Convention de partenariat pour la réservation de - Peisey

Convention de partenariat pour la réservation de séjours
Peisey-Vallandry Réservation / hébergeur particulier
Exercice oct. 2013 - septembre 2014
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Convention établie entre l’office du tourisme 73210 Peisey-Vallandry,
représenté par son directeur…………………………………………………
Et
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Ci-après dénommé « l’hébergeur »
1 définitions :
- office du tourisme : association loi 1901
- Peisey-Vallandry Réservation : organisme de tourisme avec autorisation préfectorale, intégré
à l’office du tourisme
- hébergeur : le propriétaire-gestionnaire d’un logement dans la vallée de Peisey-Vallandry
- représentant : le professionnel de Peisey-Vallandry avec lequel l’hébergeur a passé un
contrat « accueil locataire » (dans le cas où il réside hors des cantons de Haute Tarentaise.)
- client : occupant du logement durant la durée du séjour.
2 Objet de la Convention de partenariat
Cette convention définit les termes des relations contractuelles liant l’hébergeur à l’office de
tourisme, au travers de son service spécialisé « Peisey-Vallandry Réservation ». Le but de
cette entente est la commercialisation de séjours .
3 Conditions de commercialisation :
- Adhésion : Pour bénéficier des services de Peisey-Vallandry Réservation, l’hébergeur doit
être propriétaire ou gérant d’un hébergement sis dans la vallée de Peisey-Vallandry, et
adhérent à l’O.T. et à jour de sa cotisation annuelle.
- Durée : La présente convention prend effet à la date de la signature jusqu’au 1er septembre
de l’année suivante
- ouverture : l’hébergeur s’engage à ce que son établissement soit ouvert du début à la fin de
la saison définie par l’OT, en concertation avec tous ses partenaires.
L’hébergeur s’engage à confier des unités à P-V Réservation dès que lui-même a ouvert sa
réservation.
4 les unités d’hébergement :
- descriptif : Peisey-Vallandry Réservation établit un descriptif du (des) logement(s).
La description mentionne au minimum : le plan, l’accès, la localisation, la surface, la nature
et le nombre de pièces, les équipements intérieurs et extérieurs, l’orientation, la vue, le
mobilier, l’électroménager… Le descriptif constituera la base du contrat entre P-V
Réservation et le client. Il est soumis à ratification et signature de l’hébergeur
- normes de sécurité : L’hébergeur déclare que le(s) logement(s), objet(s) de la présente
convention, répond(ent) à toutes les normes de construction, conformité, sécurité, santé
publique ; y compris les équipements ou objets meublants. L’hébergeur s’engage à respecter
toutes les normes en vigueur pour toute la durée de la convention.
Si ces mesures n’étaient pas actualisées ou respectées, l’O.T. décline toute responsabilité ou
recherche de sa responsabilité.
- internet :
P-V Réservation choisit la rubrique dans laquelle votre logement apparaît. En cas de
désaccord, la commission « commercialisation » de l’OT tranchera.
P-V Réservation reste maîtresse du choix des photos utilisées pour assurer la publicité du
logement (éventuellement sur proposition de l’hébergeur) ainsi que de la rédaction des titres
et «phrases d’accroche »
P-V Réservation met en ligne sur son site internet le logement proposé selon les conditions
ci-dessus énumérées. (La présentation sur le site internet se fait au moyen d’un tri aléatoire
géré directement par le logiciel )
5 Les tarifs et leur publication :
- grille de tarifs et publication par Peisey-Vallandry Réservation :
P-V Réservation reçoit de l’hébergeur sa grille de tarifs publics, toutes prestations détaillées.
Elle affiche ce tarif public en tenant compte des prestations comprises ou non ( draps,
assurance etc…) de façon à ce que le client dispose d’éléments de comparaison complets.
Elle peut aussi recevoir une grille promotionnelle. Pour le cas où la promotion s’exprime en
pourcentage de réduction, ce pourcentage sera calculé sur ce tarif public ( commission de P-V
Réservation comprise).
Cette grille promotionnelle ne peut être paramétrée qu’avant l’ouverture de la saison.
Les tarifs seront activés/appliqués sur demande de l’hébergeur quand il le désire.
Internet : P-V Réservation recherche des partenaires sur le web pour améliorer la visibilité
du logement proposé. Elle établit des contrats en ce sens avec certaines plateformes de
revente. L’hébergeur en est averti, il peut ne pas donner son accord. Si un surcoût est à
prévoir, l’accord doit être écrit. Quelque soit le cheminement du client, les conditions de vente
et d’accueil restent celles établies par Peisey-Vallandry Réservation.
- Publication des tarifs par l’hébergeur :
Les tarifs publiés par l’hébergeur doivent être identiques au tarif public communiqués à P-V
Réservation et annoncés par voie de brochure ou tout autre document, ainsi que ceux
annoncés sur le site internet de l’hébergeur.
Les promotions ponctuelles « tout public » affichées sur le site internet de l’hébergeur sont
applicables aux clients qui passent par P-V Réservation sans modification de sa commission.
Si ces promotions sont réservées à une clientèle définie ( anciens clients directs de
l’hébergeur, parution spécifique de l’offre etc…) les conditions de spécificité doivent être très
clairement annoncées avec l’offre ( « réservation directe uniquement »)
Les promotions affichées par l’hébergeur sur le site internet de l’office du tourisme ( bons
plans, coups de projecteurs etc…) sont dans tous les cas applicables intégralement aux clients
de Peisey-Vallandry Réservation
- tarifs aménagés : pour tous les cas de séjours particuliers ( prolongation de séjour, court
séjour, week end, nombre de personnes réduit etc…) Peisey-Vallandry Réservation doit
demander l’accord écrit ( E-mail ou fax ) de l’hébergeur.
6 les prestations annexes :
- prestations proposées par Peisey-Vallandry Réservation :
P-V Réservation propose au client de constituer son séjour « en panier » : il peut ajouter à
l’hébergement des prestations proposées par d’autres partenaires de P-V Réservation. Les prix
de ces prestations sont négociés par P-V Réservation à l’usage exclusif de ses clients. Des
bons d’échanges ou des forfaits de ski peuvent être confiés par P-V Réservation à l’hébergeur
ou son représentant en station, la veille des jours d’arrivée. L’hébergeur (ou son représentant )
s’engage à prendre soin des enveloppes contenant ces documents qui peuvent ne pas être
personnalisés. Il s’engage à les remettre en main propre au client dès son arrivée, au plus tard
le lendemain matin si l’arrivée est très tardive.
7 Le planning :
L’hébergeur s’engage à fournir dès ouverture de ses propres réservations :
- Un planning d’ouverture qui mentionne les périodes confiées à P-V Réservation.
- Modifications : ce planning peut être modifié par l’hébergeur sur le site internet, ou bien par
envoi d’un E-mail ou d’un fax. Dans ce cas, la date et l’heure de prise en compte est celle à
laquelle le service de P-V Réservation accuse réception du document.
S’il s’agit d’un contrat d’allotement, les dates de rétrocession doivent être claires ainsi que les
dates et conditions de stop-ventes.
- litiges : En cas de litige dans le cadre des périodes de disponibilité concédées par
l’hébergeur à P-V Réservation, litige dû au fait que P-V Réservation n’a pas accusé réception
de la modification du planning, l’option ( et à fortiori la réservation) posée par PeiseyVallandry Réservation est toujours prioritaire.
8 Devis, options, réservations, soldes, annulations
Peisey-Vallandry Réservation peut envoyer des devis aux clients et poser des options.
Le client peut réserver directement par internet.
La durée des options est affichée à trois jours. Cette durée peut être prolongée sans préavis
pour de multiples raisons ( retard de courrier, paiement par virement etc…) Le bien fondé de
cette prolongation est entièrement laissé à l’appréciation de P-V Réservation.
L’hébergeur ne peut annuler une option sans l’accord écrit de Peisey-Vallandry Réservation.
Si la réservation est faite directement sur internet, l’hébergeur reçoit automatiquement un avis
standard dont la validité sera confirmée ou infirmée dès l’enregistrement par l’opératrice de PV Réservation.( une erreur d’enregistrement par le client ou N° de carte bancaire non valide
sont toujours possibles…)
Dans tous les cas de figure, le client, même s’il a payé, dispose légalement
d’un délai de rétractation sans frais de 7 jours.
Toute option annulée par P-V Réservation fait l’objet d’une communication (E-mail) à
l’hébergeur.
l’option est confirmée à réception par P-V Réservation de 25 % du loyer. Un avis de
confirmation est immédiatement envoyé à l’hébergeur. L’acompte de 25 % lui est adressé
dans les meilleurs délais, diminué du montant de la commission de P-V Réservation.
Le solde du loyer est réclamé au client au maximum un mois avant son arrivée, (sauf dans le
cas où l’hébergeur autorise le paiement à l’arrivée et le perçoit donc lui-même).
Il est intégralement versé à l’hébergeur dans les meilleurs délais, au plus tard la veille de
l’arrivée du client.
Cas particuliers : les réservations de dernières minutes ( moins d’une semaine avant
l’arrivée) Dans ce cas le client verse l’intégralité du loyer en une fois. Les chèques et
virements ne sont pas acceptés. Le solde peut ne pas être transmis à l’hébergeur
avant l’arrivée du client.
- Annulations :
Annulation du fait du client :
La loi laisse au client un délai de réflexion de 7 jours après son premier paiement. Toute
annulation dans ce cadre se fera sans frais pour le client.
L’hébergeur ne saurait réclamer à P-V Réservation des sommes finalement non perçues.
La date d’annulation est celle de l’accusé de réception par P-V Réservation de la demande
écrite d’annulation ( E-mail ou courrier) du client.
Jusqu’au 30ème jour avant l’arrivée : 30 % du prix total du séjour est dû,
Entre le 30ième et le 15ième jour avant l’arrivée : 50% du total du séjour
Entre le 14ième et le 7ème jour avant l’arrivée : 60% du total du séjour.
Entre le 7ième et le 3ième jour avant l’arrivée : 80 %
Du 3ième avant l’arrivée au jour de l’arrivée : 100 % du total du séjour
Cas particulier : si le client annule et que Peisey-Vallandry Réservation trouve un
client pour le remplacer, l’hébergeur ne percevra pas la part du séjour versée par le
premier client : cette part lui sera restituée par mesure commerciale. L’hébergeur ne
peut percevoir deux fois le loyer pour une même période.
Annulation du fait de l’hébergeur : en cas de force majeure ( sinistre ou autre) si
l’hébergeur ne se trouve pas en mesure de loger le client aux conditions stipulées dans le
contrat, il est à la charge de l’hébergeur de trouver un logement de remplacement, de qualité
au moins égale à celle du logement défaillant. Si la solution trouvée est plus coûteuse que la
première, les frais supplémentaires sont totalement à la charge de l’hébergeur, y compris un
éventuel dédommagement que le client réclamerait. ( montant estimé des préjudices subis et
des frais de recours engagés par les parties. )
9 Accueil et gestion locative :
L’accueil du client, y compris en cas d’arrivée tardive ou autre, la prise d’une caution de
sécurité, le suivi de l’état de l’hébergement, sont à la charge exclusive de l’hébergeur.
Les horaires d’arrivée et de départ des clients doivent être conformes à ceux indiqués dans les
conditions générales de vente adressées aux clients.
Pour les arrivées très tardives, le client doit toujours trouver avec ses clefs un numéro de
téléphone pour joindre un responsable en cas de besoin.
Le logement est proposé pour un nombre défini d’occupants. L’hébergeur est libre de refuser
d’éventuelles personnes imprévues ou de facturer un surcoût, laissé à sa libre appréciation.
La caution de sécurité ( le montant ne doit pas excéder la moitié du loyer ) doit être rendue
au client au plus tard 10 jours après son départ. Cette caution peut être exigée par carte bleue
avant l’arrivée du client uniquement dans le cas d’arrivée tardive organisée.
Il n’est possible de facturer un ménage supplémentaire au client que quand il a omis de faire
le minimum : vider les poubelles, faire sa vaisselle et la ranger, nettoyer le coin cuisine.
L’hébergeur ne peut exiger que le client laisse le logement aussi propre qu’il l’a trouvé.
cas particulier :
l’hébergeur ne réside pas dans les cantons d’Aime ou de Bourg Saint Maurice : il est
tenu de produire auprès de P-V Réservation copie du contrat « accueil locataire »
signé avec un professionnel ( titulaire d’une carte de gestion immobilière de la
préfecture) ayant un bureau d’accueil dans la vallée de Peisey-Vallandry.
Cet établissement ( « le représentant ») assurera l’accueil professionnel des clients,
la remise de clefs, la perception de la caution de sécurité, le suivi de maintenance du
logement, le ménage avant et après le départ de client.
10 réclamations :
Peisey-Vallandry Réservation s’engage à vérifier le bien fondé de toute réclamation qui lui
serait remise par un client et à la transmettre à l’hébergeur dans les plus bref délais.
L’hébergeur s’engage à étudier la réclamation et faire une réponse au client dans un délais de
40 jours après le séjour.
11 Rémunération de Peisey-Vallandry Réservation
La prestation effectuée par P-V Réservation est commissionnée à 15% TTC du prix public
de toutes les prestations vendues. En cas d’annulation, ces 15 % sont retenus sur le montant
des frais d’annulation.
Cette commission peut être réduite sur proposition de P-V Réservation dans le cadre de
promotions.
12 Dénonciation :
Si une dénonciation survient ( par lettre recommandée avec A.R., au plus tard un mois avant
l’échéance de l’année en cours ) les séjours déjà commercialisés devront être honorés par
l’hébergeur même si leur échéance arrive après dénonciation.
Le non respect de la présente convention par l’une ou l’autre des parties entraîne, après un
avertissement notifié par écrit, la rupture du présent contrat.
Convention établie en deux exemplaires.
13 Résiliation, litiges :
Au cas où une partie ne respecterait pas ses obligations contractuelles, l’autre partie
pourra mettre fin au présent contrat après avoir mis en demeure son contractant, par lettre
recommandée avec accusé de réception, de se conformer au contrat et que cette mise en
demeure soit restée infructueuse pendant 8 jours
Les parties font élection de domicile en leur siège social. Tout litige lié à la validité,
l’interprétation, l’exécution ou la résiliation du présent contrat sera de la seule compétence du
tribunal de commerce d’Albertville.
Ce contrat est soumis à la législation française en vigueur
Le directeur de l’office du tourisme
l’hébergeur
Date :
Date :
Signature :
Signature précédée de la
Mention « lu et approuvé «