Jamboree Scout Mondial Manuel d`inscription

 Jamboree Scout
Mondial Manuel
d’inscription
Comment s’inscrire au 22e Jamboree Scout
Mondial de 2011 en Suède
Section pour l’inscription
Équipe de planification du Jamboree
22e Jamboree Scout Mondial Suède 2011
Décembre 2009
Présentation du manuel d’inscription au
Jamboree Scout Mondial
Ce manuel décrit le Système d’Inscription des Délégations au 22e Jamboree Scout
Mondial en Suède 2011.
Toute personne venant au Jamboree Scout Mondial doit être inscrite à l’avance. Le
Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial (JSM) couvre l’ensemble des jeunes
participants, des chefs d’unité, des aides accompagnateurs qui s’occupent des jeunes
ayant des besoins spéciaux, des membres de l’Équipe Internationale de Service, des
membres des équipes de direction des délégations et les hôtes des délégations.
Le Système d’Inscription ne couvre pas l’équipe de planification du Jamboree, les
invités spéciaux ou les visiteurs au Jamboree pour une journée. Les membres de
l’équipe de planification du Jamboree seront inscrits au Jamboree via une banque de
données séparée. Les invités spéciaux devront être formellement invités par l’Equipe de
Direction du Jamboree. Il y aura un autre système séparé pour ceux qui souhaitent venir
visiter le Jamboree.
Pour faciliter le plus possible l’inscription des délégations au Jamboree, nous avons mis
au point trois méthodes différentes pour l’envoi des renseignements concernant les
inscriptions. La description de ces trois méthodes apparaît dans le chapitre 4 de ce
document.
Les informations à jour sur le Système d’Inscription seront disponibles sur l’Extranet
des délégations, sous la rubrique Délégations  Extranet des Délégations 
Information sur l’inscription des délégations.
Les définitions des termes particuliers utilisés dans le présent document apparaissent
dans le chapitre 10 below.
Pour obtenir de l’aide pour les inscriptions, vous pouvez prendre contact avec le Bureau
du Jamboree à [email protected]
Le diagramme ci-dessous résume le système et les choix disponibles:
1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles Collecter les informa2ons sur tableur informa2que ou sur papier U2liser le logiciel OSN Créer votre propre Système d’Inscrip2on 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM Entrée directe des informa2ons sur le Transfert à par2r du logiciel OSN Système d’Inscrip2on en ligne du JSM Télécharger le dossier XML ou les dossiers CSV avec les informa2ons d’inscrip2on 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, les modifica2ons et les annula2ons Transfert des modifica2ons à par2r du logiciel OSN Envoi des modifica2ons envoyées sur le Système d’Inscrip2on en ligne du JSM Chargement du dossier XML ou des dossiers CSV avec les informa2ons d’inscrip2on mises à jour 4. Avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree Accéder au Système d’Inscrip2on en ligne du JSM Table of Contents
1 Qu’est‐ce que le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial ? _________________ 4 1.1 Comment utiliser le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial _____________ 4 1.2 Confidentialité et sécurité _________________________________________________ 4 2 Les étapes de l’inscription_____________________________________________________ 6 2.1 Rassembler les informations concernant les personnes individuelles________________ 6 2.2 Fournir l’inscription de votre délégation à l’équipe de planification du Jamboree______ 6 2.3 Faire les modifications ou les changements nécessaires concernant votre inscription __ 6 2.4 Télécharger les rapports sur l’état de votre inscription et accéder aux informations sur votre paiement________________________________________________________________ 6 3 Rassembler les informations concernant les inscriptions des personnes individuelles ____ 7 3.1 Méthodes pour rassembler les informations___________________________________ 7 3.2 Questions sur l’inscription _________________________________________________ 7 4 Fournir les informations concernant l’inscription de votre délégation à l’équipe de planification du Jamboree ________________________________________________________ 8 4.1 Le logiciel OSN __________________________________________________________ 8 4.2 Entrer les informations directement dans le Système d’Inscription au JSM__________ 10 4.3 Développer votre propre système d’inscription________________________________ 10 5 Apporter des modifications aux informations concernant votre inscription ___________ 12 6 Avoir accès aux rapports sur les inscriptions et à l’état des paiements________________ 12 7 Informations sur les questions dans le Système d’Inscription au Jamboree Scout Mondial 13 7.1 Groupes de Question dans le Système d’Inscription ____________________________ 13 7.2 Hiérarchie des questions _________________________________________________ 14 7.3 Questions requises ou optionnelles _________________________________________ 14 7.4 Questions qui peuvent être reportées _______________________________________ 14 7.5 Clés uniques d’identification ______________________________________________ 15 8 Les Questions______________________________________________________________ 16 8.1 Délégation ____________________________________________________________ 16 8.2 Unité_________________________________________________________________ 18 8.3 Patrouille _____________________________________________________________ 18 8.4 Participant ____________________________________________________________ 18 8.5 Chef d’Unité ___________________________________________________________ 19 8.6 Aide accompagnateur ___________________________________________________ 19 8.7 EIS___________________________________________________________________ 20 8.8 EDD__________________________________________________________________ 23 8.9 Invités des délégations___________________________________________________ 23 8.10 Informations Personnelles ________________________________________________ 24 8.11 Groupe de voyage ______________________________________________________ 26 9 Autres informations concernant l’inscription ____________________________________ 28 9.1 Date d’inscription_______________________________________________________ 28 9.2 Quelle est la politique de remboursement ? __________________________________ 28 9.3 Le système de remise ____________________________________________________ 29 10 Définitions ________________________________________________________________ 31 3
1
Qu’est-ce que le Système d’Inscription au Jamboree Scout
Mondial ?
Le Système d’Inscription au JSM est la base de données dans laquelle l’équipe de
planification du Jamboree rassemblera toutes les informations concernant les
inscriptions au Jamboree Scout Mondial. Les délégations devront fournir les
informations concernant les inscriptions à cette base de données, afin de s’inscrire au
Jamboree. Sur le Système d’Inscription au JSM, il sera possible de :
Entrer les informa2ons concernant l’inscrip2on de la Déléga2on Faire des modifica2ons aux informa2ons concernant l’inscrip2on Avoir accès aux rapports sur les inscrip2ons et l’état des paiements Quand vous vous connectez au Système d’Inscription au JSM, vous pouvez :
• Entrer toutes les informations nécessaires concernant votre délégation dans son
ensemble
• Entrer les informations concernant les personnes individuelles qui feront partie
de votre délégation
• Entrer les informations concernant les Groupes de Voyage, les Patrouilles et les
Unités de votre délégation
Il sera aussi possible de :
• Faire des modifications aux informations concernant une personne ou un
groupe
• Supprimer des personnes ou en rajouter
Quand vous aurez entré les informations concernant votre délégation dans le Système
d’Inscription au JSM, vous pourrez vous connecter et imprimer les rapports sur les
informations que vous avez entrées. Les rapports pourront aussi être téléchargés dans
les formats XLS ou CSV.
Les informations concernant l’état des paiements de chaque délégation seront
disponibles dans le Système d’Inscription au JSM.
1.1 Comment utiliser le Système d’Inscription au Jamboree
Scout Mondial
Le Système d’Inscription au JSM est accessible en ligne. Chaque délégation recevra un
nom d’utilisateur sécurisé pour avoir accès au Système d’Inscription au JSM. Vous
pourrez vous connecter aussi souvent que vous en aurez besoin.
1.2 Confidentialité et sécurité
Chaque délégation sera responsable de la sécurité de son mot de passe et de son moyen
de se connecter. Si le mot de passe est perdu ou si une personne non autorisée obtient
l’accès au mot de passe, la délégation devra prendre contact avec le Bureau du Jamboree
immédiatement afin de bloquer son compte ou de créer un nouveau mot de passe.
Les informations personnelles qui seront entrées dans le Système d’Inscription au JSM
ne seront disponibles que pour l’équipe de planification du Jamboree de telle manière
qu’aucune personne n’ait accès à plus d’informations qu’elle n’en a besoin pour remplir
sa tâche.
Les informations statistiques sur les inscriptions de chaque pays seront disponibles
publiquement (c'est-à-dire les données d’inscription sans qu’y figurent les noms des
personnes). Cela peut inclure des informations telles que le nombre total de Participants
jeunes au Jamboree et le total de personnes sur le site.
4
Les informations statistiques sur les inscriptions pourront être partagées avec les
organisateurs d’autres événements majeurs du Scoutisme international.
5
2
Les étapes de l’inscription
Lors de l’inscription d’une délégation au Jamboree Scout Mondial, les étapes suivantes
seront concernées :
2.1 Rassembler les informations concernant les personnes
individuelles
Chaque personne individuelle qui viendra au Jamboree avec votre délégation devra être
inscrite et il sera important que vous rassembliez toutes les informations dont nous
aurons besoin. Voir chapitre 3 de ce manuel pour avoir plus d’informations.
2.2 Fournir l’inscription de votre délégation à l’équipe de
planification du Jamboree
Les informations concernant l’inscription de votre délégation devront être fournies au
Système d’Inscription au JSM. Il y a plusieurs façons de faire. Voir chapitre 4 de ce
manuel pour avoir plus d’informations.
2.3 Faire les modifications ou les changements nécessaires
concernant votre inscription
Les délégations devront s’inscrire au Jamboree le plus tôt possible, afin de retenir des
places et d’aider l’équipe de planification à comprendre leurs besoins.
Nous prévoyons que, entre leur inscription et le Jamboree, les délégations puissent avoir
besoin de faire des modifications ou des changements aux informations qui auront été
données. Il sera possible de supprimer les personnes individuelles, d’en ajouter de
nouvelles, et de changer ou d’ajouter des informations à des inscriptions de personnes
individuelles.
Il y a différentes façons d’entrer les modifications dans le Système d’Inscription au JSM.
Voir le chapitre 5 de ce manuel pour avoir plus d’informations.
2.4 Télécharger les rapports sur l’état de votre inscription et
accéder aux informations sur votre paiement
Une fois inscrites dans le Système d’Inscription au JSM, les délégations pourront
exporter ou imprimer les rapports concernant les informations qui auront été soumises.
Le Système d’Inscription au JSM montrera l’état des paiements pour chaque délégation.
Voir chapitre 6 pour plus d’informations.
1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, modifica2ons, et annula2ons 4. U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM pour avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree 6
3
Rassembler les informations concernant les inscriptions des
personnes individuelles
3.1 Méthodes pour rassembler les informations
En tant qu’Equipe de Direction d’une Délégation, vous pouvez rassembler les
informations concernant les personnes individuelles de plusieurs manières.
Par exemple, vous pouvez rassembler ces informations
•
•
•
En ligne en utilisant le logiciel OSN
Sur tableur informatique ou sur papier, ou
Par l’intermédiaire de votre propre système d’inscription.
Le logiciel OSN est un système basé sur Internet qui peut être utilisé pour entrer les
informations d’inscription. Pour plus d’informations sur cette option, voir chapitre 4.1.
C’est l’option recommandée par l’équipe de planification du Jamboree.
Si vous rassemblez les informations sur tableur informatique ou sur papier, vous pouvez
alors les introduire directement dans le système du JSM. Pour plus d’informations sur
cette option, voir chapitre 4.2.
Si vous décidez de créer votre propre système d’inscription, il y a plusieurs facteurs que
vous devrez considérer. Veuillez voir le chapitre 4.3 pour plus d’informations.
1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles U2liser le logiciel OSN Collecter les informa2ons sur tableur informa2que ou sur papier Créer votre propre système d’inscrip2on 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, les modifica2ons et les annula2ons 4. U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM pour avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree 3.2 Questions sur l’inscription
Il est très important que vous vous assuriez de réunir toutes les informations demandées
par l’équipe de planification du Jamboree, quelle que soit la méthode que vous choisirez
pour rassembler les informations individuelles de votre délégation.
Pour plus d’informations sur les questions spécifiques requises par le Système
d’Inscription du JSM, voir le Chapitre 8 de ce manuel.
7
4
Fournir les informations concernant l’inscription de votre
délégation à l’équipe de planification du Jamboree
Il y a trois manières pour une délégation de fournir à l’équipe de planification du
Jamboree ses informations concernant son inscription. Chaque délégation peut choisir
l’une des méthodes suivantes.
•
•
•
Utiliser le logiciel OSN
S’inscrire directement en ligne dans le Système d’Inscription au JSM
Télécharger le dossier à partir d’un système d’inscription indépendant vers le
Système d’Inscription au JSM
U2liser le logiciel OSN S’inscrire directement en ligne dans le Système d’Inscrip2on au JSM Charger le dossier vers le Système d’Inscrip2on au JSM Système d’Inscrip2on au JSM Le logiciel OSN est l’option recommandée par l’équipe de planification du Jamboree.
Pour plus d’informations sur chacune des options ci-dessus mentionnées, voir chapitres
4.1, 4.2 et 4.3 ci-dessous.
4.1 Le logiciel OSN
L’équipe de planification du Jamboree a développé un système basé sur Internet appelé
« Logiciel OSN » qui est compatible avec le Système d’Inscription au JSM. Le logiciel
OSN comprendra toutes les informations requises par l’équipe de planification du
Jamboree.
Les délégations choisissant d’utiliser le logiciel OSN pour leur inscription au Jamboree
Scout Mondial pourront la personnaliser, jusqu’à un certain point, afin qu’elle réponde
à leurs propres besoins. Si vous avez besoin de rassembler des informations
complémentaires, en plus de celles requises par l’équipe de planification du Jamboree,
vous pourrez ajouter ces questions au logiciel OSN. Le logiciel OSN est conçu pour
recevoir aussi les informations et les logos de votre choix.
Les personnes individuelles de votre Organisation Scoute Nationale intéressées à
participer au Jamboree Scout Mondial pourront avoir accès au logiciel OSN à partir
d’un lien sur votre propre site et pourront s’y inscrire directement. Votre délégation
pourra ainsi gérer vos inscriptions et toutes les informations concernant les inscriptions.
Votre délégation aura la maîtrise de toutes les informations contenues dans le logiciel
OSN jusqu’à ce qu’elles soient effectivement envoyées au Système d’Inscription au
JSM.
8
Quand vous serez prêts, vous pourrez transférer les informations concernant
l’inscription de votre délégation depuis votre propre système au Système d’Inscription
au JSM. Les informations doivent être entrées dans le Système d’Inscription au JSM
pour être validées. Il n’est pas suffisant de les avoir entrées dans le logiciel OSN.
Vous pourrez alors vous connecter au Système d’Inscription au JSM en ligne pour voir
ce que vous avez entré.
Lorsque vous aurez besoin de faire des modifications aux informations concernant votre
inscription, ces changements pourront être inscrits dans le logiciel OSN et transférés au
Système d’Inscription au JSM (il est aussi possible d’insérer les mises à jour directement
dans le Système d’Inscription au JSM en ligne, mais cela n’est pas recommandé pour les
délégations utilisant le logiciel OSN).
Nous recommandons cette méthode pour entrer les informations pour
toutes les délégations.
1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles Logiciel OSN 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM Transfert à par2r du logiciel OSN vers le Système d’Inscrip2on au JSM 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, les modifica2ons et les annula2ons Transfert des modifica2ons à par2r du logiciel OSN vers le Système d’Inscrip2on au JSM 4. Avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM Ce logiciel sera disponible pour une délégation en payant. Cela signifie que
les délégations devront payer pour ce système, mais nous ne ferons pas payer
plus que ce que coûtent au Jamboree la mise au point et la fourniture de ce
logiciel.
Si votre délégation est intéressée à utiliser le système du logiciel OSN fourni par le
Jamboree, veuillez nous contacter pour obtenir plus de détails. Envoyez un courriel à
[email protected] accompagné des informations concernant votre
Coordinateur d’Inscription et des informations concernant la taille approximative de
votre délégation. Nous reviendrons alors vers vous avec une offre de prix.
Le système de logiciel OSN devrait être disponible dès le premier trimestre de 2010.
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4.2 Entrer les informations directement dans le
Système d’Inscription au JSM
Sur le Système d’Inscription au JSM en ligne il sera possible de taper toutes les
informations concernant l’inscription de votre délégation.
1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles Collecter les informa2ons sur tableur informa2que ou sur papier 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM Entrer les informa2ons directement sur le Système d’Inscrip2on au JSM en ligne 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, modifica2ons, et annula2ons Entrer les modifica2ons directement sur le Système d’Inscrip2on au JSM en ligne 4. Avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM Si vous souhaitez plus d’informations sur la façon d’entrer les informations concernant
votre délégation, vous pouvez télécharger les instructions point par point disponibles
sur la première page du Système d’Inscription au JSM.
4.3 Développer votre propre système d’inscription
Les délégations peuvent choisir de concevoir leur propre système d’inscription et
d’importer les informations requises par l’équipe de planification du Jamboree sur le
Système d’Inscription au JSM via XML ou CSV. Les systèmes d’inscription conçus
indépendamment peuvent être aussi simples qu’un dossier sur tableur ou inclure des
systèmes de base de données plus poussés.
1. Choisir une méthode adéquate pour votre déléga2on afin de rassembler les informa2ons individuelles Système d’inscrip2on propre à la Déléga2on 2. Choisir comment vous enverrez ces informa2ons à l’équipe de planifica2on du JSM Télécharger le dossier XML ou les dossiers CSV avec les informa2ons concernant les inscrip2ons à par2r du propre système d‘inscrip2on de votre Déléga2on au Système d’Inscrip2on au JSM 3. Choisir la façon de traiter les nouvelles informa2ons, modifica2ons, et annula2ons Télécharger les modifica2ons avec les informa2ons à par2r du propre système d‘inscrip2on de votre Déléga2on au Système d’Inscrip2on au JSM 4. Avoir accès aux informa2ons d’inscrip2on et de paiement dont disposent l’équipe de planifica2on du Jamboree U2liser le Système d’Inscrip2on au JSM 10
Il est possible d’importer les modifications et les mises à jours d’un système
indépendant au Système d’inscription au JSM. Il est aussi possible d’entrer les mises à
jour directement dans le Système d’inscription au JSM en ligne, mais cela n’est pas
recommandé sauf si vous mettez aussi à jour votre propre système avec les mêmes
informations au même moment.
Si vous décidez d’utiliser un tableur, il y aura des inscriptions point par point sur la
page téléchargée sur la façon de convertir le dossier XLS en dossiers CSV.
Toute délégation choisissant d’utiliser le format XML doit avoir des équipes capables
d’utiliser les dossiers XML et le Schéma XML. Si vous n’êtes pas sûrs, l’équipe de
planification du Jamboree pourra donner des liens Internet vers des sites adéquats et
utiles sur XML.
Si vous décidez de développer votre propre système d’inscription indépendant, vous
devez vous assurer d’y inclure toutes les questions requises par le Système d’Inscription
au JSM. En outre, les informations que vous nous enverrez devront être dans le format
que nous préciserons. Pour vous aider, l’équipe de planification du Jamboree fournira
un dossier XLS comme exemple et un Schéma XML pour la validation informatisée des
données.
Vérifier vos formats • Quand les données d’inscrip2on sont téléchargées vers le Système d’Inscrip2on au JSM, il y aura deux tests automa2ques. Un test vérifiera le format correct date/heure et un autre vérifiera que la plage de date est correcte. Heure et date • Toutes les dates et les heures devront être entrés selon le format standard ISO 8601 qui est : AAAA‐
MM‐JJ pour les dates et hh:mn avec un système horaire de 24 heures pour l'heure. Par exemple, le 7 février 2010 devrait être écrit 2010‐02‐07 et dixhuit heures dix (6 heures 10 du soir) devrait être écrit 18:10. Encodage • Le texte doit être en caractères de format encodé UTF‐8 Les délégations qui choisiront cette option devront contacter le Bureau
du Jamboree pour discuter de la compatibilité de leur système avec le
Système d’Inscription au JSM. Envoyer un courriel à
[email protected] avec les informations de contact
concernant le Coordinateur de votre inscription.
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5
Apporter des modifications aux informations
concernant votre inscription
Après votre inscription initiale, il est probable que vous aurez besoin de faire quelques
changements dans les informations que vous aurez soumises à l’équipe de planification
du Jamboree. Cela peut-être des changements concernant des informations relatives à
une personne ou à un groupe, la suppression d’une personne ou d’un groupe, ou l’ajout
de nouvelles personnes ou de nouveaux groupes.
Il y aura des informations que vous pourrez avoir besoin d’ajouter aux informations
concernant votre inscription, telles que des détails de plans de voyage, ou de numéros
de passeports.
Vous pourrez faire des modifications aux informations concernant votre inscription de
trois façons :
•
•
•
Transfert depuis le logiciel OSN vers le Système d’Inscription au JSM
Directement dans le Système d’Inscription au JSM en ligne
Télécharger le dossier XML ou les dossiers CSV avec des informations mises à
jour depuis votre système d’inscription indépendant
Nous recommandons aux délégations d’utiliser la même méthode pour traiter leurs
modifications que celle utilisée pour soumettre les informations concernant leurs
délégations vers le Système d’inscription au JSM.
•
•
•
6
Si vous utilisez le logiciel OSN, nous recommandons de l’utiliser pour traiter les
modifications aux informations concernant l’inscription. Apporter les
changements des informations dans le logiciel OSN, puis transférer les mises à
jour vers le Système d’inscription au JSM.
Si vous avez entré les informations concernant votre délégation directement
dans le Système d’inscription au JSM, vous aurez besoin de vous connecter de
nouveau au Système et d’y apporter les modifications directement.
Si vous avez construit votre propre système d’inscription, vous pourrez exporter
toutes les données et les télécharger en tant que remplacement complet ou vous
pourrez choisir de seulement exporter et télécharger les modifications.
Avoir accès aux rapports sur les inscriptions et à l’état
des paiements
Une fois que vous avez entré les informations concernant votre délégation dans le
Système d’Inscription au JSM, vous pourrez vous connecter et imprimer les rapports
sur les informations que vous avez entrées. Les rapports peuvent aussi être téléchargés
dans les formats XLS ou CSV.
Les informations concernant l’état des payements de chaque délégation seront
disponibles dans le Système d’Inscription au JSM.
On pourra trouver dans le Système d’Inscription au JSM plus d’informations sur ses
possibilités de rapports.
12
7
Informations sur les questions dans le Système
d’Inscription au Jamboree Scout Mondial
7.1 Groupes de Question dans le Système d’Inscription
Le Système d’Inscription au JSM nécessite des informations qui doivent entrer dans les
différentes zones :
Unités Informa2ons personnelles Groupes de voyage Invités des déléga2ons Patrouilles La Déléga2on Membres de EDD Membres de EIS Par2cipants Chefs d’Unités Aides accomp. Chaque personne participant au Jamboree devra répondre aux questions concernant
son rôle au Jamboree. Comme beaucoup de questions se chevauchent entre les
différents rôles, les questions ont été organisées en groupes.
Comme directive de base, vous pouvez utiliser le tableau suivant pour voir les questions
auxquelles il faudrait répondre pour chaque catégorie de personnes venant au
Jamboree.
Par2cipant • Informa2on personnelle • Groupe de voyage • Ques2ons spécifiques aux par2cipants Chef d’Unité • Informa2on personnelle • Groupe de Voyage Aide accompagnateur • Informa2on personnelle • Groupe de voyage Membre de l’EIS • Informa2on personnelle • Groupe de voyage • Ques2ons spécifiques aux membres de l’EIS Membre de l‘EDD • Informa2on personnelle • Groupe de voyage • Ques2ons spécifiques aux membres de l’EDD Invités de la Déléga2on • Informa2on personnelle • Ques2ons spécifiques aux invités de la Déléga2on 13
7.2 Hiérarchie des questions
Pour entrer les informations concernant une personne individuelle, vous devez avoir
déjà entré les informations appropriées concernant le groupe auquel l’individu
appartient. Donc, pour entrer les informations concernant un membre de l’Equipe de
Direction de votre délégation, vous devez avoir déjà entré les informations concernant
votre délégation. Pour entrer les informations concernant un Participant ou un Chef
d’Unité, vous devez avoir déjà entré les informations concernant la délégation, l’Unité et
la Patrouille.
Con2ngent Membre de EIS Unité Membre de EDD Invités de la Déléga2on Patrouille (Aide accompagnateur) Par2cipant Chef d'Unité 7.3 Questions requises ou optionnelles
Les questions ci-dessous, relatives à l’inscription, marquées en rouge, sont requises et
doivent complétées lors de la première inscription. Les questions en bleu sont
optionnelles. Les questions en vert peuvent être entrées ultérieurement, mais pas plus
tard que le 1er mai 2011.
7.4 Questions qui peuvent être reportées
7.4.1 Questions sur les voyages
Comme nous nous attendons à ce que la plupart des délégations finalisent les
dispositions de leurs voyages peu avant le Jamboree, les questions sur les voyages
n’auront pas besoin d’être remplies au moment de la première inscription. Ces
informations pourront être entrées lorsqu’elles deviendront disponibles. A condition
que la première inscription soit faite, la délégation n’aura pas de charge financière pour
une inscription tardive quand ces informations seront ajoutées.
La date ultime pour l’inscription des plans de voyage sera donnée dans un Bulletin
ultérieur et sur le Système d’inscription au JSM en ligne.
7.4.2 Passeports et visas
Les personnes possédant un passeport d’un pays hors la zone Schengen devront avoir
un passeport pour venir en Suède. Les personnes de certains pays auront besoin d’un
visa pour entrer en Suède. Vous pouvez trouver les informations sur la nécessité pour
vos nationaux d’avoir un visa sur le site : http://www.sweden.gov.se/visa.
Si vous avez dans votre délégation des personnes qui auront besoin d’un visa pour la
Suède, il est très important de les inscrire au Jamboree à temps et de s’assurer que
14
toutes les informations personnelles les concernant, y compris le numéro de passeport,
soient entrées dans le Système d’Inscription au JSM.
Les numéros de passeport pourront être entrés après l’inscription initiale sans
occasionner de charge additionnelle pour inscription tardive.
7.5 Clés uniques d’identification
Afin de pouvoir conserver une trace des informations concernant votre inscription, une
clé unique doit être attribuée à chaque personne, Patrouille, Unité, Groupe de voyage.
Vous fixez ces clés vous-mêmes et elles suivront chaque rubrique tout au long de la
durée de vie du JSM.
La clé unique que vous attribuez à chaque personne, Patrouille, Unité, Groupe de
voyage est appelée un numéro d’Identification (numéro ID) ou plus simplement ID.
Chaque ID doit avoir 5 chiffres.
Utiliser les suites de nombres suivants:
Par2cipants • 10001 ‐ 19999 Chefs d’Unités et Aides accompagnateurs • 20001 ‐ 29999 Membres de l’EIS • 30001 ‐ 39999 Membres de l’EDD • 40001 ‐ 49999 Invités des Déléga2ons • 50001 ‐ 59999 Patrouilles • 60001 ‐ 69999 Unités • 70001 ‐ 79999 Groupes de voyage • 80001 ‐ 89999 Quand vous téléchargerez vos informations sur le Système d’inscription au JSM, un
code de pays sera ajouté à l’ID. Ainsi chaque ID sera unique au sein de tout le système.
15
8
Les Questions
Conformément à la hiérarchie des questions discutée au chapitre 7.2, les questions
concernant les OSN viennent en premier ; viennent ensuite les questions pour les
Unités et les Patrouilles et les membres des Patrouilles, puis les questions pour l’EIS,
l’EDD et les Invités des délégations. A la fin vous trouverez les questions concernant les
informations personnelles et celles sur les Groupes de voyage.
Tous les champs pour textes libres peuvent être remplis avec un maximum de 128
caractères, à moins qu’une autre taille soit spécifiée.
8.1 Délégation
Les questions suivantes concernent la délégation. Il est possible que la personne contact
pour l‘Inscription ne participe pas au Jamboree.
Questions
Options/format
Explications
Oui
“Oui” est la seule réponse valable
Chaque délégation doit affirmer que
l’équipe de direction de la délégation
connaît les besoins médicaux de toutes
les personnes inscrites par cette
délégation.
Connaissance
médicale
Les Chefs d’Unités doivent connaître
parfaitement les besoins médicaux de
leurs Participants.
Les Adultes sont individuellement
responsables de leurs propres besoins
médicaux au Jamboree.
Oui
“Oui” est la seule réponse valable
Chaque délégation doit pouvoir affirmer
que chaque personne inscrite dans le
Système d’Inscription au JSM accepte
que ses informations personnelles soient
traitées par des systèmes informatisés
au sein de l’organisation du Jamboree.
Chaque délégation doit accepter de
suivre toutes les politiques et
réglementations du Jamboree et le
transfert de leurs données statistiques
aux organisateurs d’autres événements
scouts internationaux majeurs.
Accord de l’utilisateur
Prénom de la
personne contact pour
l’Inscription
Nom de la personne qui peut être
contactée pour l’inscription de la
délégation
Veuillez nommer quelqu’un qui peut
s’exprimer en anglais.
Nom de famille de la
personne contact pour
l’Inscription
La personne contact pour l’inscription de
la délégation doit pouvoir être contactée
par courriel.
Adresse électronique
La personne contact pour l’inscription de
la délégation doit pouvoir être contactée
par téléphone.
Numéro de téléphone
Inclure l'indicatif du pays.
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Numéro de FAX
Adresse postale
Adresse postale de la personne contact
pour l’inscription
Code postal
Ville/District
Pays
Numéros d’urgence pour appeler la
délégation pendant le Jamboree
Numéros d’urgence
Y a t il des fêtes ou
des jours fériés, ou
des festivals de votre
pays pendant le
Jamboree ?
Oui ou Non
Votre pays célébrera-t-il des fêtes ou
festivals nationaux pendant le
Jamboree ?
Maximum 256 caractères
Veuillez répondre à cette question si la
réponse à la question précédente est
“oui”
Préciser jours fériés
Champ pour les
informations internes
de la délégation
Spécifier la date, le nom et une courte
description de la fête nationale ou du
festival
Maximum 256 caractères
Enverrez-vous du
Oui ou Non
matériel au Jamboree
en avance ?
Ce champ est pour vos propres notes
internes ; vous pouvez l’utiliser de la
façon que vous voulez.
Les délégations qui enverront du
matériel au Jamboree en avance, et/ou
qui rapatrieront du matériel après le
Jamboree, doivent informer l’équipe de
planification du Jamboree de toutes les
expéditions.
Oui ou Non
Les instructions sur la façon d’envoyer
ces informations seront disponibles à
une date plus proche du Jamboree.
Enverrez-vous du
matériel depuis le
Jamboree ?
Les expéditions pourront être faites avec
vos propres camions ou par un
transporteur.
Oui ou Non
L’équipe de planification du Jamboree a
établi un fond de solidarité pour soutenir
les scouts de pays qui ne pourraient,
autrement, pas participer au Jamboree.
Les délégations sont encouragées à faire
leurs propres contributions pour nous
aider à faire que ce Jamboree soit ouvert
au plus grand nombre de Scouts
possible.
Un nombre
Ne répondez que si vous avez choisi la
réponse “Oui” à la question précédente.
Contribution
volontaire au fond de
solidarité de
l’Opération « Un
Monde » ? Montant de la
contribution au fond
de solidarité pour
l’Opération « Un
monde » Ce montant est en Couronnes suédoises.
Cette somme sera ajoutée aux frais
d’inscription que vous aurez à payer
pour le Jamboree.
17
8.2 Unité
Questions
Options/format
Explications
Numéro
d’Identification (ID)
Un nombre de 70001 à
79999
Clé unique pour cette Unité
Chaque Unité peut recevoir un nom.
Nous recommandons d’utiliser des noms
avec lesquels les Participants peuvent
s’identifier (par exemple – basé sur la
région d’où ils viennent). Les noms des
unités peuvent également être des
nombres ; par exemple « unité 5 ».
Nom de l’Unité
•
•
Accueil en famille
•
•
Nous ne participerons
pas à l’Accueil en
famille
Nous souhaitons avoir
un Accueil en famille
avant le Jamboree
Nous souhaitons avoir
un Accueil en famille
après le Jamboree
Nous souhaitons avoir
un Accueil en famille
que ce soit avant ou
après le Jamboree, peu
importe
Ne choisir qu’une solution.
Ceci est une demande à l’équipe de
planification du Jamboree concernant
l’Accueil en famille. L’Accueil en famille
ne peut pas être garanti mais sera
possible selon le nombre de groupes
hôtes volontaires.
8.3 Patrouille
Questions
Options/format
Explications
Numéro
d’Identification (ID)
Un nombre de 60001 to
69999
Clé unique pour la Patrouille
Chaque Patrouille devrait recevoir un
nom. Vous pouvez donner à vos
Patrouilles des noms de Patrouille Scoute
traditionnels (par exemple des noms
d’animaux) ou des noms moins
traditionnels.
Nom de la Patrouille
Unité
Un Numéro d’Identification Le Numéro d’Identification de l’Unité à
(ID) existant
laquelle la Patrouille appartient
8.4 Participant
Veuillez répondre aux questions pour chaque Participant de votre délégation.
Questions
Options/format
Explications
Répondre à toutes les questions
concernant les informations
personnelles ; voir chapitre 8.10.
Informations
personnelles
Groupe de voyage
Patrouille
Un numéro d’Identification Le numéro d’Identification d’un groupe
de voyage existant
(ID) existant
Un numéro d’Identification Numéro d’Identification de la Patrouille à
(ID) existant
laquelle cette personne appartient
18
Ce Participant sera-t-il assisté par un
Aide accompagnateur durant le
Jamboree ?
Je serai assisté d’un/e
Aide
Oui ou Non
accompagnateur/trice
L’Aide accompagnateur fera partie de la
même Patrouille que le Participant.
Ne répondre que si le Participant a choisi
Un numéro d’Identification “Oui” à la question précédente.
Identification de l’Aide
(ID) existant
accompagnateur/trice
Clé unique pour l’Aide accompagnateur.
Raison principale
d’avoir un/e Aide
Maximum 256 caractères
accompagnateur/trice
Ne répondre que si le Participant a choisi
“Oui” à la question « sera assisté d’un
Aide accompagnateur ».
Expliquez brièvement la raison d’avoir
un Aide accompagnateur.
8.5 Chef d’Unité
Veuillez répondre à ce groupe de questions pour chaque Chef d’Unité de votre
délégation.
Questions
Options/format
Explications
Répondre à toutes les questions sur les
informations personnelles, voir chapitre
8.10
Informations
personnelles
Groupe de voyage
Un numéro d’Identification Le numéro d’Identification d’un groupe
(ID) existant
de voyage existant
Patrouille
Le numéro d’Identification de la
Un numéro d’Identification
Patrouille à laquelle cette personne
(ID) existant
appartient
8.6 Aide accompagnateur
Les participants qui ont des besoins spécifiques et qui ont besoin d’un Aide
accompagnateur à plein temps pourront participer au Jamboree avec leur Aide. Une
explication raisonnable de la nécessité d’un Aide accompagnateur devra être donnée
avec l’inscription du Participant.
Les Aides accompagnateurs doivent aussi être inscrits ici dans le Système d’Inscription
au JSM. Veuillez répondre à ce groupe de questions pour chaque Aide accompagnateur
de votre délégation.
Questions
Options/format
Explications
Répondre à toutes les questions
concernant les informations
personnelles ; voir chapitre 8.10.
Informations
personnelles
Groupe de voyage
Un numéro d’Identification Le numéro d’Identification d’un Groupe
(ID) existant
de voyage existant
Patrouille
Un numéro d’Identification Numéro d’Identification de la Patrouille à
(ID) existant
laquelle cette personne appartient
19
8.7 EIS
Veuillez répondre à ces questions pour chaque membre de l’Equipe Internationale de
Service.
L’Equipe Internationale de Service du Jamboree se concentrera sur « l’Expérience
EIS ». Cela comprendra une bonne expérience scoute et les possibilités de faire preuve
de leadership et de contribuer au Mouvement scout, tout en contribuant au succès du
Jamboree Scoute Mondial. Plus d’informations sur l’Equipe Internationale de Service et
le rôle des membres de l’EIS au Jamboree seront données dans un Bulletin futur.
Questions
Options/format
Répondre à toutes les
questions concernant
l’information personnelle ; voir
chapitre 8.10.
Informations personnelles
Groupe de voyages
Un numéro d’Identification Le numéro d’Identification d’un
(ID) existant
groupe de voyage existant
Pour le Jamboree, afin de
prendre directement contact
avec le membre de l’EIS
Adresse électronique
•
•
•
•
•
Capacités/ Qualifications
Explications
•
•
•
Capacités
Choisissez en autant que
administratives
possible selon vos capacités.
Capacités techniques
Capacités
pédagogiques
Capacités médicales
Capacités dans la
Communication
Capacités par rapport à
la gestion de
l’alimentation
Capacités en
informatique
(technologie de
l'information)
Capacités dans le
Travail du Bois
Documents concernant les
« Capacités administratives »
Pour chaque capacité entrée
sous capacités/qualifications, il
est possible de faire état d’un
document légal qui pourrait
intéresser le Jamboree.
Documents concernant les
« Capacités techniques »
Documents concernant les
« Capacités pédagogiques »
Documents concernant les
« Capacités médicales »
Documents concernant les
« Capacités dans la
Communication »
Documents concernant les
« Capacités par rapport à la
gestion de l’Alimentation »
20
Documents concernant les
« Capacités en informatique
(technologie de l'information) »
Documents concernant les
« Capacités dans le travail du
Bois ».
•
•
•
•
•
Tâches préférentielles
•
•
•
•
•
•
•
•
Expérience scoute
Formation de Chef Scout
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Programme des
activités
Soutien aux Chefs
Sécurité/Sûreté/soins
médicaux
Service à la clientèle
Gestion par rapport à
l’alimentation
Techniques/travail
manuel
Relations publiques
Administration et
Finances
Animation
Information et
Communication
Camp local
Camp de district
Camp
provincial/régional
Jamboree national
Camp International
Moot Scout Mondial
Jamboree Scout
Mondial
Aucune
Cours introductifs
Niveau de base
Niveau avancé
Spécialités : par ex.
Canoë-kayak
(préciser...)
Chaque membre de l’EIS doit
choisir un minimum de trois
domaines et un maximum de
six.
Indiquer les expériences
scoutes antérieures et spécifier
le plus haut niveau
d’engagement exercé dans
chaque expérience. Les niveaux
sont :
•
•
•
•
Participant
Chef d’Unité
Personnel/Volontaire/EIS
Equipe de planification/
équipe organisatrice
Entrer les niveaux individuels
de formation de Chef Scout
Uniquement demandé si
“Spécialités” a été choisi dans
la liste précédente
Préciser les Spécialités
Formation d’autres
Chaque membre de l’EIS
devrait choisir dans cette liste
ce qu’il préfèrerait faire comme
travail au Jamboree.
•
•
Formations de Chefs
Formation de
Formateurs
21
En choisir autant que possible
qui conviennent
Entrer les expériences actuelles
individuelles de formation de
Chefs.
En choisir autant que possible
qui conviennent
Langues
•
•
•
•
•
•
•
Anglais
Français
Espagnol
Arabe
Russe
Suédois/Danois/
Norvégien
Autres (préciser...)
Choisir la langue que les
personnes parlent et préciser
leur niveau d’aisance dans
chaque langue. Les niveaux
peuvent être :
•
•
•
•
Basique
Bon
Couramment
Langue maternelle /Diplôme
professionnel
Uniquement demandé si
“autres” a été choisi dans la
liste précédente
Préciser la langue et le niveau
d’aisance pour chaque langue.
Les niveaux peuvent être :
Autres Langues
•
•
•
•
Basique
Bon
Couramment
Langue maternelle /
Diplôme professionnel
Si ce membre de l’EIS a déjà
reçu un rôle particulier au
Jamboree, veuillez cocher cette
case
Rôle pré-attribué
Veuillez noter que toute préattribution EIS doit être
confirmée à l’avance auprès de
l’équipe de Planification du
Jamboree
Uniquement demandé si le
membre de l’EIS a reçu une
pré-affectation de rôle
Description de la Préattribution:
Décrivez ici le rôle pré-attribué
que ce membre de l’EIS
entreprendra au Jamboree.
Uniquement demandé si le
membre de l’’EIS a reçu une
pré-affectation de rôle
Ecrire ici le nom de la personne
de l’Equipe de Planification du
Jamboree qui a accepté la préaffectation de ce rôle à cette
personne.
Pré-attribution agréée par
(personne de l’Equipe de
Planification):
Cela ne peut pas être le
référent d’une délégation, mais
doit se référer à quelqu’un de
l’Equipe suédoise de
Planification du Jamboree.
22
8.8 EDD
Veuillez répondre à ces questions pour chaque membre de votre EDD.
Questions
Options/format
Explications
Répondre à toutes les questions
concernant les informations
personnelles ; voir chapitre 8.10.
Informations
personnelles
Groupe de
voyage
Un numéro d’Identification (ID)
existant
Rôle
•
•
•
•
•
•
Chef de délégation
Adjoint du Chef de délégation
Administrateur de la délégation
Soutien à l'EIS
Relations avec les Media
Membre de l’EDD
Adresse
électronique
En choisir un seul.
Les membres d’une équipe qui n’ont pas
de rôles spécifiques devraient être
inscrits comme « Membre de l’EDD ».
Pour permettre au Jamboree de prendre
contact directement avec l’EDD
•
•
Accueil en
famille
Le numéro d’Identification d’un groupe
de voyage existant
•
•
Nous ne participerons pas à
l’Accueil en famille
Nous souhaitons avoir un accueil
en famille avant le Jamboree
Nous souhaitons avoir un accueil
en famille après le Jamboree
Nous souhaitons avoir un accueil
en famille avant ou après le
Jamboree, peu importe
Choisir une solution seulement
Ceci est une demande à l’équipe de
planification du Jamboree pour l’Accueil
en famille. Il y aura un nombre limité de
lieux en famille où les membres des
Equipes de Direction des délégations
pourront accompagner leurs
participants. L’Accueil en famille ne peut
pas être garanti, mais sera possible
selon le nombre de groupes d’accueil
volontaires.
8.9 Invités des délégations
Les délégations peuvent inviter des personnes importantes de leur Organisation Scoute
Nationale à participer pendant quelques jours au Jamboree. Ce sera le plus souvent des
personnes qui tiennent des fonctions au sein des Organisations Scoutes Nationales
(Commissaires généraux, Commissaires aux programmes, etc.….)
Tous les Invités des délégations doivent être inscrits dans le Système d’Inscription au
JSM. Le nombre d’Invités des délégations sera limité et sera proportionné à la taille de
la délégation. Pour chaque Invité d’une délégation, il y aura un coût par jour sur le site.
Plus d’informations concernant les Invités des délégations seront données dans un
Bulletin futur.
Questions
Options/format
Explications
Informations
personnelles
Répondre à toutes les questions
concernant les informations
personnelles ; voir chapitre 8.10.
Adresse
électronique
Pour permettre au Jamboree de
contacter directement les Invités des
délégations
Date d’arrivée
Du 2011-07-27 au 2011-08-06 Dates d’arrivée au Jamboree
(AAAA-MM-JJ)
Date de départ
Du 2011-07-28 to 2011-08-07
(AAAA-MM-JJ)
23
Dates de départ du Jamboree
8.10 Informations Personnelles
Il faut répondre à toutes les questions ci-après pour chaque membre de la délégation.
Questions
Numéro
d’Identification (ID)
Options/format
Explications
Un nombre compris entre
10001 et 59999
Clé unique pour cette personne. Noter
que les délégations doivent donner des
numéros ID à toutes les personnes et
groupes entrés dans le Système
d’inscription du JSM.
(voir chapitre 7.5 où on
utilise des séquences de
chiffres)
Prénom(s)
Le(s) prénom(s) de la personne
Nom scout
S'il y a lieu
Nom de famille
Le nom de famille de la personne
Date de naissance
(AAAA-MM-JJ)
Sexe
Masculin ou Féminin
Voir dans les conditions générales du
Bulletin 2 les limites d’âge des
participants et des participants Adultes.
La ville dans lequel l’individu habite.
Ville/District
Cela aidera les parents ou amis qui
viendront au Jamboree à retrouver les
personnes.
Nationalité du
passeport
Indiquer avec précision ce qui figure sur
le passeport.
Besoin d’un visa pour
entrer en Suède ?
Oui ou Non
N’est nécessaire que pour un participant
ayant besoin d’un visa pour entrer en
Suède
Numéro du passeport
24
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Besoins en matière de
régime alimentaire
•
•
•
•
•
•
Aucun régime
particulier
Végétarien
Végétalien
Halal
Casher
Allergie à:
Gluten
Lait
Lactose
Légumineuses (y
compris pois, haricots,
lentilles, soja ou
cacahuètes)
Fruit or légume (quel
que soit)
Œuf
Poisson ou fruits de
mer
Additifs ou
conservateurs
Autre allergie
alimentaire ou
sensibilité à la
nourriture (préciser)
Autres besoins de
régime (préciser)
Choisir au moins un point.
S’il n’y a pas de besoin spécial indiquer
« aucun régime particulier ».
Veuillez noter que cette information a
uniquement un but statistique, il
s’agit de nous permettre de faire en
sorte qu’il y ait assez de repas pour ceux
qui ont des besoins spéciaux. Nous
n’affecterons pas des plats individuels
aux besoins individuels
Ce sont les chefs d’unité qui sont
responsables de faire en sorte que tous
les participants disposent de repas
appropriés à leurs besoins de régime. A
chaque distribution de nourriture il y
aura une équipe consacrée aux régimes
qui pourra aider à bâtir les menus et à
trouver les ingrédients
Les adultes sont chacun responsable de
trouver le menu correspondant à leur
régime. Il y aura une équipe consacrée
au régime au Jamboree qui pourra aider
à trouver les ingrédients et à faire face
aux besoins spéciaux qui ne pourraient
pas être satisfaits par les menus
standards.
Préciser les autres
allergies ou
sensibilités à la
nourriture
Ne remplir que si « autre allergie
alimentaire ou sensibilité à la
nourriture » a été indiqué ci-dessus
Préciser les autres
besoins de régime
Ne remplir que si « autre besoin de
régime » a été indiqué ci-dessus
Choisir un cas au moins
Si la personne n’a aucun problème
médical, choisir « aucun »
•
•
•
Informations
médicales existantes
•
•
•
•
Aucune
Maladie pulmonaire
Diabète (traité à
l’insuline)
Problèmes cardiaques
Epilepsie
Allergies sévères
(préciser)
Autre problème médical
chronique (préciser)
Veuillez noter que cette information
est uniquement à but statistique afin
de nous permettre de faire en sorte qu’il
y ait suffisamment de matériel pour
satisfaire tous les besoins médicaux.
Nous ne disposerons d'aucune
information médicale sur les personnes
dans un système accessible à l’utilisation
pendant le Jamboree.
Les chefs d’unité doivent avoir pleine
connaissance des besoins médicaux de
leurs participants
Les adultes sont chacun responsables
de leurs propres besoins médicaux au
Jamboree.
Préciser les allergies
sévères
Ne remplir que si la mention « allergies
sévères » a été indiquée ci-dessus
Préciser autre
problème médical
chronique
Ne remplir que si la mention « autre
problème médical chronique » a été
indiquée ci-dessus
25
•
•
•
•
Besoins spéciaux
•
•
•
•
Aucun
En choisir au moins un.
Aveugle/déficient visuel
Sourd/déficient auditif Si les personnes n’ont pas de besoins
Utilisateur de fauteuil
spéciaux choisir « aucun ».
roulant
Cause de mobilité
Handicap à
apprendre/mental
Équipement médical
demandant une
recharge électrique
(préciser le type
d’équipement)
Autre besoin spécial
(préciser)
À ne remplir que si « équipement
médical demandant une recharge
électrique » a été indiqué ci-dessus.
Type d’équipement
électrique
Veuillez préciser le type d’équipement
qui aura besoin d’être rechargé, exemple
: fauteuil roulant électrique.
A ne remplir que si « autre besoin
spécial » a été indiqué ci-dessus
Autre besoin spécial
8.11 Groupe de voyage
Un groupe de voyage est tout groupe de personnes qui viendront au Jamboree ensemble
et donc pour lesquelles les données de voyage sont les mêmes. Vous pouvez entrer cette
information une fois et donner au groupe un numéro ID d’Identification. Vous pourrez
faire figurer ce numéro d’Identification ID dans l’inscription de tous ceux qui
voyageront dans ce groupe, sans qu’il soit nécessaire de d’entrer l'information pour
chaque personne individuellement.
Toute personne voyageant seule doit avoir son propre « groupe de voyage ».
Questions
Options/format
Explications
Numéro
d’Identification ID
Un numéro compris entre
80001 et 89999
Clé unique pour ce Groupe de voyage
Numéro de téléphone portable d’un(e)
membre du groupe susceptible d’être
contacté(e) pendant le voyage vers le
Jamboree.
Numéro de Contact
•
•
Aéroport/port d’entrée
•
•
•
Aéroport international
de Copenhague
(Kastrup)
Gare ferroviaire de
Kristianstad
Site du Jamboree
Aéroport de
Kristianstad
Lieu d’un accueil en
famille
(AAAA-MM-JJ)
Choisir l’une des options
Le « port d’entrée » est le lieu d'où le
groupe de voyage rejoindra le Jamboree.
Si le groupe voyage en Suède avant le
Jamboree et vient par ses propres
moyens sur le site, son « port d’entrée »
est le site du Jamboree (même s’il est
arrivé à l’aéroport de Copenhague avant
son circuit).
A quelle date le groupe de voyage
arrivera-t-il au port d’entrée ?
Date d’arrivée au port
d’entrée
La date d’arrivée officielle des membres
de l’EIS est 2011-07-25 et pour les
participants le 2011-07-27.
26
Heure d’arrivée au
port d’entrée
(hh:mi)
Á quelle heure le groupe de voyage
arrivera-t-il au port d’entrée ?
Numéro de vol/de
ferry/ou de train
Transport jusqu’au
point
d’enregistrement au
Jamboree
Si le groupe de voyage a un numéro de
vol, de ferry ou de train, l’indiquer ici.
•
•
•
•
•
Transport du Jamboree Choisir l’une des options
Car personnel
Voiture privée
Transport Public
Autre (préciser)
Préciser le transport
jusqu’au point
d’enregistrement au
Jamboree
A ne remplir que si la mention « autre »
a été indiquée ci-dessus
•
Aéroport/port de
sortie
•
•
•
•
Aéroport international
de Copenhague
(Kastrup)
Gare ferroviaire de
Kristianstad
Site du Jamboree
Aéroport de
Kristianstad
Lieu d’accueil en famille
(AAAA-MM-JJ)
La date officielle de départ est le 201108-07 pour les participants et le 201108-08 pour les membres de l’EIS.
(hh:mi)
A quelle heure le groupe quittera-t-il le
port de sortie ?
Numéro de
vol/ferry/train
Transport à partir du
site du Jamboree
Choisir une de ces options
A quelle date le groupe de voyage
quittera le port de sortie.
Date de départ du
port de sortie
Heure de départ du
port de sortie
Le « port de sortie » est l’endroit où le
groupe de voyage va quitter le
Jamboree. Si le groupe partira du
Jamboree par ses propres moyens, son
« port de sortie » est le site du
Jamboree (même s'il prend l'avion à
l’aéroport de Copenhague tout de suite
ou après)
Si le groupe de voyage a un numéro de
vol, de ferry ou de train, l’indiquer ici
•
•
•
•
•
Transport du Jamboree Choisir une de ces options
Car personnel
Voiture privée
Transport Public
Autre (préciser)
Préciser le transport
depuis le Jamboree
A ne remplir que si la mention « autre »
a été indiquée ci-dessus
Veuillez indiquer ici à quel moment le
groupe préférerait partir du site du
Jamboree s’il nous est possible d’être
souple en ce qui concerne la date de
départ.
Moment préféré de
départ du Jamboree
27
9
Autres informations concernant l’inscription
9.1 Date d’inscription
Le Système d’Inscription au JSM sera ouvert aux inscriptions début 2010 et le logiciel
OSN sera disponible au cours du premier trimestre 2010. Les dates exactes seront
annoncées sur extranet et envoyées par courriel aux délégations qui auront fait la
demande pour recevoir le logiciel OSN.
Pour les changements faits après fin janvier 2011 il faudra payer des frais d’inscription
tardive. Les seuls changements à l’inscription autorisés après cette date sans
occasionner les frais d’inscription tardive sont les changements aux informations sur les
voyages ou sur les numéros de passeport.
9.2 Quelle est la politique de remboursement ?
Les informations entrées dans le Système d’Inscription au JSM sont contraignantes
selon les Conditions générales du 22e Jamboree Scout Mondial (voir Bulletin n° 2 ou
l’extranet des délégations).
Les délégations devront payer un droit d'inscription pour toutes les personnes entrées
dans le Système d'Inscription au JSM, avec les exceptions suivantes:
Jusqu’au 31 juillet 2010, (12 mois avant), les délégations pourront diminuer le
nombre d’inscriptions jusqu’à 15% du plus grand nombre qui avait été
enregistré (c'est-à-dire descendre à 85% du plus grand nombre qui avait été
enregistré par la délégation)
Jusqu’au 30 novembre 2010 (8 mois avant), les délégations pourront diminuer le
nombre d’inscriptions jusqu’à 10% du plus grand nombre qui avait été
enregistré (c'est-à-dire descendre à 90% du plus grand nombre qui avait été
enregistré par la délégation)
Jusqu’au 30 avril 2011 (3 mois avant), les délégations pourront diminuer le
nombre d’inscriptions jusqu’à 5% du plus grand nombre qui avait été enregistré
(c'est-à-dire descendre à 95% du plus grand nombre qui avait été enregistré par
la délégation)
A partir du 1er mai 2011, aucune diminution dans les nombres d’inscriptions ne
sera acceptée. Les délégations seront facturées pour toutes les personnes
entrées dans le Système d’Inscription au JSM au 1er mai 2011.
28
Le système aura en mémoire le plus grand nombre de personnes inscrites pour chaque
délégation. Si vous avez déjà atteint le niveau de diminution lors de dates antérieures,
vous ne pourrez pas les diminuer à nouveau à des dates plus proches du Jamboree.
Une autre façon de penser à cela est que chaque délégation ait un quota d’annulation.
Avant le 31 juillet 2010, ce quota est de 15% du plus grand nombre de personnes
inscrites par la délégation. Après le 1er août 2010, le quota d’annulation sera diminué
jusqu’à 10% du plus grand nombre de personnes inscrites par la délégation. Après le 1er
décembre 2010 il descendra à 5%.
Jusqu'au 31 juillet 2010 Après le 1er décembre 2010 Après le 1er août 2010 • Le quota • Le quota • Le quota possible possible possible d’annula2on est d’annula2on est d’annula2on de 15% du plus de 10% du plus descend à 5% grand nombre grand nombre du plus grand de par2cipants de par2cipants nombre de inscrits par la que la par2cipants Déléga2on. Déléga2on ait inscrits par la inscrits. Déléga2on ait. Après le 1er mai 2011 • Pas d’annula2on possible. Chaque délégation n’a droit qu’à un seul quota d’annulation. Si vous avez fait autant
d’annulations que votre quota, vous ne pouvez plus faire d’autres annulations et vous
serez facturés du nombre d’inscriptions que vous aurez dans le Système d’Inscription au
JSM.
Veuillez noter que les informations (y compris l’annulation d’une inscription) doivent
entrer aux bonnes dates dans le Système d’Inscription au JSM pour être validée. Ce
n’est pas suffisant de les avoir entrées dans le logiciel OSN.
9.3 Le système de remise
Une fois que vous avez entré les informations dans le Système d’Inscription au JSM,
l’équipe de planification du Jamboree pourra avoir accès à ces informations.
Les délégations seront facturées selon l’état de leurs inscriptions et de leurs paiements
au jour des dates clés qui suivent :
31 mars 2010
Les acomptes payés avant cette date bénéficieront d’une remise
de 10% sur l’acompte
30 septembre 2010
Les acomptes payés avant cette date bénéficieront d’une remise
de 5% sur l’acompte.
Un paiement global avant cette date bénéficiera d’une remise de
5% sur la totalité du paiement.
31 janvier 2011
Date finale pour le paiement des droits d'inscription pour le
Jamboree.
(Les paiements reçus après cette date amèneront une pénalité de
retard de 5%).
A chacune de ces dates clés, l’équipe de planification du Jamboree produira des
rapports tant du Système d’Inscription au JSM que des comptes du Jamboree. Les
délégations qui auront À LA FOIS inscrit le nombre approprié de personnes dans le
29
Système d’Inscription au JSM ET payé la somme appropriée au compte du Jamboree
auront droit à la remise.
Afin de permettre aux délégations de s’inscrire avant la date de remise sur l’acompte, cette date
a été déplacée au 31 mars 2010
Les inscriptions entrées dans le Système d’Inscription au JSM sont contraignantes selon
les Conditions générales du 22e Jamboree Scout Mondial (voir le Bulletin n° 2 ou
l’extranet des délégations).
Veuillez noter que les nombres indiqués sur la Fiche d’Inscription d’une délégation
remplie ne peuvent pas être garantis avant que l’acompte pour chaque personne ait été
reçu. Les délégations devraient payer leur acompte aussi tôt que possible pour garantir
leurs places.
30
10 Définitions
Délégation
Chaque OSN membre de l’OMMS a le droit d’envoyer des
Scouts au Jamboree Scout Mondial. Tous les Scouts d’un pays
(d’une OSN) doivent s'inscrire ensemble, en un seul groupe
appelé délégation. La délégation représente l’OSN dans son
ensemble.
Si vous venez d’un pays ou il y a plusieurs Associations Scoutes
Nationales (ASN), vous devrez inscrire ensemble tous vos
représentants au Jamboree Scout Mondial.
Chaque pays peut envoyer seulement une seule délégation au
Jamboree Scout Mondial.
Equipe de Direction
de la Délégation
(EDD)
Chaque délégation devrait avoir une Equipe de Direction de la
Délégation. Ce groupe de personnes est responsable pour tous
les scouts de leur OSN qui participeront au Jamboree Scout
Mondial.
Le nombre de membres autorisés dans une EDD est contrôlé
par l’équipe de planification du Jamboree. Voir les chiffres dans
le Bulletin n° 1.
L’Equipe de Direction de la Délégation soutient les
Participants, les Chefs d’unités et les membres de l'EIS de leur
délégation en prenant soin des problèmes et en étant le lien
avec le Jamboree.
Aide
accompagnateur/trice
Quand un Participant a des besoins spéciaux (médicaux,
physiques, ou intellectuels) demandant le soutien d’un assistant
formé à plein temps, il peut participer au Jamboree avec son
assistant, ici appelé « Aide accompagnateur ». Les raisons de la
nécessité d’un Aide doivent être données lors de l’inscription du
Participant.
Les Aides accompagnateurs doivent être inscrits dans la même
Patrouille et Unité que le Participant. Les Aides
accompagnateurs ne sont pas comptés dans l'allocation de neuf
Scouts et un Chef d’Unité pour chaque Patrouille.
Equipe
Internationale de
Service (EIS)
Un personnel estimé à 8000 personnes sera nécessaire pour faire
marcher le Jamboree et ces personnes viendront des
Organisations Scoutes Nationales du monde entier.
L’Equipe Internationale de Service sera ouverte aux Scouts
actifs âgés de 18 ans et plus au début du Jamboree (naissance le
24 juillet 1993 ou avant). Les membres de l'EIS devraient
pouvoir parler Anglais et/ou Français et être prêts à faire toute
tâche nécessaire pour créer le Jamboree.
L’équipe de
planification du
Jamboree
Le 22e Jamboree Scout Mondial de Suède (2011) sera accueilli
par le Conseil Guide et Scout de Suède. Ils ont formé une
Equipe de Planification du Jamboree qui est responsable de la
réalisation de ce projet.
L’Equipe de Planification du Jamboree peut être contactée à
[email protected].
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Organisation Scoute
Nationale Scoute
(OSN)
Dans les pays où il n’y a qu’une seule Association Scoute
Nationale reconnue par l’OMMS, cette Association est aussi
connue comme une Organisation Scoute Nationale.
Dans les pays où il y a plusieurs Associations Scoutes Nationales
reconnues par l’OMMS, ces Associations doivent former une
fédération pour être reconnues officiellement par l’OMMS (qui
n’accepte qu’une Organisation membre par pays*). Cette
fédération est alors appelée Organisation Scoute Nationale pour
ce pays.
*Quand il y a une exception à cette règle, il a été convenu que les Associations
impliquées coopéreront au 22e Jamboree Scout Mondial Suède 2011, et
inscriront une délégation nationale.
Association Scoute
Nationale (ASN)
Toute Association Scoute qui est reconnue (directement ou à
travers ses membres dans une OSN) comme membre de
l’OMMS.
Participant
Les Participants au 22e Jamboree Scout Mondial sont les
membres d’Organisations Scoutes Nationales âgés de 14 à 17
ans. Ils doivent être nés entre le 25 juillet 1993 et le 27 juillet
1997.
Patrouille
Les Patrouilles pour le JSM doivent être constituées de 9
participants. Chaque Patrouille doit être accompagnée par un (et
un seul) Chef d’unité.
Unité scoute
Comme ce fut le cas dans des Jamborees Scouts Mondiaux
précédents, la taille d’une Unité Scoute est de 36 jeunes et 4
Chefs Adultes. L’Unité devrait être organisée en 4 Patrouilles de
9 jeunes.
Unité
Voir Unité scoute
JSM
Jamboree Scout Mondial
Pour les besoins de ce document, “JSM” se réfère au 22e
Jamboree Scout Mondial qui se tiendra en Suède en 2011.
OMMS
Organisation Mondiale du Mouvement Scout
Voir www.scout.org.
Participant jeune
Voir Participant
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