Règles ALCOA pour les factures fournisseurs

Règles ALCOA pour les factures fournisseurs
Chers fournisseurs, nous souhaitons vous informez que l’enregistrement de vos
factures se fait par voie numérique à l’aide d’un scanner “intelligent”. Pour éviter
tout problème lors de cette étape, nous vous demandons de respecter les règles
suivantes. Le but étant d’enregistrer au plus vite les factures afin qu’elles soient
payées dans les temps.
1. Merci d’utiliser dans la mesure du possible un système d’impression de bonne qualité
2. Dans le cas où les factures contiennent plusieurs pages, merci de ne crocher pas les
feuilles.
3. Dans le cas où les données de votre compagnie (nom, adresse…) inscrites sur la
commande Alcoa ne seraient pas correctes, il faut avertir au plus vite l’acheteur du site
concerné pour qu’il corrige la commande.
4. Le numéro de la commande Alcoa ou celui de la release dans le cas d’une “blanket”
(contrat avec une commande ouverte) doit figurer et être visible sur la première page de la
facture.
Exemple de numéro de commande : 1034321AR line 1-3,
Exemple dans le cas d’une « blanket » : 1030112-release 2.-line 23.
5. Si vous ne connaissez pas le numéro de commande, merci de contacter l’acheteur local
Alcoa. S’il n’existe pas de commande, il faut indiquer sur la facture le nom de la personne
Alcoa qui a commandé verbalement ou contractuellement les biens ou les prestations.
6. Une facture ne doit être liée qu’à une seule commande. Dans la mesure du possible,
chaque ligne de la facture doit correspondre aux lignes inscrites sur la commande.
7.
Chaque facture ne doit contenir qu’un seul numéro de commande même si plusieurs bons
de commandes sont délivrés simultanément à un même fournisseur. Il en est de même
pour les bons de livraisons (1 bon par commande).
8. Les termes de paiement de la facture doivent correspondre à ceux des commandes
ALCOA. S’il y a une différence, merci d’envoyer une demande de modification du terme
de la commande à l’acheteur
9. La facture ne doit faire apparaître que le prix net. Dans le cas d’une promotion ou d’un
geste commercial, merci de retirer le prix original et/ou la réduction potentielle pour éviter
toute confusion.
10. La facture ne doit montrer que les coûts indiqués sur la commande originale d’Alcoa.
Toutes les factures incluant des services ou des biens non décrits dans la commande seront
bloquées pour le paiement.
11. Les informations concernant les biens ou services décrits dans la facture comme la
monnaie, l’unité de mesure et la description des articles doivent être identiques à celles de
la commande.
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Issue Date: 22nd Jan 2014
12. Il est nécessaire de fournir des informations bancaires et des dates de la compagnie
complètes sur la facture. Le numéro de compte (RIB) et les autres dates de la compagnie
(nombre, no. TVA, adresse enregistrée) doivent être le même que celui qui figure dans
notre base Alcoa (sinon le paiement ne pourra pas être effectué). Dans le cas d’un
changement de vos coordonnés bancaires, merci d’attacher une communication claire sur
la facture précisant le nouveau RIB à utiliser.
13. Les factures doivent être éditées uniquement après l’envoi des pièces. Dans le cas de
services de prestation la facture doit concorder avec la feuille de travail approuvée par le
personnel d’Alcoa.
14. Alcoa paie les factures 2 fois par semaine sur un planning défini. Le paiement sera
effectué soit le jour suivant la date théorique de paiement ou soit la veille de la date
théorique de paiement (les paiements effectués après la date théorique dus à l’usage de ce
procédé ne sont pas considérés comme des paiements en retard). Les paiements spéciaux
sont considérés comme des exceptions. Des accords spécifiques peuvent bien sûr être
envisagés avec les fournisseurs.
15. Quand un pre-paiement est nécessaire avant l’envoi des pièces ou le début d’une
prestation, une facture séparée doit être éditée.
16. Merci d’indiquer les codes douanes (HTS) et le poids des pièces à livrer sur les factures
comme l’exige le règlement de l’Union Européenne.
17. Merci de spécifier le nom du site ALCOA pour lequel les services ou pièces ont été livrés
car une entite légale ALCOA peut représenter plusieurs sites de production. Par exemple,
ALCOA TRANSFORMACION DE PRODUCTOS S.L. représente 3 sites : Alicante,
Amorebieta et Madrid.
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Issue Date: 22nd Jan 2014
Adresse de facturation
L’adresse de facturation (écrite sur la facture) doit être celle de l’entité légale d’Alcoa qui est
inscrite sur la commande (si ce n’est pas le cas, les factures ne peuvent être traitées et seront
retournées au fournisseur.
Adresse de livraison
ATTENTION : les adresses postales Hongroises ne concernent que l’adresse de destination
(sur l’enveloppe). L’adresse de facturation doit rester celle du site Alcoa qui a passé la
commande.
Country
CH
Adresse de Facturation
Adresse de livraison
Alcoa Europe Sarl.
ALCOA KOFEM KFT.
31-33 AVENUE GIUSEPPE MOTTA
8050 Székesfehérvár, PO Box/ Pf 352
1202 Geneva
HUNGARY
VAT No: CH2703003
DE
Alcoa Extrusions Hannover,
Zweigniederlassung der ALCOA HOLDING
GMBH
GOETTINGER CHAUSSEE 12-14
Alcoa Extrusions Hannover,
Zweigniederlassung der ALCOA HOLDING
GMBH
GOETTINGER CHAUSSEE 12-14
30453 HANNOVER,
30453 HANNOVER,
DEUTSCHLAND
DEUTSCHLAND
VAT No: DE126638240
DE
FAIRCHILD FASTENERS EUROPE - CAMLOC
GMBH
FAIRCHILD FASTENERS EUROPE - CAMLOC
GMBH
Industriestrasse 6
Industriestrasse 6
65779 Kelkheim
DEUTSCHLAND
65779 Kelkheim
DEUTSCHLAND
VAT No:D E 811265875
DE
FAIRCHILD FASTENERS EUROPE VSD GMBH
FAIRCHILD FASTENERS EUROPE VSD GMBH
Steven 3
31135 Hildesheim-Bavenstedt
Steven 3
31135 Hildesheim-Bavenstedt
DEUTSCHLAND
DEUTSCHLAND
VAT No: DE 115972675
DE
Alcoa Fastening Systems Aichach GmbH
Alcoa Fastening Systems Aichach GmbH
Robert-Bosch-Str. 4
86551 Aichach
Robert-Bosch-Str. 4
86551 Aichach
DEUTSCHLAND
DEUTSCHLAND
VAT No: DE 812 829 512
DE
Alcoa Aluminium Deutschland Inc.
Alcoa Aluminium Deutschland Inc.
STENGLINGSERWEG 65-78
58642 ISERLOHN
STENGLINGSERWEG 65-79
58642 ISERLOHN
DEUTSCHLAND
DEUTSCHLAND
VAT No: DE 118626295
Doc Version: 12
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Issue Date: 22nd Jan 2014
Country
ES
Adresse de Facturation
Adresse de livraison
ALCOA INESPAL S.A.
Alcoa Kofem Kft.
Pedro Teixeira 8
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
28020 Madrid
Hungría
ESPAÑA
VAT No: A28000164
ES
ALCOA INESPAL AVILÉS S.L.
Alcoa Kofem Kft.
Pedro Teixeira, 8
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
28020 Madrid
Hungría
ESPAÑA
VAT No: B86848066
ES
ALCOA INESPAL CORUÑA S.L.
Alcoa Kofem Kft.
Pedro Teixeira 8
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
28020 Madrid
Hungría
ESPAÑA
VAT No: B86848058
ES
ALUMINA ESPAÑOLA S.A.
Alcoa Kofem Kft.
Pedro Teixeira 8
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
28020 Madrid
Hungría
ESPAÑA
VAT No: A36006278
ES
ALUMINIO ESPAÑOL S.A.
Alcoa Kofem Kft.
Pedro Teixeira 8
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
28020 Madrid
Hungría
ESPAÑA
VAT No: A36006260
ES
KAWNEER ESPAÑA SL
KAWNEER ESPAÑA SL
Poligono Industrial Akaborro, s/n
Poligono Industrial Akaborro, s/n
31860 Irurtzun
31860 Irurtzun
Navarra
Navarra
ESPAÑA
ESPAÑA
VAT No: B31026875
ES
ALCOA TRANSFORMACION DE PRODUCTOS S.L.
Alcoa Kofem Kft.
Pedro Teixeira 8
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
28020 Madrid
Hungría
ESPAÑA
VAT no: B83727255
ES
ALCOA INVERSIONES ESPAÑA S.L.
Alcoa Kofem Kft.
Pedro Teixeira 8
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
28020 Madrid
Hungría
ESPAÑA
VAT No: B80543259
Doc Version: 12
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Issue Date: 22nd Jan 2014
Country
FR
Adresse de Facturation
Adresse de livraison
Alcoa Architectural Products S.A.S.
Alcoa Architectural Products S.A.S.
1 RUE DU BALLON
1 RUE DU BALLON
68500 MERXHEIM
68500 MERXHEIM
FRANCE
FRANCE
VAT No: FR 66916220502
FR
ALCOA FIXATIONS SIMMONDS S.A.S.
ALCOA FIXATIONS SIMMONDS S.A.S.
9 Rue des Cressonnières
9 Rue des Cressonnières
72110 Saint Cosme en Vairais
72110 Saint Cosme en Vairais
FRANCE
FRANCE
VAT No: FR 51320443393
FR
ALCOA FRANCE S.A.S.
ALCOA FRANCE S.A.S.
294 CHEMIN DE LAVALETTE
294 CHEMIN DE LAVALETTE
82100 CASTELSARRASIN
82100 CASTELSARRASIN
FRANCE
FRANCE
VAT No: FR 5410125439
FR
HOWMET CIRAL SNC
HOWMET CIRAL SNC
Zone de la Présaie
Zone de la Présaie
53600 EVRON
53600 EVRON
FRANCE
FRANCE
VAT No: FR13306617259
FR
HOWMET S.A.S.
HOWMET S.A.S.
68 à 78 rue du Moulin de cage
Zac des Grandes Prés
92 230 Gennevilliers
14160 Dives Sur Mer
FRANCE
FRANCE
VAT No: FR 32 562 109 801
FR
Kawneer France S.A.S.
Kawneer France S.A.S.
ZI RUE DE LA GARENNE
ZI RUE DE LA GARENNE
34748 VENDARGUES CEDEX
34748 VENDARGUES CEDEX
FRANCE
FRANCE
VAT No: FR 91338431927
FR
Mecaero SNC
Mecaero SNC
Boulevard du Grand Castaing
Boulevard du Grand Castaing
Roques sur Garonne
Roques sur Garonne
31128 PORTET SUR GARONNE
31128 PORTET SUR GARONNE
FRANCE
FRANCE
VAT No: FR 36321774713
Doc Version: 12
5
Issue Date: 22nd Jan 2014
Country
GB
Adresse de Facturation
Adresse de livraison
ALCOA MANUFACTURING (GB) LTD
Alcoa Kofem Kft.
Princess House, Princess Way
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
Swansea
Hungary
SA1 3LW
VAT No: GB 762 3259 28
GB
Kawneer UK Ltd
Alcoa Kofem Kft.
Astmoor Industrial Estate, Astmoor
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
Runcorn
Hungary
Cheshire, WA7 1QQ
VAT No: GB643642244
GB
HOWMET LTD
Alcoa Kofem Kft.
Kestrel Way, Sowton Ind. Estate
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
Exeter
Hungary
Devon
EX2
7LG
VAT No GB140906095
HU
ALCOA KOFEM KFT.
Alcoa Kofem Kft.
Székesfehérvár
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
Verseci u. 1-15.
Hungary
8000
HU10584215
HU
ALCOA WHEEL PRODUCTS EUROPE LTD.
Alcoa Kofem Kft.
Székesfehérvár
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
Verseci u. 1-15.
Hungary
8000
VAT No: HU11117849
IS
Alcoa Fjarðaál sf
Alcoa Kofem Kft.
Hraun 1
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
730 Fjardabyggd
Hungary
ICELAND
VAT No: .520303-4210
IT
Alcoa Trasformazioni Srl
Alcoa Kofem Kft.
Zona Industriale Portovesme
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
09010 Portoscuso (Carbonia-Iglesias)
Hungary
ITALY
VAT No: IT02640570921
IT
Alcoa Servizi Srl
Alcoa Kofem Kft.
Piazza Giuseppe Missori, 2
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
20122 MILANO
Hungary
ITALIA
VAT no: IT00859860157
Doc Version: 12
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Issue Date: 22nd Jan 2014
Country
NL
Adresse de Facturation
Adresse de livraison
Alcoa Nederland BV.
Alcoa Kofem Kft.
Taxandriaweg 12b
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
5142 PA Waalwijk (NL)
Hungary
Netherlands
VAT No: NL 009200794B01
NL
Alcoa Architectuursystemen
Alcoa Kofem Kft. (BCS)
Taxandriaweg 12b
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 802.
5142 PA Waalwijk (NL)
Hungary
Netherlands
VAT No: NL 009200794B01
NO
Alcoa Norway ANS
Alcoa Kofem Kft.
Hoffsveien 65B OSLO
8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf. 352.
303
Hungary
Norway
VAT No: NO929514173
RU
ZAO ALCOA METALLURG RUS
ZAO ALCOA METALLURG RUS
Zavodskaya str.1
Zavodskaya str.1
Belaya Kalitva
Belaya Kalitva
Rostov region
Rostov region
The Russian Federation
RUSSIA
RU-347045
RU-347045
VAT No/ INN/KPP 7709534220/615250001
RU
ZAO ALCOA SMZ
ZAO ALCOA SMZ
29 Alma-atinskaya Str
29 Alma-atinskaya Str
korp. 33/34
korp. 33/34
Samara
Samara
443051
443051
The Russian Federation
The Russian Federation
VAT No/ INN/KPP 6310000160/631050001
Si vous avez des questions ou des problèmes pour respecter ces règles, merci de contacter
votre acheteur Alcoa local.
Les factures qui ne se conforment pas aux exigences ci-dessus, peuvent être retournées ou
l’établissement d’un avoir pourra vous être demandé. Alcoa n'assume aucune
responsabilité pour les retards de paiement résultant de telles actions ni du fait des
processus de paiement Alcoa définis dans ce document et ne saurait en aucun cas accepter
une quelconque pénalité en raison de retard de paiement.
Veuillez trouver le lien suivant pour voir les dates de paiement d’Alcoa et l’étalement:
http://www.alcoa.com/global/en/about_alcoa/sell/info_page/eu_suppliers.asp
Comment obtenir de façon simple des informations relatives aux paiements des
factures ?
Doc Version: 12
7
Issue Date: 22nd Jan 2014
Alcoa direct est un outil qui permet aux fournisseurs d’Alcoa d’avoir accès par
l’intermédiaire d’un site web aux informations concernant l’enregistrement et le paiement
des factures.
Nous encourageons les fournisseurs d’Alcoa à utiliser cet outil pratique au lieu d’utiliser
le téléphone.
Si vous souhaitez utiliser ce site web, aller sur www.alcoadirect.com et sélectionner
l’option “Register here now” ou aller directement dans la page d’enregistrement en ligne:
www.alcoa.com/global/en/about_alcoa/alcoadirect_register_select.asp
Chaque fournisseur n’aura accès qu’à ses propres donnés.
Notification de Versement
Il est également possible de vous envoyer les avis de virement par email. Pour activer
ce service, merci d’envoyer un mail à l’adresse suivante
[email protected]
Le service client est également à votre écoute pour la résolution des problèmes liés
aux factures bloquées dans le système (support en anglais et français).
Merci d’envoyer un mail à l’adresse suivante
[email protected]
Doc Version: 12
8
Issue Date: 22nd Jan 2014