Administrative Assistant

Administrative Assistant
ROLE:
To provide the full range of professional and efficient secretarial services. The role is demanding in a fast moving
environment. It requires co-ordination of activities, organisation of events and administration systems, pro-actively
taking responsibility and making decisions within levels of authority and assisting with the general day-to-day
running of a business.
RESPONSIBILITIES:
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Managing the electronic diary and booking/checking meetings.
Organising travel, route planning and making travel and accommodation arrangements.
Organising meetings, reports for the management meetings and proactively preparing for client meetings.
Support office personnel in research and meeting deadlines
Building relationships with colleagues and clients
Administration of all elements of the office e.g. insurance/ furniture/ kitchen.
Maintain confidential records and files
Co ordination of general office administration and supplies.
Organising pc support, pc's, phones and printers.
Logging all incoming and outgoing communications
Expenses and recharge compilation
Research and assist with the preparation of motions, policies and procedures
Customer services and communications, meet and greet all walk in clients, directing clients to appropriate
personal through, phone line, email.
n) Managing all the invoicing of customers.
SKILLS/EXPERIENCE
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i)
Secretariat college diploma (DEC) or equivalent experience is an asset
Previous experience of working within a demanding role.
First class secretarial and/or organizational skills
Articulate and able to communicate effectively in both French and English
Microsoft Office Suite, Word, Power Point, Excel is an asset
Able to deal with senior clients in a confident and professional manner
Able to work well under pressure and cope with high volumes of work
Confidential and discreet
Entrepreneurial mindset and customer focused
SALARY
To be discussed
ELIGIBILITY
All those who qualify are encouraged to apply, although there will be a preference for Aboriginal candidates.
APPLY TO
Acosys Consulting Services thanks all applicants. We advise that only those who qualify for an interview will be
contacted. If interested please forward your CV to along with 3 professional references to Crystal Ireland
[email protected] or call 514-744-9433 extension 113.
Adjointe Administrative
ROLE:
Pour fournir la gamme complète de services de secrétariat professionnel et efficace. Le rôle est exigeant dans un
environnement en évolution rapide. Il nécessite la coordination des activités, l'organisation d'événements et de
systèmes d'administration, en tenant pro-activement la responsabilité et la prise de décisions au sein de niveaux
d'autorité et d'aider à la journée-à-jour fonctionnement général d'une entreprise.
RESPONSABILITÉS:
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m)
n)
Gestion de l'agenda électronique et réservation / vérification réunions.
planification.
Organiser voyage, l'itinéraire et les préparatifs de voyage et d'hébergement.
Organiser des réunions, les rapports des réunions de gestion et la préparation de façon proactive réunions
avec les clients.
Soutien le Personnel de bureau dans les délais de recherche et de réunion
relations du bâtiment avec des collègues et des clients
l'administration de tous les éléments du bureau par exemple assurance / mobilier / cuisine.
Tenir des dossiers et de fichiers confidentiels
la coordination de la gestion et de fournitures de bureau.
Organiser le soutien de PC, ordinateurs, téléphones portables et imprimantes.
de journalisation de toutes les communications entrantes et sortantes
des dépenses et la compilation de recharge
La recherche et aider à la préparation des motions, des politiques et des procédures
Services à la clientèle et des communications, de rencontrer et de saluer tout marche chez les clients,
diriger les clients à travers individuelle approprié, téléphone, e-mail.
gérer l'ensemble de la facturation des clients.
COMPÉTENCES / EXPÉRIENCE
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i)
Secrétariat diplôme d'études collégiales (DEC) ou une expérience équivalente est un atout
une expérience de travail dans un rôle exigeant précédente.
les compétences organisationnelles de première classe de secrétariat et / ou
Formuler et capable de communiquer efficacement en français et en anglais
la suite Microsoft Office, Word, Power Point, Excel est un atout
Capable de traiter avec des clients haut de manière confiante et professionnelle
Capable de travailler sous pression et faire face à des volumes élevés de travail
Confidentielles et discret
l'esprit d'entreprise et axée sur le client
SALAIRE
À discuter
ELIGIBILITE
Tous ceux qui se qualifient sont encouragés à appliquer, mais il y aura une préférence pour les candidats
autochtones.
APPLICABLES
Acosys Consulting Services remercier tous les candidats. Nous communiquerons uniquement avec ceux qui se
qualifient pour une entrevue seront contactées. Si vous êtes intéressé, veuillez nous faire parvenir votre CV à long
avec 3 références professionnelles à Crystal Ireland, [email protected] ou composez le 514-744-9433
poste 113