summary responsibilities - NSPA

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summary responsibilities - NSPA
ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
5 August 2015
VALIDATED BY
:
M. J. Lyden
ORGANIZATION
:
AIRBORNE SURVEILLANCE SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, AGS System Management Group
POSITION No.
:
LW-85
TITLE
:
AGS System Manager
GRADE
:
A-5
JOB CODE
:
A32
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Programme Manager (PM) for providing system support
management functions for the NATO Alliance Ground Surveillance (AGS) System. More precisely,
he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities
Planning aspects

Establishing requirements necessary for performing the mission of providing logistics support to Support
Partnership (SP) NATO Member Nations, partner Nations or NATO bodies as authorised.

Engaging in the development of the Agency strategic direction, lines of actions and developing business
activities and goals to be achieved in his/her own area of responsibility.

Obtaining forecasts from customers, establishing workload forecasts with resulting requirements in the
fields of organisation, establishment, equipment, material and providing workload estimates to NSPA
Divisions.

Developing the Organisational and Personnel Establishment (O&PE) proposals within his/her area of
responsibility to meet the customer requirements and ensure organisational efficiency.

Contributing to operational and contingency planning in support of Allied Command Operations (ACO)
operations and exercises and the NATO AGS Force (NAGSF) Readiness Action Plan.
Operational aspects

Fulfilling customer requirements in accordance with relevant regulations via an effective and transparent
customer engagement, with clear expectations and communications management.

Adjusting to the special requirements of his/her System Management Group the duly approved methods
of supply, maintenance, technical and engineering support and ensuring that services are properly
performed within the allocated budget ceiling.

Developing existing business lines of action further and new activities in line with the Agency's
development strategy.

Maintaining centralized technical and/or engineering documentation for reference purposes and
operating a system to respond to the requirements of the customers concerned.
LW-85
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Maintaining, as and if required, stocks at the appropriate level.

Ensuring, as and if required, that stockage, procurement, transport and all other services for the AGS
System Management Group are properly performed within the prescribed time limits.

Ensuring codification and identification of items.

Supervising the performance of disposition operations with respect to assets management by the System
Management Group.

Administering contracts within the limits of delegated authority.

Acting as an advisor to the Programme Manager in all matters concerning the AGS System Management
Group.
Financial/Procurement aspects

Determining the data required for operational and administrative budgets, preparing detailed
justifications to ensure approval and supplying the relevant information to the Finance Division (FF) for
submission to the appropriate authorities.

Implementing the operational budgets and managing the use of approved operational credits over the
year.

Controlling direct administrative expenses in an efficient manner such as travel, training etc, related to
the AGS System management Group.

Acting as accountable officer in accordance with governing documents to maintain management accounts
and inventory of tools and test equipment, repair float items and Direct Exchange (DX) items located at
Contractor Plant(s).

Overseeing the correctness of financial transactions including verification of invoices against performance
of services in accordance with contracts, as well as proper billing of customers.
Managerial/administrative aspects

Ensuring the technical and administrative management of the AGS System Management Group and in
particular the cost effective and efficient management of resources.

Ensuring high responsiveness of AGS System Management Group to customer requirements, to include
the support to their contingency operations.

Leading the AGS System Management Group in a professional way.

Establishing professional relationships with neighbour Programme Offices and promoting wherever
possible, cross functional use of capabilities.

Coordinating in a team effort general activities with other Programme Offices to avoid duplication.

Implementing and maintaining a Quality Management (QM) system in accordance with International
Organisation for Standardisation 9001 (ISO 9001) requirements.

Contributing to the Management Information System (MIS) of the Agency and providing management
information as required by higher authority.

Organising AGS System Management Group and AGS Support Partnership (SP) related conferences and
providing all required administrative assistance.
Others

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned
in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
LW-85
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
Specific Responsibilities

Acting as project director and system manager specific to the AGS system.

Developing and implementing life cycle management support strategies including obsolescence
management and supportability improvements based on technical facts, customers' operational
requirements and budgetary outlook.

Developing and maintaining the five-year AGS business development plan and contributing to the
Programme Office's business development initiatives.

Developing and coordinating internally the manpower and resource documents for customer approval.

Presenting to the designated Configuration Control Board (CCB) the equipment changes proposed to
implement life-cycle support and obsolescence management strategies.

Establishing a management plan for implementing common logistic support as defined in the applicable
Programme Directive.

Exercising management control of the Contractor Logistic Support (CLS) services for the AGS system.

Exercising management control over all engineering activities and acting as an engineering focal point for
the coordination of engineering support contractor proposals.

Defining system/equipment performance problems and initiating design studies and development /
production as required.

Liaising, through the PM, the Director of Logistics Operations and the General Manager, with the Chairman
and the Independent Secretariat of the NATO Support and Procurement Organization (NSPO) Agency
Supervisory Board (ASB) on matters related to his/her own area of responsibility.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree (preferably in the field of engineering) equivalent to Master's.

Specific senior leadership experience in logistics, including financial/procurement aspects, in a sizeable
organisation, preferably in an international environment.

Senior management experience of leading and implementing change.

Proven experience of using effective negotiation skills to gain buy-in and achieve desired outcomes,
including business growth.

Proven experience of managing time and work effectively under pressure while producing high-quality
products under short-notice deadlines.

Proven experience of mitigating risk by developing resourceful and effective solutions to complex problems
(including HR).

Proven ability to set and implement performance goals and expectations, with relevant metrics, and to
redirect and improve performance where needed.

Comprehensive experience in project management.

Knowledge of information systems at end-user level, and experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Systems engineering knowledge of Joint Surveillance, Intelligence and Reconnaissance (JSIR) programmes.

Fundamental knowledge of Integrated Logistic Support (ILS) and supportability engineering including
continued airworthiness.
LW-85
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English,
therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead
diverse teams working together toward established objectives.

Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers
and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to
embrace and lead change while remaining flexible / adaptable to emerging requirements.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
LW-85
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
5 août 2015
VALIDÉ PAR
:
M. J. Lyden
ORGANISATION
:
POSTE N°
:
BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES AÉROPORTÉS DE SURVEILLANCE",
Groupe de gestion du système AGS
LW-85
TITRE
:
Gestionnaire du système AGS
GRADE
:
A-5
CODE POSTE
:
A32
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le (la) gestionnaire de programme, le (la) titulaire exerce des fonctions de
gestion de soutien du système AGS (capacité alliée de surveillance terrestre) de l'OTAN. Il (elle)
exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales
Dans le domaine de la planification

définir les éléments nécessaires à la fourniture d'un soutien logistique aux États de l'OTAN membres de
l'association de soutien, aux pays partenaires et aux organismes de l'OTAN conformément aux
autorisations données ;

participer au développement des orientations stratégiques de l'Agence et des lignes d'action et identifier
des activités à mener et des objectifs à atteindre dans son propre domaine de responsabilité ;

obtenir des prévisions de la part des clients, prévoir la charge de travail ainsi que les besoins qui en
découlent en matière d'organisation, d'effectifs et de moyens matériels, et fournir des prévisions de
charge de travail aux divisions de la NSPA ;

élaborer les propositions d'organisation et de tableau d'effectifs dans les domaines relevant de sa
compétence afin de répondre aux besoins des clients et d'assurer une efficience organisationnelle ;

contribuer à la planification opérationnelle et de circonstance en appui des opérations et exercices du
Commandement allié Opérations (ACO) et du plan d'action "réactivité" de la Force AGS de l'OTAN
(NAGSF) ;
Dans le domaine opérationnel

répondre aux besoins des clients conformément à la réglementation applicable en la matière, au travers
d'un engagement efficace et transparent auprès des clients, en appliquant une méthode de gestion des
attentes et de la communication clairement définie ;

adapter aux exigences particulières du groupe de gestion de système dont il a la charge les méthodes
approuvées d'approvisionnement, de maintenance, de soutien technique et en ingénierie, et veiller à la
bonne exécution des prestations dans les limites des plafonds budgétaires fixés ;

développer plus avant les lignes d'action opérationnelles existantes et rechercher de nouvelles activités
en respectant la stratégie de développement de l’Agence ;

tenir une documentation centrale de référence relative aux questions techniques et/ou d'ingénierie et
mettre en œuvre un système permettant de répondre aux besoins des clients concernés ;
LW-85
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
936_15#2xx.docx

en fonction des besoins, maintenir les stocks à un niveau approprié ;

en fonction des besoins, veiller à ce que les opérations de stockage, d'achat, de transport et toutes les
autres prestations à réaliser pour le compte du groupe de gestion du système AGS soient exécutées
correctement et dans les délais impartis ;

faire effectuer la codification et l'identification des articles ;

superviser les opérations d'élimination des matériels gérés par le groupe de gestion du système ;

administrer des contrats dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués ;

faire fonction de conseiller auprès du gestionnaire de programme pour toutes les questions relatives au
groupe de gestion du système AGS ;
Dans le domaine des finances et des achats

déterminer les données nécessaires pour les budgets opérationnels et administratifs, rédiger les
justifications détaillées nécessaires à leur approbation et fournir les informations concernées à la Division
des finances (FF) en vue de les soumettre aux autorités compétentes ;

mettre en œuvre les budgets opérationnels et gérer l’emploi, au cours de l'année, des crédits
opérationnels approuvés ;

assurer efficacement le contrôle des frais administratifs directs imputables au groupe de gestion du
système AGS (déplacements, formation, etc.) ;

faire fonction d'agent comptable, conformément à la réglementation existant en la matière, responsable
de la tenue des comptes de gestion ainsi que de l’inventaire de l’outillage, des matériels de test, du volant
d'articles destinés aux réparations et des articles d’échange standard détenus chez les titulaires de
marché ;

veiller à la bonne exécution des opérations financières, et notamment à la vérification des factures par
rapport aux services à fournir au titre des contrats, et veiller à la facturation correcte des clients ;
Dans le domaine de la gestion et de l'administration

assurer la gestion technique et administrative du groupe de gestion du système AGS et plus
particulièrement la gestion économique et efficiente des ressources ;

veiller à ce que le groupe de gestion du système AGS fasse preuve d'une grande réactivité pour traiter les
besoins des clients, y compris en ce qui concerne le soutien de leurs opérations de circonstance ;

diriger le groupe de gestion du système AGS de manière professionnelle ;

établir des relations professionnelles avec les bureaux de programme voisins et promouvoir, lorsque cela
est possible, l'exploitation transfonctionnelle des capacités ;

coordonner par un travail d'équipe les activités générales avec d'autres bureaux de programme afin
d'éviter les doubles emplois ;

mettre en œuvre et tenir à jour un système de management de la qualité conformément aux exigences
(ISO 9001) de l'Organisation internationale de normalisation ;

contribuer à alimenter le système d'information de gestion (SIG) de l'Agence et fournir des informations
de gestion conformément aux besoins exprimés par les échelons supérieurs ;

organiser les conférences concernant le groupe de gestion du système AGS et de l'Association de soutien
(AS) AGS, et fournir toute assistance administrative nécessaire ;
Autres

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
LW-85
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
Responsabilités particulières

Jouer le rôle de directeur de projet et de gestionnaire particulier pour le système AGS ;

élaborer et mettre en œuvre des stratégies de soutien de la gestion pendant le cycle de vie, ce qui
comprend la gestion de l'obsolescence et les améliorations de la soutenabilité, en se basant sur des faits
techniques, sur les besoins opérationnels des clients et sur les perspectives budgétaires ;

élaborer et tenir à jour le plan quinquennal de développement des activités liées à l'AGS et contribuer aux
initiatives de développement des activités du bureau de programme ;

élaborer et coordonner au niveau interne les documents relatifs à la main-d'œuvre et aux ressources aux
fins d'approbation par les clients ;

présenter à la commission de maîtrise de la configuration (CCB) désignée les modifications qu'il est
proposé d'apporter aux matériels afin de mettre en œuvre les stratégies de soutien sur le cycle de vie et
de gestion de l'obsolescence ;

élaborer un plan de gestion pour la mise en œuvre du soutien logistique commun conformément aux
dispositions de la directive de programme applicable ;

assurer le contrôle de gestion des services de soutien logistique assuré par le fournisseur (CLS) au titre du
système AGS ;

assurer le contrôle de gestion de tous les travaux d'ingénierie, et jouer le rôle de point de contact
technique pour la coordination des propositions établies par les industriels chargés du soutien en
ingénierie ;

cerner les problèmes de performance des systèmes/matériels et lancer des études de conception ainsi
que le développement et la production, en fonction des besoins ;

assurer la liaison, par la voie du gestionnaire de programme, du directeur des opérations logistiques et du
directeur général, avec le président et le secrétariat autonome du Comité de surveillance d'agence (ASB)
de l'Organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO), sur les questions relatives à son propre
domaine de responsabilité.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures, de préférence dans le domaine de l'ingénierie, équivalent à un master.

Expérience spécifique de fonctions de direction dans le domaine de la logistique, notamment de ses
aspects liés aux finances et aux achats, acquise au sein d'un organisme d'une certaine importance, de
préférence en milieu international.

Expérience de la conduite et de la mise en œuvre du changement acquise dans un poste d'encadrement
supérieur.

Expérience confirmée de l'utilisation de compétences efficaces en matière de négociation afin d'emporter
l'adhésion de ses interlocuteurs et d'atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de
l'activité.

Expérience confirmée de la gestion du temps et de la capacité à travailler efficacement sous pression tout
en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.

Expérience confirmée de l'aptitude à atténuer les risques en mettant au point des solutions ingénieuses et
efficaces aux problèmes complexes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines).

Aptitude confirmée à déterminer et mettre en œuvre les résultats visés et attendus, à l'aide d'indicateurs
pertinents, et à réorienter et améliorer les performances le cas échéant.

Vaste expérience en matière de gestion de projets.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Connaissance de l'ingénierie des systèmes dans le cadre de programmes JSIR (renseignement, surveillance
et reconnaissance interarmées).

Connaissances générales en matière de soutien logistique intégré (SLI) et d'ingénierie de la soutenabilité,
y compris le maintien de la navigabilité.
LW-85
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des
équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.

Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération
pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et
externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans
des situations conflictuelles. Aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et
capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
LW-85
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015