Déclaration et étalement des montants de rétroactivité relatifs à l

Communiqué-retraite
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Déclaration et étalement des montants de
rétroactivité relatifs à l’équité salariale
Aux directrices et
aux directeurs des ressources humaines
Madame,
Monsieur,
L’entente sur l’équité salariale conclue en juin 2006 prévoit des ajustements salariaux
rétroactifs au 21 novembre 2001 pour certaines catégories d’employés. Vous devez
verser aux employés concernés par l’équité salariale les montants de rétroactivité qui
découlent de cette entente.
Étant donné le grand nombre de personnes touchées par l’équité salariale et l’impact
des montants de rétroactivité sur le salaire admissible, donc sur la rente de retraite, la
Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA) a prévu
deux opérations spéciales :
1. la déclaration des montants de rétroactivité relatifs à l’équité salariale;
2. l’étalement des montants de rétroactivité relatifs à l’équité salariale. Cette nouvelle
mesure découle de discussions entre le gouvernement et les représentants de ses
employés.
Toutefois, si vous avez versé les montants de rétroactivité relatifs à l’équité salariale en
2006, vous n’êtes pas concerné par ces deux opérations, ne tenez donc pas compte
de ce communiqué. Ces montants doivent figurer comme à l’habitude, dans la
déclaration annuelle de l’année où ils ont été versés, soit 2006.
Veuillez noter que nous avons déjà transmis l’information relative à la déclaration et à
l’étalement des montants de rétroactivité à certains centres traiteurs1. Si vous faites
appel à l’un d’entre eux pour produire votre déclaration annuelle, assurez-vous qu’il
est en mesure de répondre à notre demande.
1. GRICS, SAGIP, Médisolutions inc., SRIC, Société de programmation COBA inc., LOGIBEC.
475, rue Saint-Amable
Québec (Québec) G1R 5X3
www.carra.gouv.qc.ca
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1. La déclaration des montants de rétroactivité
Parmi les personnes qui recevront un montant de rétroactivité, certaines sont
retraitées et s’attendent à ce que la CARRA recalcule leur rente pour tenir compte du
montant qu’elles auront reçu, et ce, dans un court délai. C’est pourquoi nous avons
prévu une opération spéciale qui nous permet d’obtenir de votre part les données qui
nous sont nécessaires pour répondre aux attentes de ces retraités.
Voici quelques précisions au sujet de la déclaration des montants de rétroactivité
relatifs à l’équité salariale.
Le form ul ai re à remp li r
Pour déclarer les montants de rétroactivité relatifs à l’équité salariale, veuillez utiliser
le formulaire que vous utilisez habituellement pour faire votre déclaration annuelle à la
CARRA. Il s’agit du formulaire « Déclaration annuelle de l’employeur » (218). Si vous
produisez cette déclaration :
♦ Manuellement
Vous trouverez une version Word de ce formulaire dans la section « Formulaires »
du site Internet de la CARRA (www.carra.gouv.qc.ca). Vous pouvez le remplir à
l’écran et l’imprimer sur toute imprimante reliée à un micro-ordinateur.
♦ À l’aide d’un système informatique
Vous pouvez aussi utiliser le même mode de transmission de vos données que celui
que vous utilisez pour produire votre déclaration annuelle.
Nous joignons à ce communiqué le « Guide de la déclaration des montants de
rétroactivité relatifs à l’équité salariale ».
Le s per son ne s à l’é gard de squ el les vo us dev ez fa i re u ne
d éc la ra t ion
Cette opération vise à corriger les rentes des retraités qui recevront un montant de
rétroactivité relatif à l’équité salariale. Toutefois, nous savons que vous pouvez
difficilement identifier les personnes qui sont à la retraite. C’est pourquoi nous vous
demandons de faire une déclaration uniquement pour les personnes qui répondent aux
trois critères suivants :
1. la personne a reçu un montant de rétroactivité relatif à l’équité salariale; et
2. elle est née avant le 1er janvier 1956; et
3. elle n’était plus à votre service à la date de début de la première période de paie de
l’année 2007.
Exemple : Votre première paie de 2007 couvre la période du 21 décembre 2006 au
3 janvier 2007.
Scénario A : l’employé a quitté son emploi avant le 21 décembre 2006 : vous devez
faire une déclaration pour cette personne si elle répond aux critères 1 et 2;
Scénario B : l’employé a quitté son emploi après le 20 décembre 2006 : vous ne
faites pas de déclaration pour cette personne. (Voir le dernier paragraphe de la
page 4 de ce communiqué à ce sujet).
Malgré ce qui précède, si l’application des critères 2 et 3 est impossible ou trop
complexe, nous accepterons une déclaration de l’ensemble des personnes à qui vous
avez versé un montant de rétroactivité.
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La dat e li mi te de p rodu ction
Pour nous permettre de corriger les rentes de retraite en paiement le plus rapidement
possible, nous vous demandons de nous transmettre vos données d’ici le 1er juin
2007 à l’adresse suivante :
Commission administrative des régimes
de retraite et d’assurances
Direction de l’assistance aux opérations
475, rue Saint-Amable, 5e étage
Québec (Québec) G1R 5X3
La pé riode couve rt e par la d éclara t ion
La période sur laquelle le montant de rétroactivité relatif à l’équité salariale doit être
déclaré débute au plus tôt le 21 novembre 2001 et se termine au plus tard à la date de
fin de la dernière période de paie de 2006.
Le s co ti sa tio ns à r et en ir su r l es mon tan t s de r ét roa ct iv it é
Nous vous rappelons que les montants de rétroactivité sont cotisables dans l’année où
ils sont versés. Toutefois, ils ne sont pas cotisables s’ils se rapportent à une
rémunération qui n’est pas utilisée pour le calcul d’une rente, telle que des heures
supplémentaires ou des primes. Prenez note que les intérêts que vous payez à vos
employés sur les montants de rétroactivité relatifs à l’équité ne sont pas
cotisables.
D’autres montants de rétroactivité ne sont pas cotisables mais doivent toutefois être
déclarés, car ils sont utilisés pour le calcul d’une rente. Il s’agit d’un montant de
rétroactivité:
♦ qui se rapporte à une période pendant laquelle la personne était en congé de
maternité; ou
♦ qui se rapporte à une période pendant laquelle la personne était admissible à
l’assurance salaire; ou
♦ qui est versé à une personne qui a déjà atteint 35 années de service pour le
calcul de sa rente de retraite.
Par conséquent, nous vous demandons de déclarer distinctement sur le formulaire 218
les montants de rétroactivité qui se rapportent à ces périodes dans les cases prévues à
cette fin.
C er tai nes si tua t ion s ex ige nt u n tra it emen t par t icul ie r
La façon de déclarer les montants de rétroactivité exige un traitement particulier dans
le cas du participant qui, conformément à ses conditions de travail, continue de cotiser
pendant l’une des mesures ou des événements suivants :
♦ le départ progressif;
♦ l’aménagement et la réduction du temps de travail;
♦ l’absence sans salaire de 30 jours civils consécutifs ou moins, ou l’absence à
temps partiel dont le pourcentage est égal ou inférieur à 20 %;
♦ l’absence sans salaire qui est prévue dans certaines conditions de travail;
♦ le congé d’adoption (depuis le 1er janvier 2006).
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Comme le participant continue de cotiser pendant ces événements, le salaire qu’il n’a
pas reçu et qui correspond à la réduction du temps de travail doit être ajouté à la case
« Salaire cotisable » de votre déclaration annuelle.
Par conséquent, si vous versez un montant de rétroactivité à une personne qui s’est
prévalue de l’une de ces dispositions, vous devez déclarer le montant qu’elle a
effectivement reçu plus celui qu’elle aurait reçu si elle ne s’en était pas prévalue. Ceci
implique :
♦ que le montant de rétroactivité à déclarer sera supérieur au montant réellement
versé (sauf si la personne a reçu un montant de rétroactivité qui se rapporte à
une rémunération qui n’est pas cotisable comme les heures supplémentaires);
et
♦ que le participant devra payer des cotisations sur ce montant et non pas
seulement sur le montant reçu.
Vous trouverez des exemples de ces situations aux pages 4, 5 et 6 du « Guide de la
déclaration des montants de rétroactivité relatifs à l’équité salariale ».
La co ns e rvat io n de s d o n né e s
Veuillez conserver les données que vous nous transmettrez, car vous devrez les inclure
dans votre déclaration annuelle 2007 en mars 2008.
P o u r a jo u te r le nom d ’u ne p e rso nne à v o t re d é c la ra ti o n i ni t ia l e
ou po ur cor ri ger u ne don né e dé jà tra nsm i se à la CARRA
Après avoir déclaré les montants de rétroactivité à la CARRA si :
♦ vous désirez ajouter une déclaration, vous devez utiliser le formulaire
« Déclaration annuelle de l’employeur » (218). Vous pouvez utiliser la même
méthode de transmission que celle que vous avez utilisée lors de votre
déclaration initiale;
♦ vous désirez corriger une donnée déjà transmise, vous devez utiliser le
formulaire « Demande de correction à une participation à un régime de retraite »
(291). Ce formulaire se trouve dans la section « Formulaires » du site Internet de
la CARRA (www.carra.gouv.qc.ca).
L e s re tra i t é s d o n t la r e n te e st m ise en paiement après le début
d e la prem ière périod e de pa ie de l’année 2007
Si vous versez un montant de rétroactivité à une personne qui a pris sa retraite après
le début de votre première période de paie de l’année 2007 et que les renseignements
d’ordre financier que vous avez inscrits sur le formulaire « Demande de rente de
retraite » (079) ne comprennent pas le montant de rétroactivité, vous devez remplir le
formulaire « Demande de correction à une participation à un régime de retraite » (291)
pour que la CARRA corrige le montant de la rente de cette personne.
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U n e p er so n ne r ess o u rc e
Pour répondre à vos questions concernant la déclaration des montants de rétroactivité
relatifs à l’équité salariale, vous pouvez communiquer avec Mme Danielle Levesque de la
Direction de l’assistance aux opérations au 418 644-5191.
2. L’étalement des montants de rétroactivité
Pour que les salaires admissibles annuels des personnes qui recevront un montant de
rétroactivité soient identiques à ceux qu’elles auraient eus si leur montant leur avait
été versé chaque année, nous vous demandons d’étaler sur la période du
21 novembre 2001 à la date de fin de votre dernière période de paie de l’année
2006 les montants de rétroactivité relatifs à l’équité que vous leur verserez. Cette
répartition doit se faire sur chaque année civile visée par l’entente.
Voici quelques précisions au sujet de l’étalement des montants de rétroactivité relatifs
à l’équité salariale.
Le form ul ai re à remp li r
Pour étaler les montants de rétroactivité relatifs à l’équité salariale, nous avons préparé
un formulaire spécial que nous joignons à ce communiqué. Il s’agit du formulaire
« Étalement des montants de rétroactivité relatifs à l’équité salariale » (301). Si vous
produisez cette déclaration d’étalement :
♦ Manuellement
Vous trouverez le formulaire spécial en version Word dans la section
« Formulaires » du site Internet de la CARRA (www.carra.gouv.qc.ca). Vous
pouvez le remplir à l’écran et l’imprimer sur toute imprimante reliée à un
micro-ordinateur.
♦ À l’aide d’un système informatique
Vous pouvez utiliser le même mode de transmission de vos données que celui
que vous utilisez pour produire votre déclaration annuelle. Vous trouverez le
« Guide pour la transmission électronique de l’étalement des montants de
rétroactivité relatifs à l’équité salariale » dans la section « Documentation » du
site Internet de la CARRA (www.carra.gouv.qc.ca).
Nous joignons à ce communiqué le « Guide de l’étalement des montants de rétroactivité
relatifs à l’équité salariale ».
Le s per son ne s à l’é gard de squ el les vo us dev ez éta le r le mon tan t
d e ré troact iv ité
Le nom de toutes les personnes à qui vous verserez un montant de rétroactivité relatif
à l’équité salariale doit figurer sur le formulaire 301.
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La dat e li mi te de p rodu ction
Nous vous demandons de nous transmettre vos données d’ici le 31 décembre 2007 à
l’adresse suivante :
Commission administrative des régimes
de retraite et d’assurances
Direction de l’assistance aux opérations
475, rue Saint-Amable, 5e étage
Québec (Québec) G1R 5X3
La pé riode couve rte par l’étalemen t
La période sur laquelle le montant de rétroactivité relatif à l’équité salariale doit être
étalé débute au plus tôt le 21 novembre 2001 et se termine au plus tard à la date de
fin de la dernière période de paie de 2006. Si un montant chevauche les années 2006
et 2007, il fera partie de votre déclaration annuelle 2007.
De plus, le montant de rétroactivité à étaler est basé sur les modifications apportées
aux dernières échelles salariales.
Par conséquent, attention aux situations où un rajustement salarial rétroactif aurait
déjà eu lieu. À titre d’exemple, si le taux horaire d’un employé en 2001 était de 10,00 $
et qu’en 2004 ce taux est passé à 12,00 $, et ce, rétroactivement à 2001, le montant de
rétroactivité doit être basé sur le montant qui s’ajoute à 12,00 $ et non à 10,00 $ mais
il doit être étalé sur les années 2001, 2002 et suivantes.
La co ns e rvat io n de s do n né e s
Veuillez conserver le montant inscrit dans la case « Montant total de la rétroactivité »,
car vous devrez le répartir pour l’ajouter aux données inscrites dans les cases :
« Salaire cotisable », « Salaire après 35 années », « Salaire-congé de maternité » et
« Salaire exonéré » de votre déclaration annuelle 2007 que vous nous transmettrez le
1er mars 2008.
P o u r a jo u te r le nom d ’u ne p e rso nne à v o t re d é c la ra ti o n i ni t ia l e
s ur l ’é ta le m e n t o u p o u r co rr ig e r u ne d o n né e d é jà tra ns m i se à la
CARRA
Si après avoir transmis à la CARRA le formulaire « Étalement des montants de
rétroactivité relatifs à l’équité salariale », vous désirez ajouter le nom d’une personne
ou corriger une donnée déjà transmise, veuillez utiliser le formulaire « Étalement des
montants de rétroactivité relatifs à l’équité salariale » (301) pour nous en informer.
U n e p er so n ne r ess o u rc e
Pour répondre à vos questions concernant l’étalement des montants de rétroactivité
relatifs à l’équité salariale, vous pouvez communiquer avec Mme Louise Bouffard de la
Direction de la refonte des opérations au 418 646-1725.
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Nous sommes conscients du travail additionnel que ces exigences représentent pour
vous et nous vous remercions de votre précieuse collaboration.
Nous vous saurions gré de faire part le plus rapidement possible du contenu de ce
communiqué à tous les responsables de la gestion des avantages sociaux et des
services financiers ainsi qu’à tous les utilisateurs du Guide d’administration de votre
organisme.
Le vice-président aux services à la clientèle,
Serge Birtz
p. j. Le formulaire « Étalement des montants de rétroactivité relatifs à l’équité
salariale » (301)
Le « Guide de la déclaration des montants de rétroactivité relatifs à l’équité
salariale »
Le « Guide de l’étalement des montants de rétroactivité relatifs à l’équité salariale »
Liste de diffusion
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