PROTOCOLE D`ACCORD - Ville de Saint-Sébastien-sur

Envoyé en préfecture le 23/03/2016
Reçu en préfecture le 23/03/2016
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Convention sur la transmission à la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire de données
relatives aux allocataires à des fins de simplification des demandes
Entre
:
la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire
Place Marcellin Verbe – BP 63329 – 44233 Saint-Sébastien-sur-Loire
représentée par le Maire, Monsieur Joël GUERRIAU
et
:
la Caisse d’Allocations familiales de Loire-Atlantique
22 rue de Malville - 44937 NANTES CEDEX 9
représentée par sa directrice Elisabeth Dubecq-Princeteau
Il a été convenu ce qui suit :
La Caisse d’Allocations familiales de Loire-Atlantique transmet à la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire,
1 fois par an, certaines données relatives aux allocataires pouvant bénéficier auprès des services
municipaux d’avantages sociaux tarifés en fonction du quotient familial.
ARTICLE 1 : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de définir les engagements de chacune des parties cosignataires
concernant la mise à disposition de données de la population allocataires de la ville de SaintSébastien-sur-Loire.
ARTICLE 2 : Les objectifs de l'échange
Cet échange a pour finalité :
 d’éviter la production de justificatifs par l’usager à l’appui d’une demande d’inscription de son
ou ses enfants aux structures municipales.
 de permettre à la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire de vérifier l’éligibilité des demandeurs aux
tarifications spéciales. Toute autre finalité est exclue.
ARTICLE 3 : Les personnes concernées
Les usagers concernés par cette procédure sont les utilisateurs des services de la ville de SaintSébastien-sur-Loire, tarifés en fonction du quotient familial et pour lesquels la Caf de Loire-Atlantique
a enregistré les ressources déclarées pour ces allocataires.
ARTICLE 4 : Les modalités de l'échange
La ville de Saint-Sébastien-sur-Loire transmet à la cellule statistiques de la Caf de Loire-Atlantique le
fichier des utilisateurs de ses services. Ce fichier, énuméré à l’article 6, est complété et restitué à la
ville de Saint-Sébastien-sur-Loire par la Caf de Loire-Atlantique selon des modalités décrites à l'article
7.
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Cet échange se déroule après le traitement d’actualisation des droits des allocataires au 1 janvier de
chaque année, qui détermine le nouveau quotient familial. Celui-ci ayant lieu en janvier de chaque
année, l’échange prévu par cette convention se déroule fin janvier ou début février après l’opération
de renouvellement des droits dont la programmation est nationale.
ARTICLE 5 : Le contenu du fichier aller transmis par la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire à la
Caf de Loire-Atlantique
Sous format Txt, le fichier du service Enfance/Jeunesse de la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire
comportera les informations suivantes :
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Numéro allocataire Caf,
Nom, prénom, responsable 1,
Régime Caf,
Date de début de validité et de fin de validité du quotient familial,
Numéro de dossier famille,
Adresse responsable 1 + complément adresse + code postal + ville,
Nom et prénom du second représentant,
Date d’effet du quotient familial connu,
Nombre d’enfants à charge.
La ville de Saint-Sébastien-sur-Loire pourra par ailleurs compléter le numéro d’allocataire par des
données extraites des logiciels de gestion utilisés par le service Enfance/Jeunesse de la ville,
certaines informations issues de ces logiciels pouvant être vides.
ARTICLE 6 : Le contenu du fichier retour transmis par la Caf de Loire-Atlantique à la Ville de
Saint-Sébastien-sur-Loire
Le fichier transmis est enrichi en retour par la Caf de Loire-Atlantique à la ville de Saint-Sébastien-surLoire des informations suivantes :
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Numéro allocataire Caf,
Régime Caf,
Nom et prénom de l'allocataire,
Nom et prénom du second représentant,
Adresse de l'allocataire, complément d'adresse, code postal, ville,
Nouveau quotient familial,
Date de validité de début et de fin du quotient familial,
Nombre d'enfants à charge,
Assiette ressources annuelles de la famille,
Nombre de parts,
Nom, prénom et date de naissance de chacun des enfants.
ARTICLE 7 : Obligation et engagement des parties
Les parties s’engagent à respecter les dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à
l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Plus particulièrement, la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire s’engage à :
1° n’utiliser les données transmises que dans le but exclusif pour lequel elles ont été transmises.
Toute autre finalité est exclue, notamment les finalités de lutte contre la fraude.
2° ce que les données mises à disposition par la Caf à la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire le soient
exclusivement pour son usage propre et exclut toute rediffusion ou cession des dites données ou
fichiers, en tout ou en partie, sous quelque forme que ce soit, à titre gratuit ou onéreux. La ville de
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Saint-Sébastien-sur-Loire ne pourra céder, transférer ou déléguer la présente convention ni aucun
droit ou obligation qui en résultent.
3° ne pas conserver les données transmises au-delà de la durée nécessaire à l’atteinte des finalités.
4° protéger l’accès aux données mises à sa disposition en particulier par le biais du réseau
informatique de son établissement. La transmission de fichiers se fait de façon sécurisée selon l’un
des modes suivants :
-
support externe protégé (clé usb, cdrom) remis en main propre avec communication du code
secret de vive voix,
-
fichier protégé transmis par messagerie électronique avec communication du code secret par
un media distinct,
-
place d’échange sécurisée.
Les parties sont réciproquement soumises à une obligation de confidentialité et de respect du
secret.
5° déclarer auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés le présent traitement.
6° Recueillir le consentement des familles concernées sur la base d’une information claire, explicite et
complète, indiquant les données qui sont collectées auprès de la Caf et les finalités poursuivies.
Pour ce faire, les services de la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire font compléter au demandeur un
formulaire comprenant l’autorisation de communication de ses données personnelles (annexe).
7° Gérer ces consentements de façon à pouvoir les prouver, notamment auprès de la Caf, sur simple
demande de celle-ci.
8° Suspendre ses demandes de communication à la Caf dès réception d’un retrait de consentement.
Plus particulièrement, la Caf de Loire-Atlantique s’engage à :
1° exclure de sa base les données relatives aux personnes éligibles aux tarifs spéciaux et qui sont
opposées à la transmission de ces données.
2° transmettre de façon sécurisée les données sous forme électronique.
3° purger la copie du fichier transmis à la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire après avoir eu l’assurance
de sa bonne réception.
ARTICLE 8 : La qualité des données
La Caf ne peut être tenue pour responsable d’une erreur technique lors de l’utilisation par le
destinataire des fichiers transmis.
La Caf a apporté tous les soins nécessaires à la constitution des données qui font l’objet de la
présente convention. Toutefois, au cas où il resterait des erreurs ou des anomalies, la Caf ne pourra
être tenue pour responsable.
ARTICLE 9 : Les modalités financières
La présente convention ne donnera pas lieu à paiement, l’échange de données et de conseils est
consenti à titre gracieux. Les frais engagés par la Caf de Loire-Atlantique à l’occasion du traitement
des bases de données ne seront pas facturés.
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ARTICLE 10 : La durée et les conditions de validité de la convention
er
Cette convention est valable 1 an à compter du 1 avril 2016. Elle sera ensuite renouvelée par tacite
er
reconduction pour l’année civile (1 janvier au 31 décembre).
ARTICLE 11 : Le contrôle du respect des engagements pris par la ville de Saint-Sébastien-surLoire
La Caf peut procéder à une revue régulière du respect des engagements pris par la ville de SaintSébastien-sur-Loire et, au besoin, suspendre les transmissions en cas de non-respect de la
convention.
ARTICLE 12 : Résiliation
La convention peut être dénoncée par chacun des cocontractants à sa date anniversaire avec un
préavis de trois mois, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Tout manquement à l’application de la présente convention pourra entraîner la résiliation immédiate
de celle-ci. Dans ce cas, la résiliation s’effectuera par lettre recommandée avec accusé de réception,
sans préavis et sans indemnité.
Les représentants des deux institutions se rencontrent une fois par an pour faire l’évaluation, le suivi
et l’actualisation des données, le cas échéant.
Un bilan réalisé en fin de convention permettra de faire évoluer, si besoin, le socle de données.
ARTICLE 13 : Modification de la convention
Toute modification des termes de la présente convention doit faire l’objet d’un avenant écrit entre les
parties, conclu dans les mêmes formes et conditions que la présente convention.
ARTICLE 14 : Le règlement des litiges
En cas de litige entre les parties sur l’exécution de la présente convention, une solution amiable sera
préalablement envisagée.
En l’absence de solution amiable, les parties conviennent que tout litige intervenant entre elles sera
porté devant le tribunal administratif de Nantes, après mise en demeure adressée par lettre
recommandée avec accusé de réception restée sans effet à l’expiration d’un délai de 30 jours.
Fait à Nantes, le
Pour la ville de Saint-Sébastien-sur-Loire :
Pour la Caisse d’Allocations familiales
de Loire-Atlantique :
Le Maire
La directrice
Joël GUERRIAU
Elisabeth Dubecq-Princeteau
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Annexe
RECUEIL DU CONSENTEMENT
Le formulaire de demande de tarification spéciale doit comporter la formule suivante :
case à cocher
« J’autorise la ville de……………………… à recueillir des informations me concernant auprès de ma
Caisse d’Allocations familiales, dont mes ressources, afin de vérifier mon éligibilité aux tarifications
spéciales et de simplifier mes démarches ».
Le recueil des consentements peut se faire en ligne, de façon dématérialisée, toujours sous réserve
de son excellente qualité au sens de la loi informatique et libertés.
Convention sur la transmission de données relatives aux allocataires
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