Utilisation du formulaire de demande de services (SRF)

Utilisation du formulaire de demande
de services (SRF)
Instructions pour l’utilisateur
Les formulaires « Demande de transport et Demande de stockage temporaire » « ont été regroupés
en un seul document. Les utilisateurs peuvent désormais demander l’un ou l’autre avec le même
formulaire. La précision et la validité des informations fournies par les utilisateurs sont cruciales et
permettent d’assurer un suivi et une documentation de qualité pour les services mis à disposition
par le Cluster Logistique. L’utilisateur est invité à lire attentivement ce document et cela avant de
soumettre ses demandes.
Une fois que le SRF est considéré comme précis et complet, le Cluster émet un numéro de suivi
(tracking number) qu’il communique à l’utilisateur (généralement après avoir intégré ce numéro
au niveau du SRF).
Ce formulaire a été développé sous MS Excel/Office 2010. Si vous rencontrez des problèmes de
compatibilité avec une version plus ancienne d’Excel, le paquet de compatibilité peut être téléchargé
et installé via: www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=3
Instructions pour la soumission du SRF
Veuillez prendre note des instructions suivantes concernant la soumission d’un SRF :





Un SRF doit être soumis pour chaque emplacement ou lieu de stockage.
Un SRF distinct doit être soumis si les articles mentionnés sont expédiés à partir de lieux
différents.
Les commodités requérant une manutention ou un stockage spécial doivent être
mentionnées dans un SRF distinct.
L’extension de la durée d’un entreposage doit être formalisée par l’envoi d’un nouveau SRF.
Toute demande de reconditionnement doit mentionner chaque commodité, et non pas une
abréviation telle que « kit ».
Si vous avez un doute, vous pouvez scinder votre demande et la soumettre via plusieurs formulaires
distincts.
Tous les formulaires SRF doivent être soumis à l’adresse email du Cluster Logistique en gardant le
format Excel (Veuillez ne pas l’enregistrer sous un autre format tel .jpeg ou .pdf)
Obtention d’un numéro de SRF
Une fois qu’un SRF a été approuvé et accepté par le Cluster Logistique, le demandeur sera contacté
et un numéro de SRF lui sera communiqué pour chaque formulaire soumis. Le numéro est composé
de 16 chiffres. Celui-ci est généré par la personne en charge du suivi des demandes au niveau du
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Cluster Logistique (à noter cependant que ces numéros peuvent varier selon le système utilisé par le
Cluster dans le pays).
1.
2.
3.
4.
5.
Indicatif pays (deux chiffres)
Code régional : origine du chargement pour le cluster (deux chiffres)
Code de l’agence (trois chiffres)
Date (six chiffres)
Numéro représentant le nombre et l’ordre des SRF reçus ce jour-là (trois chiffres)
Données sur l’expéditeur, le destinataire et le transitaire
Les utilisateurs doivent s’assurer que les contacts mentionnés dans le formulaire sont corrects et
qu’ils sont à jour. Si la demande concerne une expédition internationale, le demandeur doit alors
s’assurer que les contacts des transitaires sont corrects et que ceux-ci sont joignables dans le pays
en question. L’information relative aux transitaires n’est pas nécessaire pour les demandes de
transport au niveau national sans passage de frontière.
Service de transport
Si le formulaire est utilisé pour une demande en transport, cette section doit alors impérativement
être renseignée. Les utilisateurs doivent soumettre un SRF pour chaque localité d’origine et de
destination. Par exemple, s’il y a 20 cartons qui sont divisés également entre Ville A et Ville B, deux
formulaires SRF seront nécessaires, un pour 10 cartons qui vont à Ville A et un autre pour les 10
cartons qui vont à Ville B.
Soyez conscients que la «Date demandée de transport» a un impact important sur la planification
qui est faite par le Cluster Logistique. La date demandée est celle qui correspond au jour où le
demandeur souhaite que le Cluster Logistique procède au transport des marchandises mentionnées
dans le SRF. Dans le formulaire, l’utilisateur ne pourra insérer qu’une seule date. Si l’utilisateur
essaie d’introduire un autre type de donnée, il se verra afficher un message d’erreur.
Le mode de transport n’est pas mentionné dans le formulaire. Celui-ci sera déterminé par le Cluster
Logistique et dépendra de la disponibilité, de la priorité de la cargaison et des services mis à
disposition par le Cluster Logistique.
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Certaines organisations peuvent être basées dans une localité située en zone reculée, la livraison de
frets humanitaires peut alors nécessiter des moyens de transport appropriés et spécifiques.
La destination finale devra être clairement indiquée et uniquement dans la case « à » (ne pas
mentionner d’endroit approximatifs ou mal connus, tels que : «vieux entrepôt 1» ou «enceinte de
l’agence, Malakal».
L’agence ou l’organisation qui a émis la demande transport (SRF) doit s’assurer que toutes les
mesures ont été prises pour assurer la bonne réception du fret transporté par le Cluster Logistique
(réception, manutention, stockage etc.) et cela avant que le Cluster Logistique ne procède au
transport.
Services spéciaux
Cette section dépendra principalement de la disponibilité (ou non) des services fournis localement
par le Cluster Logistique. Dans la plupart des opérations, le destinataire devra récupérer sa
cargaison ; ce n’est que rarement que le Cluster s’occupera des livraisons finales ou du « dernier
kilomètre». Dans le formulaire, le demandeur choisit entre deux options simples : «Oui» ou «Non»,
mais il doit impérativement indiquer des dates et adresses spécifiques s’il veut pouvoir profiter de
ces services.
La dernière partie de la section « Services Spéciaux» traite de la demande d’entreposage du fret.
Veuillez noter l’importance de la date clef qui doit être mentionnée dans la case : «Date du dernier
jour de stockage » et vous assurer que la demande de stockage est seulement temporaire. Encore
une fois, toutes les cases requérant des dates ne peuvent recevoir qu’une date et les utilisateurs ne
peuvent pas y ajouter de texte.
Instructions spéciales
Si la cargaison demande une manutention spéciale, cela devra être indiqué dans cette section. Les
quatre cases : Fragile, Dangereux, Chaine de froid et Régulé proposent des options simples : «Oui»
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ou « Non » à choisir. En plus de cela, il y a également des cases de disponibles pour les informations
additionnelles et obligatoires.
Fragile – Il s’agit des biens qui nécessitent une manutention sensible ou un stockage attentif (e.g. du
matériel électronique ou du verre).
Matières dangereuses – Il s’agit de biens qui sont considérés comme « Matières dangereuses» en
regard des standards de transport internationaux. Quelques exemples comme les batteries au
lithium, des biens contenant des produits pétroliers ou du carburant, ou d’autres produits
chimiques. Toute marchandise rentrant dans cette catégorie devra avoir un code d’identification au
format « ONU » lui correspondant.
Chaine de froid – Des biens qui nécessitent une fourchette de température en regard de leur
stockage et de leur transport. Si cela est le cas, cette fourchette de température doit être indiquée.
Restrictions – Des biens qui pourraient avoir des restrictions locales. Par exemple, l’alcool médicinal
qui est expédié vers des pays où l’alcool est illégal.
Les biens nécessitant un stockage et/ou une manutention spécifique doivent être mentionnés
dans un SRF séparé. Par exemple, les vaccins nécessitant une chaine du froid ne peuvent pas être
inclus dans un même SRF qui comprend d’autres biens ne le nécessitant pas, tels des tentes ou de
l’équipement de bureaux.
Description du bien
La partie du formulaire décrivant la cargaison doit inclure des données exactes et confirmées, cela
permettra au Cluster Logistique de mettre en place les moyens appropriés en regard des demandes
reçues et de pouvoir ainsi assurer les services demandés. Le demandeur doit s’assurer que les
données mentionnées dans ce tableau sont justes et que les totaux en terme de poids et de
volume sont cohérents en regard des biens décrits. Les biens mentionnés en bleu sont là
uniquement à titre d’exemple pour guider les utilisateurs.
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Description – Afin de faciliter le traitement rapide des demandes et de permettre au Cluster
Logistique d’organiser les moyens nécessaires à mettre en place pour répondre aux besoins des
partenaires (transport, manutention etc.), la description détaillée des frets est primordiale (biens,
matériels et équipements). Cela doit être précis, par exemple la phrase « biens non-alimentaires »
n’est pas une description suffisante.
Nota bene : Si une agence ou organisation souhaite expédier un fret d’urgence constitué
de différentes articles et biens, elle doit y attacher une liste de colisage. Par exemple, si
l’agence ou l’organisation envoie des cartons ou paquets contenant des biens nonalimentaires (casseroles, gobelets, etc.), le Cluster Logistique (qui va agir en tant que
prestataire de service) se doit de connaitre précisément le contenu de ce qui lui est
demandé de transporter et de stocker.
De plus, les produits tels que le carburant (qui peuvent contaminer d’autres biens humanitaires
comme la nourriture) doivent pour des raisons évidentes être transportés séparément.
Unités – Celles-ci doivent être mentionnées en tenant compte du plus petit dénominateur
commun (ou niveau le plus bas dans lequel l’article/bien à transporter ou stocker est exprimée). Le
nombre total de biens ne peut qu’être un chiffre entier.
Type d’unité – Le « Type d’unité », doit décrire précisément comment les biens/articles sont
présentés. Les utilisateurs ne peuvent que choisir parmi un menu proposé et cela afin d’assurer la
standardisation de l’information en provenance des utilisateurs. Bien entendu, ce menu pourra être
si nécessaire, élargi et complété.
 Pièce
 Boite
 Sac de 25 kg
 Sac de 50 kg
 Sac
 Boite en carton
 Boite en aluminium
 Bidon de 200 L
 Bidon de 50 L
 Cylindre
 Colis
 Kit
 Autre
Emballage/Conditionnement – Cette section décrit la façon dans laquelle les unités comptées
individuellement sont conditionnées/regroupées ensemble. Ceci inclut, mais ne se limite pas aux :
palettes, container de 20’, container de 40’, etc.
Ceci n’est pas toujours rempli par l’utilisateur et dépend de la cargaison. Certains biens peuvent ne
pas être empaquetés avec des unités plus larges.
Poids brut total (kg) – Cette information est cruciale et elle doit être remplie correctement. Seules
les entrées numériques peuvent être introduites par l’utilisateur. L’utilisateur doit mettre le poids
brut total en kg pour chaque ligne (correspondant à un article/bien).
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Calculer le total (m3) - Calculer le volume des biens/articles est une composante majeure qui va
permettre au Cluster Logistique de procéder à la manutention, au transport et au stockage de vos
frets. Le Cluster Logistique utilise cette information et la consolide afin d’assurer une utilisation
optimale des infrastructures et des moyens mis en place: Unités de Stockage Mobiles (MSU),
moyens de transport (bateau, chaland, camion ou avion), matériel de manutention.
 Pour calculer le volume, vous n’avez qu’à mesurer la Hauteur, la largeur et la longueur de la
boite de n’importe quel bien et de les multiplier. Volume = largeur x longueur x Hauteur (L x l
x h)
 Par exemple, si votre boite a une hauteur de 1.2 m x 2 m de largeur x 1 m de longueur, le
volume total pour cette boite est 2.4 m3.
 Si vous avez une petite boite qui se mesure en centimètres, calculez d’abord comme s’il
s’agissait de mètres, puis diviser le résultat obtenu par 100.
 Par exemple, si la boite mesure : 100 cm = 1 m ; 150 cm = 1.5 m ; et 200 cm = 2 m. Donc, le
volume est 1x 1.5 x 2 = 3 mètres cube.
 Voici une calculatrice en ligne : http://mathcentral.uregina.ca/volume_calculator
 Dans le SRF, vous insérerez le volume total pour chaque ligne (correspondant à un
article/bien).
Catégorie – Les utilisateurs sont invités à définir la catégorie de leurs biens en utilisant le menu
disponible.
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Signature et autorisation
Cette dernière partie doit obligatoirement être remplie par l’agence ou l'organisation qui émet la
demande (SRF). Le SRF doit être envoyés sous son format Excel, généralement le Cluster Logistique
accepte de traiter directement les SRFs en provenance d’une adresse email connue. Si un utilisateur
veut y ajouter sa signature, il peut la scanner et la coller dans l’espace pourvu à cet effet.
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