inscription

ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 2017
INSCRIPTION
San Diego  Du 15 au 21 janvier 2017
SOMMAIRE
Lettre de bienvenue......................................................................................................................................................................... 1
Informations générales............................................................................................................................................................. 2
Grandes lignes du programme........................................................................................................................................ 6
Instructions pour les réservations de voyage......................................................................................... 8
Directives et procédures pour les déplacements............................................................................... 10
Présentation de l’assurance voyage........................................................................................................................ 12
Carte d’assurance................................................................................................................................................................................ 13
Inscription - Liste de contrôle........................................................................................................................................ 14
Ces informations peuvent changer postérieurement
à la mise sous presse de cette publication.
John HEWKO
Secrétaire général
Août 2016
À l’attention des participants à l’Assemblée internationale
Chers amis,
C’est avec grand plaisir que je vous invite à vous inscrire à l’Assemblée
internationale 2017 qui se tiendra du 15 au 21 janvier à San Diego, en
Californie. Cette formation a pour objectif de doter les gouverneurs élus et
leurs conjoints de tous les atouts pour réussir leur mandat, de les informer
des priorités de notre organisation pour l’année à venir et de leur permettre de
nouer des liens avec leurs camarades de promotion venus des quatre coins du
monde. Cette année encore, le programme de l’Assemblée a été spécifiquement
conçu pour correspondre aux intérêts et aux expériences de tous.
Je vous invite à prendre connaissance des informations comprises dans ce
manuel avant de remplir les formulaires.
Le personnel du Rotary se tient à votre entière disposition pour vous
apporter tout le soutien nécessaire durant votre séjour à San Diego et dans
le cadre de votre préparation au poste de gouverneur. J’ai hâte de rencontrer
chacun d’entre vous dans le cadre de cette réunion annuelle essentielle au
fonctionnement de notre organisation.
Sincères salutations,
John HEWKO
O N E R OTA RY C E NTE R , 1 5 6 0 S H E R MAN AVE N U E , ILLIN O IS 6 0 2 0 1 - 3 6 9 8 , U S A • W W W.R OTARY.O R G
1
INFORMATIONS GÉNÉRALES
SAN DIEGO
Les températures en janvier varient entre 10°C
(50°F) et 18°C (65°F). L’humidité relative et les
pluies sont faibles. Il est conseillé de prévoir une
veste ou un pull, car l’hôtel est climatisé.
Pour en savoir davantage, consulter le site de l’office
du tourisme de San Diego, www.sandiego.org.
VOYAGE
Le lien vers le formulaire de demande de titre de
transport pour l’Assemblée internationale 2017
sera disponible à partir du lundi 12 septembre.
L’agence de voyages du Rotary (RITS) effectuera
les réservations de façon à ce que les gouverneurs
élus et les autres participants officiels arrivent
à l’aéroport de San Diego le dimanche 15 janvier
2017 avant 15 h 00. Si cela s’avère impossible,
la réservation prendra en compte une arrivée le
samedi 14 janvier aux frais du Rotary. Autrement,
les participants choisissant d’arriver aux ÉtatsUnis avant le dimanche 15 janvier devront en
assumer les coûts.
Training leaders
Le RITS effectuera les réservations de façon à ce
que les training leaders arrivent à l’aéroport de San
Diego le mardi 10 janvier avant midi. Si cela s’avère
impossible, la nuit d’hôtel supplémentaire est
remboursable par le Rotary.
HÔTEL
Les programmes de fidélité de compagnies
aériennes ou de chaînes d’hôtel ne peuvent pas être
utilisés au Manchester Grand Hyatt pendant la
durée de la manifestation.
L’hôtel Manchester Grand Hyatt San Diego est
entièrement non-fumeur. Cette règle s’applique
aux restaurants, salles de réunion, espaces publics,
lieux de travail du personnel de l’hôtel et chambres.
Des espaces fumeurs situés à l’extérieur de l’hôtel
sont toutefois disponibles. Les amendes en cas
d’infraction ne sont pas remboursées par le Rotary.
Coordonnées de l’hôtel :
Manchester Grand Hyatt San Diego
One Market Place
San Diego, CA 92101, États-Unis
Tél. : +1-619-232-1234
Fax : +1-619-233-6464
www.manchestergrand.hyatt.com
2
Arrivée / Départ
Avant 16 h 00, les chambres ne sont pas garanties
et sont attribuées selon leur disponibilité. Compte
tenu du nombre de Rotariens arrivant le dimanche
15 janvier, il se peut que vous soyez dans l’obligation
de laisser vos bagages à la consigne en attendant
que votre chambre soit prête.
Les chambres doivent être libérées avant midi.
Pour libérer votre chambre plus tard, veuillez
contacter le manager à la réception de l’hôtel pour
obtenir une dérogation. Une surcharge vous sera
éventuellement facturée et ne sera pas remboursée
par le Rotary.
À votre arrivée à l’aéroport
Des Rotariens seront là pour accueillir l’ensemble
des participants officiels. Le Rotary assure un
service de navettes desservant l’hôtel Manchester
Hyatt le dimanche 15 janvier. Vous devrez prévoir
d’arriver ce jour-là à l’hôtel vers 16 h 00. Les
participants arrivant la veille devront se rendre au
Manchester Hyatt par leurs propres moyens. Les
frais de taxi sont remboursables conformément aux
directives concernant les frais de déplacements.
Training leaders
Les training leaders doivent arriver à l’hôtel le
mardi 10 janvier autour de 16 h 00. L’aéroport
international de San Diego propose des services de
navettes et de taxis. Ces frais sont remboursables.
Parking
Les frais de parking sont à votre charge sauf
autorisation préalable du RITS. Le parking de
l’hôtel est ouvert 24h/24. Un voiturier se tient
également à votre disposition pour garer votre
véhicule.
MODALITÉS D’INSCRIPTION
Gouverneurs élus et participants officiels
1. Enregistrement à l’hôtel.
2. Retrait du dossier d’inscription le dimanche
15 janvier de 11 h 00 à 18 h 00 au bureau des
inscriptions (Assembly Registration Desk) situé
au niveau 2, Foyer Harbor..
3. De 18 h 30 à 20 h 00 le 15 janvier, les dossiers
d’inscription pourront être retirés au bureau de
l’Assemblée (Show Office 6, niveau 2) qui sera
également ouvert lundi 16 à partir de 7 h 00.
Training leaders
Les training leaders et leurs conjoints sont invités
à retirer leur badge et documents d’inscription au
Coronado Foyer (niveau 4) le mardi 10 janvier de
16 h 00 à 17 h 00.
REPAS
Le forfait inclut les repas à compter du dîner du
dimanche 15 janvier et jusqu’au dîner du vendredi
20 janvier. Il comprend trois repas par jour, y
compris les banquets d’ouverture et de clôture. Le
forfait repas des training leaders commence avec le
dîner du mardi 10 janvier.
Tous les gouverneurs élus, participants officiels et
training leaders doivent utiliser cette formule. Le
Rotary International ne remboursera pas les repas
non pris.
Vous serez remboursé de vos dépenses de repas
lorsque celui-ci n’est pas proposé :
• Déjeuner - Dimanche 15 janvier ( jusqu’à 25
dollars par personne)
• Dîner - Mercredi 18 janvier si vous choisissez à
l’avance de ne pas participer à la soirée organisée
par les Rotariens locaux ( jusqu’à 45 dollars par
personne)
• Petit-déjeuner - Samedi 21 janvier ( jusqu’à 20
dollars par personne)
Le port du badge est exigé pour entrer dans la salleà-manger. Aucune exception à cette règle ne sera
faite.
ACCUEIL PAR LES ROTARIENS LOCAUX
Les Rotariens de San Diego vous invitent à
participer à un dîner à vos frais en leur compagnie
le mercredi 18 janvier et proposent une grande
variété d’activités divertissantes dans une
atmosphère détendue. Le Rotary ne rembourse
pas les frais de participation à cette manifestation
facultative, y compris les repas.
Si vous projetez de participer à cette soirée
le 18 janvier, inscrivez-vous en ligne sur
www.clubwebrotary.org/hospitality.
FRAIS DE DÉPLACEMENT
À l’attention des participants dont les frais sont pris
en charge par le Rotary : aucun remboursement
ne sera effectué sur place à San Diego. Pour être
remboursé, envoyer le
Formulaire officiel de note de frais du Rotary
dûment rempli et accompagné des justificatifs
demandés pour les dépenses d’au moins 75 dollars.
Les gouverneurs élus doivent également soumettre
le Formulaire de renseignement sur le destinataire
des fonds - Gouverneurs.
Consulter les directives pour présenter des notes de
frais ou les critères pour les justificatifs pour plus
de détails.
1. Dépenses remboursables dans le cadre de
l’Assemblée 2017 :
–– Escales de nuit, réservées préalablement
par le RITS résultant d’horaires de vols
internationaux, et frais afférents. En cas de
connexion d’une durée de plus de 7 heures
résultant de vols internationaux, le Rotary
remboursera jusqu’à 80 dollars pour une
chambre d’hôtel en journée, sur présentation
de justificatifs et à condition que la
réservation ait été effectuée par le RITS.
–– Trajet le plus économique entre votre
domicile et l’aéroport.
–– Repas pris pendant le voyage aller-retour
(voir Repas pour les exceptions)
–– Frais de visa (gouverneurs élus après
autorisation préalable du RITS)
–– Frais de déplacement nécessaire à l’obtention
d’un visa (gouverneurs élus)
–– Parking à l’hôtel (après autorisation préalable
du RITS)
–– Les frais de bagages dans le cadre du voyage
aller-retour, sous réserve que les justificatifs
de paiement soient inclus à la note de frais. La
limite est fixée à deux bagages par personne.
–– Pour les training leaders - Frais de taxi et
de navette de et vers l’hôtel.
Note : Les frais d’avion, de train ou
kilométriques de plus de 350 dollars doivent
être préalablement approuvés par le RITS. Faute
d’approbation préalable, le remboursement des
frais peut être rejeté ou réduit. Aucune avance
sur frais ne sera faite ; les dépenses occasionnées
ne seront remboursées que sur présentation des
reçus.
2. Le Rotary règle les chambres directement
à l’hôtel. Vous devrez vous acquitter de vos
dépenses personnelles supplémentaires non
couvertes par le Rotary. Les hôtels acceptent les
paiements par carte Visa, MasterCard, American
Express, Diners Club ou en dollars. Les chèques
ne sont pas acceptés.
3. Les dépenses ci-dessous ne sont PAS
remboursables si elles sont facturées sur la note
d’hôtel et doivent être payées à la fin du séjour:
–– Pressing (sauf pour les training leaders)
–– Achat de vêtements
3
–– Repas pendant l’Assemblée, sauf indication
contraire
–– Pourboires
–– Téléphone
–– Minibar
–– Films
–– Salle de sport
–– Frais de nettoyage après avoir fumé dans la
chambre
–– Cadeaux ou papier à lettre
–– Frais d’envoi et de manutention de colis
–– Toute dépense encourue à la suite d’un séjour
prolongé à caractère personnel
4. Dépenses non remboursables par le Rotary :
–– Frais de séjour ou de participation à la
manifestation d’accueil avant ou après
l’Assemblée.
–– Frais occasionnés par la perte de bagage, les
frais d’assurance maladie ou d’assurance
accident de voyages.
–– Frais de taxi les journées où un service de
navettes est offert.
–– Le Rotary fournit sur demande une
carte de téléphone prépayée à utiliser de
votre chambre ou à partir d’une cabine
téléphonique. Les appels téléphoniques
effectués sans cette carte ne seront pas
remboursés.
–– Les frais en cas de dépassement du poids ou
du nombre de bagages.
5. Le Rotary remboursera à l’issue de leur voyage
les voyageurs ayant acheté leur billet euxmêmes avec l’autorisation du RITS. Veuillez
envoyer les justificatifs demandés par e-mail à
[email protected] le 21 mars au plus
tard.
6. Une note de frais, accompagnée de pièces
justificatives (format PDF), devra être soumise
à [email protected] dans les 60
jours suivant la fin de l’Assemblée, soit avant le
21 mars 2016. Aucun remboursement ne sera
effectué pour les notes de frais reçues après cette
échéance, sauf cas exceptionnels.
ASSURANCE
Le Rotary fournit une police d’assurance pour tous
les Rotariens et leurs conjoints dont la participation
à l’Assemblée internationale est prise en charge par
le Rotary. Consulter le résumé des garanties en page
12.
4
INTERDICTION DE DÉMARCHAGE
Le Rotary interdit toute sollicitation de fonds. De
même, il est interdit d’afficher ou de distribuer de
la documentation promotionnelle dans la salle des
séances plénières ou dans les salles de groupes de
discussion sans l’autorisation écrite préalable du
président élu.
UTILISATION PAR LE ROTARY DE PHOTOS ET
DE VIDÉOS DES PARTICIPANTS
Par leur participation à l’Assemblée internationale,
les personnes inscrites consentent à être
photographiées (photo ou enregistrement vidéo) et
à accorder irrévocablement au Rotary International
et à la Fondation Rotary le droit d’utiliser et de
publier leur nom, voix et image à toutes fins et dans
le monde entier sans que le Rotary International
ou la Fondation Rotary ne soient responsables ou
n’aient à verser de compensation.
REPAS DU PRÉSIDENT ÉLU
Les gouverneurs élus et leurs conjoints sont invités
à participer à l’un des repas du président élu Ian
Riseley et de son épouse Juliet. Vous trouverez une
invitation dans la pochette d’inscription que vous
retirerez sur place.
PROGRAMME DES CONJOINTS
Un programme est conçu pour les conjoints des
gouverneurs élus. Il comprend des groupes de
discussion, des séances plénières et des activités de
networking adaptées aux conjoints, quelle que soit
leur expérience du Rotary.
La présence des conjoints n’est pas obligatoire à
San Diego. Si votre conjoint décide de se rendre
à l’Assemblée, les billets d’avion et les frais de
repas seront pris en charge par le Rotary (pour
une valeur totale comprise entre 1 000 et 3 000
dollars). Les conjoints présents à San Diego devront
obligatoirement participer au programme leur étant
destiné.
Le Rotary International est conscient que tous
les gouverneurs élus ne sont pas mariés mais ont
parfois un partenaire qui a participé à leur parcours
rotarien et qui les soutiendra durant leur mandat.
Si vous souhaitez mettre à jour les informations
sur votre conjoint ou partenaire dans votre profil,
contactez [email protected].
CODE VESTIMENTAIRE
Une tenue professionnelle est exigée pour les
participants et leurs conjoints y compris durant les
séances plénières et les groupes de discussion. Les
cravates, vestes et tailleurs ne sont cependant pas
obligatoires.
Les participants peuvent s’ils le souhaitent porter
la tenue traditionnelle de leur pays pour le dîner
dansant qui débute par un défilé. Les autres
participants doivent porter une tenue de ville
(costume-cravate et tailleur).
Une tenue décontractée est appropriée pour le
concert A Hard Day’s Night. Pour le banquet de
clôture, il est possible de porter une tenue de soirée
ou la tenue traditionnelle de son pays.
ÉCHANGE DE CADEAUX
Auparavant, cette activité consistant à échanger
des petits cadeaux avec vos homologues était
facultative. Cette année, le président élu Ian Riseley
vous encourage à faire à la place un don pour les
Centres du Rotary pour la paix.
EXPÉDITION DE MARCHANDISES
Les participants ayant l’intention d’envoyer des
marchandises au Manchester Grand Hyatt San
Diego doivent s’assurer de respecter les règlements
des douanes américaines (www.cbp.gov/travel)
et apporter une copie de tous les documents de
fret pour pouvoir retracer leur itinéraire en cas de
problèmes en douane. Des frais de manutention,
non couverts par le Rotary, vous seront facturés par
l’hôtel pour tout colis reçu, y compris pour les colis
concernant l’exposition culturelle.
Manchester Grand Hyatt San Diego
Attn: (VOTRE NOM)
Please hold for guest arrival
One Market Place
San Diego, CA 92101, États-Unis
Tél. : +1-619-232-1234
Fax : +1-619-233-6464
QUESTIONS
Pour tout complément d’information, s’adresser
aux services d’inscription par fax au +1-847-5562194 ou par e-mail à [email protected].
LES POLOS DE LA PAIX
Le président élu Ian Riseley encourage tous les
participants à l’Assemblée internationale 2017 à
faire un don* de 130 dollars au profit d’une bourse
des Centres du Rotary pour la paix qui sera nommée
en l’honneur de l’équipe dirigeante 2017/2018.
En reconnaissance de votre générosité, vous
recevrez un polo en édition limitée à l’Assemblée.
Commandez-le avant le 30 septembre 2016, lors
de votre inscription, pour être sûr d’en recevoir un
pour vous et votre conjoint. Vous pourrez le porter
le mercredi, jour où tous les participants seront
autorisés à porter une tenue décontractée.
5
PROGRAMME
Échange d’idées : proposées dans six langues
(anglais, français, japonais, coréen, portugais et
espagnol), ces séances sont conçues pour permettre
à un groupe d’une vingtaine de gouverneurs élus
encadrés par un instructeur rotarien de partager
des idées et des stratégies au travers d’activités et
d’études de cas.
Exposition culturelle des conjoints et foire
aux actions : l’exposition culturelle reflète
l’internationalité du Rotary et offre également
un espace réservé où les conjoints pourront faire
connaissance.
Séances plénières : réservées aux gouverneurs
élus et à leurs conjoints, ces sessions proposent des
discours motivants et informatifs.
Discussions des conjoints : discussions pour en
apprendre davantage sur le Rotary et partager ses
expériences. Elles sont organisées en petits groupes
et par langue (anglais, français, japonais, coréen,
portugais, espagnol et autres langues éventuelles).
Training leaders du Rotary : groupe d’anciens
gouverneurs formés à encadrer des groupes de
discussion.
PROGRAMME DU SÉMINAIRE DES TRAINING
LEADERS 2017
Le séminaire de formation se déroule du mardi 10
au dimanche 15 janvier. C’est l’occasion pour les
training leaders de discuter et de s’entraîner aux
techniques de facilitation de groupes de discussion.
La journée commence généralement vers 8 h 30
pour se terminer vers 17 h 00. Quelques dîners
seront également organisés. Plus d’informations
seront envoyées séparément aux training leaders.
PROGRAMME DE L’ASSEMBLÉE
INTERNATIONALE 2016
Étant donné l’importance du contenu de
la formation offerte lors de l’Assemblée
internationale, la participation à toutes les
séances est obligatoire. Prenez connaissance de ce
programme avant de prévoir d’autres activités.
6
Le programme des conjoints apparaît sur fonds gris.
Ces informations peuvent changer postérieurement
à la mise sous presse.
Dimanche 15 janvier
11 h 00-18 h 00 Inscriptions
18 h 30-19 h 00 Défilé
19 h 00-21 h 00 Banquet d’ouverture
Lundi 16 janvier
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
09 h 30-10 h 30 Séance plénière d’ouverture
11 h 00-12 h 30 Échange d’idées
11 h 00-12 h 30 Discussion des conjoints
12 h 30-14 h 15 Déjeuner - Buffet
12 h 45-14 h 15Déjeuner et séance photo avec le
président élu (sur invitation)
14 h 45-15 h 45 Séance plénière 2
16 h 15-17 h 30 Discussion des conjoints
16 h 15-17 h 30 Échange d’idées
17 h 30-19 h 30 Dîner - Buffet
17 h 45-19 h 15Atelier informatique facultatif
(pour les gouverneurs élus et leur
conjoint)
Mardi 17 janvier
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
07 h 30-08 h 30Atelier Informatique (facultatif )
(pour les gouverneurs élus et leur
conjoint)
09 h 00-10 h 00 Séance plénière 3
10 h 30-11 h 30Séance plénière d’ouverture des
conjoints 10 h 30-12 h 00 Échange d’idées
Jeudi 19 janvier
12 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
12 h 15-13 h 45Déjeuner et séance photo avec le
président élu (sur invitation)
07 h 30-08 h 30Atelier Informatique facultatif
(pour les gouverneurs élus et les
conjoints)
14 h 15-15 h 15 Séance plénière 4
15 h 45-17 h 15 Échange d’idées
15 h 45-17 h 15 Discussion des conjoints
17:30-18:30Atelier informatique facultatif
(pour les gouverneurs élus et leur
conjoint)
17 h 30-19 h 00Dîner et séance photo avec le
président élu (sur invitation)
17 h 30-19 h 00 Dîner - Buffet
09 h 00-10 h 00 Séance plénière 7
10 h 30-12 h 00 Atelier
10 h 30-12 h 00 Discussion des conjoints
12 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet
12 h 15-13 h 45Déjeuner et séance photo avec le
président élu (sur invitation)
14 h 15-15 h 15 Séance plénière 2 des conjoints
14 h 15-15 h 15 Atelier ou panel
Mercredi 18 janvier
15 h 45-17 h 00 Discussion des conjoints et action
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
15 h 45-14 h 00 Atelier ou panel
07 h 30-08 h 30Atelier Informatique facultatif
(pour les gouverneurs élus et les
conjoints)
17 h 30-19 h 00 Dîner - Buffet
09h 00-10 h 00 Séance plénière 5
Vendredi 20 janvier
10 h 30-12 h 00 Ateliers des conjoints
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
10 h 30-12 h 00 Ateliers
07 h 30-08 h 30Atelier Informatique facultatif
(pour les gouverneurs élus et les
conjoints)
12 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet
12 h 15-13 h 45Déjeuner et séance photo avec le
président élu (sur invitation)
14 h 15-15 h 15 Séance plénière 6
15 h 45-17 h 15Exposition culturelle /
Foire aux actions
Soirée libre
19 h 30-21 h 30 Concert A Hard Day’s Night
09 h 00-10 h 15 Séance plénière 8
10 h 45-12 h 15 Échange d’idées
10 h 45-12 h 15 Discussion des conjoints et
évaluations
12 h 15-14 h 00 Déjeuner - Buffet
12 h 30-14 h 00Déjeuner et séance photo avec le
président élu (sur invitation)
14 h 300-16 h 00 Échange d’idées
18 h 30-21 h 00 Banquet de clôture
7
INSTRUCTIONS POUR LES RÉSERVATIONS
DE VOYAGE
Remplissez le formulaire suivant pour effectuer votre réservation :
http://www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/ia16TravelFormFR.pdf
Échéance : vendredi 21 octobre au plus tard. Les billets d’avion doivent être émis avant le vendredi
18 novembre. Veuillez indiquer les noms tels qu’ils apparaissent sur les passeports et ne pas
soumettre de documents manuscrits.
INSTRUCTIONS
1. Cliquez sur le lien suivant pour ouvrir le formulaire :
http://www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/ia16TravelFormFR.pdf
2. Renseignez tous les champs. Contactez [email protected] pour toute question.
3. Sauvegardez le document sur votre ordinateur avec comme titre votre nom suivi de votre numéro de
district (par exemple : Durand1640.doc).
4. Une fois rempli, envoyez le formulaire par e-mail à l’agence du RITS desservant votre région.
5. Indiquez en objet IA167 – votre nom de famille –numéro du district (ex. : IA17–DURAND–1640).
Agences de voyage approuvées par le RITS
S’il n’y a pas d’agence du RITS dans votre pays, soumettre votre demande à l’agence américaine.
ÉTATS-UNIS ET TOUS LES PAYS D’AMÉRIQUE
CENTRALE ET DU SUD (SAUF LE BRÉSIL)
Raptim Humanitarian Travel
Rotary International
1560 Sherman Ave. 16NW
Evanston, IL 60201-3698
USA
Tél. : +1.847.378.5402
[email protected]
En dehors des heures de bureau :
1-847-378-5402 Option 2
8
AUSTRALIE & NOUVELLE-ZÉLANDE
Sarah Hampshire & Chelsea Peacock,
Raptim Humanitarian Travel
6/670 Canterbury Road,
Surrey Hills, Victoria 3127
AUSTRALIE
Tél. : 61-3-9890-6555
Fax : 61-3-9836-7188
[email protected]
Hauts dirigeants : [email protected]
En dehors des heures de bureau :
En dehors de l’Australie : 011-61-3-8001-6029
Option 2
D’Australie : 61-3-9890-6555 Option 2
BRÉSIL
Helena K Vassilnenko
Flytour American Express Business Travel
Avenida Juruá, 641
Alphaville,Barueri, SP
BRÉSIL
Tél :(55)-11-4502 2613
Fax :(55)-11-4502 2625
[email protected]
En dehors des heures de bureau :
55-11-4506 7766
Demais regiões do Brasil 4004-0007
São Paulo 4706-77-66
INDE
Bejoy Samuel
RI South Asia Office
Thapar House
2nd Floor, Central Wing
124, Janpath
New Delhi, 110 001
INDE
Tél : 91 11 43613838 & 42250156
Fax : 91 11 42250191/92
[email protected]
En dehors des heures de bureau -91 TBA
CORÉE DU SUD
Krissa Yoon
BCD Travel
14F Officia B/D
163, Shinmunro, 1 Ga
Jongro-Gu, Seoul
CORÉE DU SUD
Tél : 82 2 3276 2212
Fax : 82 2 399 5566
[email protected]
PHILIPPINES
Camille Bustillos
The Baron Travel Corporation
Ground Floor, Cityland 10 (Tower 2)
6817 Ayala Ave. North corner Dela Costa
Street,
Salcedo Village, Makati City
PHILIPPINES
Tél : 632 817-4926
Fax : 632 819-2993
[email protected]
En dehors des heures de bureau :
63-927-8754884
JAPON
Yoshifumi Kamifuji
Tonichi Travel Service (TNK)
Rotary Section
Tsukiji KY Bldg. 4th Flr
4-7-5 Tsukiji, Chuo-ku
Tokyo 104-0045
JAPON
Tél : 81 3 5148 1730
Fax : 81 3 5148 1827
[email protected]
En dehors des heures de bureau :
(81)-90-1799-2736
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DIRECTIVES ET PROCÉDURES POUR LES
DÉPLACEMENTS
Le Rotary prend à sa charge les billets d’avion
aller-retour des participants et des conjoints, étant
entendu que l’itinéraire choisi sera le plus direct et
économique ou conforme au règlement ci-après.
Le RITS se doit de suivre les strictes directives du
conseil d’administration sur les déplacements qui
visent à faire réaliser des économies au Rotary. Les
personnes désirant bénéficier d’un surclassement
doivent en assumer les coûts et l’indiquer sur leur
demande de titre de transport. Avant l’émission
des billets d’avion, le RITS indiquera les frais
supplémentaires de surclassement qui devront être
payés par carte bancaire.
Une surcharge de 15,00 dollars (vol intérieur –
États-Unis) et de 35,00 dollars (vol international)
sera appliquée aux demandes de déplacements
personnels avant ou après l’Assemblée
internationale.
GÉNÉRALITÉS
1. Votre déplacement étant financé par le Rotary,
il vous incombe de respecter les lignes de
conduite suivantes conçues dans le but de
réduire les frais, tout en garantissant un confort
raisonnable.
2.Vous devez soumettre une demande de titre
de transport auprès d’une agence agréée par
le RITS. Le RITS pourra attendre la période
tarifaire la plus avantageuse pour émettre les
billets.
3. Tout voyage financé par le Rotary ou la
Fondation
Rotary est géré par une agence agréée par
le RITS. Les voyageurs peuvent demander
l’autorisation d’acheter leur billet eux-mêmes
s’ils pensent pouvoir obtenir un meilleur tarif
auprès d’une agence non agréée. Dans ce cas,
ils doivent fournir au RITS, avant d’acheter
un billet, leur itinéraire, le numéro de vol, les
heures de départ et d’arrivée, la compagnie et le
prix du billet. Ils ne seront autorisés à acheter
ce billet que si son prix est inférieur d’au moins
300 dollars à celui proposé par le RITS. Le
voyageur est dans ce cas remboursé du montant
autorisé à l’issue du voyage et sur soumission
des récépissés aux services des finances du
Rotary. Le RITS se réserve dans tous les cas le
10
droit de refuser son autorisation sur la base de
l’itinéraire, de la disponibilité des places et de la
compagnie sélectionnée par l’agence non agréée.
Si le voyageur est autorisé à acheter lui-même
son billet, il doit envoyer son itinéraire à rits@
rotary.org dès l’émission des titres de transport
au risque de ne pas être remboursé. Le billet
sera remboursé après le voyage et réception par
les services RI Meetings Finance des reçus et
pièces justificatives (meetings.finance@rotary.
org).
4.Les voyageurs autorisés à acheter leur billet
d’avion par l’intermédiaire de leur propre
agence de voyages doivent fournir au RITS une
copie de leur itinéraire indiquant la compagnie
aérienne, les numéros, dates et horaires des
vols d’arrivée et de départ, et le tarif (rits@
rotary.org). Vous ne serez pas remboursé si vous
n’envoyez pas votre itinéraire final.
5. Le Rotary utilise les compagnies aériennes
ayant accordé des tarifs préférentiels au Rotary
et à sa Fondation.
6.Les voyageurs doivent accepter de faire une
escale si cela permet de réduire sensiblement
les coûts.
7. Les aéroports offrant les meilleurs tarifs sont
utilisés dans la mesure où le transport terrestre
n’augmente substantiellement ni le coût total
du voyage, ni la durée des transports vers ou à
partir de ces aéroports.
8.L’utilisation de tout mode de transport autre
que l’avion est remboursée sur autorisation
préalable du RITS, à condition que le coût
n’excède pas, selon le RITS, celui d’un billet
d’avion aller-retour. Remplir pour cela la
demande de titre de transport du RITS pour
l’Assemblée internationale.
9. Si aucune liaison aérienne n’existe, les
voyageurs doivent, pour être remboursés,
utiliser le mode de transport le plus
économique.
10. La location de voitures de taille compacte ou
intermédiaire doit être pré-approuvée par le
RITS. Le Rotary ne rembourse pas le rachat
de franchise ou la souscription d’assurance
individuelle supplémentaire. Soumettre la
demande en utilisant le formulaire demande de
titre de transport.
11. Les billets d’avion achetés par le biais de
programmes de fidélité (miles) de compagnies
aériennes seront remboursés à concurrence des
frais acquittés par le voyageur (taxes, etc.).
12. Les voyageurs doivent payer les frais encourus
dans le cadre de déplacements personnels
entrepris en conjonction avec un déplacement
officiel autorisé. Une surcharge de 15,00 dollars
(vol intérieur – États-Unis) et de 35,00 dollars
(vol international) sera appliquée aux demandes
de déplacements personnels avant ou après
l’Assemblée internationale.
13. Les miles accumulés dans le cadre de
programmes de fidélité pour les déplacements
aux frais du Rotary sont crédités au compte du
voyageur.
14. Des dérogations peuvent être sollicitées
par écrit auprès du secrétaire général. Sont
inéligibles :
a. Choisir des compagnies aériennes
spécifiques pour bénéficier de leur
programme de fidélité quand le Rotary peut
obtenir des billets à coût réduits ou bénéficier
d’autres avantages sur d’autres compagnies
b. Choisir une autre compagnie alors que
le Rotary doit remplir ses obligations
contractuelles à l’égard de compagnies
partenaires
Si vous avez des questions sur votre voyage à
destination de l’Assemblée internationale, prière de
contacter le RITS à Evanston :
RITS
Heures d’ouverture : 08 h 30-17 h 00 (heure de
Chicago)
[email protected]
Tél : +1-847-866-3411
11
PRÉSENTATION DE L’ASSURANCE VOYAGE
Les Rotariens et leurs conjoints sont couverts par
une assurance voyages lors de leur déplacement à
l’Assemblée internationale. La couverture inclut le
décès et les mutilations accidentelles, l’évacuation
sanitaire d’urgence, le rapatriement du corps et
l’assistance en voyage. Les frais médicaux et la perte
des effets personnels sont remboursés uniquement
lorsqu’ils sont engagés en dehors du pays où l’assuré
est domicilié.
Carte d’assuré. Vous trouverez pages xx-xx une
copie de votre carte d’assuré. Veuillez l’avoir sur
vous lorsque vous vous rendrez à l’Assemblée
internationale. Elle vous sera demandée en
cas d’accident ou de maladie. Vous y trouverez
également les numéros d’Europ Assistance à
appeler en cas d’urgence.
Garanties (assujetties aux modalités du contrat) :
• Couverture médicale. Jusqu’à 500 000 dollars
lorsque vous vous trouvez en dehors du pays où
vous êtes domicilié. Aucune couverture n’est
fournie lorsque vous voyagez dans votre pays.
• Décès et mutilations accidentelles. Jusqu’à
250 000 dollars.
• Rapatriement du corps/Évacuation
sanitaire. Cette couverture est disponible
lorsque vous vous trouvez à au moins 100
miles (160 kilomètres) de votre domicile. Ne
prenez aucune disposition avant d’avoir reçu
l’autorisation préalable d’Europ Assistance.
• Évacuations en cas de catastrophe naturelle
ou pour raison de sécurité. Cette couverture
est disponible lorsque vous vous trouvez en
dehors du pays où vous êtes domicilié. Aucune
couverture n’est fournie lorsque vous voyagez
dans votre pays. Ne prenez aucune disposition
avant d’avoir reçu l’autorisation préalable
d’Europ Assistance.
12
• Perte d’effets personnels. Jusqu’à 10 000
•
•
dollars. Les appareils électroniques ne sont pas
couverts.
Services d’assistance fournis par
EuropAssistance USA 7 jours/7, 24 h/24.
Appelez le numéro figurant sur votre carte
d’assuré.
Extension pour voyage à titre personnel.
Ce contrat vous fournit gratuitement une
couverture supplémentaire valable sept (7) jours
avant ou après le Conseil.
Formulaire de déclaration de sinistre. En cas
de maladie, d’accident ou de perte, vous devrez
remplir un formulaire de déclaration de sinistre
et l’envoyer accompagné de tous les justificatifs à
la compagnie d’assurance AXIS Insurance Co. à
l’adresse indiquée sur le formulaire. Vous pouvez
obtenir ce formulaire en contactant le service Risk
Management du Rotary ([email protected] ou
( +1-847-866-5245). Nous vous encourageons
à conserver des photocopies de toutes les
correspondances et de tous les documents envoyés.
Informations complémentaires et questions.
Veuillez contacter le service Risk Management du
Rotary pour plus de détails sur l’assurance voyage
([email protected] ou ( +1-847-866-5245).
CARTE D’ASSURANCE
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Health’stravelassistanceprogramforemergenciesthatoccurwhiletravelingalmost
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areavailabletoprovidesupport24hoursaday.
Intheeventofalife-threateningemergency,callthelocalemergencyauthoritiesfirstto
receiveimmediateassistance,andthencontactAXISAccident&Health’stravelassistance
programwiththephonenumberontheattachedwalletcard.
When traveling outside of the U.S., make sure you know the country code of your
location before calling.
©2012AXISAccident&Health
Foranemergencyoranyothertravelassistance:
FromtheU.S.andCanada,call1.888.870.2947
Fromotherlocations,callcollect+1.609.375.9190
Oremail:[email protected]
Please indicate you are a participant in the AXIS program.
Rotary International
PolicyholderName:___________________________________
AH-0019-0169-0000-US
Policy#:_____________________________________________
•
•
•
•
•
•
Emergencycashadvance
Lostdocument/baggageassistance
Bail-bondposting
Referraltoattorneys
Emergencymessagerelays
Emergencytranslation/interpretation
assistancebyphone
Needemergencyhelpwhentraveling?Callfor:
• TravelandMedicalAssistance
• FinancialandLegalAssistance
• Communication/TranslationAssistance
TrvEA_11-12
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Travel Assistance
www.axisaccidenthealth.com
Travel assistance services include:
• Medicalevacuationand/orrepatriation
• Medicalcasemanagementandreview
• Transportationfordependentsand
travelingcompanions
• Prescriptionandeyeglassreplacementor
refill assistance
• Pre-tripinformationalassistance
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InsurancecoverageisunderwrittenbyAXISInsurance
Company.CoveragemaynotbeavailableinallU.S.
statesandjurisdictions.Productavailabilityandplan
design features including eligibility requirements,
descriptions of benefits, exclusions or limitations
mayvarydependingonstatelaws.Travelassistance
services are provided through a service agreement
withEuropAssistance,USA.
INSCRIPTION – LISTE DE CONTRÔLE
Vous devez vous inscrire d’ici au vendredi 30 septembre 2016.
Inscrivez-vous en ligne pour recevoir une confirmation immédiate.
www.rotary.org/myrotary/fr/exchange-ideas/events/international-assembly
À RENVOYER AVANT LE VENDREDI 30 SEPTEMBRE 2016
PAR E-MAIL À [email protected] OU PAR FAX AU +1-847-556-2194
Formulaire d’inscription/logement (si vous ne vous inscrivez pas en ligne)
Contactez [email protected] pour obtenir la version PDF.
PAR E-MAIL À [email protected] OU PAR FAX AU +1-847-556-2137
Formulaire de renseignements sur le destinataire des fonds – Gouverneurs:
http://www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/dge_rpif_fr.pdf
PAR E-MAIL À [email protected] OU PAR FAX AU +1-619-358-6729
Formulaire d’extension de séjour (facultatif ):
http://www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/ia17ExtendedStayForm_fr.pdf
À RENVOYER AVANT LE VENDREDI 21 OCTOBRE 2016
PAR E-MAIL À VOTRE AGENCE DU RITS (VOIR PAGES 8 ET 9)
Formulaire de demande de titre de transport:
http://www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/ia17TravelFormFR.pdf
À RENVOYER AVANT LE MARDI 21 MARS 2017
PAR E-MAIL À [email protected] OU PAR FAX AU +1-847-556-2193
Note de frais
www.rotary.org/RIdocuments/fr_doc/expense_report_fr.xls
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