L`incidence de la maladie sur le bulletin de salaire

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Fiche conseils
Maladie
EDC.06.2.010
L’incidence de la maladie sur le bulletin
de salaire
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EDC.06.2.010
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Le contexte en quelques mots
L’un de vos salariés est absent pour cause de maladie (en lien ou non avec
son activité professionnelle). Le contrat étant suspendu, vous êtes en
théorie dégagé de l’obligation de verser le salaire. Cependant, le Code du
travail ainsi que les conventions collectives imposent fréquemment un
maintien de la rémunération.
Quelles sont les conséquences de l’absence pour maladie sur l’établissement du bulletin de salaire ? Comment matérialiser ces absences en
pratique ?
La bonne méthode
*
1
Calculer la retenue sur salaire pour maladie
Vous devez d’abord calculer la retenue sur salaire correspondant à la période de
maladie et ce, même si la loi ou la convention collective impose un maintien de
salaire.
Cette retenue doit impérativement apparaître sur le bulletin de paie.
*
2
Choisir ou non la subrogation pour les indemnités journalières
de Sécurité sociale
Le salarié en arrêt pour maladie peut prétendre au versement d’indemnités
journalières de Sécurité sociale (IJSS) sous certaines conditions.
Indemnisation
des six
premiers mois
Cotisations sur
au moins 1.015 fois
le SMIC horaire dans
les six mois civils
précédents
Indemnisation
après six mois
- être immatriculé depuis
au moins douze mois ;
- cotisations sur au
moins 2.030 fois le SMIC
dans les douze mois civils précédents, dont
1.015 dans les six premiers mois
ou
Travail au moins
200 heures dans
les trois mois civils ou
quatre-vingt-dix jours
précédents
ou
travail au moins
800 heures dans les
douze mois civils ou
365 jours précédents,
dont 200 au moins dans
les trois premiers mois
En principe, les indemnités journalières sont versées par la Sécurité sociale ; elles
n’apparaissent donc pas sur le bulletin de paie.
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Il existe toutefois une possibilité de subrogation, qui consiste à ce que vous
fassiez l’avance des IJSS au salarié pour les percevoir ensuite de la CPAM. Dans
ce cas, ces indemnités doivent figurer sur le bulletin de paie pour les déduire de
l’assiette des cotisations.
Cette faculté de subrogation dépend du montant du salaire maintenu :
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L’incidence de la maladie sur le bulletin de salaire
– si le salaire doit être maintenu en totalité sans déduction des indemnités
journalières, la subrogation est de plein droit ;
– s’il est prévu que le salaire soit maintenu en tout ou partie sous déduction des
indemnités journalières, mais que vous n’opérez pas cette déduction, la
subrogation est possible, avec l’accord de l’assuré, si le salaire maintenu est au
moins égal aux indemnités journalières. Dans le cas contraire, vous pouvez
seulement obtenir du salarié le reversement de la somme correspondant aux
IJSS, dans la limite du salaire maintenu pendant la même période.
Le Code du travail ne prévoit que le maintien partiel de la rémunération.
*
3
Maintenir le salaire
Suivez la procédure étape par étape
Le droit au maintien du salaire du salarié malade peut résulter de la loi ou des
conventions collectives.
Conditions légales du maintien
– ancienneté d’un an dans l’entreprise ou l’établissement, appréciée au 1er jour
d’absence ;
– justification de l’incapacité de travail dans les quarante-huit heures par certificat
médical ;
– prise en charge par la Sécurité sociale ;
– soins prodigués sur le territoire français ou dans l’un des pays de l’Union
européenne ou de l’Espace économique européen.
Durée et montant
Pendant trente jours, le salarié reçoit 90 % de la rémunération brute qu’il aurait
perçue s’il avait continué à travailler. Pendant les trente jours suivants, il en reçoit
les deux tiers.
Ces temps d’indemnisation sont augmentés de dix jours par période entière de
cinq ans d’ancienneté en plus de la durée minimale d’un an, sans que chacun
d’eux puisse dépasser quatre-vingt-dix jours. Ces dix jours d’indemnisation
complémentaire sont dus à compter de la 6e année d’ancienneté.
L’indemnisation s’applique à compter du 8e jour d’absence calendaire en cas de
maladie, d’accident non professionnel ou d’accident de trajet.
Si l’absence est consécutive à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, le délai de carence ne s’applique pas.
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L’incidence de la maladie sur le bulletin de salaire
La journée de travail au cours de laquelle l’accident se produit est intégralement
à la charge de l’employeur. L’indemnisation commence à partir du premier jour qui
suit l’arrêt du travail consécutif à l’accident.
Salaire à maintenir
La rémunération à maintenir est la rémunération que le salarié aurait gagnée s’il
avait continué à travailler. Elle inclut toutes les indemnités qui n’ont pas un
caractère bénévole et ne sont pas représentatives de frais professionnels. Pour
plus de précisions, voir la fiche « Le maintien de salaire en cas d’absence pour
raison de santé ».
Déduction des IJSS
La garantie s’entend déduction faite des IJSS brutes versées pour la période où
le salaire est maintenu. Vous n’êtes pas tenu, sauf accord particulier, d’en faire
l’avance au salarié. Vous pouvez donc les déduire du salaire brut maintenu au titre
de la période de maladie.
Elles doivent en outre être déduites pour leur montant brut, avant déduction par la
caisse des contributions sociales (CSG et CRDS).
Le salarié malade ne doit pas, en principe, percevoir une rémunération supérieure
à celle qu’il aurait perçue s’il avait travaillé pendant la période de maladie.
Toutefois, il convient de se référer à la convention collective pour savoir si le
salaire à maintenir est le salaire brut ou net.
*
4
Établir le bulletin de paie
L’établissement du bulletin de paie en cas de maladie varie selon différents
paramètres :
– le maintien de salaire à pratiquer compte tenu des IJSS ou indemnités
journalières complémentaires versées ;
– le fait que le salarié perçoive lui-même les IJSS ou, au contraire, que vous
pratiquiez la subrogation.
Les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale ne sont pas soumises
aux cotisations de Sécurité sociale, sauf à la CSG et à la CRDS, même dans le
cas où elles sont versées par votre intermédiaire.
Les indemnités journalières de maladie versées aux salariés par les organismes
de Sécurité sociale et de la mutualité sociale agricole ou pour leur compte sont
soumises à l’impôt sur le revenu.
Les allocations complémentaires aux IJSS sont soumises aux cotisations de
Sécurité sociale, mais seulement pour leur part financée par l’employeur ; elles
sont soumises à CSG et à CRDS.
Les sommes reçues par les salariés en plus des IJSS dans le cadre d’un régime
complémentaire obligatoire sont soumises à l’impôt sur le revenu, qu’elles soient
versées directement par vous ou par un organisme de prévoyance ou d’assurance.
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Lorsque vous pratiquez la subrogation, vous avez le choix entre calculer tout de
suite les IJSS pour les déduire sur la paie le mois de l’absence ou attendre leur
versement par la CPAM et les passer sur la paie à ce moment-là.
Lorsque vous récupérez de la Sécurité sociale le montant des IJSS lors de la paie
suivante ou d’une paie ultérieure, vous devez les déduire du montant du salaire de
base pour obtenir la rémunération brute soumise à cotisations et ensuite les
réintégrer après calcul des cotisations pour déterminer le net à payer.
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L’incidence de la maladie sur le bulletin de salaire
Si vous devez maintenir le salaire brut, vous déduisez le montant brut des IJSS de
la base des cotisations. Vous ajoutez ensuite le montant net au net à payer pour
neutraliser l’opération pour le salarié.
!
Évitez les erreurs
Attention aux règles s’appliquant aux salariés à temps partiel
Le salarié à temps partiel doit être indemnisé en fonction de son horaire de travail.
Un salarié passé à temps partiel quatre mois avant son arrêt de travail après
dix-huit ans de travail à temps complet ou tombé malade au moment de la
transformation de son emploi à temps plein en emploi à temps partiel n’a droit qu’à
une indemnisation correspondant à ce temps partiel puisque, s’il avait travaillé
normalement, il aurait travaillé à temps partiel.
Le rôle des RP
Aucun rôle particulier n’est dévolu aux représentants du personnel concernant
l’incidence de la maladie sur le bulletin de salaire.
Les sanctions possibles
Ne refusez pas à un salarié l’explication de sa fiche de paie s’il ne la comprend
pas : une erreur s’y est peut-être glissée et vous pourrez éviter un éventuel litige.
En effet, en cas d’erreur, vous vous exposez à une demande de rappel de salaire.
Notre conseil
Suivez les conseils de nos experts
Référez-vous toujours à votre convention collective
Celle-ci peut en effet prévoir des indemnisations plus favorables que les règles
légales ou des durées d’indemnisation plus longues.
Attendez le versement de la Sécurité sociale
Il est souvent plus commode de n’opérer la déduction des IJSS qu’au moment du
versement effectif des indemnités journalières par la Sécurité sociale (généralement lors d’une paie suivante).
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L’incidence de la maladie sur le bulletin de salaire
Questions-Réponses
En cas de subrogation, devez-vous conserver les IJSS même
si leur montant dépasse celui du salaire maintenu du salarié ?
Non, la subrogation n’est valable que dans la limite du montant du salaire
maintenu par l’employeur. Vous ne pouvez pas conserver les IJSS si leur montant
dépasse celui du salaire que vous versez au salarié.
Dès lors, si le montant des IJSS que vous percevez est supérieur au salaire
maintenu, vous avez l’obligation de reverser la différence au salarié.
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du net
Pour aller plus loin sur le sujet
Modèle(s) de bulletin(s) de paie commenté(s)
MBS.06.2.011 - Le bulletin de paie des salariés en arrêt pour maladie non professionnelle
Étude(s) de cas
EDC.06.2.020 - Le maintien de salaire en cas d’absence pour raison de santé
Dossier(s)
TSE.46 - La maladie du salarié
Références aux textes officiels sur www.editions-tissot.fr
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