et un manque
à gagner considérables.
Imaginez qu’il soit possible
de créer des contrats
et des comptes rendus détaillés,
entièrement à la voix
et en un clin d’œil !
Aujourd’hui, de nombreux cabinets juridiques et services juridiques d’entreprises repensent leurs pratiques
internes en vue de maintenir leur compétitivité.
» Comment réduire les coûts de personnel, accroître
la productivité des équipes et faire en sorte qu’elles se
concentrent sur des activités lucratives ?
» Pourquoi payer un secrétaire juridique qualifié à retaper
des documents alors qu’il pourrait effectuer d’autres tâches
qui mettraient à profit ses véritables compétences ?
» Comment accélérer la création de documents, et ne plus avoir
à attendre leur transcription, afin de gagner en efficacité et en rapidité ?
Imaginez qu’il soit possible de créer des contrats et des comptes rendus détaillés,
entièrement à la voix et en un clin d’œil ! Pensez aux gains de productivité que vous
pourriez réaliser si votre personnel administratif se limitait à relire les documents
au lieu de les retaper entièrement...
2
legal
Aujourd’hui, des milliers de professionnels du
secteur juridique utilisent la reconnaissance
vocale pour réduire le temps nécessaire à la
création de l’ensemble de leurs documents.
Dépositions, plaidoiries, contrats, instructions et
courriers : tous peuvent être créés à la voix,
trois fois plus rapidement qu’avec un clavier.
Avec la reconnaissance vocale, les employés de
services juridiques peuvent accélérer la création
de documents, réduire les coûts de transcription
et automatiser les tâches répétées à longueur de
journée, sans modifier pour autant les processus
de travail ou les systèmes d’information existants.
Avec la reconnaissance
vocale, les employés
de services juridiques
peuvent accélérer
la création de documents,
réduire les coûts
de transcription
et automatiser les tâches
répétées à longueur
de journée, sans modifier
pour autant les processus
de travail
ou les systèmes
d’information existants.
Ce livre blanc traite des problèmes de coût et de productivité qui affectent
particulièrement les professionnels du secteur juridique et explique comment
la reconnaissance vocale peut les aider à :
» Créer leurs documents en un temps
record : Dans quasiment toute application
Windows, transformez vos paroles en texte
et bénéficiez d’une précision de reconnaissance exceptionnelle. Avec Dragon Naturally­
Speaking, la saisie d’informations s’effectue trois
fois plus vite qu’avec un clavier.
» Faire sauter les freins à la production
de documents : La reconnaissance vocale
est la solution pour accélérer la création, l’édi-
tion et la correction de documents, et réduire
votre dépendance aux services de transcription
manuelle. Avocats, secrétaires et conseillers juridiques peuvent ainsi optimiser leur travail en se
concentrant sur des activités plus lucratives.
» Battre des records de productivité :
Les cabinets d’avocats et les services juridiques,
quelle que soit leur taille, peuvent améliorer
leur chiffre d’affaires sans avoir à embaucher de
personnel, et gagner en efficacité au quotidien.
3
Comment fonctionne
un logiciel
de reconnaissance
vocale ?
4
legal
Les logiciels de reconnaissance vocale, tels que Dragon
NaturallySpeaking Legal de Nuance Communications,
utilisent la voix humaine comme principale interface
entre l’utilisateur et l’ordinateur.
Bien qu’étant simple d’utilisation, un logiciel de reconnaissance
vocale utilise une technologie hautement sophistiquée appliquant
la « modélisation linguistique » pour reconnaître et distinguer les millions d’énoncés qui composent une langue.
En utilisant des modèles statistiques, les programmes de
reconnaissance vocale analysent un flux de son entrant et
Bien qu’étant simple
interprètent ces sons en tant que commandes ou dictées.
Le procédé d’interprétation est appelé reconnaissance
d’utilisation, un logiciel
vocale. Son taux de réussite correspond au pourcentage
de reconnaissance vocale
d’interprétations correctes.
utilise une technologie
hautement sophistiquée
Dragon NaturallySpeaking est un système de reconnaissance vocale associé à un locuteur.
Pour chaque utilisateur du système, Dragon crée un « profil
vocal » contenant des informations sur les caractéristiques
vocales uniques de chaque individu ainsi qu’un ensemble de
mots standards ou personnalisés – constituant un « vocabulaire » – et des informations spécifiques à l’utilisateur, notamment
des paramètres logiciels et des commandes vocales personnalisées.
Lorsque les utilisateurs de Dragon créent leur profil utilisateur et forment
le programme à leurs propres caractéristiques, Dragon utilise d’abord des modèles
basés sur l’analyse de milliers de voix et de textes. Ces modèles sont ensuite personnalisés selon la sonorité (modèle acoustique) de leur voix et les mots et expressions
qu’ils utilisent (vocabulaire et modèle linguistique associé).
5
Grâce à cette approche, le système s’adapte
aux différents accents et modèles vocaux des
utilisateurs. Le logiciel se base sur le profil utilisateur personnalisé pour interpréter les mots
prononcés.
Chaque fois qu’un utilisateur de Dragon corrige
des erreurs de reconnaissance, le logiciel met
à jour son profil utilisateur, améliorant ainsi la
précision de la reconnaissance dans le temps.
(Voir schéma ci-dessous)
Comment
fonctionne
la reconnaissance
vocale
PAROLE
Conversion
Analogique /
Numérique
6
Grâce
à cette approche,
le système s’adapte
aux différents accents
et modèles vocaux
des utilisateurs.
MODÈLE
ACOUSTIQUE
Convertit
les sons
en syllabes
MODÈLE
linguistique
Convertit
les sons
en mots
MOTEUR
EXTRACTION
de reconnaissance
des
de Dragon
Naturally
Speaking
caractéristiques
TEXTE
Pour quelles activités la reconnaissance
vocale est-elle utilisée aujourd’hui dans
le secteur juridique ?
» Création de documents, par exemple
contrats, comptes-rendus, requêtes,
notifications, actes de procédure,
mémos, assignations, conclusions, etc.
» Gestion des e-mails
(rédaction et envoi des e-mails)
» Synthèse de documents
» Transcription simplifiée par des tiers
» Accessibilité
(utilisateurs blessés ou souffrant
de handicaps, dyslexiques, etc.)
» Amélioration de la productivité
au bureau
Les personnes qui ont déjà essayé un logiciel
de reconnaissance vocale dans le passé ont tout
intérêt à se pencher de nouveau sur cette technologie. En effet, les dernières évolutions logicielles
et matérielles ont permis des progrès spectaculaires en termes de performances, de précision
et de simplicité d’utilisation.
Les professionnels du secteur juridique peuvent
désormais rédiger des contrats, des comptes rendus et des e-mails trois fois plus vite qu’en les
tapant ou en ayant recours à une transcription
classique. En fait, des milliers d’entre eux utilisent
Les professionnels
du secteur juridique
peuvent désormais
rédiger des contrats,
des comptes-rendus
et des e-mails
trois fois plus vite
qu’en les tapant
ou en ayant recours
à une transcription
classique.
déjà la reconnaissance vocale pour gagner en
rapidité et en productivité.
Dans tous les services, les employés peuvent utiliser la reconnaissance vocale à des fins diverses,
selon leurs responsabilités, leur flux de travail,
leurs préférences et les autres applications utilisées. Et ces employés sont extrêmement divers :
associés, conseillers juridiques, juges, enseignantschercheurs, greffiers, étudiants en droit, assistants
juridiques, professionnels itinérants, personnes
handicapées, transcripteurs, secrétaires, personnel
administratif, etc.
7
Réduction
des délais de création
de documents
8
legal
Les cabinets juridiques ont souvent recours à des assistants
ou à des sociétés externes onéreuses pour la transcription
de nombreux documents nécessaires aux procédures
juridiques : mémos client, contrats, requêtes,
comptes-rendus, synthèses des communications et
des dépositions, etc. Il existe aujourd’hui deux approches
pour la création de documents.
À mesure que le nombre de dossiers et que
les coûts administratifs augmentent,
Confiée à un service externe,
chacune d’elles présente des inconvénients
la transcription s’avère coûteuse
spécifiques :
et implique des délais
conséquents. Elle ralentit
les procédures, altère
la satisfaction du client
et réduit les bénéfices.
» Transcription par des tiers : un avocat effectue
sa dictée par téléphone ou sur un enregistreur numérique,
puis l’enregistrement est envoyé à un transcripteur externe ;
il peut également être délégué à un transcripteur ou un
assistant interne.
Confiée à un service externe, la transcription s’avère coûteuse
et implique des délais conséquents. Elle ralentit les procédures,
altère la satisfaction du client et réduit les bénéfices. La transcription
en interne peut s’avérer plus économique. Elle implique cependant des
cycles de révision répétitifs au sein du personnel administratif et se révèle
particulièrement fastidieuse et improductive. (Voir schéma page suivante)
» Saisie directe : l’avocat saisit lui-même les informations. Certaines personnes ne
sont pas en mesure ou ne souhaitent pas taper sur un clavier, soit parce qu’elles manquent
d’entraînement à cet exercice, soit parce qu’elles ont un handicap ou souhaitent éviter
des lésions dues à des mouvements répétitifs.
9
transcription
traditionnelle
Avec la
03
02
Il donne l’enregistrement
à sa secrétaire
La secretaire
écoute
l’enregistrement
et saisit
manuellement
01
L’avocat dicte
un mémo de
3 paragraphes
Les professionnels qui travaillent dans des cabinets ou des services d’entreprises où le personnel
est limité doivent créer leurs propres documents
tout en respectant des calendriers serrés, même
lorsqu’un processus de transcription interne est en
place. En effet, pour nombre d’entre eux, le travail
se prolonge tard le soir, bien après que le personnel administratif ait quitté le bureau.
08
L’avocat lit la
nouvelle version
du mémo et
donne son accord
à la secrétaire
Te
reconnaissance
02
vocale
01
L’avocat dicte le mémo
de 3 paragraphes
sur un enregistreur
numérique
10
s e s ti m
é
30 min
à 1 h 30
Avec la
Dragon importe cet
enregistrement à partir
de l’enregistreur
numérique lors
de la synchronisation
avec le PC pour
une transcription
automatique
mp
03
en fonction
de la charge
de travail
La secrétaire relit et corrige
le texte avec le fichier
audio correspondant
en 15 minutes à 1 heure,
en fonction de sa charge
de travail
06
05
La secretaire
imprime
et envoie
le mémo
L’avocat lit
le mémo
et apporte des
modifications
04
La secrétaire
envoie
le document
à l’avocat
pour accord
Te
e
m p s s ti m
é
2à6h
en fonction
de la charge
de travail
04
La secrétaire rend
un brouillon
en 1 ou 2 heures
en fonction
de sa charge
de travail
05
L’avocat
relit le mémo
et apporte des
modifications
06
07
La secrétaire
rend une
nouvelle version
du mémo
à l’avocat
La secrétaire lit
les modifications,
demande des
éclaircissements
à l’avocat et inclut
les modifications
en 1 à 2 heures
en fonction de
sa charge de travail
C’est une évidence :
la plupart
des personnes
parlent plus vite
qu’elles ne tapent
sur un clavier.
La dictée
est trois fois
plus rapide que
la saisie au clavier
De par leur rapidité, leur précision et leur simplicité
d’utilisation, les systèmes de reconnaissance vocale
actuels représentent une excellente alternative aux
approches classiques de création de documents.
C’est une évidence : la plupart des personnes
parlent plus vite qu’elles ne tapent sur un clavier.
Grâce à la reconnaissance vocale, les professionnels du secteur juridique peuvent créer des
documents électroniques à la vitesse record de
160 mots par minute, c’est-à-dire trois fois plus
rapidement qu’en tapant sur un clavier. Les utilisateurs n’ont qu’à dicter les informations sur leur
ordinateur. Les mots apparaissent instantanément
dans n’importe quelle application Microsoft®
Office®, ainsi que dans Microsoft Internet Explorer®, OpenOffice Writer® et la quasi-totalité des
applications Windows, y compris les programmes
courants de gestion d’affaires juridiques.
Plutôt que d’utiliser un micro-casque standard,
les utilisateurs peuvent se servir d’une oreillette
Bluetooth qui, avec cer tains systèmes, garantit le
même niveau de précision, sans les fils ! Offrant
une totale liber té de mouvement, l’oreillette
Bluetooth (en option) permet de dicter tout
en manipulant des notes et documents sur le
bureau, ou en se déplaçant pour consulter
d’autres références.
11
Comment les professionnels
du secteur juridique peuvent-ils tirer
parti de la reconnaissance vocale ?
12
legal
Flux de travail de transcription
La reconnaissance vocale s’avère particulièrement utile
pour tous les professionnels du secteur juridique dont
la productivité est considérablement altérée par le cycle
interminable Dictée » Transcription » Révision » Édition.
Ceux d’entre eux qui ont déjà l’habitude de dicter
des documents et de les faire transcrire
pourront continuer à le faire sans avoir
à modifier leur flux de travail.
L’utilisation d’un logiciel
de reconnaissance vocale
peut réduire considérablement
les délais de transcription
classique.
Cependant, grâce à la reconnaissance vocale, la dictée est
transcrite automatiquement, ce qui accélère considéra­
blement l’interaction avec l’assistant juridique en charge
de la transcription.
Le système de reconnaissance vocale transfère le fichier
texte transcrit et/ou le fichier audio synchronisé à un assistant juridique. Au lieu de retranscrire le texte en partant
de rien, l’utilisateur ou son assistant ouvre le fichier transcrit,
écoute la dictée enregistrée associée tout en suivant le texte
à l’écran, et effectue dans le même temps ses corrections. Toutes
les corrections apportées par l’assistant sont ajoutées au profil du
locuteur (dans le cas de profils centralisés) afin d’améliorer la précision
des transcriptions futures.
L’utilisation d’un logiciel de reconnaissance vocale peut réduire considérablement les délais de transcription classique. Si la retranscription est effectuée au sein
du cabinet, l’utilisation d’un logiciel de reconnaissance vocale libère le personnel et lui
permet d’effectuer d’autres tâches plus lucratives. Si la retranscription est sous-traitée
auprès d’un organisme externe, des économies de coûts peuvent être réalisées.
13
Un cabinet ou un service juridique peut utiliser
certains programmes de reconnaissance vocale
tels que Dragon NaturallySpeaking Legal pour
créer un « agent de transcription automatique ».
Grâce à cet outil, le système peut surveiller automatiquement l’arrivée de fichiers audio dans un
dossier spécifique. Dès lors qu’un fichier audio
est copié, le système le convertit automatiquement en fichier texte. L’agent peut être configuré
pour générer un fichier audio associé au texte
conver ti, afin que les correcteurs puissent ré­
écouter la dictée tout en relisant les documents
transcrits.
Grâce à cet outil,
le système
peut surveiller
automatiquement
l’arrivée de fichiers
audio dans un dossier
spécifique.
Pendant la dictée, l’utilisateur peut également utiliser la fonction Annotations vocales de Dragon
pour ajouter des commentaires, notamment des
instructions spécifiques. Ceux-ci seront intégrés
à l’enregistrement, sans toutefois figurer dans la
transcription finale. Cet enregistrement peut être
transmis à un assistant juridique qui utilisera le
profil Dragon de l’auteur pour importer l’enregistrement, le convertir en texte, puis apporter
d’éventuelles corrections.
Bob Kohn, codirecteur de Bromberg and Sunstein, un cabinet d’avocats de Boston, a commencé à utiliser Dragon au moment où ses douleurs liées à l’utilisation du clavier l’empêchaient
de taper. En constatant les gains de productivité immédiats réalisés par Bob, d’autres avocats
de son cabinet ont, eux aussi, commencé à utiliser Dragon. En permettant aux avocats de dicter
leurs propres documents, e-mails et mémos, et ce, de jour comme de nuit, Dragon a permis
au cabinet d’économiser des dizaines de milliers de dollars en tâches administratives, tout
en améliorant son service aux clients.
14
legal
Mais est-il vraiment
précis ?
Les outils de reconnaissance vocale de référence
peuvent afficher une précision proche de 99 %,
et ce, dès les premières utilisations.
L’utilisation de vocabulaires
spécialisés permet d’augmenter
la précision du logiciel. Certains
logiciels de reconnaissance
vocale, tels que Dragon
L’utilisation de vocabulaires
NaturallySpeaking Legal,
spécialisés permet d’augmenter
incluent un vocabulaire
la précision du logiciel.
juridique – comprenant
les termes juridiques latins
et français, les noms
des recueils et les abréviations,
en plus du vocabulaire
professionnel standard –
et peuvent reconnaître et mettre
en forme automatiquement des citations
propres aux activités juridiques et judiciaires.
15
Avec Dragon, les cabinets juridiques
peuvent personnaliser leurs vocabulaires
et accroître ainsi la précision
de la reconnaissance.
Chaque cabinet juridique utilise des mots, noms,
termes, acronymes spécifiques à sa spécialité ou
à sa clientèle. Cette terminologie est fréquemment utilisée dans des documents judiciaires,
correspondances et autres textes juridiques.
Pour améliorer la précision et raccourcir le délai
de création des documents, les logiciels de reconnaissance vocale offrent également les possibilités
suivantes aux professionnels du secteur juridique
(ainsi qu’aux assistants, administrateurs informatiques ou formateurs travaillant à leurs côtés) :
» Ajouter de nouveaux mots ou personnaliser le
vocabulaire en y intégrant des noms d’employés,
des acronymes et des termes spécialisés fréquemment utilisés dans leur cabinet ou leur service.
Les systèmes de reconnaissance
vocale peuvent faire des choix
« intelligents » quant à l’orthographe, et à l’utilisation des majuscules,
en s’adaptant notamment au contexte. Avec
Dragon, les cabinets juridiques peuvent personnaliser leurs vocabulaires et accroître
ainsi la précision de la reconnaissance. Les
utilisateurs passent ainsi moins de temps
à corriger les erreurs. Ils peuvent personnaliser des « formes orales » de façon à
produire des formes écrites spécifiques
16
» Supprimer des entrées pouvant entraîner
une ambiguïté acoustique (orthographes
approchantes).
» Indiquer précisément quand et comment
certains éléments doivent être mis
en forme, dans quels cas ils doivent prendre
une majuscule ou une forme différente selon
le contexte.
» Analyser les documents écrits d’un individu
pour mettre à jour son profil utilisateur en
fonction de son style et des mots qu’il utilise.
Lorsqu’une entreprise emploie régulièrement une
terminologie ou des noms spécifiques, la personnalisation du vocabulaire à l’échelle de l’entreprise
peut améliorer la précision de la reconnaissance
et permettre ainsi de réduire le temps passé par
le personnel administratif à corriger les erreurs.
pour certains mots et expressions, par
exemple « c-à-d » pour « c’est-à-dire » ou
encore « Fig. » pour « figure ». Imaginons
qu’un contact clé, chez un client important du cabinet, s’appelle Gilles Renaud.
Le cabinet peut choisir de supprimer les
autres orthographes courantes de ce nom
(Renault, Renaut, etc.). Dragon privilégiera
ainsi l’orthographe appropriée, offrant ainsi
une transcription plus précise des correspondances ou des documents juridiques
dans lesquels figure ce nom.
legal
automatisation
des Flux de travail
Au-delà des simples fonctions de transcription,
le déploiement d’une solution de reconnaissance
vocale au sein d’un cabinet juridique permet aux
professionnels d’effectuer des tâches répétitives
de façon plus rapide et plus efficace. Par exemple,
il est possible de réduire le nombre d’étapes nécessaires pour effectuer une tâche spécifique, sans
pour autant modifier le processus métier en place.
Contrôle des applications à la voix
Les logiciels de reconnaissance vocale permettent aux utilisateurs de
commander et contrôler le bureau à la voix. Presque tous les menus
ou boîtes de dialogue peuvent être contrôlés sans utiliser le clavier ou la
souris. Les utilisateurs peuvent éditer et mettre en forme leurs documents,
lancer des applications et ouvrir des fichiers ou couper-coller des documents. En d’autres termes, la reconnaissance vocale contribue à accélérer
les tâches de routine sur ordinateur. De nombreux logiciels juridiques
gagnent en simplicité et en efficacité lorsqu’ils sont déployés conjointement
avec un système de reconnaissance vocale. Les opérations de recherche,
la formulation de requêtes et le remplissage de formulaires sont plus
rapides à la voix qu’à l’aide du clavier. Les logiciels de gestion de documents, d’assemblage/automatisation documentaire et de gestion d’affaires
juridiques se prêtent particulièrement bien à l’utilisation de commandes
vocales. La saisie de texte ou de données peut être réalisée à la voix
dans la plupart des programmes, sans configuration particulière. D’autres
fonctions peuvent être aisément réalisées à l’aide de macros-commandes
personnalisées (voir page suivante).
17
Gestion des e-mails
La gestion des e-mails représente une part croissante du travail quotidien de chaque employé.
Aujourd’hui, les logiciels de reconnaissance vocale
peuvent être utilisés pour rédiger, parcourir, envoyer et répondre aux e-mails à la voix, via des logiciels courants tels que Microsoft Outlook® ou Lotus
Notes. De plus, certains logiciels de reconnaissance
vocale sont dotés de la technologie de synthèse
vocale (conversion texte-parole), qui permet aux
utilisateurs de faire lire leurs messages électroniques
à haute voix par l’ordinateur, tout en effectuant
d’autres tâches.
Les logiciels
de reconnaissance
vocale
peuvent être utilisés
pour rédiger,
parcourir, envoyer
et répondre
aux e-mails à la voix.
Navigation à la voix
sur internet
Grâce aux programmes de reconnaissance vocale
actuels, les professionnels du secteur juridique
peuvent naviguer sur Internet et accéder aux
informations plus facilement que jamais. Ces programmes prennent également en charge les intranets et d’autres interfaces HTML.
Compilez plusieurs actions
en une seule Commande voCale
Raccourcis vocaux dragon
La plupart des programmes de reconnaissance
vocale permettent également aux utilisateurs
d’énoncer des commandes standard invitant l’ordinateur à effectuer une action. Par exemple, lorsque
l’utilisateur dit « Démarrer Microsoft Word »,
le PC lance l’application correspondante. Grâce
aux programmes de reconnaissance vocale les plus
avancés, tels que Dragon NaturallySpeaking Legal,
les utilisateurs peuvent également regrouper l’exécution de plusieurs tâches en une seule et même
instruction vocale.
18
Par exemple, grâce aux raccourcis vocaux intégrés, il suffit de dire « Ecrire un e-mail pour client
XYZ » pour que Dragon lance l’application de
messagerie, crée un nouvel e-mail et insère le
nom du destinataire prononcé dans le champ
« À ». Les utilisateurs peuvent également effectuer
des recherches sur Internet ou sur leur ordinateur à l’aide de commandes vocales aussi simples
que « Rechercher sur Internet des informations
sur le réchauffement climatique », ou encore
« Rechercher sur l’ordinateur l’affaire Robinson ».
Commandes d’insertion
de textes fréquemment
utilisés
Les professionnels juridiques passent un temps
considérable à créer et classer des documents
contenant souvent des éléments communs. Ainsi,
de nombreux assistants juridiques saisissent sans
cesse les mêmes informations. Pour un processus de création de documents plus simple et plus
rapide, les utilisateurs peuvent créer des blocs
de texte fréquemment utilisés – comprenant des
expressions, paragraphes et même des images –
et les insérer dans des documents ou des e-mails
à l’aide d’une seule commande vocale.
Ces commandes personnalisées peuvent également contenir des « champs vocaux » variables.
Ainsi, l’utilisateur peut créer un document complet à l’aide d’une simple commande vocale,
puis le personnaliser en renseignant les différents
champs (par exemple, le nom d’un client ou un
montant d’honoraire dans une lettre standard
ou un modèle de contrat).
des processus automatisés grâce aux macro-commandes
Automatisées via des commandes vocales simples, les tâches récurrentes sont bien plus rapides
à réaliser. Dragon NaturallySpeaking Legal permet de créer de courtes commandes vocales
permettant d’exécuter en un temps record des tâches récurrentes qui nécessitaient auparavant
de nombreuses saisies au clavier et de nombreux clics de souris.
Macro commandes
Les tâches répétitives, telles que la saisie de données dans des documents ou des formulaires,
peuvent être accélérées en utilisant la voix. Dans
de nombreux cas, les utilisateurs non familiarisés
avec des logiciels complexes se sentent plus à l’aise
lorsqu’il s’agit de « dire » à l’ordinateur ce qu’il
doit faire, plutôt que d’exécuter des commandes
à partir de l’interface. La création de macro-commandes permet aux utilisateurs de passer d’un
champ à l’autre à l’aide d’une commande vocale
ou d’automatiser une séquence d’opérations s’effectuant habituellement à partir du clavier ou de la
souris. La plupart du temps, la cadence de saisie
des dactylographes est plus lente pour les chiffres
que pour les mots, même lorsqu’il s’agit d’une
personne expérimentée. Dorénavant, les feuilles
de calcul peuvent être entièrement créées et mises
à jour par commande vocale.
Les logiciels de comptabilité et de refacturation
horaire peuvent également être commandés à
la voix.
Par exemple, les professionnels du secteur juridique – ou plutôt les services informatiques
qui les assistent – peuvent définir, via Microsoft
Visual Basic®, une simple commande vocale, par
exemple « Traiter le contrat », qui enregistre
un contrat, l’envoie par e-mail à une liste de
destinataires chez le client et imprime un exemplaire au siège et au bureau régional concerné.
Automatisées via des commandes vocales simples,
les tâches récurrentes sont bien plus rapides à
réaliser. En simplifiant ainsi les processus répétés
à longueur de journée, l’automatisation des flux
de travail permet de réaliser des gains de productivité considérables, particulièrement à l’échelle
de plusieurs centaines d’employés.
19
Plus productif,
même lors de vos déplacements
20
legal
De nombreux avocats passent énormément de temps en
déplacement : visites chez les clients, dépositions, audiences, etc.
Leur temps est précieux et doit donc être exploité de manière
productive, quel que soit le lieu où les mène leur activité.
Grâce à la reconnaissance vocale, les avocats et autres professionnels du secteur juridique peuvent accroître leur productivité lors de leurs déplacements
en dictant leurs informations sur un enregistreur numérique ou un périphérique portable, puis en les faisant transcrire automatiquement sur leur PC à leur
retour. Dans le cadre du déploiement d’un système de reconnaissance vocale en
entreprise, les utilisateurs peuvent expor ter leur fichier utilisateur via le réseau
ou sur un périphérique de stockage por table pour l’utiliser sur un autre ordinateur,
y compris un ordinateur portable, et bénéficier ainsi de la reconnaissance vocale
à tout moment, où qu’ils se trouvent.
Un notaire déclare que Dragon Naturally­
Speaking Legal a révolutionné sa façon
de travailler. Qu’il soit au bureau ou sur
la route, Dragon lui permet d’absorber le
travail de transcription qu’il devait jusqu’ici
confier à des services juridiques externes.
Il peut produire des actes notariés et des
procédures assorties d’exceptions spécifiques, depuis son bureau, sa voiture, ou sur
son ordinateur portable. Lorsqu’il doit rédiger plusieurs lettres, il utilise Dragon pour
dicter ses ébauches, en incluant ses instructions sous forme de commentaires vocaux,
puis les enregistre dans un fichier spécifique
sur son ordinateur, à l’attention de son
assistant : une approche extrêmement
avantageuse qui lui permet de consacrer
davantage de temps aux activités lucratives.
Grâce à cet outil de productivité mobile, le temps
passé en déplacement, notamment sur la route,
ne doit plus être nécessairement récupéré le soir
au bureau. Les professionnels juridiques peuvent
mettre à profit le temps passé en voiture, et les
autres moments de la journée généralement
improductifs, pour dicter des notes, des rapports
et d’autres documents, de façon sûre et précise.
En accélérant ainsi le processus de création de
documents, ils peuvent non seulement améliorer
le service au client, mais également se concentrer
sur des tâches plus lucratives.
21
Gestion
du déploiement
22
legal
Le déploiement efficace d’un système de reconnaissance
vocale implique qu’une attention particulière soit portée
aux attentes et à la formation des utilisateurs, ainsi qu’à
la personnalisation du système.
Vérifiez soigneusement
la configuration système
requise par le logiciel
de reconnaissance vocale
que vous souhaitez
mettre en œuvre.
Certaines organisations prennent en charge l’installation, la configuration
et la formation, mais la plupart des structures préfèrent sous-traiter
ces opérations auprès de leur revendeur/distributeur ou de leur
intégrateur système.
Vérifiez soigneusement la configuration système requise
par le logiciel de reconnaissance vocale que vous souhaitez
mettre en œuvre. Les logiciels de reconnaissance vocale
utilisent une grande partie des ressources du processeur
et en général, plus le processeur est puissant, plus les performances sont élevées. Les utilisateurs souhaitant exécuter
plusieurs applications simultanément devront opter pour
une mémoire vive plus importante.
La carte son de l’ordinateur peut également influencer les performances du programme. Les interférences d’origine électrostatique
ou électrique affectent, voire compromettent la bonne qualité de la
reconnaissance vocale. Généralement, les applications vocales nécessitent l’emploi d’une carte son 16 bits de haute qualité.
Les performances du logiciel peuvent aussi être affectées par la qualité du micro utilisé.
La reconnaissance vocale nécessite un signal vocal de haute qualité. Les microphones
à réduction de bruit, fournis avec la plupart des logiciels de reconnaissance vocale,
permettent de filtrer le bruit ambiant.
23
Prérequis
et formation de l’utilisateur
24
legal
La plupart des systèmes de reconnaissance vocale
affichent des performances élevées en termes de dictée
et de commande des applications, et ce, dès les premières
utilisations. Toutefois, une formation et une personnalisation
en amont permettront de gagner en productivité, de réduire
les coûts et de maximiser le retour sur investissement
de façon encore plus efficace.
Une formation suivie permet
de familiariser le personnel
avec les caractéristiques
et les fonctions avancées
du système, pour des gains
de productivité constants.
La formation initiale accélère la courbe d’apprentissage,
apporte une confiance aux utilisateurs, réduit les coûts
d’assistance technique, améliore les chances de succès
d’un programme pilote et rentabilise votre investissement.
Une formation suivie permet de familiariser le personnel
avec les caractéristiques et les fonctions avancées du système,
pour des gains de productivité constants.
De plus, le fait de fixer des prérequis utilisateur raisonnables a
un impact considérable sur le succès ou l’échec d’un programme
de reconnaissance vocale. Même si la reconnaissance vocale permet
aux entreprises d’automatiser leurs flux de travail sans remettre en cause
leurs processus existants, les employés doivent faire l’effort d’adopter cette
nouvelle technologie et accepter de remplacer la saisie par la dictée.
La formation professionnelle peut aider les employés à accepter le changement,
et contribuer ainsi à accélérer la transition à l’échelle de l’entreprise et à accroître
le taux d’adoption par les utilisateurs.
25
La plupart des avocats familiarisés avec la dictée
n’auront aucune difficulté à s’habituer au logiciel
de reconnaissance vocale. Cependant, ils peuvent
mal prononcer leurs mots, car ils sont habitués
à ce que la personne chargée de retranscrire
leurs propos sache les interpréter. Or, en matière
de reconnaissance vocale, la qualité du « signal
sonore humain » est tout aussi importante que
celle de la carte son.
Personnalisation
Investir dans la personnalisation du vocabulaire
peut également s’avérer très avantageux. En
personnalisant le vocabulaire du système dès
l’acquisition, les entreprises peuvent bénéficier
immédiatement d’une précision de reconnaissance extrêmement précise. En outre, les experts
linguistiques Nuance ou les partenaires certifiés Nuance peuvent travailler en amont avec
une entreprise pour comprendre ses processus
et identifier les opportunités d’accroissement de
productivité, puis créer et fournir des vocabulaires, ainsi que des jeux de macro-commandes
et de commandes personnalisées qui permettront d’accélérer l’exécution de tâches répétitives. Partagés par l’ensemble des utilisateurs
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Partagés
par l’ensemble
des utilisateurs
de l’entreprise,
ces outils dopent
littéralement
la productivité.
Des macros « texte »
et « pas à pas »
peuvent être créées
sans connaissance
particulière
en programmation.
de l’entreprise, ces outils dopent littéralement
la productivité. Des macros « texte » et « pas
à pas » peuvent être créées sans connaissance
particulière en programmation. Les macros plus
complexes impliquent cependant l’utilisation de
scripts avancés dans Microsoft Visual Basic.
Certains cabinets ou services juridiques pourront
faire appel à leurs équipes informatiques pour la
création de macros dédiées aux utilisateurs, après
une formation rapide aux fonctions spécifiques de
Dragon. D’autres organisations préféreront demander l’assistance d’un prestataire externe pour le
développement de toutes les commandes initiales,
ou de certaines d’entre elles, auquel cas il leur suffira
de former quelques « super-utilisateurs ».
Gestion sur un réseau
L’installation et la gestion d’une solution de reconnaissance vocale depuis un emplacement centralisé
permettent aux administrateurs système de :
» créer et gérer les installations
et profils utilisateur via un réseau
» distribuer automatiquement des commandes
et vocabulaires personnalisés
» contrôler les paramètres
» restreindre l’accès à des fonctions
spécifiques selon les utilisateurs
» synchroniser automatiquement les mises
à jour et modifications via différents
protocoles de communication
» réaliser des sauvegardes du système
Les systèmes de reconnaissance vocale avancés
offrent des outils d’administration permettant
aux utilisateurs de partager leurs vocabulaires
(liste de mots) et macros personnalisés. Par
exemple, lorsque le vocabulaire d’un utilisateur
a évolué, l’administrateur peut en faire profiter
l’ensemble de ses collègues. La mise à jour des
vocabulaires partagés peut être réalisée automatiquement pour plusieurs utilisateurs.
Cette fonctionnalité offre un réel gain de temps
dans la mesure où elle rend inutile la saisie de nouveaux mots et prononciations sur chaque ordinateur. Grâce à un réseau centralisé, les utilisateurs
peuvent bénéficier facilement et rapidement des
ressources et des meilleures pratiques développées par la communauté. Il permet également
de créer un « Centre d’information Dragon »
sur un intranet, sur lequel pourront être diffusés des démonstrations, des conseils et astuces,
des FAQ, des exemples de listes de mots et de
commandes, des suggestions, etc.
Cette fonctionnalité offre un réel gain
de temps dans la mesure où elle rend inutile
la saisie de nouveaux mots et prononciations
sur chaque ordinateur.
27
Un investissement
rentable
28
legal
Le déploiement d’un système de reconnaissance vocale
en entreprise inclut plusieurs composants :
» Logiciel client
» Services professionnels (planification, installation, personnalisation, formation et assistance)
» Périphériques audio (micro-casques, enregistreurs numériques, microphones sans fil)
» Ressources d’entreprise (ressources de stockage et serveur, intégration au système
dorsal, assistance à l’utilisateur final, maintenance des données et des profils)
Coûts liés au personnel
Pour évaluer le retour sur investissement d’un système de reconnaissance vocale, il convient tout d’abord de considérer le coût des
J’utilise Dragon NaturallySpeaking
employés qui réalisent normalement des tâches de transcription
au lieu de se consacrer à leur activité principale, compte tenu
depuis 1995. Aujourd’hui, la quasi-totalité
de leur salaire horaire moyen. Mais il convient également de
de mes travaux écrits sont réalisés
prendre en compte d’autres coûts relatifs au personnel :
par dictée et non plus au clavier,
» Coûts annuels estimés de non-conformité aux obligations légales d’accessibilité au travail sur ordinateur (frais
explique Joseph Field, avocat.
juridiques,
frais de procès et dommages-intérêts, perte
C’est un outil précieux qui me fait
d’opportunités commerciales, etc.).
gagner un temps considérable.
» Coûts des troubles musculo-squelettiques et indemnités
associées.
» Perte annuelle de productivité estimée, due aux troubles musculo-squelettiques (TMS) et lésions dues aux mouvements répétitifs.
Les TMS et lésions dues aux mouvements répétitifs représentent
la première cause de maladies professionnelles aux États-Unis et dans de
nombreux autres pays. Bien que la plupart des personnes souffrant de TMS
trouvent un traitement qui leur permet de reprendre leur activité professionnelle,
d’autres se retrouvent définitivement handicapées, et ne pourront plus jamais se servir
d’un clavier et d’une souris avec leur ordinateur. La reconnaissance vocale contribue à éviter ces lésions de façon précoce et permet aux employés de reprendre leur activité plus
rapidement, ce qui réduit les coûts liés aux indemnités, frais médicaux et remplacements.
29
Retour
sur investissement
30
legal
Dans la majorité des cas, les entreprises qui font l’acquisition
d’un système de reconnaissance vocale avancé tel que
Dragon NaturallySpeaking Legal voient leur productivité
augmenter de manière spectaculaire, et réalisent un retour
sur investissement quasi-immédiat.
Comment le retour sur investissement est-il si vite réalisé ?
» Il est simple à utiliser. Bien qu’utilisant une technologie hautement sophistiquée, Dragon est un outil extrêmement simple à utiliser.
Il faut généralement moins de 15 minutes à la plupart des utilisateurs
Les avantages
pour créer leur profil vocal et commencer à dicter de manière
opérationnelle. Résultat : un taux d’adoption élevé et des coûts
de Dragon représentent
de formation et d’assistance minimes.
des réductions de coûts
» Il fait gagner du temps. Dragon permet aux utilisateurs
de créer des documents et des e-mails 3 fois plus vite qu’au
et des gains de
clavier. Les macros automatisent et rationalisent les processus
productivité immédiats.
manuels répétitifs et peuvent engendrer une hausse de la productivité pouvant atteindre 300 %.
» Il est précis. Avec un taux de précision de reconnaissance avoisinant les 99 %, Dragon permet aux utilisateurs de créer rapidement
des documents précis et complets dépourvus de faute de frappe.
En étudiant ses dépenses, l’avocat Joseph Fields a pu constater que ses coûts
administratifs, en constante augmentation, représentaient un réel manque à gagner
pour son cabinet. Comme la plupart des sociétés d’avocats, son cabinet confiait l’ensemble de ses travaux de transcription à des assistants juridiques onéreux. Pire encore,
le travail s’accumulait et son personnel ne semblait plus en mesure de rattraper le retard
pris au fil des semaines. Aujourd’hui, sa société utilise quotidiennement Dragon Naturally­
Speaking Legal. Elle économise plus de 100 000 $ chaque année et a considérablement
amélioré la qualité des services offerts à ses clients.
À l’échelle d’une structure comptant des dizaines ou des centaines d’employés, les avantages
de Dragon représentent des réductions de coûts et des gains de productivité immédiats.
31
À propos
de Nuance
Communications
Nuance est leader sur les marchés des solutions d’imagerie numérique
et de reconnaissance et de synthèse vocales destinées aux professionnels et
aux particuliers. Les technologies, applications et services Nuance optimisent
le travail des utili­sateurs en révolutionnant la manière dont ils interagissent
avec les informations et créent, partagent et utilisent leurs documents.
Chaque jour, des millions d’utilisateurs et des milliers d’entreprises bénéficient
des services professionnels et des applications éprouvées de Nuance.
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