Optimisez vos dépenses hôtelières avec hotel.info

Optimisez vos dépenses hôtelières avec hotel.info
Bureaux du groupe hotel.de / hotel.info
Nürnberg
Last update: 04.09.2008
Hamm
London
Paris
Barcelona
Présentation générale
p. 1
Mieux connaître les avantages de l’outil
Utilisation de hotel.info et de ses fonctions avancées
Le module Travel management
SOMMAIRE
p. 6
5
11
p. 12
23
p. 24
26
2
Création de l‘entreprise
Réservations
Séminaires et congrès
Effectif
Projet lancé en 1998, la société hotel.de est fondée en octobre 2001 par 12 personnes
Actuellement plus de 320 000 nuitées par mois (plus de 30 millions €)
Depuis 2007, intégration de MARS actuellement plus de 300 séminaires confirmés par mois
hotel.de / hotel.info emploie actuellement plus de 380 personnes
Hôtels
Plus de 210 000 hôtels dans le monde, 1 000 nouveaux hôtels par mois et 2 300 hôtels conférences*
Clients
205 000 petites et moyennes entreprises, et plus de 220 grands comptes internationaux
Fréquentation
Buchungendes hôtels
Evaluation
Economies Générées
Plus de 2,1 millions de clients, environ 2 000 nouvelles inscriptions par jour
Plus de 500 000 évalutations d‘hôtels effectuées par les clients
40% sur les frais de nuitée, 70% sur les frais de procédure et 30% sur les frais secondaires,
gain de temps sur l‘analyse des dépenses, le respect de la politique voyage et le suivi statistique.
L‘outil de réservation de séminaires permet un gain de temps sur le processus de recherche,
d‘analyse, de négociation et de confirmation allant jusqu‘à 80%.
*Bientôt disponible : 2 000 hôtels séminaires et conférences du groupe ACCOR.
PRESENTATION GENERALE
3
Hôtels et clients travaillent ensemble sur la même plateforme de réservation
RESERVATIONS CLIENTS
HOTELS
VOLUME DE RESERVATION
Par chaînes de distribution
15% call center
(24h/24/7j/7)
85% plateforme internet
GRANDS COMPTES
220 grands comptes
20% du volume de
réservation
PARTICULIERS
25% du volume de
réservation
PETITES & MOYENNES
ENTREPRISES (PME)
150 000 employés
et free lancers
représentant
55% du volume de
réservation
LES CHIFFRES CLES
CHAÎNES D‘HÔTELS
57% du volume de
réservation
Par réservation clients
55% PME
20% grands comptes
HÔTELS INDEPENDANTS
25% particuliers
43% du volume de
réservation
AUTRES
Environ 35 000 hôtels
tarifs corporate négociés
Par hôtels
43% hôtels indépendants
57% chaînes d‘hôtels
4
Clients
Accès direct et en temps réel
aux principaux systèmes
de réservation dans le monde
hotel.info - base de données
Transparence absolue du marché
accès aux meilleurs tarifs du moment
MARS
Outil
Conférence
Les hôtels économisent sur leurs
coûts de distribution
Affichage de tous
les tarifs disponibles
Loading des tarifs négociés
facile et rapide
Toutes les chaînes hôtelières
mondiales disponibles
Last Room Availability
myRES
Hotel-CRS
Pegasus
3rd party CRS
PMS
ex: Fidelio
Hôtels
indépendants,
petits groupes
Chaînes d’hôtels:
Accor, Best Western, Choice, Hilton, IHG
Group, Marriott etc.
UNE TECHNOLOGIE INNOVANTE, DES OUTILS DE POINTE
5
Utilisation
Politique voyages
L‘utilisation de hotel.info est gratuite
- Réservation gratuite dans plus de 210 000 hôtels de chaines ou indépendants
- Centre d‘assistance aux voyageurs, 7j/7 et 24h/24
- Réservation centrale 7j/7 et 24h/24, numéros verts internationaux
- Loading des tarifs négociés de l‘entreprise, pas de commissions pour l‘hôtel
- Acquisition gratuite des hôtels qui ne figureraient pas déjà dans l‘outil
- Corporate Marketing (formations, guides, incentives, et plus)
hotel.info aide à contrôler
- Messages dynamiques d‘information et de sensibilisation du voyageur
- Analyses et suivis quotidiens grâce à l‘outil de statistiques en ligne
Coût de la nuitée
Economie de frais jusqu‘à 40% grâce :
- Meilleur tarif possible en haut de la liste (Best buy), flexible et non-flexible
- Tarifs promotionnels, tarifs spéciaux pour entreprises
- Garantie du meilleur prix en ligne
- Tarification en temps réel (yield management)
Coûts de procédure
Economie de temps jusqu‘à 70% :
- Intégration des localisations les plus recherchées
- Recherche par adresse précise, par points d‘intérêt carte interactive
- Confirmation immédiate, formulaire de prise en charge
- Fonction "Travel Arranger" gestion des profils de voyageurs
Coûts secondaires
Economie de frais pouvant aller jusqu‘à 30% sur :
- Frais de transactions (agence de voyages)
- Frais de transports, gain de temps choix du meilleur rapport prix/situtation
- Call center / service d‘aide gratuits avec numéros verts internationaux
LES ATOUTS POUR UNE MEILLEURE GESTION DES DEPENSES HOTELIERES
6
Politique voyages
Zones d‘informations configurables
Analyses
Adresses de facturation
Votre politique voyages disponible sur la page d‘accueil
Textes individualisés à chaque étape de la réservation
Analyses des „Savings & Lost Savings“ simples et rapides via l‘outil statistiques
Intégration de toutes les adresses de facturation pertinentes dans votre application
privative
Contrats hôtels
Mise en avant de vos contrats grâce au logo de votre entreprise
Taux d’adoption
La recommandation, dans la politique voyage, de réserver ses hôtels via hotel.info
garantit un meilleur taux d‘adoption auprès des collaborateurs
CONTROLE DE LA POLITIQUE VOYAGES
7
Employés internes/externes, voyageurs, agences de voyages, filiales …
Internet
Intranet
www.hotel.info/nomsociété
société
centre d'appel 24/7
Lien dans votre
intranet
Identification
nécessaire
Accès
avec login
Accès sans login
Identification lors de la
réservation.
Interfaces
XML / Webservice
Accès sans login
Votre compte
UN ACCES MULTI CANAL, UNE SEULE BASE DE DONNEES
8
Intégration
Carte interactive
Personnalisation de l’accès
Intégration des informations internes
Plan d‘accès
Contrats hôtels intégrés
Fonction « Travel Arranger »
Travel Management
Réservation Centrale 24/24
Outil de réservation séminaires
Interface avec les SBT, IBE, etc. (Cytric, SAP, Aergo, KDS, Amadeus, GetThere in 2008/9)
Précision, gain de temps, choix du meilleur hôtel, réservation directe à partir de la carte
Géocoding des filiales et des clients afin de garantir une recherche rapide et précise,
personalisation de l‘affichage, intégration de la politique voyages...
Gestion des profils clients, des limites de prix, Reason Code, etc...
Dans la confirmation de la réservation, calculant le meilleur parcours hôtel lieu recherché
Les tarifs société sont loadés selon le contrat client (tarif, saison, LRA, cat. de chambres, etc.)
Options supplémentaires pour les chargés de voyages / assistantes
- Statistiques en ligne permettant une analyse complète, précise et quotidienne
- People Locator, outil de gestion du risque
- Assistance gratuite à la communication et à l‘adoption grâce à nos formations, newsletters ...
Centre de réservation et d‘assistance, 7j/7 et 24h/24, numéros verts internationaux
Intégré à l’accès privatif. Pour plus d‘informations cliquez ici
LE TOP 10 DES AVANTAGES DE HOTEL.INFO
9
Mr Dirk Gerdom,
Directeur Global Travel Management
SAP
Ms Liane Feisel,
Feisel Consulting, Hamburg
“Suite à une étude de marché précise, il apparait que hotel.de / hotel.info nous
offre des tarifs plus compétitifs, et, par conséquent nous permet une réduction
substantielle de nos coûts.”
“En 2006, une société majeure a donné pouvoir à Feisel Consultant afin de passer
en revue leur stratégie d’achat « hôtel » par rapport à l’évolution du marché. Une partie
de cet audit s'est concentrée sur la comparaison des tarifs proposés par les sites de
réservations d’hôtels en ligne les plus reconnus.
L‘audit s’est basé sur un grand nombre de réservations « test ».
Résultat : dans 95 % des cas, hotel.de / hotel.info proposait des prix soit équivalent,
soit en-dessous de ceux de ses concurrents. "
Entrepreneur de l‘année en 2006
Nominé 2007
Trophées Voyages d’affaires
Meilleur fournisseur voyages
NOS REFERENCES
10
Electronique / Ingénierie :
Pharmacie / Chimie / Energie :
Pharma/Chemie:
Service / IT:
Finance / Assurance:
Média:
Sports/Loisir/Tourisme:
NOS PRINCIPAUX PARTENAIRES
11
5 possibilités pour
rechercher un hôtel
1. Recherche autour d’un lieu
prédéfini (points d’intérêt): sites
récurrents, adresses société…
2. Recherche d’un hôtel en
fonction de sa localisation
(destination de voyage)
3. Recherche par code
3-letter-code (option)
4. Hôtel spécifique
(recherche par nom d’hôtel)
5. Recherche autour d’un lieu
défini (adresse, gare, aéroport)
Un Travel Arranger peut choisir
pour qui il souhaite réserver,
dès la page d’accueil.
RECHERCHER UN HOTEL
12
NOUVEAU
Comparez jusqu’à 3 hôtels
Outil de localisation
des hôtels sur une
carte dynamique
Les hôtels avec un
tarif négocié sont
présentés avec le
logo de l’entreprise
Meilleur tarif garanti
(proposé par une
majorité d’hôtels)
Evaluation de l’hôtel
> Plus de 500.000
évaluations
> Affichage séparé des
évaluations de vos
collègues
Distance de l’hôtel
par rapport à
l’adresse recherchée
UNE LISTE ACTUALISEE EN TEMPS REEL
13
Sélection des
hôtels à comparer
(maximum 3)
Présentation structurée des
principaux aménagements de
l’hôtel, permettant une
comparaison rapide et claire
Cliquez sur les menus pour
afficher ou masquer les détails
de chaque hôtel
COMPARAISON DES HOTELS : UNE AIDE A LA DECISION
14
Les points verts indiquent les hôtels
avec des tarifs négociés par votre société.
Fonction zoom (+ / -)
Mode hybrid (vision satellite)
La croix rouge indique votre
destination
CARTE DYNAMIQUE
Les points oranges indiquent tous les
autres hôtels disponbiles.
Vos adresses pré-enregistrées
sont indiquées par votre logo.
Dans la liste d‘hôtels les tarifs
négociés sont indiqués en vert.
Fonction de la souris: déplacez votre curseur sur un
symbole de la carte pour voir les informations
détaillées sur les hôtels et réserver directement.
15
Descriptif détaillé
de l‘hôtel et de ses
prestations
Aménagement des
chambres,
prestations de
l’hôtel, restauration,
cartes de crédit
acceptées etc...
Photos disponibles,
fournies par l‘hôtel
(non contractuelles)
FICHE DESCRIPTIVE DE L’HOTEL
16
Affichage dynamique :
le meilleur tarif
disponible est
toujours situé en haut.
Choix de la langue
dans laquelle sera
envoyée la
confirmation, du
nombre total de
voyageurs et du
nombre de chambres.
Un tarif négocié est
toujours signalé par le
logo de l’entreprise.
Tarification multiple:
tous les tarifs et types
de chambres
disponibles sont
affichés.
AFFICHAGE DES TARIFS SELON LE PRINCIPE DU « BEST BUY »
17
L’étape 4 propose un
aperçu de la
réservation:
détails, prix total du
séjour ainsi que des
conditions
d’annulation. Si cela
n’a pas été fait
précédemment, il est
possible d’entrer
maintenant l’adresse
email du voyageur
principal, rechercher
son profil (fenêtre), ou
bien le créer s’il n’est
pas encore
enregistré.
TA : les informations
du profil du voyageur
principal sont
automatiquement
prises en compte.
(nom, prénom, email,
adr professionnelle,
carte de crédit, …)
UTILISATION DES PROFILS COLLABORATEURS
18
Voyageur principal
saisi à l’étape 4
Autres voyageurs:
saisie manuelle ou
sélection de profil
En option:
* Fonction « arrivée
tardive » (selon les
hôtels)
*Centre de coût
*Demande de prise
en charge
Messages pour
l’hôtel:
besoins particuliers,
infos importantes
pour l’hôtel
SAISIE DES DETAILS DE LA RESERVATION
19
Choisir une adresse
de facturation: celleci peut être écrite
manuellement ou
sélectionnée dans la
liste d’adresses
préenregistrées .
Les données de la
carte de crédit
peuvent être
enregistrées dans le
profil du voyageur
(cryptées).
Confirmation par
SMS: le numéro peut
être enregistré dans
le profil.
SAISIE DES DETAILS DE LA RESERVATION
20
Vérification des
données
Si les données sont
correctes, la
validation de la
réservation
s’effectue en cliquant
sur «Réserver».
La confirmation est
visible à l ’écran et
envoyée par :
- Mail au TA
- Mail au voyageur(s)
- SMS au voyageur
principal
Les données de la
réservation sont
directement
accessibles au
Travel manager via
l’outil statistique
VALIDATION DE LA RESERVATION
21
Dans la confirmation
qui est envoyée au
client, un lien vers
une carte dynamique
est proposé.
L’adresse de la
société ainsi que de
l’hôtel sont
automatiquement
saisis, et le trajet le
plus intéressant est
calculé.
CONFIRMATION DE LA RESERVATION ET CARTE DYNAMIQUE
22
Accès à l’historique
des réservations
effectuées par
collaborateur (en tant
que TA et en tant que
voyageur).
Choix des critères de
recherche, tri par
emmeteur de la
réservation.
Accès à toutes les
réservations
effectuées par les TA
d’un même groupe,
avec raccourci pour:
* réserver de nouveau
* annuler
* modifier
* renvoyer la
confirmation
* etc.…
APERCU ET HISTORIQUE DES RESERVATIONS
23
Barre de Navigation
Travel management
People Locator
Permet en cas de
crise, de localiser un
collaborateur dans le
monde entier, ainsi
que son lieu de
séjour, afin de le
contacter rapidement
(rapatriement,
informations
internes, politique de
sécurité …).
* Recherche
multicritères
* Impression et
exports (.csv ou .zip)
TRAVEL MANAGEMENT : PEOPLE LOCATOR
24
Barre de Navigation
Travel management
Statistiques
* Multicritères
* Saving/lost saving
* Exports .xls ou .zip
TRAVEL MANAGEMENT : OUTIL STATISTIQUES (MIS)
25
Mis à disposition
par hotel.info
dans X jours
Actions
Réglage sécurité & autres
Intégration à un SBT
Personalisation graphique
Réglage limite de prix
Config. politique voyages
POI / adresses de fact.
CM
Application configurée
avec environ 80% des tarifs
négociés disponibles*
1 jour
1 jour (Intégration effectuée par votre agence de voyages ou votre fournisseur SBT)
1 jour
1 jour / 100 limites
1 jour
1 jour / 100 adresses
- Formations
Actions récurrentes afin d’augmenter le taux d’adoption
- Emailings
Actions récurrentes afin d’augmenter le taux d’adoption
Import des profils
Intégration tarifs négociés*
Suivi d’un email construit et envoyé en collaboration avec le Travel Management
1er contact avec hôtels en contrat
2ème contact avec hôtels en contrat
3ème contact avec hôtels en contrat
1er contact avec nouveaux hôtels
2ème contact avec nouveaux hôtels
3ème contact avec nouveaux hôtels
Jours
15
5
Légende:
hotel.de
30
Action menée par un fournisseur externe
(*) Sur la base de 100 tarifs négociés, contrats délivrés et lettres hôtels fournies par le TM
PLANNING D’UN DEPLOIEMENT « TYPE »
26
hotel.info France
Membre du groupe hotel.de
120 Avenue Charles de Gaulle
92522 Neuilly sur Seine Cedex
Tel:
Fax:
+33 (0)1 72 92 05 89
+33 (0)1 72 74 39 22
[email protected]
www.hotel.info
CONTACTS
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