Fiche de fonction

Fonctions, Qualifications, Habilitations, Plans de Formations,
Entretiens annuels
ROCALIS – Johana Rubini
16 Novembre 2012
Société ROCALIS
Audit – Conseil – Formations
13 rue du Football, 34220 SETE
Tel/fax : 04 67 43 85 74 - www.rocalis.com - RCS Sète 441 504 701
SANTE
Formation Auditeurs
Sensibilisation ISO15189
Gestion des dysfonctionnements
Gestion documentaire
Phase pré-analytique
Phase analytique
Phase post-analytique
Validation des méthodes
Gestion des CQ
…
- Partenaire Netika Distribution
AGRO-ALIMENTAIRE
Formation Bonnes Pratiques d’hygiène
Audits Flash
Accompagnement HACCP, IFS, BPH
Accompagnements ISO 9001, 22000…
Formations transports (CACES,…)
Formation commerce et management
Formation informatique
Formation langues
…
REFERENCES
AGRO-ALIMENTAIRE
SANTE
- Institut Bergonié de Bordeaux,
- Centre Hospitalier de Béziers,
- Centre Hospitalier de Vichy
- Centre hospitalier de Cahors,
- BIOMED 34 (17 sites),
- Medilab 66 (15 sites)
- Accolab Sud Ouest (6 sites)
- AFNOR Compétences,
- Netika …
-
Cevrai Laboratoire
Azote France
Menard Coquillages
Pêcheries Occitanes
Magasin SPAR
Guy Sanchez
Expéditions
France Marée
Midi Tielles
Pêcherie Cettoise
G’NET
CCAS de Sète
Michel Marée
Distrimers
Barba Lucien
Tielles Dassé
-
Médi Pêche
SA-THO-AN
Euro Marée
Barnhills Traiteur
ETS Scotto
CNFPT du Languedoc R
Cœur de fruit
Grimal Coquillages
Cuisine Centrale Emile
Alain
- Languedoc Restauration
- CCAS de Balaruc les
Bains
- …
Plan de la présentation
Exigences normatives
Définitions
Organigramme - Fiches de fonctions
Processus général de gestion du personnel
Le recrutement
Le dossier du personnel
La formation
Qualification – Habilitation
Planning et matrice des compétences
Entretien individuel
EXIGENCES NORMATIVES
Exigences relatives au management,
Chap 4-1, Organisation et management
Définition des responsabilités, autorité et
interrelations (organigramme)
La direction doit mettre à disposition de tout le
personnel l’autorité et les ressources nécessaires
Indépendance des personnels et de la direction
EXIGENCES NORMATIVES
Maîtrise de la confidentialité
Formation adéquate des personnels, encadrement
compétent, expérimenté, niveau de responsabilité
approprié, maîtrisant le SMQ
Nomination d’un RQ,
Nomination de responsables adjoints pour les
fonctions clés (notion de suppléances)
EXIGENCES NORMATIVES
Exigences techniques, Chap 5-1, Personnel
Organigramme, Définition de fonctions, qualifications
et responsabilités, pour chaque catégorie de
personnel
Notion de dossier personnel : compétences,
diplômes, qualifications professionnelles, formation,
expérience, (AT, Vaccinations).
EXIGENCES NORMATIVES
Exigences relatives à la Direction : formation initiale
et continue, expérience, responsabilités (SMQ, RH,
gestion budgétaire, …)
Notion de ressources suffisantes
Formation de routes les catégories de personnels
(analyses, équipements, SIL, AQ, …)
Évaluations et habilitations
DEFINITIONS
COMPETENCE: ensemble des savoirs, savoir-faire
et comportements tirés de l'expérience nécessaires à
l'exercice d'un métier.
QUALIFICATION: statut accordé à une entité lorsque
l’aptitude à répondre aux exigences spécifiées a été
vérifiée.
DEFINITIONS
HABILITATION: double reconnaissance formelle
d'une aptitude et d'une autorisation d'exercer.
FORMATION PROFESSIONNELLE: processus
d'apprentissage qui permet à un individu
d'acquérir le savoir et les savoir-faire (habiletés
et compétences) nécessaires à l'exercice d'un
métier ou d'une activité professionnelle.
ORGANIGRAMMES
Organigramme = Mise à plat de l’organisation
3 types d’organigrammes :
- Organigramme fonctionnel : définit des liens fonctionnels et
des délégations d’autorité au sein du laboratoire
- Organigramme qualité : définit les rôles et les responsabilités
concernant la qualité au sein du laboratoire
- Organigramme hiérarchique : définit des liens hiérarchiques,
autorités et relations entre fonctions. Il peut faire intervenir des
personnes extérieures au laboratoire
ORGANIGRAMMES : AVANT PROPOS
- Nouvelle appellation : « chef de service » du
laboratoire est remplacé par « responsable de
service »
- Légende : Trait vertical :
Représente une autorité fonctionnelle, une autorité
hiérarchique ou une autorité organisationnelle (selon le
type d’organigramme)
- Légende : Trait horizontal :
Représente une délégation d’autorité (représentation
typique pour la fonction Responsable qualité)
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL
Responsable de
service laboratoire
ORGANIGRAMME FONCTIONNEL 2
ORGANIGRAMME QUALITE
ORGANIGRAMME QUALITE
ORGANIGRAMME HIERARCHIQUE
FICHES DE FONCTION : GENERALITES
- 1 fonction apparaît dans l’organigramme fonctionnel =
1 fiche de fonction (ex : technicien, responsable qualité,
secrétaire, …)
- Notion de Responsabilité (différent de notion de compétence)
- Fiche de fonction : elle n’est pas nominative ni individuelle
- Fiche de fonction : Différent de fiche métier de la fonction
publique hospitalière
Lien :
http://www.metiers-fonctionpubliquehospitaliere.sante.gouv.fr/
Exemple fiche métier
LES FONCTIONS « CLES »
Les 4 fonctions clés du système qualité :
- Responsable qualité
- Responsable métrologie
- Responsable technique
- Responsable informatique
FICHES DE FONCTION
Technicien de laboratoire :
Exemple 1 :
Lien fiche de fonction
Exemple 2 :
Lien fiche de fonction
FICHES DE FONCTION
Cadre de santé : Lien vers fiche de fonction
Adjoint administratif : Lien vers fiche de fonction
Agent d’entretien : Lien vers fiche de fonction
Auditeur interne : Lien vers fiche de fonction
IDE : Lien vers fiche de fonction
FICHES DE FONCTION
LES FONCTIONS CLES
-
Responsable qualité: Lien vers fiche de fonction
-
Responsable métrologie: Lien vers fiche de fonction
-
Responsable informatique : Lien vers fiche de fonction
NOTION : TITULAIRE / SUPPLEANT
-
Au minimum : 1 Titulaire et 1 Suppléant pour chaque fonction
-
Titulaire/ Suppléant : Différence uniquement temporelle. Ils ont
les mêmes compétences et responsabilités. Le titulaire les
occupe en permanence. Le suppléant les occupe en cas
d’absence du titulaire.
Exemple : erreur à ne pas commettre : 1 technicien (référent)
titulaire et les autres techniciens suppléants
Absence de suppléants pour les fonctions clés
PROCESSUS GENERAL DE GESTION DU PERSONNEL
Formation initiale
Recrutement - Dossier personnel
Fonctions au laboratoire
Evaluation des compétences
Qualification - Habilitation
Matrice des compétences
Entretien d’évaluation
Plan de formations continues
Evaluation des formations
Evaluation des acquis de la formation
RECRUTEMENT
Recrutement dans les cas suivants:
- Mutation
- Départ à la retraite
- Remplacement de longue durée ou de courte durée
- Besoin de nouvelle compétence
- Augmentation de la masse de travail
- …
Souhait soumis par le laboratoire à la DRH
Acceptation ou refus DRH
RECRUTEMENT
Etude des CV
Entretiens, rencontres au laboratoire
Entretien avec la DRH
INTEGRATION
-
-
Exemple d’éléments à aborder :
Rappel des obligations déontologiques et notamment de confidentialité
Explication de la politique, des objectifs qualité du laboratoire
Sensibilisation à la qualité et à l'impact du poste sur la qualité des prestations du
laboratoire.
Présentation des consignes de sécurité
Présentation de l'organigramme
Présentation de/à l'équipe en place
Présentation des locaux et du matériel disponible
Présentation des missions et enjeux du poste
Distribution des documents d'intégration :
Copie de la description de fonction
Organigramme
Manuel qualité
Copie de l'ISO 15189
Procédure de maîtrise des documents
Procédure d'hygiène et sécurité
Présentation des horaires de travail
Description des modalités d'organisation des congés
Présentation de l'Intranet pour la gestion des documents qualité
Information sur les conduites à tenir en cas d'accident / incident
Présentation des consignes particulières sur l'utilisation de l'informatique, du
téléphone...
DOSSIER DU PERSONNEL
Contrat de travail
Définition de fonction signée par le salarié
Photocopie des diplômes
Justification des expériences passées (CV détaillé,
certifications de formation)
Numéro et centre de sécurité sociale et nom de la mutuelle
Coupon d’aptitude délivré par la visite médicale annuelle
Arrêt de travail éventuel
Fiche individuelle de formation et attestations de stages de
formation
Comptes-rendus d’entretiens individuels
Maîtrise de la confidentialité
DOSSIER DU PERSONNEL
-
Exemples d’éléments du dossier personnel :
- Contrat de travail
- Définition de fonction signée par le salarié
- Photocopie des diplômes
- Justification des expériences passées (CV détaillé, certifications de
formation)
- Numéro et centre de sécurité sociale et nom de la mutuelle
- Coupon d’aptitude délivré par la visite médicale annuelle
- Arrêt de travail éventuel
- Fiche individuelle de formation et attestations de stages de formation
FORMATION
- Plan de formation annuel :
Doit couvrir l’ensemble des fonctions
Prévisionnel sur l’année
Formation interne / externe
Exemple
- Catégories de formation :
Qualité
Technique
Sécurité
Informatique
…
FORMATION
-
Evaluation de la formation :
Exemple
- Evaluation des acquis de la formation :
Présentation, CR, …
Habilitations,
…
Exemple
QUALIFICATION – HABILITATION
RAPPELS :
– QUALIFICATION: statut accordé à une entité
lorsque l’aptitude à répondre aux exigences
spécifiées a été vérifiée.
Contrairement aux fonctions : notion de
compétence
- HABILITATION: double reconnaissance formelle
d'une aptitude et d'une autorisation d'exercer.
QUALIFICATION – HABILITATION
-
Exemple de qualification :
QUALIFICATION – HABILITATION
- Habilitation:
Théoriquement à mener initialement pour un nouvel embauché
- Qualification technique:
Souvent 3 niveaux de qualification (garde, routine, avancé)
- Notation :
Binaire (0/1 : sait faire / ne sait pas faire)
- Habilitation :
Personnel habilité si l’ensemble des critères sont satisfaits
Possibilité : Notion de critères optionnels
QUALIFICATION – HABILITATION
QUI S’EN CHARGE? :
-
Evaluer les critères de qualification : Personnel référent au poste
en question (technicien, secrétaire), cadre, biologiste,…
L’évaluation de ces critères peut être réalisée conjointement avec
différentes fonctions
- Habilitation : Cadre de santé (autorisation d’exercer, affectation du
poste,…)
MATRICE DES COMPETENCES
Matrice des compétences : lien
Personnel qualifié par appareil : lien
Personnel qualifié par qualification : lien
Personnel qualifié par poste : lien
MATRICE DES COMPETENCES
Matrice des compétences : Doit être prise en compte pour la gestion
des plannings
ENTRETIEN INDIVIDUEL
- Grille d’entretien : Exemple de grille
- Fréquence : annuelle
- Conservation : 1 copie dans le dossier personnel de l’agent
- Points généraux abordés en entretien :
Bilan d’activité de la période écoulée
Objectifs et plan d’action pour la période à venir
Remarques et souhaits de l’évalué
Souhaits en terme de formation et d’évolution
Gestion du personnel
Questions – Réponses …
MERCI …