Gestion des vacations étudiants

Gestion
des Vacations
étudiants
Prise en main technique de l’application gestion des vacations
Direction partenaire
Sciences Po –Gestion des vacations étudiants – Direction Partenaire
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Gestion des vacations étudiants
Introduction
Ce document a pour objectif de vous accompagner dans l’utilisation de
l’application de gestion des vacations en ligne. Cette application va vous
permettre de :
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Gérer les offres de vacations
Suivre votre budget alloué aux vacations sur une période donnée
Gérer les contrats de vacation et les vacataires
Gestion des vacations étudiants
Guide utilisateur – Gestion des vacations étudiants
PLAN DU DOCUMENT
INTRODUCTION ........................................................................................ 2
CONNEXION À L’APPLICATION ...................................................................... 3
GESTION DES UTILISATEURS ........................................................................ 3



Utilisateur connecté ...................................................................................... 3
Liste des utilisateurs ...................................................................................... 3
Ajouter un utilisateur (réservé aux référents)........................................................ 3
GESTION DES OFFRES DE VACATION............................................................... 5




Créer une offre de vacation ............................................................................. 5
Modifier ou supprimer une offre ........................................................................ 8
Consulter les offres ....................................................................................... 9
Consulter les offres terminées .......................................................................... 9
GESTION DES CANDIDATURES ......................................................................10

La recherche d’une candidature par UG .............................................................. 10
GESTION DES VACATAIRES (VALIDATION DES HEURES EFFECTUÉES) ......................12
CONSULTATION DU BUDGET VACATION .........................................................14
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Guide utilisateur – Gestion des vacations étudiants
Connexion à l’application


Accéder au site : http://vacation.sciences-po.fr/vdp
Saisir votre identifiant et votre mot de passe LDAP (ENTG) et cliquer sur le bouton
« connexion »
Gestion des utilisateurs
 Utilisateur connecté
A la connexion, l’utilisateur visualise immédiatement, sur la page d’accueil,
l’ensemble des UG auxquelles il est rattaché ainsi que la direction associée. Cela
permet de savoir notamment sur quelle UG l’utilisateur pourra imputer ses
contrats de vacation.
 Liste des utilisateurs
L’utilisateur connecté a la possibilité de visualiser les utilisateurs rattachés aux
mêmes UG que lui en cliquant sur « Gestion des utilisateurs  Liste des
utilisateurs » :
Dans la liste des utilisateurs, peu importe les critères de recherche, on ne voit que
les utilisateurs qui sont rattachés aux UG auquel l’utilisateur connecté est aussi
rattaché. Si l’utilisateur connecté est rattaché à plusieurs UG, alors il pourra voir
tous les utilisateurs rattachés à chacune de ces UG.
 Ajouter un utilisateur (réservé aux référents)


Cliquer sur le menu « Gestion des utilisateurs  Liste des utilisateurs »
Cliquer sur le bouton « Ajouter un utilisateur »
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Guide utilisateur – Gestion des vacations étudiants
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Saisir les informations concernant l’utilisateur, tous les champs suivis d’un astérisque
rouge (*) sont obligatoires
Saisir le début du prénom du nouvel utilisateur, puis cliquer sur le bouton
« loupe » (
):
Utilisez les boutons pour
insérer les UG de l’utilisateur
pour une année
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


Se positionner sur l’UG choisie
Cliquer sur le bouton
pour insérer l’UG sélectionnée ou sur le bouton
pour
insérer toutes les UG
Cliquer sur le bouton
pour supprimer une UG sélectionnée ou sur
supprimer
toutes les UG
Cliquer sur « Envoyer » pour valider la création de l’utilisateur :
Cocher la case Actif pour
permettre à l’utilisateur de
gérer les vacations (création
et validation des heures)
Le nouvel utilisateur apparaît dans la liste.

Cliquer sur le bouton
pour « éditer » les informations d’un salarié et effectuer les
modifications, ajout ou suppression d’UG par exemple.
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Guide utilisateur – Gestion des vacations étudiants
Gestion des offres de vacation
 Créer une offre de vacation
Pour créer une offre de vacation, deux options sont possibles :
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Soit via le menu « Les offres / Publier une offre de vacation »
Soit à partir des offres en cours et à venir, en cliquant sur le lien
« Ajouter une offre » :
Première option (« Les offres  Publier une offre de vacation ») :

Sur la page principale, utiliser le menu « Les offres » puis cliquer sur « Publier une
offre de vacation » (il est possible de visualiser, pour l’année en cours l’ensemble des
UG que vous administrez)
Dans le formulaire de création de l’offre de vacation, saisir l’ensemble des
informations demandées ; toutes les informations suivies d’une * sont obligatoires
pour la validation de l’offre.

Saisir l’intitulé de la vacation. Il s’agit du « titre » qui s’affichera dans les listes des
offres visibles par les étudiants.
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Vous pouvez saisir des informations
dans les champs libres ou utiliser les
menus déroulants

Saisir les coordonnées de la personne chargée du recrutement, mail, numéro de
téléphone.
Conseil : Soyez aussi précis que possible, pour le cas où vous souhaiteriez
rencontrer l’étudiant pour un entretien : il recevra un email automatique
reprenant les informations saisies dans cette rubrique.
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L’offre de vacation doit aussi préciser si l’étudiant doit joindre certains
documents :
Pour la candidature, seul le curriculum vitae peut être exigé au stade de la
création de l’offre. Par défaut, le champ est coché :
Pour le contrat de vacation, tous les documents présents sur l’offre de vacation
sont cochés par défaut dans la mesure où ces documents sont indispensables pour
la constitution du contrat
Vous devez saisir les dates de vacation à
l’aide du bouton calendrier.
Les dates de début et fin de diffusion
doivent être antérieures à la date de début
de la vacation
Vous pouvez modifier le taux horaire de
rémunération le cas échant
Enfin, le choix de l’UG auquel sera attachée l’offre (par conséquent, le contrat de
vacation) est obligatoire pour la validation de l’offre :
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Il est obligatoire de saisir le nombre d’heures prévu pour la vacation. La saisie de
cette durée entraînera automatiquement le calcul du montant des dépenses
prévisionnelles imputables à cette offre de vacation (en prenant en compte le taux
horaire saisi, le nombre d’heures, le taux de charges patronales et le taux des
congés payés).
Une fois les heures saisies, vous pouvez comparer le coût total par rapport à
l’affectation budgétaire de cette UG en cliquant sur le bouton « Voir tableau des
budgets » :

Règle : L’UG n’est accessible que si les dates de début et de fin de l’offre de
vacation ont été saisies.
Une fois l’offre dûment remplie, cliquez sur le bouton « Envoyer » pour valider et
créer l’offre :
Attention : une offre ne correspond pas forcément à un contrat de vacation.
Par exemple, vous pourrez très bien créer une offre pour rechercher 10
étudiants pour un forum. Dans ce cas, vous créerez une offre et indiquerez le
nombre total d’heures, c’est-à-dire correspondant à la somme des heures qui
seront effectivement travaillées par les 10 étudiants.
 Modifier ou supprimer une offre
Une offre peut être modifiée. Pour cela, accéder au menu « Les offres  Offres
en cours et à venir », puis cliquer sur l’offre en question, et saisir les nouvelles
informations. Enfin, cliquer sur le bouton « Envoyer ».
Une offre en cours ou à venir peut être supprimée si et seulement si aucun
vacataire n’est associé à cette offre. C'est-à-dire qu’une offre peut être supprimée
tant qu’aucun étudiant n’a postulé à cette offre. Pour cela, cliquer sur la croix
rouge dans la colonne « Action » de l’offre en question :
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 Consulter les offres
Il est possible de consulter la liste des offres en cours et à venir en cliquant dans
le menu « Les offres  Offres en cours et à venir » :
Les offres peuvent être triées dans un ordre croissant ou décroissant suivant :
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


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l’État : actif ou non
l’UG
la Direction
le Service
La Date de début / Date de fin de l’offre
L’indicateur « New » dans la première colonne précise que l’offre a été créée
récemment, et ce pendant 10 jours à partir de la date de début de diffusion.
 Consulter les offres terminées
L’option « Les offres  Offres terminées » permet de visualiser les offres de
vacation dont la date de fin est échue à la date du jour :
Une offre terminée peut être supprimée (colonne « Action », croix rouge) si et
seulement si aucun vacataire n’est associé à cette offre.
Règle : lorsque l’offre a été pourvue, il faut soit la désactiver (case « Offre
active ») dans l’écran de visualisation de l’offre (« Les offres  Offres en
cours et à venir »), soit modifier la date de fin de diffusion de cette offre.
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Gestion des candidatures
L’offre de vacation saisie et activée, il convient d’en gérer les candidatures
étudiantes, et ce, entre le début et la fin de la diffusion de l’offre. Pour cela,
rendez-vous dans le menu « Les candidatures  Liste des candidatures » :
Il est possible de rechercher la candidature d’un étudiant, suivant l’année
budgétaire et l’unité de gestion notamment.
Il est également possible d’effectuer une recherche sur des candidatures déjà
traitées ou non, en appliquant un filtre sur l’État de la candidature :
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

Soumises : le candidat a simplement soumis sa candidature
Présélectionnées : le candidat a été ou sera reçu pour un entretien
Retenues : la candidature est retenue, le contrat est en cours de création
Refusées : la candidature de l’étudiant a été refusée
 La recherche d’une candidature par UG
La colonne « Candidatures » indique le nombre d’étudiants ayant postulé aux
offres.

Cliquer sur ce nombre pour accéder au détail des postulants :

Cliquer sur le nom de l’étudiant pour accéder au détail de l’étudiant, c’est-à-dire aux
informations générales ainsi qu’aux documents nécessaires au traitement de la
candidature (CV, lettre de motivation…).
Il est alors possible, en fonction des éléments fournis par l’étudiant, de refuser sa
candidature, de la présélectionner ou de la sélectionner. Pour cela, il est
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nécessaire de changer l’état de la candidature dans la section « État de la
candidature » :

En cas de présélection, indiquer obligatoirement une date d’entretien avec l’étudiant
dans la section « Entretien » et préciser la date et l’heure de l’entretien :
Saisir l’heure au format hh:mm, exemple :15:00

En cas de sélection, les éléments du contrat sont par défaut mis à jour dans la section
« Contrat de vacation », et restent modifiables :

Pour mettre à jour l’état de la candidature, cliquer sur « Modifier ».
Suivant l’état de la candidature, l’étudiant se verra notifier par email l’état de
traitement de sa candidature :
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Si la candidature est refusée, il en sera averti
Si la candidature est présélectionnée, il recevra par email la date et
l’heure de l’entretien
Si la candidature est sélectionnée, il en sera averti par email et sera invité
à fournir tous les documents nécessaires à la finalisation de son contrat.
Une fois l’ensemble des documents remis par l’étudiant à sa direction, ils sont
envoyés à la DRH. La DRH vérifie que le dossier est complet. Si c’est le cas, la
candidature passe à l’état « Dossier complet » :

Imprimer le contrat de vacation en 2 exemplaires en cliquant sur l’icône
du détail de la candidature de l’étudiant.
au niveau
Info : Vous pouvez, à tout moment, télécharger un contrat de vacation
étudiant générique en allant dans le menu « Vacataires/ Télécharger le
contrat de vacation étudiant ».

Retourner les 2 exemplaires signés par l’étudiant à la DRH
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Gestion des vacataires (validation des heures effectuées)
Au cours de la vacation, c’est-à-dire quand la vacation a effectivement débuté et
que l’étudiant ou les étudiants travaillent au sein de la direction, il convient de
valider les heures travaillées par le ou les étudiant(s). Nous vous conseillons de
valider pour le 10 du mois les heures travaillées au cours du mois précédent.

Pour cela, accéder au menu « Vacataires  Validation des heures déclarées ». La
liste des vacataires et leurs contrats en cours s’affichent :

Cliquer sur l’icône
pour le vacataire et le contrat concerné afin de valider les
heures de l’étudiant. Choisir alors le mois et l’année (par défaut, l’année en cours) :
Le détail des heures saisies par l’étudiant s’affiche :
Les heures saisies par l’étudiant sont affichées dans la colonne « heures saisies
étudiant ». Par défaut, le nombre d’heures figurant dans la colonne « Heures
saisies DP », c’est-à-dire les heures saisies par votre direction, est égal aux heures
saisies par l’étudiant. Il convient de contrôler le nombre d’heures saisies et
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d’effectuer, le cas échéant, les modifications nécessaires dans la colonne
« Heures saisies DP ».
Le bouton « Valider » permet d’enregistrer le nombre d’heures effectivement
travaillées par l’étudiant pour la période concernée. Il convient de valider la saisie
de chaque semaine avant d’effectuer une validation de la période.
Il est possible de modifier les heures saisies tant que vous n’avez pas cliqué sur le
bouton « Valider la période ». La validation définitive d’une période s’effectue en
cliquant sur ce bouton.
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Consultation du budget vacation
L’application permet la consultation et le suivi du budget vacation. Cette étape
est complémentaire à la gestion pure du budget qui se fait au sein de l’outil BEL
(Budget En Ligne). Il est possible de suivre l’évolution du budget alloué aux
vacations au cours de l’année. Cela permet de voir l’évolution de la consommation
de celui-ci. Attention, il n’est possible de voir que les budgets des UG auxquelles
vous appartenez.



Pour cela, accéder au menu « Gestion du budget  Consulter les budgets ».
Choisir l’année budgétaire (Liste déroulante « Année budgétaire »)
Choisir éventuellement une direction (Liste déroulante « Direction »)
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Les colonnes « Budget » et « Perspectives d’exécution » indiquent le
montant alloué sur la période budgétaire pour l’UG en question.
La colonne « Dépenses prévisionnelles » représente le total des coûts
estimés des vacations sur la base des offres que vous avez créées.
La colonne « Dépenses effectives » précise le montant chargé envoyé en
paie sur la période budgétaire.
L’icône
de la colonne « Dépenses prévisionnelles » signale un éventuel
dépassement budgétaire.
Attention : Ne jamais oublier de se déconnecter lorsque vous avez fini votre
travail. Pour cela, cliquer sur :
Pour toute information sur la procédure :
[email protected]
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