TP6 : Fiche de donnes, publipostage

IUT Charlemagne
Initiation à Word – TP4
TP4 : Fiche de données, publipostage,
création d’étiquettes
Durant ce TP, nous allons utiliser un outil très pratique lorsque vous avez un grand nombre de
courriers « relativement » identiques à envoyer à des destinataires différents : le publipostage.
Comment fonctionne le publipostage ?
Word vous offre la possibilité de créer une ossature de document, disons un masque, qu’il
peut remplir avec des données fournies par exemple dans un tableau excel.
La première étape consiste à saisir les données dans un tableau excel. La seconde étape
consiste à demander à Word d’utiliser ces données pour créer automatiquement les
documents.
Exercice 1- Création d’une feuille de données sous Excel
Dans ce premier exercice, je vous propose de lancer Excel et de saisir le tableau suivant :
La dernière colonne est volontairement laissée vide parce que nous allons utiliser une fonction
Excel pour la remplir automatiquement.
On fait l’hypothèse que la demande de cotisation doit être relancée si et seulement si elle n’a
pas été déjà payée auparavant, c’est à dire si et seulement si le champ « Payée le » est vide.
- cliquez sur la cellule « A relancer » de la première personne (cellule I2 sur la figure)
- saisissez la fonction suivante : =SI ( ESTVIDE (H2) ; "oui" ; "" )
Cette dernière fonction vérifie si le champ « Payée le » de l’entrée courante est vide ou non.
Le cas échéant, Excel insère le texte « oui » dans la cellule « A relancer » de l’entrée
courante.
Jérémy Fix
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http://www.loria.fr/~fix
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Maintenant, on va utiliser cette formule pour toutes les entrées. Comment faire ? …. En
utilisant la copie incrémentée. Pour cela, cliquez sur la cellule I2. Vous verrez alors un carré
noire en bas à droite de la cellule, cliquez alors dessus et descendez votre souris jusqu’à la
cellule I9.
Cette dernière manipulation permet de recopier la formule, en l’adaptant à l’entrée courante.
Ce que j’appelle « entrée courante » est la ligne sur laquelle vous travaillez : la ligne 1 puis la
ligne 2, puis la 3, etc.
Vous devriez obtenir (vérifiez le !) le tableau suivant :
Sélectionnez tout le tableau, allez dans le menu Insertion/Nom/Définir et ajoutez le nom
« Adhérents » à cette feuille de calcul (cf. figure suivante)
L’intérêt de cette manipulation est que vous pouvez associer un nom à une table de données.
Ainsi, si vous saisissez plusieurs tableaux sur une même feuille de calcul Excel, Word vous
proposera, lors du publipostage, de choisir la table de données que vous souhaitez utiliser.
Sauvegardez votre feuille de donnée Excel sur votre disque dur U : , dans un répertoire ou
vous pourrez le retrouver facilement, sous le nom « donnees.xls ».
Maintenant que la feuille de donnée est saisie, lancez Word et passez à l’exercice 2 pour
réaliser le publipostage à proprement parlé.
Jérémy Fix
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Exercice 2 – Importation de la feuille de données et publipostage
1. Lancez Word et créez un nouveau document vide.
2. Cliquez sur Outils/Publipostage.
3. La fenêtre qui s’ouvre (cf. figure suivante) se remplie pas à pas :
1. Dans le champ « Document principal », sélectionnez « Lettre
type ». Puis dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre, choisissez
« Fenêtre active »
2. Dans le champ « Source de données », cliquez sur « Ouvrir la
source de données » et allez chercher votre document Excel
réalisé à l’exercice 1. Sélectionnez la feuille de calcul
« Adhérents ». Cliquez sur « Modifier le document principal »
Vous devriez désormais vous retrouver face à une page vide, avec la barre d’outils
« Publipostage » ajoutée à votre interface :
Il vous reste alors à définir l’ossature de votre courrier et à y insérer ce que Word appelle les
« champs de fusion », c’est à dire les champs que vous avez insérés dans votre feuille de
calcul Excel.
Je vous propose de saisir le texte suivant :
Adhérent :
Adresse :
Objet : paiement de votre cotisation.
Sauf erreur de notre part, vous êtes redevable de la somme de pour votre cotisation 2001….
Il nous reste plus qu’à utiliser le publipostage à bon escient, afin de laisser Word remplir
automatiquement les différents champs manquants.
1. Cliquez à droite de « Adhérent : », puis insérez les champs de fusion « prénom » et
« nom »
2. Cliquez à droite de « Adresse : ». Insérez un taquet de tabulation gauche pour que les
différents champs de l’adresse puissent être alignés (cf. figure suivante). A l’aide de la
touche tabulation, placez vous au niveau du taquet de tabulation et insérez le champ de
fusion « Adresse ». Passez à la ligne, insérez de nouveau un taquet de tabulation
gauche, puis au niveau de ce taquet, insérez les champs de fusion « Code postal » et
« ville »
3. Passez quelques lignes sous « Objet : paiement de votre cotisation »
4. Choisissez l’option d’alignement du texte « Centré »
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Nous allons insérer les mots de salutations « Cher » ou « Chère » en fonction de la civilité de
l’adhérent. Comment faire ?
5. Insérez un mot clé « Si….Alors….Sinon ». La fenêtre suivante devrait s’ouvrir.
Le mot clé « Si….Alors….Sinon » vous permet d’utiliser des tests conditionnels afin de
modifier du texte en fonction du contexte. A côté de « Cher » qui a du apparaître à la suite de
l’insertion du test conditionnel, insérez le champ de fusion « prénom »
Voici à quoi devrait ressembler votre document.
Terminez votre saisie en ajoutant le champ de fusion « Cotisation_2001 » dans le corps de la
lettre, après les mots « redevable de la somme de ».
Votre document est désormais bien formaté. Une dernière chose et le publipostage sera
terminé : la lettre ne doit être éditée (envoyée) que pour les adhérents qui n’ont pas payé leur
cotisation. Pour prendre ce paramètre en compte, ajoutez, en tête de votre document, le mot
clé « Sauter l’enregistrement Si » et dans la boite de dialogue, saisissez les bonnes
informations pour que le test soit :
Sauter l’enregistrement si le champ « à relancer » est différent de oui
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Votre document terminé ressemble désormais (si ce n’est pas le cas, appelez-moi) :
SAUVEGARDEZ !! Sauvegardez votre document Word en lui donnant le nom de fichier :
« PublipostageCourrier.doc »
Pour terminer le publipostage, cliquez, dans la barre d’outils « Publipostage » sur l’outils
« Fusionner vers un nouveau document »
Votre publipostage est enfin terminé ! Pour profiter du spectacle, passez en mode d’affichage
« Normal ». Tous les courriers devraient apparaître… vous devriez en avoir 5, si ce n’est pas
le cas, appelez-moi !
SAUVEGARDEZ !! Sauvegardez le document Word qui s’est ouvert (celui ou apparaît tout
les courriers) en lui donnant le nom de fichier : « Courrier.doc »
Exercice 3- Réalisation automatique d’enveloppes ou d’étiquettes par publipostage
Maintenant que vos courriers sont prêts, nous allons voir comment créer automatiquement des
enveloppes ou des étiquettes tout aussi facilement.
Pour ce faire, créez un nouveau document Word vide.
1. Rendez vous dans le menu Publipostage et pour la première étape, au lieu de choisir
« Lettres Types », choisissez « Enveloppes ».
2. Utilisez la même source de données que précédemment (c’est à dire le fichier
donnees.xls et la table « Adhérents »). Cliquez sur « Préparer le document »
3. La fenêtre qui s’ouvre alors vous permet de choisir l’imprimante sur laquelle
imprimer. Comme nous n’allons pas aller jusqu’à imprimer les enveloppes, faites
simplement OK
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La fenêtre suivante devrait s’ouvrir.
Elle vous permet de choisir les champs à faire apparaître sur votre courrier. Arrangez-vous
pour faire apparaître les champs :
« civilité » « nom » « prénom »
« adresse »
« code postal » « ville »
Faites apparaître en gras les champs : « civilité », « nom » et « ville » puis cliquez sur Fermer.
Ajoutez en haut à gauche de votre enveloppe le nom et l’adresse de l’entreprise suivante :
Wood Computer
126 Boulevard Ney
76400 Maris
Ajoutez en tête de votre enveloppe le mot clé “Sauter l’enregistrement si” pour que le test
conditionnel soit le suivant :
Sauter l’enregistrement si le champ « à relancer » est différent de oui
Votre document devrait désormais ressembler à la figure suivante.
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Cliquez sur l’outil « Fusionner vers un autre document » et affichez le nouveau document en
mode « Normal » pour voir le résultat. Vous devriez obtenir 5 enveloppes qu’il ne vous
resterait en théorie plus qu’à imprimer.
Sauvegardez vos deux derniers documents sur votre compte informatique.
Jérémy Fix
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