témoignage Société OOgarden

Fluidifier les ventes et la logistique pour optimiser la qualité du
service client
La société OOgarden, créée en 2005, est une start-up
up spécialisée dans la vente par internet
des biens d’équipements pour l’extérieur constituée d’une quinzaine de personnes.
Initialement, la société utilisait un développement spécifique intégrée à son site web, la
solution Ciel pour la comptabilité et Excel pour la gestion des stocks.
Pour répondre à une forte croissance de son activité, son dirigeant a ressenti l’urgence de
faire évoluer son système de gestion.
Son dirigeant, ayant déjà participé à la mise en œuvre d’ERP dans des structures
importantes, recherchait un ERP facile à déployer, mais avec un haut niveau de
fonctionnalités et permettant le traitement en masse des commandes.
En effet, vendre un produit est une chose, gérer la logistique et le service client en est une
autre.
La réussite du e-commerce
commerce étant impérativement liée à une parfaite maîtrise
m
de la
logistique, la société OOgarden recherchait un ERP orienté PME, capable :
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De couvrir l’ensemble des besoins du backoffice (gestion financière,
financière Négoce..),
De l’accompagner dans l’ouverture de futurs dépôts. En effet, OOgarden a la
particularité
ité d’assurer la logistique des produits qu’elle commercialise,
D’intégrer de la logistique avancée par terminaux portables pour optimiser la gestion
des stocks,
De fonctionner en mode full web et en mode hébergé pour s’affranchir des
contraintes d’administration,
tration,
D’être ouvert pour communiquer avec le site web, les transporteurs, les banques,
Pour accompagner le développement de son activité, OOgarden a choisi
chois SAGE ERP X3
Standard Edition
Le choix d’un ERP multi-site, full web, automatisant les flux et
structurant pour OOgarden: SAGE ERP X3 standard Edition
Pour optimiser au mieux la chaîne logistique, les services d’OOgarden doivent gérer
uniquement les exceptions : Si le stock est disponible, une commande passée sur le site est
intégrée dans l’ERP, préparée, expédiée, facturée dans la journée, ce processus étant
transparent pour les utilisateurs. De plus l’ERP doit communiquer les informations de suivi
d’une commande et de disponibilité des stocks par dépôt avec le site OOgarden.com.
Après avoir consulté plusieurs logiciels du marché, le choix d’OOgarden s’est finalement
arrêté sur SAGE ERP X3 Standard Edition présenté par CAPSYS.
« C’était le produit qui, fonctionnellement, était en standard le plus proche des besoins que
nous avions formulé, de plus sa technologie nous permettait de l’exploiter à distance, et de
mettre en œuvre des fonctionnalités de logistique ( réception, rangement , préparation de
commande …) par terminaux code barre en liaison temps réel avec l’ERP.
Nous avons choisi CAPSYS pour :
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Sa connaissance et son expérience des PME,
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Ses conseils apportés pour le choix de l’hébergeur et des terminaux,
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Les compétences reconnues par SAGE de l’équipe CAPSYS ,
•
Sa capacité d’engagement en délais et coûts.
Le déroulement du projet : Un déploiement rapide, dans le respect
des délais et coûts
Le choix définitif est arrêté en juin 2009 et la société OOgarden souhaite un démarrage du
nouveau système en janvier 2010. Le temps est donc très court d’autant plus qu’il faut en
parallèle mener les projets d’hébergement, d’organisation de l’entrepôt, d’étiquetage,
d’évolution du site de E-commerce, de croissance en personnels d’OOgarden. Le système
doit être opérationnel en janvier pour une montée en charge progressive avant le début du
printemps.
« Nous avons constitué en interne une équipe projet compacte, nous voulions rester au plus
près du standard et nous étions prêts pour cela à revoir notre organisation. Les quelques
développements spécifiques nécessaires avaient été identifiés lors des présentations de SAGE
X3. L’expérience de l’équipe CAPSYS et l’application de la méthodologie préconisée par SAGE
nous ont permis de démarrer en janvier 2010. Ce premier mois devait nous permettre de
rôder le système, l’enneigement exceptionnel du début d’année a déclenché une forte
demande sur les articles d’hiver, après quelques ajustements dans les interfaces et la
mobilisation des équipes nous avons rapidement absorbé le surplus de commandes ».
Des volumes en constante augmentation, une meilleure visibilité, une
haute disponibilité :
Après quelques ajustements, SAGE ERP X3 facilite notre croissance :
« L’utilisation du mode full web est un réel avantage en terme de maintenance, de sécurité
et de coût. L’utilisation des terminaux code barre fluidifie et sécurise la logistique, nous
traitons et expédions dans une journée beaucoup plus de commandes qu’auparavant. La
mise en place de Sage ERP X3 nous permet développer notre canal de vente multi-dépôt sans
remettre en cause notre investissement informatique ».