Guide et conditions des exposants

Congrès de l’ACPI 2016
Guide et conditions des exposants
Inscription des exposants
Pour vous inscrire comme exposant, rendez-vous au http://www.acpi.ca/evenements/congres-annuel pour
accéder le formulaire d’inscription. Les espaces seront alloués par ordre de réception des formulaires et du
paiement, et selon la disponibilité de location. L'ACPI fera son possible pour vous accommoder, mais se
réserve le choix final. Les exposants seront informés à l’avance de l’emplacement de leur(s) table(s).
Lieu du congrès
Sheraton on the Falls Hotel
5875 Falls Avenue
Niagara Falls, ON L2G 3K7
Téléphone: 1-905-374-4445
Réservations (ceci est le lien pour avoir le tarif réduit du bloc de chambres)
Horaire du Salon des exposants
Installation :
jeudi 20 octobre – 17h00 à 20h00
Salon ouvert : vendredi 21 octobre – 7h30 à 17h00
samedi 22octobre – 7h30 à 12h30
Démontage : samedi 22 octobre – 12h30 à 14h30
Veuillez vous présenter au comptoir d’inscription avant d’installer votre matériel aux kiosques. Aucun
étalage ne devra être démonté avant la fermeture du congrès à 12h30 le samedi 22 octobre. Pour plus de
détails au sujet du congrès, visitez le site web du congrès au : http://www.acpi.ca/evenements/congresannuel
Plan du salon
Les espaces des exposants seront sur le 3e étage (Salle C et corridor) et sur le 5e étage (corridor). Un aperçu
des plans du salon est disponible au http://www.acpi.ca/evenements/congres-annuel.
Livraison et entreposage de matériel
L’ACPI laissera à l’hôtel Sheraton on the Falls le soin d’entreposer et de livrer votre matériel avant et après
les congrès. Veuillez communiquer directement avec Sheraton on the Falls au 905-374-4445 pour toute
question de livraison, d’entreposage et de mobilier. Pour le formulaire, veuillez consulter les pages Web du
congrès
http://www.acpi.ca/documents/Exhibitor_PACKAGE_HANDLING_FORM_Sheraton_on_the_Falls.pdf.
Électricité et Audio-visuel
Si vous avez besoin de l’électricité ou des services audio-visuels, veuillez remplir le formulaire de PSAV.
Contact : Derek Martin, 905.353.9100 ou [email protected]. Un lien au formulaire PSAV se trouve au
http://www.acpi.ca/documents/Electricity_AV_Exhibitor_Order_Form__Canadian_Association_of_Immersion_Teachers.pdf.
Mobilier
Un espace d'exposant mesure de 8’x8’ et comprend une table avec nappe et deux chaises. Si vous avez
besoin d’autre mobilier, veuillez communiquer avec votre fournisseur de préférence OU avec le Trade Show
Company, un fournisseur qui travaille régulièrement avec l’hôtel. Contact : Steve Chamberlain,
905.634.8770 ou [email protected].
Internet
Pour avoir une ligne Internet dédiée, veuillez remplir le formulaire à cet effet du Sheraton on the Falls. À
noter que l’accès internet via Wi-Fi est gratuit.
Tirage de prix de participation
Des membres du comité organisateur passeront aux tables pour ramasser deux cartes d’affaires de chaque
exposant qui désire offrir un prix pour le tirage à l’assemblée générale annuelle de l’ACPI qui aura lieu le
matin du samedi 22 octobre à 8h00. Nous demanderons aux gagnants de se rendre à votre table pour
ramasser leur prix.
Activités aux tables
La musique et les vidéos sont tolérées dans la mesure où elles n’interfèrent pas avec le déroulement des
ateliers ou les activités des autres exposants.
D’autres opportunités
Augmentez votre visibilité et annoncez dans le programme du congrès! Réservez votre espace publicitaire
avant le 12 septembre 2016. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec
[email protected].
Repas
L’ACPI fournit les repas et les pauses pour un seul représentant par espace loué. Nous ajouterons un 50$ à
la facture pour chaque représentant supplémentaire. Pour commander des repas pour un ou des
représentant(s) supplémentaire(s), veuillez communiquer avec l’ACPI par téléphone au 613-230-9111 ou
par courriel au [email protected].
Hébergement
L’ACPI a négocié un tarif préférentiel à l’hôtel Sheraton on the Falls, l’endroit même du congrès. Un bloc de
chambres à 145$/nuit (chambre Cityview) et à 185$ (chambre Fallsview) est réservé pour nos participants
du congrès. Vous avez jusqu'au 30 septembre 2016 pour profiter du tarif spécial. Pour faire une réservation
au Sheraton on the Falls au tarif réduit, cliquez sur ce LIEN.
Identification
Nous fournirons une pièce d’identification pour chaque représentant. Il est donc important que vous nous
fassiez parvenir vos noms avant le 6 octobre 2016. Nous demandons aux exposants de porter leur pièce
d’identification en tout temps pendant le congrès.
Dommages et responsabilité
Les dommages physiques causés par les exposants, leurs employés ou leurs représentants sont la
responsabilité de l’exposant. Les exposants seront responsables pour tout dommage et plaintes, pendant
et suite au congrès, causés par leur propre négligence ou la négligence de
leurs représentants. L’ACPI /CAIT et l’hôtel Sheraton on the Falls ne sont responsables d’aucuns dommages,
pertes ou blessures liés au salon des exposants ou au congrès. Les exposants sont entièrement
responsables de leur matériel, de son installation, et du démantèlement de leur stand à la fin du congrès,
selon l’horaire fourni. Tout article laissé sur les lieux ou sur le quai de chargement du centre des congrès
sera envoyé dans un entrepôt aux frais de l’exposant.
Sécurité
Les portes du centre des congrès au Sheraton on the Falls seront barrées à clé en dehors des heures
d’installation, d’ouverture et de démontage et un gardien de sécurité sera engagé si nécessaire. Cependant,
les exposants sont seuls responsables de leur propre matériel d'exposition et doivent s’assurer contre les
pertes ou les dommages causés par le vol, accident, vandalisme, incendie ou autres causes. Tous les biens
de l'exposant sont sa responsabilité durant le transit et dans les limites de l’aire d'exposition. Ni l’ACPI ni le
Sheraton on the Falls, leurs employés ou représentants sont responsables de quelque dommage ou perte
pouvant survenir aux exposants ou aux employés des exposants ou leurs biens sous toute forme. La
souscription à une assurance-responsabilité est la responsabilité des exposants. L’exposant, en acceptant
cette entente, accepte d'indemniser et de décharger l’ACPI et le Sheraton on the Falls de toute
responsabilité ou frais pour tous dommages corporels, résultant de ou en lien avec son affichage.
Annulation
Pour toute annulation de table d’exposant avant le 20 septembre 2016, l’ACPI s’engage à rembourser les
frais de table, moins 25% en frais administratifs. Toute annulation faite après cette date ne sera pas
remboursée, à moins de circonstances aggravantes soutenues par une documentation officielle.
Contacts sur place
Martha Godon, Coordonnatrice du congrès : [email protected]
Sylvianne Kohl, membre du comité organisateur
Edith Bovey, membre du comité organisateur