Questions d`achat n°7 (avril 2015)

N°7 l avril 2015
Lettre d’information du service achat/immobilier
Les missions à l’étranger en toute sérénité
L’assistance et l'assurance des agents en déplacements professionnels hors France métropolitaine
sont, depuis le 1er janvier 2015, prises en charge par l'assureur ACE via le courtier Diot.
En cas d’urgence
Contactez ACE Assistance au 33 1 40 25 50 25 en communiquant le n° suivant : 920892FRBBBA15584.
En cas de sinistre
Contactez sans délai la personne référente de l'Inserm au sein de la société Diot :
Madame Cécile Le Guennec
01.44.13.95.91
[email protected]
Lors d'un déplacement dans un des pays suivants : Afghanistan, Irak, Libye, Nigeria, Somalie, Soudan,
Syrie, Tchad, Tchétchénie, Yemen, une déclaration à l'assureur est nécessaire. En cas de planification d'une
mission dans ces Etats, vous devez vous adresser au délégué régional ou à l'administrateur du siège. Il
est également recommandé de contacter le Fonctionnaire de sécurité défense de l’Inserm, Monsieur Patrice
Binder (0144236089 ou [email protected]).
Nous avons vécu récemment l'augmentation de la taxe de séjour dans quelques villes (notamment Paris). La taxe de
séjour étant incluse dans les prix du marché conclu avec BSI, cette hausse a donc forcément un impact sur certains
tarifs négociés. Le bureau des achats et l'agence BSI ont veillé à limiter au maximum les désagréments causés aux
voyageurs Inserm. Certes, quelques établissements hôteliers dépassant de ce fait les seuils de la politique voyage
sortent de notre programme hôtelier. Toutefois, les voyageurs de l'Inserm peuvent se rassurer : la plupart des hôtels
négociés ont été conservés, et l'offre proposée par BSI demeure suffisamment diversifiée pour répondre aux besoins
de chacun.
Questions d’achat l N°7 l avril 2015
Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc
Hébergement : taxe de séjour
Voyagez avec Travel Planet
Le 1er janvier 2015, l'Inserm a changé d'agence de voyages. La réservation, l’émission et la livraison de titres de
transport aérien et ferroviaire pour les déplacements des personnels et invités pris en charge par l'Inserm sont
désormais assurées par la société Travel Planet. Basée à Lille, cette PME offre l’avantage de mettre à votre
disposition une équipe dédiée qui saura vous assister dans l’organisation de vos voyages.
Qui contacter ?
Pour vos réservations on line,
un support technique est à votre disposition :
Téléphone : 09 72 10 05 99
Mail : [email protected]
Pour vos réservations off line,
une équipe se tient également à votre
écoute :
Téléphone : 09 72 10 05 95
Mail : [email protected]
Ce qui facilite votre quotidien :
• la possibilité d’effectuer des réservations low cost on line ;
• la fonctionnalité "single view" c'est-à-dire la présentation sur une seule page de tous les horaires et tarifs
disponibles pour une destination donnée, sur le modèle d'un comparateur de vols ;
• des frais de gestion réévalués à la baisse ;
• une plateforme de réservation présentant la même ergonomie que l’outil utilisé avec la précédente
agence, American Express.
Focus sur l’offre pro SNCF
L’offre PRO c’est 3 avantages et 4 services inclus :
3 avantages en 1ère et en 2nde classe
• Pro Flexi : parce que vos collaborateurs ont besoin d’une grande souplesse d’échange et de
remboursement,
• Pro Express : parce que vos collaborateurs ont besoin d’un accès rapide et prioritaire
• Pro Mobile : parce que vos collaborateurs ont besoin de s’adapter en toutes circonstances (échanger les
e-billets tgv pro directement depuis leur mobile jusqu’à 1 heure après le départ du train, recevoir des
informations en temps réel, connaître le quai de départ…).
4 services supplémentaires en 1ère classe
• Le salon SNCF Grand Voyageur
• L’Espace Pro Première
• La Restauration Pro Première
• La Résa taxi Pro Première
Bon à savoir
Il existe deux types de voyageurs :
Les voyageurs occasionnels : Billet TGV PRO
Les voyageurs fréquents : Abonnement FREQUENCE
Pour avoir accès à ces services, vous devez contacter la société Travel Planet
( [email protected] – Tél. : 09 72 10 05 95 – Fax : 09 72 32 52 96) ou vous connecter à la plateforme
https://e-travelmanagement22.amadeus.com/login/INSERM
Questions d’achat l N°7 l avril 2015
Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc
Sans oublier
• Le e-billet pour plus de souplesse
• Le programme de fidélité pour cumuler plus d’avantages
Punchout avec HP
Depuis novembre 2014, deux délégations de l’Inserm sont en phase d’expérimentation avec HP pour
l’acquisition d’ordinateurs portables. Les paniers composés sur le site du fournisseur sont automatiquement
rapatriés dans SAFIr pour poursuite de la commande et envoi à HP du bon de commande de manière
dématérialisée. Résultats : plus d’erreurs de saisie des paniers et beaucoup de temps gagné dans le traitement
des commandes ainsi que dans le délai de livraison.
Cette expérimentation rencontre un franc succès et un déploiement au niveau national a été opéré le 13 avril.
Un kit de communication sera diffusé par votre responsable achat et votre Administrateur SAFIr en Délégation
ainsi que par les équipes HP qui seront à votre disposition pour vous accompagner lors du changement de
process.
Pour rappel, voici les quatre lots composant ce marché.
N° de marché
Objet
Titulaire
Lot 1
Lot 2
Lot 3
Lot 4
13 2 00 04
13 2 00 05
13 2 00 06
13 2 00 07
postes de travail fixes
avec leurs extensions
Dell
postes de travail
portables et leurs
extensions
Hewlett Packard
solutions compatibles
Mac OS et/ou IOS et
leurs extensions
France Systèmes
solutions
d’infrastructure et
services associés
Dell
Questions d’achat l N°7 l avril 2015
Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc
L’ensemble des informations nécessaires à la passation des commandes Inserm sur ces marchés sont listées
dans un « document de référence – marché de matériels informatiques » disponible auprès de votre responsable
achat en Délégation régionale.