GROUPE DE TRAVAIL DLU GROUPE DE TRAVAIL DLU
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GROUPE DE TRAVAIL DLU GROUPE DE TRAVAIL DLU
Retour sur les groupes de travail GROUPE DE TRAVAIL DLU Territoire de santé III Dominique LEHMANN Carine PAILLER-PRADEAU Séminaire régional Parcours des personnes âgées Objectifs et déroulé de l’atelier Objectifs - Partager ce qui a été fait - Recueillir les avis pour enrichir et objectiver le travail - Echanger sur la pertinence de mettre en œuvre les différentes actions Le déroulé - Tour de table sur les motivations du choix - Présentation de la méthodologie - Présentation du plan d’actions Séminaire régional Parcours des personnes âgées 2 Vos attentes Tour de table Séminaire régional Parcours des personnes âgées 3 Les objectifs du groupe de travail Fixés par la lettre de mission du 18 juin 2014 - Analyser les causes du mésusage du DLU - En EHPAD - En établissement de santé Identifier les leviers d’actions permettant d’améliorer l’utilisation systématique du DLU Mettre en œuvre des actions d’amélioration Proposer des indicateurs de suivi et leurs modalités de recueil A l’issue de l’évaluation du dispositif et s’il s’avère concluant, participer à son déploiement Séminaire régional Parcours des personnes âgées 4 Organisation des travaux / composition du groupe Les travaux se sont déroulés au sein d’un groupe de travail pluridisciplinaire accompagné par un cabinet de consultant, le cabinet ADVIMED. Les membres du groupe sont les suivants : M. Dominique LEHMANN Dr Carine PAILLER-PRADEAU Mme Sylvie DESON Mme Isabelle MASSON Mme Laure-Amandine COUDREUSE Dr Yannick GOTTWALLES Séminaire régional Parcours des personnes âgées Directeur CDRS - Colmar Chef de service des Urgences Hôpital de Sélestat Cadre de santé des Urgences Cadre de santé EHPAD Stoltz-Grimm à ANDLAU Directrice EHPAD intercommunal du canton de Villé Chef de service des Urgences Hôpitaux Civils de Colmar 5 Méthodologie La méthode permettant de poser le diagnostic de mésusages s’est rapidement orientée vers un système d’enquête : Une enquête au sein des services d’Urgences des Hôpitaux du Territoire 3 (cf diapositive suivante). Cette enquête a permis d’échantillonner 60 admissions provenant d’EHPAD et a mis en évidence : - Que 74% des patients arrivent aux Urgences avec un DLU officiel (41 %) ou équivalent (diversité des systèmes d’information) ; - Que les DLU sont presque toujours correctement remplis avec les renseignements nécessaires (traitements en cours, personne à prévenir…), mais les urgentistes ont mis en exergue l’absence de deux informations essentielles : - Le motif de l’adressage - Les dernières prises de médicaments effectives Séminaire régional Parcours des personnes âgées 6 Séminaire régional Parcours des personnes âgées 7 Méthodologie /2 La deuxième partie du travail a consisté en des entretiens avec les directeurs et cadres d’EHPAD. Ces entretiens ont fait ressortir différents types de situation : - Il existe une différence importante dans l’organisation du départ à l’hôpital selon que l’établissement dispose d’infirmier de nuit ou pas. - Il existe de même une grande différence selon que le départ est organisé pendant les heures de présence d’un médecin ou pas. - Certains EHPAD n’ont pas de dossier de soins informatisé. Les problèmes les plus importants signalés par les EHPAD sont ces problématiques de compétences, mais aussi la mise à jour du dossier médical selon l’implication des médecins traitants. - Sont également évoqués, les problèmes de permanence des soins et du centre 15, ainsi que la sécurisation physique du DLU pendant le transfert, à l’arrivée aux urgences, dans la transmission, au service d’hospitalisation finale. - Les EHPAD attendent des améliorations sur l'information concernant les sorties des patients Séminaire régional Parcours des personnes âgées 8 Méthodologie /3 Dans son ensemble, l’enquête peut être reproduite par le logigramme suivant : Séminaire régional Parcours des personnes âgées 9 Les enjeux Optimisation de la couverture médicale et soignante des EHPAD EPHAD Sécurisation du circuit physique du DLU SAMU DLU Amélioration du retour d’information vers les EHPAD Amélioration des processus internes des EHPAD Unité d’hospitalisation Urgences Poursuite et optimisation de l’informatisation du dossier MT Séminaire régional Parcours des personnes âgées Information et motivation des MT 10 Priorisation 1. Organisation interne des EHPAD : - Protocole - Outil / modalité d’autodiagnostic de la qualité du DLU par chaque EHPAD ; démarche qualité / EPP / mesurer la qualité du DLU - Communication 2. Protocolisation du recours à la PDS 3. Retour d’informations vers les EHPAD 4. Informatisation : problème de l’informatisation du dossier soignant, non effective dans de nombreux EHPAD 5. Information des médecins traitants : - Inciter à la création du DMP - Informer sur les protocoles existants 6. Information des MT ; piqûre de rappel sur le DMP à ajouter Séminaire régional Parcours des personnes âgées 11 Temps d’échanges Retour sur la thématique, avis et commentaires : Méthodologie suivie et analyses effectuées Priorisation des actions Expériences similaires Séminaire régional Parcours des personnes âgées 12 Présentation du plan d’actions Sous-projet n°1 : Information/motivation des médecins traitants N° Action Identifiant de l’étape Information des MT à distance A1 Information des MT en présentiel A2 Contenu Responsable Elaboration de courriers ARS Alsace électroniques et/ou papier expliquant le lien entre dossier médical, dossier patient et DLU et donnant de l’information sur la démarche Information / formation à l’usage du dossier des institutions dans lesquels ils interviennent ainsi qu’aux motifs médicaux-légaux de cette contrainte lors de réunions de coordination Séminaire régional Parcours des personnes âgées Directions d’établissement Personnes impliquées Pilotes du projet Groupe de travail Médecins coordonnateurs Direction des établissements Date de début Date de fin 1er mars 2015 Juin 2015 Septembre 2015 Juin 2016 13 Présentation du plan d’actions Sous-projet n°2 : Amélioration processus interne des EHPAD N° Action Identifiant de l’étape Protocolisation A1 Formation Contenu A3 Pérennisation A4 Personnes impliquées Coordonnateurs cadres de santé et infirmières régulateurs du SAMU Direction des établissements Etablissement de protocoles de préparation de l’appel au 15 et de préparation des transferts à usage des soignants Directions d’établissement Formation des AS des EHPAD Directions d’établissement Médecins coordonnateurs Mise en place d’un dispositif de traçabilité de la mise en œuvre du protocole Directions d’établissement Coordonnateurs cadres de santé et infirmières Intégration de cette formation dans le processus d’accueil et d’accompagnement des nouveaux soignants Directions d’établissement Coordonnateurs, cadres de santé et infirmières A2 Evaluation Responsable Séminaire régional Parcours des personnes âgées Date de début Date de fin 1er mars 2015 Juin 2015 Septembre 2015 Décembre 2015 En routine à partir de janvier 2016 En routine à partir de janvier 2016 14 Présentation du plan d’actions Sous–projet n°3 : Sécurisation du circuit physique du DLU N° Action A1 A2 A3 Identifiant de l’étape Information des personnels assurant les transports des personnes Contenu Responsable Elaboration de courriers électroniques et/ou papier expliquant l’importance d’acheminer et transmettre le DLU et donnant de l’information plus globale sur les contraintes liées au transfert de ce type de personnes (effets personnels, documents, etc. ARS Alsace Vérification du transfert du DLU des urgences aux services destinataires finaux Intégration de cet item dans la check-list de sortie des urgences Chefs de service des urgences de Colmar et de Sélestat Information/Form ation des praticiens et équipes des services d’hospitalisation Information/Formation sur l’existence, le contenu et l’intérêt du DLU pour les personnels soignants Information en CME pour les médecins Séminaire régional Parcours des personnes âgées Personnes impliquées Pilotes du projet Médecins coordonnateurs Médecins et cadres des urgences Service qualité Médecins urgentistes Date de début 1er mars 2015 Date de fin Juin 2015 En routine après activation du dispositif 2ème trimestre 2015 15 Présentation du plan d’actions Sous–projet n°4 : Poursuite et optimisation de l’informatisation du dossier N° Action Identifiant de l’étape Affinement du cahier des charges du DLU Responsable Personnes impliquées Ajouter au cahier des charges Espace pour motif du transfert Espace pour derniers traitements effectivement pris Et adaptation mise en page (informations utiles aux urgences groupées en page 1) ARS Alsace & GCS e-santé Alsace Groupe de travail Information des éditeurs de logiciel Information réalisée par l’Agence (courrier) ARS Alsace Pole Appui à la Performance et Gestion des Risques diffusion Diffusion aux établissements du modèle papier du DLU modifié avec protocole d’utilisation ARS Alsace Contractualisation avec les prestataires sur ce point Direction des établissements A1 A2 Contenu A3 contractualisation A4 Séminaire régional Parcours des personnes âgées Date de début Date de fin 1er juin 2015 Fin juin 2015 Septembre 2015 Septembre 2015 Septembre 2015 Décembre 2015 Après envoi information par ARS En routine au fur et à mesure des contractualisations Groupe de travail Direction des établissements 16 Présentation du plan d’actions Sous–projet n°5 : Optimisation de la couverture médicale et soignante des EHPAD N° Action Identifiant de l’étape Protocolisation A1 Incitation A2 Contenu Responsable Protocoliser le recours à la PDS médicale afin que ce soit systématiquement le premier niveau d’action en cas de besoin (jusqu’à minuit) Direction des établissements Coordonnateurs Cadres de santé et infirmières Direction des établissements Inciter les établissements de petite taille à mutualiser les ressources infirmières qui pourraient être créées pour augmenter le taux de couverture de leurs unités ARS Alsace DAPAH (Département de l’autonomie et des personnes âgées et handicapées) Séminaire régional Parcours des personnes âgées Personnes impliquées Date de début 1er juin 2015 Date de fin Septembre 2015 A partir de la création des postes 17 Présentation du plan d’actions Sous-projet n°6 : Amélioration du retour d’information vers les EHPAD N° Action Identifiant de l’étape Protocolisation A1 Formation A2 Evaluation Contenu A4 Personnes impliquées Date de début Date de fin Etablissement de documents et de protocoles de liaison urgences -> EHPAD Chefs de service des urgences de Colmar et de Sélestat Pilotes du projet Médecins et cadres des urgences Juin 2015 Juin 2015 Information/Formation des équipes des urgences (médecins y compris) expliquant l’importance et les modalités d’une démarche coordonnée et anticipée avec les établissements d’hébergement Chefs de service des urgences de Colmar et de Sélestat Pilotes du projet Médecins et cadres des urgences Juin 2015 Juin 2015 Mise en place d’un dispositif de traçabilité de la mise en œuvre du protocole Chefs de service des urgences de Colmar et de Sélestat Directions d’établissement Cellules qualité Intégration de cette formation dans le processus d’accueil et d’accompagnement des nouveaux arrivants Chefs de service des urgences de Colmar et de Sélestat Pilotes du projet Médecins et cadres des urgences A3 Pérennisation Responsable Séminaire régional Parcours des personnes âgées En routine après formation information des personnels En routine après installation du processus 18 Point d’avancement du plan d’actions Il a été convenu que le premier sous-projet à mettre en œuvre serait la protocolisation du départ à l’hôpital. Sur la base du groupe DLU, un nouveau groupe de travail a été constitué qui propose une première version du sous-projet n°2 : « Protocolisation du départ à l’hôpital à partir d’un EHPAD » Séminaire régional Parcours des personnes âgées 19 Perspectives Perspectives de déploiement On peut considérer comme viable 80% du plan d’action déployé d’ici la fin d’année 2015 à l’échelle territoriale … qu’en est-il à l’échelle régionale ? Echanges avec la salle - Critiques, limites - Suggestions, facteurs clefs de succès - Comment favoriser l'appropriation de la problématique ? - quels changements de pratiques, changement culturel, - quels points de blocage et comment les identifier...) Séminaire régional Parcours des personnes âgées 20 Exemples de protocolisation Séminaire régional Parcours des personnes âgées 21 Séminaire régional Parcours des personnes âgées 22 Séminaire régional Parcours des personnes âgées 23 Séminaire régional Parcours des personnes âgées 24 Un compte-rendu vous sera transmis dans les prochaines semaines. Merci pour votre participation Séminaire régional Parcours des personnes âgées 25 Restitution ateliers Comment améliorer l’usage du DLU ? Groupe de travail piloté par M. Lehmann et Dr PaillerPradeau – Territoire de santé 3 Séminaire régional Parcours des personnes âgées Général Le DLU, un dispositif existant (et effectif) fixé par circulaire de mai 2008 Un document à l’interface entre plusieurs acteurs autour de la personne âgée en EHPAD Besoin d’efficience et d’articulation dans l’utilisation Besoin de communication autour du dispositif et de bonnes pratiques partagées Accord sur le diagnostic établi : - Intérêt fort pour la problématique - Diversité d’acteurs qui se sentent concernés : EHPAD, services des urgences, médecins coordonateurs ou libéraux, SAMU, HAD, SSIAD, services ambulatoires… Des enjeux mis en lumière à chaque étape du parcours du résident entre le domicile EHPAD et le service des urgences Séminaire régional Parcours des personnes âgées 27 Enjeux repérés lors des ateliers Mise à jour et complétude des dossiers de soins informatisés Optimisation de l’informatisation des EHPAD Rationalisation des départs vers les urgences Un transfert = un DLU Utilisation du DLU à l’hôpital Coordination autour de la sortie d’hospitalisation Séminaire régional Parcours des personnes âgées 28 Analyse des enjeux repérés lors des ateliers Mise à jour et complétude des dossiers de soins informatisés Problématique Information et motivation des médecins traitants Limites/difficultés Prise en main de différents logiciels de soins Responsabilité de la tenue du dossier du résident : médecin coordonnateur ou traitant ? Facteurs de succès Synthèse médicale annuelle valorisée Convention EHPAD/médecins traitants comprise et signée Interface compatible logiciel EHPAD/cabinet Pistes de travail ou articulation avec l’existant Commission gérontologique médicale organisée par le médecin coordonnateur Visiteur VRP auprès des médecins traitants Séminaire régional Parcours des personnes âgées Optimisation de l’informatisation des EHPAD Problématique Ajouts d’informations sur la fiche DLU dans les dossiers informatisés : motif du transfert (attention il ne s’agit pas du diagnostic médical, rôle pouvant donc être assumé par une AS), dernière prise médicamenteuse, directives anticipées Limites/difficultés Diversité des logiciels de soins Informatisation de l’EHPAD en cours Facteurs de succès Droit d’accès pour tous les soignants à la fiche DLU du logiciel de soins Standardisation des logiciels de soins Pistes de travail ou articulation avec l’existant Articulation avec le E-Santé Alsace DMP pour tous les résidents 29 Analyse des enjeux repérés lors des ateliers Rationalisation des départs vers les urgences Problématique Protocolisation du départ d’hospitalisation d’urgence Formation des soignants en EHPAD à l’appel pour urgence Optimisation de la couverture médicale et soignante des EHPAD Autres : Télémédecine ; ECG dans les EHPAD Limites/difficultés Permanence des soins entre 20h et minuit : articulation médecin de garde ou SAMU Définition des termes d’urgence vitale et d’hospitalisation en urgence Absence de ressources infirmières au sein des EHPAD la nuit Imprécision dans le DLU actuel (motif de transfert, dernière prise médicamenteuse) Directives anticipées non connues ou non communiquées Facteurs de succès Protocole et check list de départ pour urgence connue de tous les acteurs Hot line pour les veilleuses de nuit vers le médecin régulateur IDE mutualisée mobile entre plusieurs EHPAD ECG dans chaque EHPAD Pistes de travail ou articulation avec l’existant Travail sur le SROMS PA - IDE de nuit Articulation avec E-Santé Alsace Investissement en EHPAD dans des ECG Séminaire régional Parcours des personnes âgées 30 Analyse des enjeux repérés lors des ateliers Coordination autour de la sortie d’hospitalisation Un transfert, un DLU Utilisation du DLU à l’hôpital Problématique Sécurisation du circuit physique du DLU Information et formation des SAMU, pompiers… Problématique Transfert d’information entre les services des urgences et les unités d’hospitalisation dans une logique de continuité du parcours Problématique Amélioration du retour d’informations vers les EHPAD Limites/difficultés Permanence des soins entre 21h et minuit : médecin de garde ou SAMU ? Non appropriation du DLU Limites/difficultés Articulation entre prise en charge sanitaire et accompagnement médico-social Limites/difficultés cf. Groupe de travail Parcours PA n°2 Facteurs de succès Protocole et check list de départ pour urgence connue de tous les acteurs Facteurs de succès Transmission d’un DLU complet et contenant les informations utiles par les EHPAD Un appel entre soignants hôpital/EHPAD Pistes de travail ou articulation avec l’existant Formation et information de tous: SAMU, transporteurs, ambulanciers, pompiers… Pistes de travail ou articulation avec l’existant Protocolisation de l’utilisation du DLU entre les services des urgences et unités d’hospitalisation Séminaire régional Parcours des personnes âgées Facteurs de succès Protocole et check list de sortie des urgences (proposition de Dr Lehmann de constituer un groupe de travail sur ce thème) Pistes de travail ou articulation avec l’existant Groupe de travail Parcours PA n°2 31 Perspective de généralisation du protocole DLU EHPAD Le groupe de travail propose la transmission aux EHPAD d’un protocole type (perspective s d’échanges bonnes pratiques), et son appropriation par les équipes soignantes. Avec les modifications suivantes: - Définir les termes : urgence vitale, hospitalisation en urgence - Dans l’étape « appeler le 15 », s’assurer de l’urgence vitale avec - le médecin régulateur Dans l’étape « déplacement du 15 : préparer les documents », ajouter « les directives anticipées » Autres perspectives de généralisation : Inscrire un objectif relatif à l’hospitalisation en urgence dans les conventions tripartites Envoyer le protocole aux services des urgences (objectif : que les acteurs aient le même degré d'information) Séminaire régional Parcours des personnes âgées 32 Autres échanges (projets convergents, mises en relation, nouveaux axes de travail émergents) Articulation et définition des prises en charge entre SSR et HTU à clarifier Axe de travail régional sur la fin de vie des résidents en EHPAD à mettre en place Permanence des soins et articulation médecin de garde / SAMU à clarifier Information large autour du DLU notamment avec la psychiatrie gérontologique Séminaire régional Parcours des personnes âgées 33