Cahier des Clauses Techniques Particulières C.C.T.P.

MARCHE PUBLIC INFORMATIQUE
Communauté de Communes du Volvestre
Direction Générale des Services
34 avenue de Toulouse
31390 CARBONNE
Tél: 05 61 90 80 70
FOURNITURE ET MAINTENANCE D’UN LOGICIEL DE
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE
COMPTABILITE
Date et heure limites de réception des offres
13 septembre 2013 à 12 Heures
Cahier des Clauses Techniques Particulières
C.C.T.P.
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CC du Volvestre – Fourniture et maintenance d’un logiciel de gestion des ressources humaines et de
comptabilité– CCTP
Sommaire
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONSULTATION................................................................................................. 3
ARTICLE 2– DOCUMENTS CONTRACTUELS ................................................................................................. 3
ARTICLE 3– PRÉSENTATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR.................................................................... 3
3.1 – Description de la collectivité ...................................................................................................................... 3
3.2 – Nombre d’agents susceptibles d’utiliser le logiciel .................................................................................... 4
ARTICLE 4 – ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DU MARCHE .............................................................. 4
ARTICLE 5 – DURÉE DU MARCHÉ ET DÉLAIS D’EXÉCUTION .................................................................. 4
5.1 – Durée du marché ........................................................................................................................................ 4
5.2 – Délais d’exécution ...................................................................................................................................... 5
ARTICLE 6 – EXIGENCES TECHNIQUES ......................................................................................................... 5
6.1 – La sécurité .................................................................................................................................................. 5
6.2 – La facilité d’utilisation (ergonomie)........................................................................................................... 5
6.3 – La disponibilité .......................................................................................................................................... 5
ARTICLE 7– DETAIL DES FONCTIONNALITES SOUHAITEES .................................................................... 5
7.1 - Fonctionnalités spécifiques à la partie Gestion des ressources humaines ................................................ 5
7.2 – Fonctionnalités spécifiques à la partie gestion financière ........................................................................ 10
ARTICLE 8– INTERFACES ................................................................................................................................ 17
ARTICLE 9 – DOCUMENTATION TECHNIQUE ............................................................................................ 17
ARTICLE 10 – PRESTATIONS DE MAINTENANCE ...................................................................................... 17
10.1 – Durée de la maintenance ........................................................................................................................ 17
10.2 – Etendue des prestations de maintenance ................................................................................................ 17
10.3 – Modalités d’intervention ........................................................................................................................ 18
ARTICLE 11 – FORMATION ............................................................................................................................. 18
ARTICLE 12 – HÉBERGEMENT ....................................................................................................................... 19
ARTICLE 13 – REPRISE DES DONNEES ......................................................................................................... 19
ARTICLE 14 – RECUPERATION DES DONNEES EN FIN DE MARCHE..................................................... 19
ARTICLE 15 – REUNION DE LANCEMENT ................................................................................................... 20
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comptabilité– CCTP
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONSULTATION
Le présent marché a pour objet pour objet la fourniture et la maintenance d’un logiciel de
gestion des ressources humaines et de comptabilité.
Le présent document définit la consistance et les spécifications techniques des prestations à
réaliser.
Ces prestations sont :
a. La concession des droits d’usage pour le nombre d’utilisateurs défini à l’article 3
du présent document,
b. L’installation, l’assistance au démarrage et le paramétrage du logiciel comprenant
l’intégration des données et les interfaces,
c. la formation des utilisateurs,
d. la maintenance,
e. L’hébergement selon le système full web.
ARTICLE 2– DOCUMENTS CONTRACTUELS
Les documents contractuels constitutifs du marché sont, par ordre de priorité décroissante :
- un acte d’engagement auquel est annexé un cadre de décomposition du prix global et
forfaitaire (DPGF),
- le présent cahier des clauses techniques particulières (CCTP),
- un mémoire technique fourni par le prestataire, dont le contenu est précisé à
l’article 5-2 du règlement de consultation
- le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de
techniques de l'information et de la communication (CCAG-TIC approuvé par l’arrêté
interministériel du 16 septembre 2009), consultable sur le site internet
www.colloc.bercy.gouv.fr.
ARTICLE 3– PRÉSENTATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR
3.1 – Description de la collectivité
La Communauté de Communes du Volvestre est un Etablissement Public de Coopération
Intercommunale (EPCI) regroupant 28 communes et plus de 20 000 habitants sur les
cantons de Carbonne, Rieux-Volvestre et Montesquieu-Volvestre (Haute-Garonne).
La Communauté de Communes est compétente en matière de :
- de développement économique : gestion de la zone d’activités Activestre à Carbonne,
Animation économique du Volvestre, aide à l’implantation d’entreprises, …
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- d’aménagement du territoire : politique de l’habitat et de l’habitat social, Schéma de
Cohérence Territoriale, Pays du Sud Toulousain, aide aux porteurs de projets, assistance
aux communes, …
- d’aménagement et d’entretien de la voirie : travaux d’investissements et d’entretien des
voiries communautaires, …
- de collecte et de traitement des Ordures Ménagères : collecte des OM, collecte sélective,
déchetterie, quai de transfert, …
- d’actions en faveur de la petite enfance : création, aménagement et gestion des crèches,
création et animation d’un relais d’assistantes maternelles
Site Internet : www.cc-volvestre.fr
La Communauté de Communes compte 101 agents (données
contractuels (données janvier 2013) dont :
→ 38 agents et 9 contractuels au titre du budget principal
→ 63 agents et 17 contractuels au titre du budget petite enfance
janvier 2013) et 26
3.2 – Nombre d’agents susceptibles d’utiliser le logiciel
Le nombre d’agents susceptibles d’utiliser le logiciel qui fait l’objet du présent marché est : 6
La qualification et les fonctions de ces agents sont :
Responsable finances/comptabilité
Assistante comptable / régisseur
Assistante comptable
Responsable gestion ressources humaines
Assistante gestion ressources humaines
Directrice Générale des Services
ARTICLE 4 – ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DU MARCHE
Serveur : Virtualisé sous Citrix Xen
Le candidat retenu peut utiliser au choix un environnement Windows 2003 avec licence TSE
ou un environnement Windows 2008 R2.
Postes de travail : fonctionnent tous sous Windows 7 32 bits avec Office 2010
Certains postes sont virtualisés sous Citrix Xen et sont des terminaux légers
Logiciel de gestion des RH et de comptabilité utilisé actuellement : AFI
Logiciels bureautiques utilisés : word, excel
La collectivité ne dispose pas de service informatique, les prestations sont externalisées.
ARTICLE 5 – DURÉE DU MARCHÉ ET DÉLAIS D’EXÉCUTION
5.1 – Durée du marché
La durée du marché est de 5 ans à compter de la réception du logiciel telle qu’elle est définie
aux articles 6-2 et 6-3 du présent document, dont une année de garantie et 4 années de
maintenance-actualisation.
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5.2 – Délais d’exécution
La date contractuelle de mise en ordre de marche est laissée à l’initiative des
soumissionnaires qui doivent l’indiquer à l’article 4 de l’Acte d’engagement.
Cette date contractuelle de mise en ordre de marche doit cependant intervenir dans un délai
maximum de 30 jours à compter de la notification du marché.
Conformément à l’article 4-1 du CCAP, l'installation et la mise en ordre de marche du logiciel
sont réalisées par le titulaire.
Dès la notification du marché et jusqu’à la date contractuelle de mise en ordre de marche, le
titulaire ou les personnes habilitées par lui auront librement accès aux locaux de la
communauté de communes durant les heures réglementaires d’ouverture, afin de pouvoir
réaliser les prestations d’installation.
ARTICLE 6 – EXIGENCES TECHNIQUES
6.1 – La sécurité
La sécurité du système doit être constamment conforme à la dernière version en cours du
référentiel général de sécurité (RGS), pris en application de l'ordonnance n°2005-1516 du 8
décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités
administratives ainsi qu'entre les autorités administratives.
6.2 – La facilité d’utilisation (ergonomie)
L’application proposée doit être simple, facile d’utilisation et dotée d’une ergonomie
conviviale.
L’ergonomie s’apprécie au vu, notamment :
- de l’apprentissage rapide de l’application,
- de la limitation du nombre d’erreurs possibles (contrôles de saisie, listes déroulantes,
double confirmation pour les opérations de validation ou de suppression de fichiers,
réversibilité de la saisie de données en cas d’erreur etc),
- de l’attrait général de l’interface (couleurs, icônes etc).
6.3 – La disponibilité
Conformément à l’article 12 du présent document relatif à l’hébergement, la disponibilité
exigée pour l’accès au logiciel est : 24h/24, 7j/7, 365j/an, hors plages d’indisponibilité
planifiées.
ARTICLE 7– DETAIL DES FONCTIONNALITES SOUHAITEES
7.1 - Fonctionnalités spécifiques à la partie Gestion des ressources
humaines
Gestion des collectivités :
 Possibilité de gérer plusieurs collectivités ou établissements
 Base de données code INSEE communes
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 Indication N° SIRET, APE, URSSAF, IRCANTEC, CNRACL, RAFP, ASSEDIC, BCR,
AGENT COMPTABLE, TYPE COMPTA (M14…)
 Indication temps de travail dans la collectivité avec date d’effet
Base de données statutaires :
Cadres d’emplois
Grades et échelons
Echelles de rémunération (IM et IB)
Mises à jour automatique des données statutaires par envoi d’un CD Rom, ou par
connexion sur un site internet sécurisé, ou par email avec fichier à décompresser.
 Veille juridique avec actualités de la fonction publique (territoriale, état, Hospitalière)
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Gestion des agents :
Dossier complet de l’agent :
Identification (nom, prénom, adresse, n° sécurité sociale, photo d’identité)
Données générales
Coordonnées bancaires
Type de recrutement (stagiaire, mutation, auxiliaire, contrat aidé, détachement,…)
Date d’entrée dans la collectivité
Date de sortie de la collectivité
Si CDD date début et date de fin (alerte)
Caisse de retraite
Identification conjoint (et hors conjoint)
Identification enfants (mariage et hors mariage)
Nombre enfants à charge
Gestion supplément familial de traitement avec alerte
Historique DADS-U (Déclaration annuelle des données sociales unifiées)
 Historique carrière comprenant l’intégralité du contenu des arrêtés, actes ou contrats
 Date acte
 Qualité agent (stagiaire, titulaire, contractuel, contrat aidé…)
 Catégorie d’acte (type arrêté : nomination, changement d’échelon ou de
grade- CDD : saisonnier, occasionnel, remplacement titulaire…)
 Filière
 Cadre d’emploi
 Grade avec indication de la date d’effet
 Fonction
 Service d’affectation
 Catégorie
 Echelle de rémunération
 Echelon
 Indice brut-indice majoré
 Date de nomination dans l’échelon avec indication du reliquat d’ancienneté
éventuel
 Nouvelle bonification indiciaire
 Durée de travail (temps complet, temps non complet avec indication du
nombre d’heures hebdomadaires)
 Temps partiel
 Prise en compte des durées de services avec affichage pour calcul
avancement d’échelon, de grade, promotion interne et prise en compte des
droits acquis pour la retraite
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 Possibilité de saisie d’historique de carrière antérieure dans un autre structure
avec indication du nom de l’établissement, la nature de l’emploi, le nom et le
n° de caisse de retraite, les périodes d’emploi (services effectués dans le
privé)
 Répartition analytique
 Indication de la répartition de la paye par service
 % emploi ou nombre d’heures mensuel dans le ou les services
 Rédaction des arrêtés (sur modèle pré-défini) selon les informations saisies
en module carrière
 Fiche salarié :
 Indication du taux horaire et éventuellement % du SMIC
 Type de bulletin
 Nombre heures
 Gestion automatique des cotisations et contributions rétroactives CNRACL
 Indication du lien comptable
 Gestion des calendriers pour la gestion des absences
 Autres modules
 Calcul automatisé des reclassements
 Situation militaire (périodes)
 Services antérieurs fonction publique avec périodes et durée de service
 Commentaires divers
 Expérience professionnelle
 Niveau d’études et diplômes
 Sanctions disciplinaires
 Commission Administrative Paritaire
 Possibilité de saisie de la note par année
 Calcul des conditions et possibilités d’avancement d’échelon au minimum etN
au maximum
 Calcul des avancements de grade et de promotion interne
 Possibilité de gestion des rubriques automatiques pour chaque agent
 Mutuelle
 Garantie maintien de salaire
 Primes et toutes indemnités afférentes au régime indemnitaire
 Heures supplémentaires…
Gestion Compte Epargne Temps :
 Gestion globale du CET
 Edition des états de jours épargnés à destination des agents
 Suivi du nombre de jours épargnés et pris au cours de l’année
Gestion du Droit Individuel à la Formation :
 Gestion globale du DIF
 Edition des états d’heures prises et acquises
 Suivi du nombre de jours ou heures pris et acquis au cours de l’année
Gestion de la paie :
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Gestion des rubriques de paye
Gestion des types de bulletin
Gestion des fournisseurs
Gestion des pré-mandats
Gestion des états périodiques de charges
Gestion mutuelle
Taux AT
Paie suivant les positions statutaires avec rappels automatisés (individuel ou
collectif), rappels automatisés sur cotisations en cas de changement de taux
Saisie des variables en individuel
Gestion automatisée du ½ traitement (maladie ordinaire, longue maladie ou longue
durée) avec possibilité de modification manuelle
Gestion automatisée de la disponibilité d’office pour raisons médicales
Gestion automatisée de tout acte en lien avec la carrière
Edition bulletins de salaire
Edition mensuelle des totaux de la paye et réédition possible en fonction des
périodes existantes (mensuel, annuel…)
Historique complet des bulletins de salaire avec consultation historique et réédition
possible des bulletins de salaire des mois antérieurs, édition de l’historique paye sous
forme de tableaux
Liaison hopayra (création, gestion, listage et encodage des virements sur support
magnétique)
Liaison Xémélios
Norme SEPA (Single Euro Paiement Area » ou « espace unique de paiement en
euro » pour permettre l’harmonisation européennes des moyens de paiement
Périodicité des états au choix (états cotisations, états salaires et différentes
cotisations)
Etat de fin d’année
Edition des nets imposables à destination des agents
Procédure DADS-U
Etats statistiques à la demande par extraction, édition de listing et de fichiers au
format EXCEL
Edition étiquettes agents avec adresses
Edition des fiches individuelles agents récapitulant par mois les salaires, détail des
charges et variables sur tout l’exercice
Calcul et édition de la répartition des salaires (prix de revient) soit par agent, soit par
service, soit cumulé pour l’ensemble de la collectivité (choix multiples)
Possibilité de saisie de variables en masse (exemple : prime annuelle)
Gestion automatique du supplément familial pour des situations spécifiques (garde
alternée, versement à l’ex-conjoint en faisant masse éventuellement des enfants de
ce-dernier)
Gestion des demi-traitements : calcul automatique des deux tiers si l’agent a trois
enfants (ou plus) à charge
Editions de charges (conformité des états fournis avec les formulaires officiels fournis
par les organismes sociaux)
Mise en place des profils types par cadre d’emplois et statut (titulaire, non-titulaire)
actualisés au fur et à mesure des mises à jour
Simulateur de salaire selon profils types prédéfinis
Dissociation du mandatement des charges de personnel (patronal et salarial) et des
nets à payer
Possibilité de traiter les saisies des variables (heures sup, astreintes etc.) par services
et par lots.
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Gestion du bilan social :
 Extraction des données de base des différents modules présents
 Listage de contrôle
 Alimentation automatiques des fichiers EXCEL de la Direction Générale des
Collectivités Locales (DGCL).
Simulation budgétaire :
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Prise en compte des avancements des agents
Prise en compte des départs à la retraite
Prise en compte des recrutements éventuels
Gestion prévisionnelle de la masse salariale en terme de nombre de points d’indice et
coût.
Gestion de l’absentéisme :
 Gestion des positions : activité, détachement, position hors cadre, disponibilité,
service national, congé parental…
 Gestion des calendriers temps complet, temps partiel, temps non complet avec
génération automatique des jours fériés
 Suivi des congés maladie ordinaire-longue maladie-longue durée, maternité, mitemps thérapeutiques
 Suivi des congés exceptionnels
 Suivi des accidents de travail avec ou sans arrêt de travail
 Suivi des maladies professionnelles
 Suivi des absences syndicales,
 Suivi des absences pour services non fait
 Suivi des congés légaux, de formation, des ARTT
 Saisie des absences individuelles.
Module Gestion des actes :
 Possibilité d’éditer ou de rééditer les actes intéressant la carrière (recrutement,
titularisation, avancement d’échelon, contrats de travail….) au format WORD et prise
en compte automatique par le module gestion de la paie
 Possibilité d’éditer un récapitulatif de la carrière de l’agent
Module Formation :
 Suivi des inscriptions aux formations par agent
 Suivi des formations obligatoires statutaires en dissociant les différents types de
formation (intégration, professionnalisation premier emploi, perfectionnement,
préparation aux concours et examen professionnels…)
 Synthèse de formation par agents et par service
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7.2 – Fonctionnalités spécifiques à la partie gestion financière
Les fonctionnalités décrites ci-dessous devront obligatoirement faire partie de l’offre de base
du candidat. Celui-ci pourra toutefois proposer des modules complémentaires qu’il jugerait
intéressant dans le cadre d’une ou de plusieurs variantes.
La récupération des données antérieures est exigée. La solution devra réintégrer 5 à 10 ans
de données financières existantes.
Adaptation aux nomenclatures budgétaires et comptables applicables aux
collectivités locales :
 Logiciel adapté à la nomenclature budgétaire et comptable M 14 applicable aux
communes et aux EPCI de même strate
 Logiciel adapté à d’autres nomenclatures comme la M4 pour la gestion des services
publics à caractère industriel et commercial
 Attribution à chaque gestionnaire d’une enveloppe budgétaire constituée d’un
ensemble de lignes d’imputation définies par nature de dépense et de recette.
 Mise à jour automatique des plans comptables
 Intégration complète du Protocole d’Echange Standard permettant de générer
directement la télétransmission des données comptables, signées électroniquement
avec l’intégration des pièces jointes numérisées.
Système d’alerte :
 Possibilité de paramétrer des niveaux de dépassement de crédits propres à la
collectivité, au-delà du simple contrôle réglementaire
 Mise en place d’une action pour chaque niveau de contrôle (blocage, alerte etc).
Gestion comptable :
 Traitement de tous les évènements de l’achat de son opportunité à son
ordonnancement :
Gestion des dépenses
- Bons de commande
 La saisie des bons de commande déconcentrée et permettant la saisie du prix
unitaire, du compte budgétaire ligne à ligne, la répartition analytique. Bascule
automatique en engagement d’un BDC validé. Possibilité de faire apparaître
différentes mentions paramétrables (original, joindre un RIB si mention absente sur la
facture…)
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 Possibilité de permettre l’envoi de bons de commande dans un circuit de validation
dématérialisé.
 Le processus informatique devra intégrer la gestion des absences d’un membre de la
chaîne de validation, la traçabilité et l’information sur le cheminement procédural pour
les services émetteurs et le service comptabilité.
- Engagements
 Le module engagement doit permettre la saisie, le suivi, le contrôle des crédits
disponibles (en valeur et %), l'interrogation d’un engagement et la visualisation des
mandats correspondants, le contrôle des crédits disponibles lors de la passation
d’une commande, la vérification de l'état des engagements et des restes engagés,
l'enregistrement d’un engagement à imputation multiple.
 Dès la mise en œuvre d’une procédure d’engagement, un paramétrage doit rendre
possible le blocage au niveau analytique par article en cas de dépassement de
crédits. Ce blocage ne devra pouvoir être déverrouillé que par le service comptabilité.
- Suivi des factures
 Ce module doit permettre la saisie déconcentrée des factures arrivées et de
permettre l’envoi leur dans un circuit de validation dématérialisé.
 Lors de la saisie de la facture, il est impératif d’avoir le lien avec l’engagement et
l’établissement d’un pré-mandatement.
- Délais de Paiement
 Les délais de paiement portent sur le suivi et le calcul des intérêts moratoires. Le
service doit pouvoir réaliser l'édition d’un état des délais de paiement.
- Mandatement des dépenses
 La liquidation, le mandatement, la gestion des rejets, l'annulation et la ré-imputation
sont des fonctionnalités indispensables à la gestion du mandatement des dépenses.
Le service doit pouvoir consulter les mandats en attente, la réduction, l'annulation et
les modifications des mandats émis avec une édition des documents correspondants,
en l'occurrence les pré mandats automatiques pour des dépenses régulières (EDF,
loyers …) la gestion des avoirs partiels ou globaux, l'édition des pièces légales
(mandats, de réduction et d’annulation, bordereau journal, certificats de paiement).
 Suivi et consultation des créanciers.
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 Consultation des historiques par imputation, par fonction, par compte analytique, par
tiers, par chapitre et par date
 Classement et recherche des RIB
Gestion des recettes
- Engagement des recettes
 La solution proposée doit permettre l'engagement des recettes dans les mêmes
conditions que celui des dépenses.
- Titres de recettes
 La liquidation, le mandatement, le rejet, l'annulation et ré-imputation ainsi que l'édition
des titres de recettes directes, P503 et les bordereaux journaux sont des
fonctionnalités indispensables à la gestion des titres de recettes.
 Consultation des historiques par imputation, par fonction par compte analytique, par
tiers, par chapitre et par date.
Gestion des tiers
 Ce module doit permettre de consulter un tiers en débit et ou crédit avec toutes
opérations s’y rattachant tels que mandats, titres pour un établissement et tous les
établissements confondus avec une possibilité d’édition.
 De mettre en place un historique des consommations par tiers sur plusieurs années.
 Une mise à jour du fichier tiers doit être envisageable: possibilité de rendre un tiers
inactif même temporairement, de rendre inactifs tous les tiers non mouvementés
depuis «n» années
 Les tiers peuvent être créés lors de la saisie de tous les mouvements sans qu’il soit
nécessaire de quitter une application; de gérer plusieurs références bancaires;
d’effectuer des recherches sur une partie du nom
Traitements de fin d'exercice
 Ouverture et clôture d'exercice
 Rattachement des charges et des produits
 Rattachement ICNE
 Les gestionnaires doivent avoir la possibilité d’éditer, par service, un état des
engagements non soldés. L'état des engagements non soldés en fin d'année doit
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permettre la génération automatisée des mandats et titres de rattachement, ainsi que
leur contrepassation au début de l'exercice suivant. Cet état doit aussi permettre le
report des restes à réaliser.
Télétransmission comptable des mandats et des titres de recettes pour le Trésor
Public
 Préparation et télétransmission des informations budgétaires et comptables (budgets,
mandats et titres, …) vers les services du Trésor Public.
Gestion budgétaire et financière
Gestion du budget principal et des budgets annexes (M14 et M49)
Une gestion multi instructions comptables ainsi qu'une gestion multi budgets pour un même
organisme doit être possible. Le module de préparation budgétaire doit permettre des
simulations multiples et paramétrables (par service gestionnaire, par compte analytique, par
fonction et sous fonction, par nature, par opération, …) sans influencer le budget réel.
Possibilité de fournir, à la demande, un état d’aide à la préparation budgétaire avec les
propositions initiales effectuées, des budgets antérieurs et leurs réalisations. Lors de la
phase de la préparation budgétaire, il doit être possible d’appliquer un coefficient de
majoration ou de minoration sur chaque imputation budgétaire mais aussi d’indiquer sur les
états de propositions budgétaires, les budgets votés les années précédentes ainsi que les
résultats de leur exécution.
Possibilité d’effectuer et enregistrer plusieurs simulations de budgets. Les saisies
préparatoires validées doivent être basculées de manière automatique en propositions
budgétaires définitives
Gestion du budget et de ses différentes étapes (BP, BS, DM)
Possibilité d'effectuer une présentation des budgets par nature, fonction, opération en
investissement, compte analytique, AP/CP, rubriques complémentaires... pour le vote,
l’exécution et le suivi. La présentation des documents et états budgétaires doit pouvoir se
faire de manière croisée (présentation multi critères).
Les maquettes budgétaires proposées devront être conformes à l’instruction budgétaire et
comptable en vigueur par rapport au seuil démographique, de l’importance de l’EPCI et
permettre toute mise à jour suivant l’évolution de la législation. Le plan comptable général
présenté dans la solution devra être strict, différencier les opérations réelles, d’ordre, mixte
et prévoir un système d’alerte. Les comptes miroirs seront liés (023-021), de même que les
reports de résultats au centime en lien avec l’affectation des résultats et la gestion des RAR.
Le transfert ou la saisie du montant des crédits votés pour le BP, BS, DM est indispensable
ainsi que la saisie des virements internes dans une zone distincte des décisions
modificatives.
La solution permettra d’’interroger les comptes budgétaires et les écritures sur plusieurs
exercices, d’effectuer des comparaisons entre la prévision et la réalisation par période
donnée (mois, trimestre…) et sur plusieurs années ainsi que l’édition automatique des
documents budgétaires définitifs conformément aux instructions comptables en vigueur.
La récupération des inscriptions budgétaires générées par d’autres applications (charges de
personnel, dépenses d’investissement générées par les marchés publics etc) devra être
possible.
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Calcul automatique des ratios financiers obligatoires.
Compte administratif
Le service financier doit être en mesure d’effectuer une simulation et une édition du CA
conformément aux instructions comptables (balances par section, balance générale, états
annexes…)
Le système proposera un modèle pré-rempli de délibération du compte administratif,
d’affectation du résultat et de RAR.
Analyse financière
 Possibilité de réaliser des analyses transversales permettant des croisements
possibles entre nomenclature nature (compte, opération), affectation (destinations et
fonctions) et exercices comptables
 Valorisation des informations en les restituant sous forme de tableaux ou de
graphiques et possibilité d’export dans les outils bureautiques standards.
Gestion de la dette et des immobilisations
 Reprise des données de la dette
 Gestion des taux
 Edition du tableau prévisionnel d’amortissement de la dette
 Récapitulation par prêteurs (BP et CA)
 Récapitulation par catégories de dettes (BP et CA)
 Edition de l’état de la dette (BP)
 État de la dette hors emprunt reçu durant l’exercice (C.A.)
 Emprunts obligataires (B.P.)
 État des instruments de couverture du risque financier (B.P.)
 Tableau récapitulatif des lignes d’emprunts composant la notion de référence (B.P.)
 État des crédits de trésorerie (B.P.) et autres états obligatoires.
 Mandatements automatique des échéances d'emprunts à partir de l'interface dette.
 Calcul et mandatement automatique des ICNE.
 Intégration des tableaux d’emprunts de manière automatique ou manuelle.
 Simulation d’emprunts avec des paramètres définis tels qu’annuités constantes,
amortissements constants, taux fixe
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 transfert dans le logiciel de comptabilité des mandatements des échéances et des
inscriptions budgétaires
 Reprise des données de l’inventaire et des amortissements
 Ce module doit intégrer les fonctionnalités d’enregistrement des immobilisations, de
gestion de l’inventaire comptable et de l'état de l'actif. Il doit également permettre de
créer un fichier des biens à amortir à partir du mandatement, de créer une table des
durées et taux d’amortissement en corrélation avec les biens concernés
(rapprochement automatique), le calcul et le mandatement automatique des
amortissements avec possibilité d’arrondir l’annuité d’amortissement à l’euro
inférieur, la régularisation étant effectuée sur la dernière annuité), la gestion des
travaux en cours (enregistrement des comptes 23, transfert automatisé en 21,
gestion des frais d’étude) ainsi que les restitutions courantes (liste des
immobilisations, simulation des amortissements, édition de tous les états légaux
entre autre un état s’inspirant de la balance réglementaire des comptes du grand livre
du compte de gestion, état paramétrable par sélection année d’acquisition, par
imputation…).
 Gérer les subventions transférables affectées aux éléments d’actif selon les mêmes
principes.
 Inscription budgétaire des cessions d’immobilisations
 Edition des plans d’amortissement, de l’état des immobilisations, de l’état des
amortissements, de l’état des inventaires
 Production des fichiers indigo inventaire
 Récupération automatique des immobilisations en saisie de l’inventaire
 Transfert dans le logiciel de comptabilité des mandatements des échéances et des
inscriptions budgétaires.
Gestion du FCTVA et de la TVA
 L’application permettra l’alimentation d’un document type de demande de paiement
du FCTVA (Fonds de Compensation de la TVA) –document émanant des services de
la Préfecture. Y apparaitront l’article, les libellés précis et les modalités de gestion
des opérations (BDC, marché…), la destination, les montants HT et TTC des
mandats d’investissement.
 Le système doit pouvoir gérer, ai sein d’un budget soumis à la TVA, des lignes
spécifiques pour la saisie HT/TVA. Il doit être à même de produire des états
déclaratifs trimestriels de la TVA déductibles et de la TVA due (CA3)
Tableaux de bord, balances budgétaires et outils d’aide à la décision
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 L’application doit disposer de fonctionnalités permettant l’utilisation de requêtes
multiples et intuitives intégrant des fonctions de tri, de filtre et d’export en vue
d’élaborer des études rétrospectives et prospectives financières en y incluant certains
ratios comme l’épargne brute, nette, le fonds de roulement, le besoin de
financement…
 Tableaux de bord multicritères, statistiques et états divers: sélection par chapitre,
article, opération, service, fonction…, tableau de bord de suivi pluriannuel, tableau de
bord avec bornage infra annuel et de date à date, graphiques associés
 Consultation et édition globale ou sélective, de balances budgétaires des comptes
dépenses et recettes par chapitre, nature, service…
 Possibilités d'export vers logiciels bureautique
 Restitution et mise à disposition d’un certain nombre d’états paramétrables,
exportables et transformables en fichiers de sortie OpenOffice.org, Microsoft Office,
en fichiers texte brut et en fichiers PDF.
Gestion analytique
 L’ensemble des fonctionnalités du logiciel liées à la préparation, l’exécution et la
gestion budgétaire devra être compatible avec la mise en place d’un système
d’information de type comptabilité analytique (ventilation des dépenses et recettes
par centres de coût paramétrables à plusieurs niveaux, ventilation des charges
indirectes…).
Dématérialisation PES
 Dématérialisation des pièces comptables (mandats, titres et bordereaux...) ainsi que
des pièces justificatives.
 Outil conforme au Protocole d'Echange Standard V2, dans le cadre de la mise en
place d'Hélios.
 Intégration des visas électroniques (gestionnaires, élus).
Interface avec autres applications
 Interface avec le logiciel de gestion des ressources humaines pour le transfert des
écritures de paie et leur ventilation comptable
 Interface avec les logiciels utilisés dans la collectivité, dont Technocarte, Marco.
 En option : Interface permettant la lecture des CD Rom Visu DGFiP fournis par le
Direction des Finances Publiques concernant les taxes directes locales.
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ARTICLE 8– INTERFACES
Le logiciel doit pouvoir échanger automatiquement des informations avec d’autres solutions,
notamment avec l’application Hélios du trésor public.
Une interface doit être possibel avec les logiciels utilisés dans la collectivité, dont
Technocarte et Marco (marchés publics).
En option : Interface permettant la lecture des CD Rom Visu DGFiP fournis par le Direction
des Finances Publiques concernant les taxes directes locales
Le logiciel doit présenter une solution pour exporter ou lier ses informations vers un site,
service ou serveur « WEB ».
Si un accès distant est à envisager et si le logiciel ne dispose pas d’un service de
consultation en ligne, un VPN est à disposition.
ARTICLE 9 – DOCUMENTATION TECHNIQUE
Conformément à l’article 5 du CCAP, le titulaire livre, avec le logiciel, une documentation
technique en langue française indiquant les modalités de leur mise en fonction. Il en est de
même à chaque livraison de mise à jour ou de nouvelle version de logiciel.
Le prix de cette documentation technique est inclus dans le prix du marché.
Cette documentation technique donne la composition et les caractéristiques du matériel du
logiciel, ainsi que leurs procédures courantes d'utilisation. Elle doit être transmise au plus
tard à la livraison du logiciel, de chaque mise à jour ou nouvelle version le cas échéant.
Cette documentation doit notamment comporter un guide précis et documenté relatif à
l’exportation et à la reprise des données par le prestataire suivant.
ARTICLE 10 – PRESTATIONS DE MAINTENANCE
10.1 – Durée de la maintenance
Les prestations de maintenance prennent effet pour une durée de 4 ans à compter de
’expiration de la période de garantie contractuelle prévue à l’article 7 du CCAP.
10.2 – Etendue des prestations de maintenance
Le présent marché comprend les prestations de tierce maintenance applicative telles que
définies à l’article 31-1 du CCAG-TIC. Ces prestations visent à permettre le maintien en
condition opérationnelle du logiciel à titre préventif, ou correctif.
Par « préventif », on entend les mesures d'entretien exécutées pour éviter la survenance
d'anomalies. Par « correctif », on entend les mesures consistant à corriger les anomalies.
Le présent marché comprend aussi des prestations de maintenance évolutive au sens de
l’article 31-1 précité du CCAG-TIC, c'est-à-dire des prestations visant à faire évoluer ou à
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adapter une ou plusieurs applications, afin d'intégrer de nouvelles fonctions, d'en améliorer
le fonctionnement ou de prendre en compte de nouvelles dispositions législatives ou
règlementaires.
Ces prestations de maintenance évolutive se limitent, dans le présent marché, à la livraison
des mises à jour qui sont apportées au logiciel ainsi qu’à la livraison des nouvelles versions,
dans les conditions définies aux articles 5-1 et 11-1 du CCAP.
10.3 – Modalités d’intervention
Le titulaire assurera sur site les réparations nécessaires au bon fonctionnement du logiciel.
Les pièces détachées et autres fournitures, les frais de déplacement et main-d’œuvre sont
compris dans le prix de maintenance indiqué dans les documents du marché et ne feront
l’objet d’aucune facturation en supplément.
En cas de fonctionnement défectueux d’un quelconque élément faisant l’objet du marché, le
titulaire procèdera, durant la période de garantie, à une remise en état de l’appareil dans les
mêmes conditions que durant la période de garantie contractuelles, stipulées à l’article 7-1-2
du CCAP et rappelées ci-après :
La demande d’intervention est adressée au titulaire par télécopie ou par message
électronique, ou par téléphone avec confirmation ultérieure par télécopie ou par message
électronique dont la réception doit être attestée par un accusé de réception électronique.
A compter de cette demande d’intervention, le titulaire est tenu par un délai maximum
d’intervention. fixé à : 24 heures.
L'intervention inclut le diagnostic de la panne et la remise en état du logiciel.
La période d'intervention du titulaire s'étend pendant les jours ouvrables, du lundi au
vendredi de 9h00 à 12h et de 13h30 à 17h .
La garantie de temps de rétablissement (GTR) exigée, à compter du début de l’intervention
est au maximum de 8 heures, week-ends compris. Passé ce délai, le titulaire doit fournir, à
titre provisoire ou définitif, un matériel de remplacement.
En cas de dépassement du délai de rétablissement ou de remplacement, le titulaire encourt
la pénalité prévue à l’article 11.2 du CCAP.
Si le titulaire a proposé, dans le mémoire technique prévu à l’article 5-2 du règlement de
consultation, des délais d’intervention ou de rétablissement plus courts, ce sont ces délais
qui s’appliquent.
ARTICLE 11 – FORMATION
Le titulaire s’engage à assurer la formation des agents utilisateurs de la solution logicielle,
dont le nombre est précisé à l’article 3 du présent document, afin de leur permettre une
bonne appropriation de ses conditions de mise en œuvre et d’utilisation.
Le ou les journées de formation se tiendront toutes dans les locaux de la communauté de
communes.
Une formation d’une durée minimale de 16 h par agent utilisateur est réalisée selon les
modalités proposées par le titulaire dans son mémoire technique.
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Les dates de ces formations seront fixées conjointement par les parties, suivant le planning
définitif prévu à l’article 15 du présent document.
En tout état de cause, elles devront intervenir avant le délai contractuel de mise en ordre de
marche prévu à l’article 4 de l’acte d’engagement.
En cas de désaccord sur les dates de formation, elles seront fixées par ordre de service du
pouvoir adjudicateur notifié par courrier, télécopie ou mail dans un délai d’au moins sept
jours francs.
Dans cette hypothèse, le pouvoir adjudicateur respectera la durée et le nombre de jours de
formation prévus par le titulaire dans son mémoire technique, et les formations auront lieu
durant les jours et heures ouvrables de la communauté de communes.
ARTICLE 12 – HÉBERGEMENT
Le marché comprend la mise à disposition d’un hébergement sur un espace privé à compter
de la réception des prestations : le système fonctionnera en option full web et ne nécessitera
pas l’installation d’un serveur au siège de la communauté de communes.
La disponibilité exigée pour l’accès aux applications en ligne est : 24h/24, 7j/7, 365j/an, hors
plages d’indisponibilité planifiées.
Le candidat précisera sa gestion des indisponibilités et son mode de communication en la
matière.
L’offre devra être dimensionnée pour répondre aux flux actuels et aux évolutions futures (ex :
la bande passante doit permettre un débit en rapport avec les besoins actuels et avec les
évolutions prévisibles).
Le candidat indiquera son estimation de bande passante relative aux besoins de la
communauté de communes, garantissant performance et évolutivité.
Toutefois, en application de l’article 3.3.1 du règlement de consultation, une variante de type
hébergement local sur le serveur, dont les spécificités sont décrites à l’article 4 du présent
document est acceptée.
Les variantes proposées par le candidat ne sont pas obligatoirement présentées avec son
offre de base. En conséquence, une variante déposée sans offre de base sera acceptée.
ARTICLE 13 – REPRISE DES DONNEES
Le titulaire sera chargé de la reprise des données, durant la période d’installation prévue à
l’article 4-1 du CCAP.
Pour l’accomplissement de ces prestations, le titulaire pourra accéder, dès la notification du
marché, aux services administratifs de la communauté de communes durant les heures
réglementaires d’ouverture.
Il pourra se faire communiquer toutes informations et documents nécessaires, notamment
par voie téléphonique et électronique.
Les données à reprendre et à migrer proviennent du logiciel AFI.
ARTICLE 14 – RECUPERATION DES DONNEES EN FIN DE MARCHE
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Le titulaire s’engage, en fin de marché, à extraire et remettre l’ensemble des bases de
données contenues dans le logiciel au pouvoir adjudicateur sur un support informatique dans
un format non propriétaire.
A défaut, l’article A.38.1.3.2 du CCAG-TIC s’applique.
ARTICLE 15 – REUNION DE LANCEMENT
Une réunion de lancement aura pour objet d’arrêter le planning définitif de mise en œuvre du
projet ainsi que l’exécution des tâches à réaliser durant la phase d’installation.
Elle se tiendra au siège de la communauté de communes, 34 avenue de Toulouse à
Carbonne (31390).
Sa date sera fixée par le pouvoir adjudicateur, après consultation du titulaire,
postérieurement à la notification du marché.
Lors de cette réunion, le titulaire désignera un chef de projet qui sera le correspondant
privilégié de la communauté de communes durant toute l’exécution du marché.
A ce titre, il sera destinataire de toutes les correspondances que la communauté de
communes adressera au titulaire et devra travailler de concert avec les personnes en charge
du suivi de ce dossier pour la Communauté de Communes, afin d'appliquer les décisions
prises par elle, organiser les interventions et les réunions, suivre les interventions et suivre
l’exécution du marché.
Le compte rendu de cette réunion est à la charge du titulaire qui doit le transmettre au chef
de projet de la communauté de communes au plus tard 8 jours après sa tenue.
A défaut, le planning définitif sera arrêté par un ordre de service du pouvoir adjudicateur.
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