La Étude de cas

Étude de cas
Distribution
Démêlez vos processus d’affaires
UAP inc., une filiale en propriété exclusive de Genuine Parts Company (GPC), est un chef de file
canadien en ce qui a trait à la distribution, au marchandisage et à la remise à neuf de pièces
automobiles et d’accessoires de remplacement pour les voitures, les camions et les véhicules lourds.
Le défi
UAP avait besoin de pouvoir traiter les 1500 demandes d’autorisation à voyager qu’environ 5000
employés soumettent de partout au pays chaque année. L’entreprise s’en remettait aux formulaires
imprimés pour lancer la requête, laquelle était envoyée par courrier interne à un gestionnaire afin
qu’il l’approuve. Mais ce processus manuel était rempli d’inefficacités. Il y avait des retards causés
par le système de courrier interne et, souvent, les formulaires étaient perdus avant même d’atteindre
leur destinataire. Puisqu’il était impossible de faire le suivi des demandes, les gens avaient tendance
à attendre à la dernière minute pour entamer ce processus. Résultat : les prix des billets étaient plus
dispendieux. Sans respect des approbations, certaines personnes contournaient carrément le processus
et communiquaient directement avec l’agence de voyages pour faire leurs réservations. UAP dépensait
plus de temps et d’argent pour tenter de faire respecter un processus sur lequel elle n’avait aucun
contrôle.
La solution
À la suite de sa collaboration avec les conseillers d’Intellera, UAP a complètement revu et automatisé
son processus de demande d’autorisation à voyager. La souplesse naturelle de la solution de gestion
de processus d’affaires WorkflowGen a permis à UAP d’aborder ses besoins particuliers à l’aide
d’une solution facile d’utilisation et de mise en place qui a été bien reçue par toute l’entreprise.
Les employés soumettent maintenant les demandes d’autorisation à voyager en temps opportun; le
processus force l’activation de deux degrés d’approbation avant que la demande ne soit acheminée à
l’agent de voyage. Les gestionnaires reçoivent un courriel les informant que des demandes attendent
leur approbation et ces dernières passent au niveau suivant lorsque l’approbation excède la date
d’échéance. Une fois la demande approuvée, le système génère automatiquement un numéro
d’autorisation qui doit être joint à la demande de billet pour l’agence de voyages. Grâce à la solution
de gestion de processus d’affaires WorkflowGen, UAP dispose désormais de toute l’information relative
à son processus de demandes d’autorisation à voyager. Il en résulte un contrôle et une obligation de
rendre des comptes exigés par le client.
Avantages
• Les buts de niveau de service prédéfinis se sont traduits par un nombre réduit des demandes de
dernière minute et par des économies atteignant les milliers de dollars. Désormais, il est possible de
suivre tout le processus, à chaque étape, pour effectuer un examen ou donner une approbation.
• Les demandeurs font davantage preuve de discernement relativement à la nécessité de voyager, car
ils savent qu’ils doivent maintenant obtenir deux niveaux d’approbation.
• Le délai d’approbation général a beaucoup diminué, car les gestionnaires savent que le système fait
un suivi des séquences, des retards et des goulots d’étranglement.
• Désormais, il faut en moyenne deux jours à une demande pour arriver à l’agence de voyages.
• Le formulaire de demande est facile à
utiliser et efficace. Les renseignements
nécessaires sont saisis avant que le formulaire ne soit soumis pour approbation.
“
La
solution de gestion de processus
d’affaires WorkflowGen d’Intellera nous
a aidés à transformer un processus poreux et
inefficace en un mécanisme hermétique. Nous réalisons
des économies, tous les niveaux doivent rendre davantage de
comptes et tout le processus fonctionne adéquatement. Nous sommes
très satisfaits de la solution de gestion de processus d’affaires
WorkflowGen d’Intellera.
”
www.intellera.com - (514) 341-0606 - [email protected]
Directeur, systèmes d’information, UAP
Gaétan Mainville