Demande de prêt du minibus - Ville de Saint-Avé

Demande de prêt du minibus
Uniquement pour les associations avéennes
Démarche
en ligne
Utilisateur
Nom de l’association
Nom du représentant
Adresse du Siège social
Code postal
Tél.
Prénom
Ville
E-mail
Conducteurs
N° du permis
N° du permis
N° du permis
membre(s) de l’association ou parent(s) d’un membre de l’association.
Si le conducteur habilité ne peut ramener le véhicule et en cas de force majeure seulement, tout
autre adulte de l’association pourra s’y substituer.
Déplacement
Objet :
Destination :
Si la distance est supérieure à 500km, la validation sera soumise au bureau municipal
Durée :
Départ le
,à
Retour le
,à
Kilométrage
Au départ :
km
Au retour :
km
Total de kilomètres parcourus :
km
L’utilisateur, désigné ci-dessus, prend pour cette période, en location gratuite, sans chauffeur, le
minibus immatriculé CD 249 DE, de marque Renault.
Après utilisation, pensez à compléter le cahier technique situé dans le minibus.
Pièces à fournir
- La demande de prêt dûment complétée
- Les deux chèques de caution, à l’ordre du Trésor public (600€ et 80€)
- La photocopie des permis de conduire des personnes habilitées
- La photocopie de l’attestation d’assurance responsabilité civile de l’association
Je soussignée(e)
reconnais avoir pris connaissance des
conditions de locations indiquées et m’engage à les respecter.
À Saint-Avé, le :
Signature du demandeur :
Ce formulaire dûment complété est à adresser à :
Ville de Saint-Avé - Place de l’Hôtel de Ville - B.P. 40020 - Saint-Avé cedex
[email protected]
Toute demande incomplète ne sera pas prise en compte.
Cadre réservé à l’administration (merci de ne rien inscrire)
Date de réception de la demande :
Remise des clés, le :
Restitution des clés, le :
Observations
Convention de prêt du minibus
aux association avéennes
Article 1 – Objet
La commune de Saint-Avé dispose d’un véhicule de type minibus capable de transporter 9 personnes (dont le
chauffeur).
La présente convention a pour objet de régler les conditions de mise à disposition et d’utilisation du véhicule par
les associations.
Article 2 – Conditions d’utilisation du véhicule
a)
Priorités d’utilisation du véhicule
L’utilisateur prioritaire est le service jeunesse de la commune de Saint-Avé qui utilise le véhicule
durant toutes les vacances scolaires.
2- Les autres services municipaux.
3- Les associations de la commune peuvent être autorisées à en faire usage dès lors que ladite
convention de prêt est signée entre la commune et le demandeur, et que le planning d’utilisation
est établi.
En raison du grand nombre de conventions signées, le nombre maximum d’utilisations par les
associations est fixé à 5 à l’année dont 3 au maximum par trimestre.
1-
N.B : En cas de changement du président de l’association, il revient à cette dernière de solliciter le
renouvellement de la convention.
b) Conditions d’utilisation
La commune de Saint-Avé autorise les associations à utiliser le véhicule aux conditions suivantes :
1- Signature de la présente convention
2- Dépôt, avec la fiche de réservation, des photocopies du/des permis de conduire du/des
chauffeur(s), des chèques de caution (cf. Article 4), et de l’attestation de responsabilité civile de
l’association.
Le chauffeur sera nécessairement en possession d’un permis B depuis plus de deux ans.
3- Les déplacements sont autorisés dans un rayon de 250 kilomètres autour de Saint-Avé (500kms
aller et retour). Toute distance supérieure à celle autorisée ci-dessus devra faire l’objet d’une
demande exceptionnelle déposée un mois au moins avant la date souhaitée.
L’utilisation du véhicule ne peut être sollicitée que pour des transports en lien direct avec l’objet de
l’association.
4- En cas d’utilisation pour le transport d’enfants de moins de 10 ans, l’association devra équiper le
véhicule de sièges conformes à la législation en vigueur.
L’assurance pour des conducteurs multiples et l’entretien du véhicule sont à la charge de la commune.
Article 3 – Modalités de mise à disposition et de restitution
1-
La réservation s’effectue soit :
2-
Monsieur le Maire
Service des sports
Mairie de Saint-Avé
BP 20
56 891 SAINT-AVE Cedex
par mail auprès du service des sports : [email protected]
La fiche de réservation devra être conforme au modèle annexé. Il y sera précisé et ajouté :
3-
la ou les dates de demande de réservation,
les jours et heures de départ et de retour du véhicule, de remise des clés et d’état des lieux,
le nom du ou des chauffeurs autorisés avec la copie de leur permis de conduire,
la destination,
l’objet du déplacement,
les chèques de caution,
l’attestation responsabilité civile de l’association.
Lieu de stationnement : le véhicule est stationné au complexe sportif.
-
-
par courrier :
Les clefs seront remises par l’un des membres du service des sports après vérification de la fiche
technique.
Le cahier technique situé dans le véhicule sera rempli au départ et au retour du véhicule par le service
des sports. Toute remarque ou observation concernant le véhicule devra être notifiée sur ce cahier.
En cas d’utilisations consécutives, durant le même week-end ou jours chômés, par plusieurs
associations, la remise de clefs se fera pour tous la veille du premier jour chômé. Les utilisateurs
conviendront ensemble du jour, de l’heure et du lieu de la remise du véhicule et procèdent ensemble à
une vérification de l’état du véhicule. Toute anomalie devra être mentionnée dans le cahier technique.
Après utilisation, les clefs et la fiche technique devront être remises au service des sports. Un état des
lieux contradictoire sera établi le jour même de la restitution du véhicule ou le premier jour ouvrable
suivant.
Seules les réservations déposées au minimum 10 jours avant la date d’utilisation souhaitée seront
prises en compte. Cette disposition doit permettre de satisfaire un maximum d’associations ou
d’utilisateurs.
En cas de demandes multiples pour une même date, priorité sera donnée à l’association qui aura le moins
utilisé le véhicule au cours de l’année.
Le véhicule sera remis propre et le plein de carburant effectué. Il sera rendu dans le même état. Afin
de maintenir la propreté du véhicule, il est interdit de fumer, boire ou manger à l’intérieur.
-
4-
5-
Article 4 - Garanties financières
Le minibus est mis à disposition gracieusement par la commune.
Deux chèques de caution à l’ordre du Trésor Public seront remis lors du dépôt de la fiche de réservation :
Un premier chèque de 600 € qui couvre les frais de franchise en cas d’accident ou vol du véhicule
Un second chèque de 80 € en cas de non-respect de la convention (véhicule rendu sale ou sans le
plein de carburant, kilométrage ou destination sans rapport avec le trajet annoncé…).
Tout litige entraînant une retenue de caution sera soumis à l’avis du Bureau Municipal. Par ailleurs, en cas de
manquement ou négligence de la part de l’association concernée, aucun autre prêt du véhicule ne lui sera
accordé.
Article 5 – Frais complémentaires éventuels
Sont à la charge de l'association :
les contraventions et amendes diverses imputables à la garde et à l'utilisation du véhicule.
En effet, la responsabilité du conducteur est totale si les règles du présent contrat ou du code de la
route n’ont pas été respectées (conducteur non habilité, …),
les frais éventuels de parking,
les dommages causés au véhicule, à hauteur maximale du montant de la franchise pour les risques
garantis par l’assurance de la commune et sans plafond pour les autres dommages.
Article 6 – Couverture de risques
Le véhicule est assuré par la SMACL (société mutuelle d'assurance des collectivités locales et des
associations) - 141, avenue Salvador Allende - 79031 Niort Cedex 9.
En cas d’accident, l’utilisateur préviendra sans délai le service sports de la commune de Saint-Avé
au 06 80 53 01 81. Le conducteur remettra un exemplaire lisible du constat amiable rempli et
signé par les deux parties ainsi que les coordonnées des témoins s'il y a lieu. En cas d'accident
sans tiers, le conducteur du minibus devra remplir seul un constat amiable faisant état des
circonstances exactes du sinistre.
En cas de vol ou tentative de vol du véhicule, l’utilisateur avertira immédiatement les autorités de
police ou de gendarmerie et le service des sports de la commune de Saint-Avé.
L’association utilisatrice doit contracter une assurance responsabilité civile (cette assurance n’intervient que pour
les dommages causés aux tiers et non pour les dommages du minibus), attestation à fournir annuellement.
-
À Saint-Avé, le :
Nom et prénom du président de l’association :
Signature du président de l’association,
précédée de la mention « lue et approuvée »
Le Député-Maire, Hervé PELLOIS
ou son représentant
Cette convention ne devient effective qu’après signature de représentant de la commune.