Assemblée Générale et VIII ème Congrès Mondial Réunions du

Assemblée Générale
et
VIII ème Congrès Mondial
Réunions du Conseil
d’Administration
Dubrovnik, Croatie
26 - 30 mai 2009
- Informations pratiques Version provisoire
7 novembre 2008
Date limite d’inscription des participants :
vendredi 23 janvier 2009
VIIIe Congrès Mondial de l’AMSEP
Assemblée Générale
Réunions du Conseil d’Administration
Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009
Chers membres et collègues de l’AMSEP,
Le Secrétariat Exécutif, en collaboration avec HZZ, le Service Public d’Emploi de Croatie,
est heureux de vous transmettre quelques informations pratiques en vue de l’Assemblée
Générale de notre Association, du VIIIe Congrès Mondial à venir, ainsi que des deux
réunions du Conseil d’Administration. Toutes les informations ont été rassemblées très
soigneusement et seront mises à jour si nécessaire. L’AMSEP ne peut garantir si celles-ci
sont totalement complètes ou exactes. Il revient à chaque participant de s’assurer que
ses informations sont les plus pertinentes.
Sur les pages suivantes, qui sont également disponibles sur notre site web, nous
aimerions vous informer des points suivants :
Sommaire
Sommaire
Page
Page
1. Calendrier des événements
3
9.
Logement
2. Contenu
4
10. Documents de voyage/visas
8
3. Langues / Interprétation
4
11. Subventions
9
4. Lieu des réunions
4
12. Exposition
9
5. Se rendre sur place
5
13. Suivi
10
6. Climat / Fuseau horaire
6
14. Informations de contact
10
7. Inscription
6
15. Liens utiles
10
8. Coût
6
7
A la fin de ce document, nous avons également joint quatre (4) documents importants :
•Formulaire
d’inscription aux événements, à l’hôtel et à l’exposition
de demande de subvention
•Procédures de visa
•Formulaire officiel de demande de visa
•Formulaire
Vous trouverez séparément les programmes préliminaires du Congrès Mondial de
l’AMSEP et de l’Assemblée Générale. Les membres du Conseil d’Administration recevront
quant à eux l’ordre du jour préliminaire des réunions les 26 et 27 mai.
Les délais importants à garder en mémoire sont :
23 janvier 2009
30 mars 2009
•
Inscription événement, hôtel et exposition
•
Demande de subvention
•
Frais de participation
•
Frais pour personne supplémentaire
(si d’application,
voir chapitre 8)
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin
d’informations complémentaires. Nous serons heureux de pouvoir vous aider !
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Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009
1. CALENDRIER DES ÉVÉNEMENTS
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Mardi 26 mai
Arrivées dans la matinée
09:30 – 11.30
Visite optionnelle du bureau du SPE local
11:00 – 15:00
Réunions régionales à l’initiative des Vice Présidents
15:00 – 18:00
Réunion du Conseil d’Administration 1
19:00 – 21:00
Réception cocktail sur la Terrasse des Palmiers de l’Hôtel Excelsior
Mercredi 27 mai
09:00 – 12:30
Assemblée Générale partie I
12:30 – 14:30
Déjeuner
Réunion du Conseil d’Administration 2
14:30 – 18:00
Assemblée Générale partie II
19:00 – 21:00
Dîner à l’Hôtel Excelsior
09:00 – 10:00
Jeudi 28 mai
Jeudi 28 mai
Ouverture du Congrès Mondial
10:00 – 10:30
Discours d’ouverture
10.30 – 12.30
Sous-thème du Congrès Mondial : Les services SPE à leur clientèle
« Employeurs »
12:30 – 14:30
Déjeuner
14:30 – 18:00
Sous-thème du Congrès Mondial : Les services SPE à leur clientèle
« Demandeurs d’emploi fragilisés »
19:00 – 21:00
Dîner de gala
Vendredi 29 mai
09:00 -12:30
Sous-thème du Congrès Mondial : Exigences des processus efficaces
d’intermédiation
12:30 – 14:30
Déjeuner
14:30 – 16:30
Sous-thème du Congrès Mondial : Services d’information sur le
marché du travail
18:30 – 21:00
Visite guidée de la ville
Samedi 30 mai
Départs
Activité sociale
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Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009
2. CONTENU
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Le Conseil d’Administration (le 26 mai) :
•
Préparera une proposition pour les élections devant avoir lieu pendant
l’Assemblée Générale ;
•
Décidera de la proposition concernant le Plan Général pour l’Avenir ;
•
Proposera des changements de statut.
L’Assemblée Générale (27 mai):
•
Elira un Président de l’AMSEP, les Auditeurs Internes ainsi que les Membres du
Conseil d’Administration ;
•
Approuvera un nouveau Plan Général pour la période 2009-2012
Le nouveau Conseil d’Administration (le 27 mai) décidera :
•
Des Vice Présidents des Régions ;
•
Du Trésorier et du pays accueillant le Secrétariat Exécutif, y compris le
Secrétaire Exécutif.
Le Congrès Mondial (28 et 29 mai) se concentrera sur les “Services d’Emploi
Publics qui font la différence” et s’articulera sur :
• Des présentations par des orateurs de premier plan et de haut niveau ;
• Des interventions spécifiques suivies de discussions avec l’audience sur des
exemples intéressants portant sur les fonctions essentielles des SPE traduites
en termes de services opérationnels. Orientés vers la performance et souvent
innovants, ceux-ci permettent de réaliser un grand nombre d’objectifs en
matière de politique d’emploi nationale et gestion du marché de l’emploi.
3. LANGUES / INTERPRETATION
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Une interprétation simultanée dans les langues officielles de l’AMSEP (anglais, français
et espagnol) sera fournie ainsi qu’en croate.
4. LIEU DES REUNIONS
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Les réunions auront lieu à Dubrovnik, Comté de Dubrovnik-Neretva, République de
Croatie.
Desservie par un aéroport international (DBV), Dubrovnik est facilement accessible aux
voyageurs internationaux.
Dubrovnik est une ville qui a une histoire politique et culturelle unique. Depuis 1979,
Dubrovnik est inscrite auprès de l’UNESCO en tant que Patrimoine Mondial protégé en
raison de son patrimoine monumental et de sa beauté, mondialement célèbres.
Les murs de Dubrovnik entourent un complexe parfaitement préservé de bâtiments
publics et privés, sacrés et séculaires représentant toutes les périodes de l’histoire de
la ville, en commençant par sa fondation au VIIème siècle. Elle est devenue une
République avec ses propres statuts à partir de 1272.
Dubrovnik est l’une des villes les plus attrayantes et les plus populaires de la
Méditerranée, avec une offre touristique exceptionnellement étendue. Elle attire les
voyageurs à toute époque de l’année car c’est une ville d’hôtels, de paysages
magnifiques et aux normes écologiques enviables (orientée vers le tourisme).
Toutes les réunions se tendront à l’ « Excelsior Hotel & Spa Dubrovnik » :
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Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009
Excelsior Hotel & Spa Dubrovnik
Frana Supila 12, HR-20000 Dubrovnik, Croatie
Téléphone + 385 20 353 353
Fax + 385 20 353 555
Site Web : http://www.hotel-excelsior.hr
L’Hôtel Excelsior est parfaitement situé, près de l’ancienne ville de Dubrovnik, à 5
minutes de marche seulement du centre culturel et patrimonial de la ville. Cet hôtel 5
étoiles, qui a ouvert en 1913, a subi d’importantes rénovations et des réaménagements stylés pour devenir l’un des hôtels les plus luxueux de la Méditerranée,
offrant au total 158 chambres. C’est dans cet hôtel qu’auront lieu toutes les
conférences, toutes les sessions de travail et l’exposition. C’est également là que
plusieurs chambres ont été réservées pour les participants .
5. SE RENDRE SUR PLACE
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L’aéroport de Dubrovnik est situé à environ 20km du centre-ville, où se trouve l’hôtel
Excelsior. Il est desservi par plusieurs compagnies aériennes.
Parmi celles-ci, certaines se rendent directement à Dubrovnik:
Croatia Airlines: www.croatiaairlines.com
Austrian Airlines: www.aua.com
British Airways: www.britishairways.com
Lufthansa : www.lufthansa.com
Vous pouvez également vous renseigner auprès des compagnies aériennes suivantes :
TUI Fly: www.tuifly.com
Clickai:r www.clickair.com
Germanwings: www.germanwings.com
Norwegian Air Shuttle: www.norwegian.no
Bienvenue à l’aéroport de Dubrovnik / transferts de l’aéroport
A l’arrivée à l’aéroport de Dubrovnik, tous les participants seront accueillis par le Tour
Opérateur officiel du Congrès Mondial/Assemblée Générale, à savoir la société HRG
Croatia / O–Tours. Les arrivants seront accueillis par un représentant de O-Tours au
guichet d’enregistrement et seront escortés à leurs hôtels. Le transfert de l’aéroport à
l’hôtel est gratuit. Pour faciliter ce service qui vous est offert, veuillez confirmer les
détails d’arrivée de votre vol dans le formulaire d’inscription.
Le transport de retour entre l’hôtel et l’aéroport n’est pas gratuit et il peut être
organisé sur demande pour le prix de 20,00 € par personne. Le cas échéant, veuillez
vous diriger au guichet de HRG Croatia / O-Tours à l’Hôtel Excelsior pour assurer votre
réservation et le paiement.
Les transports publics et les services de taxi sont également disponibles.
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6. CLIMAT ET FUSEAU HORAIRE
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Climat
Fin mai à Dubrovnik, c’est le printemps avec une température moyenne maximale la
journée de 22°C (ou 71°F) et une température moyenne minimale la nuit de 14°C (ou
57°F). Il y a 9 jours de pluie en moyenne au mois de mai.
Mois
Ensoleillement
moyen
(heures)
Température
Moyenne
Enregistrée
M
i
n
M
a
x
M
i
n
M
a
x
Inconfort
lié à la
chaleur et
à l’humidité
Humidité
relative
am
pm
Précipitations
moyennes
(mm)
Journées
humides
(+0.25
mm)
Avril
6
11
17
3
26
-
67
66
104
10
Mai
8
14
22
6
29
-
69
69
75
9
Juin
10
18
25
11
34
Modérée
64
66
48
6
Fuseau horaire
Fuseau horaire standard : GMT/UTC + 01:00 heure
Sauvegarde de l’heure de jour (Daylight Saving Time) : DST en cours +1 heure
DST - Daylight Saving Time (Heure d’été)
GMT - Greenwich Mean Time
UTC - Coordinated Universal Time
7. INSCRIPTION
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Si vous souhaitez participer à un ou plusieurs événements, veuillez compléter le
formulaire d'inscription ci-joint et le renvoyer au Secrétariat Exécutif de l’AMSEP
pour le 23 janvier 2009 au plus tard
Si vous demandez une subvention, n’oubliez pas que l’inscription doit être contresignée
et visée par votre Directeur Général du SPE membre de l’AMSEP.
Le Secrétariat Exécutif confirmera votre inscription et/ou demande de subvention dans
les 7 jours suivant la réception du formulaire. Veuillez vérifier que vos informations de
contact indiquent l’adresse e-mail la plus pertinente.
Le Tour Opérateur officiel du Congrès Mondial/Assemblée Générale HRG Croatia / OTours confirmera votre réservation d’hôtel. En collaboration avec le SPE croate, il
vous fera parvenir également (si nécessaire) une lettre d’invitation ainsi que la dite
‘lettre de garantie’ nécessaire pour toute demande de visa.
8. COÛT
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 Tous les participants (à l’exception des bénéficiaires d’une subvention, voir ci-
dessous) sont responsables de leurs dépenses y compris leurs déplacements et leur
logement ainsi que des repas non repris pertinemment dans le « Calendrier des
événements ».
 La participation est gratuite pour les membres de l’AMSEP dont la cotisation est à
jour.
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Dubrovnik, Croatie, 26 – 30 mai 2009
 Les membres qui n’ont pas totalement payé leur cotisation ne pourront participer
qu’à l’Assemblée Générale. Ils pourront également participer à la réunion du Conseil
d’Administration s’ils sont membres de ce dernier. En ce qui concerne la
participation au Congrès Mondial, les règles pour les non-membres seront
également d’application (voir ci-dessous).
 Les non-membres pourront assister au Congrès Mondial pour un montant de 375
EUR ou 500 USD par personne. Ces frais de participation doivent être versés sur
le compte en banque de l’Association* pour le 30 mars 2009. Veuillez noter que
ces frais n’incluent pas les déplacements et le logement. Le paiement de ces frais
vous permet de participer au Congrès Mondial et à tous les événements sociaux
mentionnés au « Calendrier des événements ». Toutefois, vous n’aurez pas accès
aux réunions du Conseil d’Administration, ni à l’Assemblée Générale.
 Conjoints ou personnes supplémentaires : Bien entendu, les accompagnants sont
les bienvenus. Nous aimerions les inclure dans tous les événements sociaux et c’est
pourquoi nous vous demandons de nous préciser dans le formulaire d'inscription si
vous serez accompagné ou pas. Les événements sociaux comprennent le cocktail
du jeudi 26 mai, le déjeuner et le dîner du 27 mai, le déjeuner et le dîner de gala
du 28 mai, le déjeuner et la visite guidée de la ville le 29 mai ainsi que l’activité du
samedi 30 mai.
Afin de couvrir certains des frais, un montant préférentiel de EUR 175 ou USD 250
sera demandé par accompagnant. Ce montant devra être versé sur le compte en
banque de l’Association* pour le 30 mars 2009.
* Association Mondiale des Services d’Emploi Publics (AMSEP) :
Dexia Bank, Rue de la Loi 82, 1040 Bruxelles Belgique
Compte n° 778-5933444-09 IBAN : BE52 7785 9334 4409
9. LOGEMENT
SWIFT : GKCCBEBB
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* CE PROCESSUS NE S’APPLIQUE PAS SI VOUS AVEZ DEMANDE UNE
SUBVENTION. LES BENEFICIAIRES D’UNE SUBVENTION RECEVRONT DES
INFORMATIONS SEPAREES.
Des chambres ont été réservées provisoirement pour les délégués de l’AMSEP dans les
hôtels suivants :
Excelsior Hotel & Spa Dubrovnik (5*)
Prix par nuit
Chambre simple - 199,00 EUR
Chambre double - 239,00 EUR
(Suites disponibles sur demande)
et
Hotel Complex Babin Kuk (3*)
Prix par nuit
Chambre simple - 119,00 EUR
Chambre double - 148,00 EUR
(Navette gratuite à destination et en provenance du lieu des événements)
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IMPORTANT :
Veuillez indiquer votre choix d’hôtel dans le formulaire d'inscription ci-joint et le
renvoyer directement au Secrétariat Exécutif de l’AMSEP par e-mail ou par fax au n°
+32 22 35 72 59.
Toutes les réservations d’hôtels seront traitées par HRG Croatia / O-Tours
exclusivement (y compris les demandes spéciales comme des arrivées anticipées, des
départs tardifs ou toute réservation de suite).
REMARQUES :
•
•
•
Veuillez noter que la réservation de chambres pour le Congrès Mondial
commence le 25 mai et dure jusqu’au 30 mai inclus. Les arrivées avant le 25
mai et les départs après le 30 mai sont possibles sous réserve de disponibilité.
Un numéro de carte de crédit valide est impérativement requis pour assurer
toute réservation et garantir votre choix de chambre d’hôtel à Dubrovnik.
Vous recevrez une confirmation de réservation directement de HRG Croatia / OTours par fax ou par e-mail.
Si vous choisissez de séjourner dans un hôtel différent de ceux proposés ci-dessus,
n’oubliez pas que l’AMSEP ne pourra pas se charger de cette réservation, ni assurer
votre transport à destination ou en provenance du lieu des événements.
Pour toute information touristique et pour obtenir une liste complète des hôtels de
Dubrovnik, nous vous recommandons de vous rendre sur le site Web officiel de l’Office
du Tourisme de Dubrovnik http://www.tzdubrovnik.hr/english qui contient des
informations sur la ville, ses hôtels, ses restaurants et ses événements particuliers.
10. DOCUMENTS DE VOYAGE / VISAS
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Tous les visiteurs se rendant en Croatie ont besoin d’un document de voyage valide
pour entrer en République de Croatie. Les informations ci-dessous expliquent le
processus d’obtention d’un visa pour la Croatie. Veuillez lire soigneusement les
informations ci-jointes concernant les visas également.
Chaque délégué a la responsabilité de vérifier s’il a besoin d’un visa d’entrée. Veuillez
vous rendre sur le site Web du Ministère des Affaires Etrangères pour déterminer si
vous avez besoin d’un visa pour entrer en République de Croatie : http://www.mfa.hr/
MVP.asp?pcpid=1615
En plus de vous rendre sur le site Web, nous vous recommandons de rechercher des
informations supplémentaires avant de vous rendre en Croatie auprès de la mission
diplomatique ou du poste consulaire croate le plus proche. Sur le site
http://www.mfa.hr/MVP.asp?pcpid=1613, vous trouverez des informations de base
concernant les missions diplomatiques-consulaires croates dans le monde.
Tous les étrangers ayant besoin d’un visa sont obligés d’en demander un avant d’entrer
en République de Croatie auprès de la mission diplomatique/du poste consulaire croate
responsable.
En l’absence de mission diplomatique ou de poste consulaire croate dans le pays du
demandeur, la demande de visa peut être présentée à la mission diplomatique ou au
poste consulaire croate le plus proche.
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IMPORTANT :
Les demandes de visas de visiteurs doivent être déposées bien à temps avant la date
de la visite. Pour garantir que le processus se déroule correctement, « Immigration
Croatia » recommande que les délégués déposent leur demande longtemps avant la
date de leur départ. La demande doit être complète ; veillez à ce que la lettre
d’invitation (que HRG Croatia / O-Tours vous enverra de la part du SPE croate)
accompagne votre demande de visa.
Pour les délégués qui se rendent en Croatie avec une assistance financière
(subvention) de l’AMSEP, la lettre d’invitation détaillera également ce soutien financier.
La Croatie ne paie PAS les services médicaux de ses visiteurs. Les organisateurs
n’accepteront aucune responsabilité en cas de blessure personnelle ou de perte ou de
dommage occasionné à des biens appartenant aux participants, pendant ou en
conséquence de la réunion. Nous recommandons aux délégués de prendre leur propre
police d’assurance voyage.
11. SUBVENTIONS
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Selon les Statuts et le Règlement Financier de l’AMSEP, le Président de l’AMSEP a la
prérogative d’accorder des subventions pour faciliter la participation de membres qui,
autrement, rencontreraient des difficultés financières pour assister à l’Assemblée
Générale et au Congrès Mondial.
Les subventions ne peuvent être accordées qu’à UN DELEGUE PAR SPE MEMBRE et
uniquement à condition que :
-
-
le SPE membre ait payé régulièrement ses cotisations ; et
il n’ait aucun autre moyen de financer sa participation ; et
la personne en question soit le seul participant du SPE membre.
La subvention couvre au total des frais de logement nécessaires, y compris le petitdéjeuner et les repas, les réceptions et les activités sociales mentionnées dans le
« Calendrier des événements » pour le délégué nominé par le Directeur Général du
membre participant.
D’autres informations concernant l’attribution de subventions, y compris les procédures
de réservation d’hôtel, sont disponibles sur demande auprès du Secrétariat Exécutif.
Elles seront envoyées aux demandeurs avec accusé de réception de leur inscription.
Si ainsi souhaité, les délégués dont l’inscription a été confirmée, y compris les
bénéficiaires de subventions, recevront une lettre d’invitation formelle (voir 10.
Documents de voyage / Visas).
12. EXPOSITION
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Du mercredi 27 mai au vendredi 29 mai, l’AMSEP proposera un espace d’exposition à
côté de la salle de conférence. Les délégués sont invités à utiliser cet espace pour
afficher leur matériel d’information. Si vous souhaitez profiter de cette opportunité,
veuillez cocher la case correspondante sur le formulaire d’inscription.
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13. SUIVI
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Les documents, discours, présentations ainsi qu’un rapport du Congrès Mondial seront
mis à la disposition des participants en temps voulu après l’événement.
14. INFORMATIONS DE CONTACT
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Secrétariat Exécutif de l’AMSEP
95, rue de la Loi
1040 Bruxelles, Belgique
Tél. +32-2-235.72.50
Fax +32-2-235.72.59
E-mail: [email protected]
------------------------------------------------------------------------------------------------HZZ - Service d'Emploi Croate
Radnička cesta 1
HR-10000 Zagreb, Croatie
Tél. +385-1-612.60.27
Fax +385-1-612.60.18
E-mail1 : [email protected]
E-mail2 : [email protected]
------------------------------------------------------------------------------------------------HRG Croatia / O-Tours
Gajeva 6
HR-10000 Zagreb,
Croatie
Tél. +385-1-4814 023
Fax +385-1-4813 010
E-mail1 : [email protected]
E-mail2 : [email protected]
15. LIENS UTILES
Retour au sommaire
www.airport-dubrovnik.hr
Aéroport de Dubrovnik
www.croatiaairlines.hr
Croatia Airlines
www.hr/english
Page d’accueil croate - informations
générales
www.croatia.hr
Office du Tourisme National croate
http://www.mfa.hr/MVP.asp?pcpid=890
Ministère des Affaires Etrangères - liens
utiles
www.tzdubrovnik.hr/english
Site Web de Tourisme à Dubrovnik
www.dubrovnik.hr
Ville de Dubrovnik
http://www.mfa.hr/MVP.asp?pcpid=1615
« Immigration Croatia » : passeport et
réglementations pour les visas
www.hrgworldwide.com
HRG Croatia (représentée par O-Tours) organisateur d’événements
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