E xcel est un logiciel de Microsoft de la famille des tableurs. Cela

E
xcel est un logiciel de Microsoft de la famille des tableurs. Cela signifie que sa
vocation principale est de réaliser des tableaux. Plus ou moins complexes, ces
tableaux se présentent sous la forme de feuilles regroupées ou non dans des
classeurs. A l’ouverture du logiciel vous arrivez sur une page comme celle
présentée ci-contre et qui représente votre première feuille. D’emblée, Excel vous
ouvre 3 feuilles auxquelles vous accédez
grâce aux onglets visibles en bas à gauche
de la feuille.
Ces feuilles sont quadrillées comme vous pouvez le remarquer sur l’écran mais attention elles ne seront visibles à
l’impression qu’après avoir demandé l’application de bordures (dans le menu déroulant
«Format»). Les cellules sont identifiées par la lettre correspondant aux colonnes et le
chiffre des lignes. Par exemple il est souhaitable de ne pas commencer un tableau par la case A1
sous peine d’être gêné pour ajouter des titres.
Vous pouvez, en fonction de la nature du travail, créer plusieurs feuilles qui appartiendront à un même classeur. Il suffit d’aller dans le menu «Insertion» et de cliquer sur
«feuille». Vous pourrez ainsi à loisir les nommer à votre convenance et les déplacer pour
organiser votre classeur :
− les renommer : placer le curseur de votre souris sur l’onglet indiquant le numéro
de la feuille et appuyez sur le clic droit de la souris puis choisissez « renommer ».
Taper ensuite le nom que vous souhaitez donner à la feuille.
− les déplacer : placer le curseur de votre souris sur l’onglet de la page à déplacer,
maintenez le clic gauche enfoncé et glissez la souris vers la gauche ou la droite et
relâchez à l’endroit où vous voulez voir figurer votre feuille.
exemple de classeur :
Pour nous rendre compte de l’intérêt d’Excel prenons rapidement un exemple issu de
notre pratique professionnelle : élaborer les tableaux des différentes classes avec les
principaux renseignements relatifs aux élèves.
♦ Il n’est bien sur pas nécessaire de saisir la totalité des noms dans les cellules du tableau. Excel sait convertir les données issues de GEP et les afficher sur une seule et
même feuille. La démarche est la suivante :
1
2
3
4
5
Ouvrez « fichier » dans le haut du menu déroulant et glisser la souris jusqu’à « ouvrir ». Là cherchez le fichier nommé «f_ele.dbf» dans le répertoire GEP
Une fois ce fichier repéré, cliquez simplement sur «ouvrir» et il apparaîtra sur votre feuille avec
l’ensemble des informations contenues dans la base de GEP. Une alternative est possible en récupérant des informations concernant les élèves (les principales et les plus utiles) à partir d’une extraction. cf le document dur GEP et les extractions libres)
Il vous reste à supprimer une à une les colonnes indésirables en cliquant sur la lettre correspondant à la colonne pour la sélectionner
entièrement puis se rendre dans le menu déroulant «Edition» puis
«supprimer»
La mise en forme respecte ensuite les mêmes règles que le traitement de texte classique : sélectionner la cellule, le texte, la colonne, etc à modifier en cliquant dessus ou en surlignant puis appliquer l’opération. (changer la police, agrandir les caractères, mettre
en gras, changer la couleur de la police ou des cellules, etc)
Une fois la mise en forme terminée vous obtenez des tableaux
fonctionnels à votre goût et pratiques à utiliser sans être dépendant de votre secrétariat ni obligé de saisir de longues et fastidieuses listes d’élèves.
Outre la réalisation de tableaux, Excel offre surtout la possibilité d’effectuer des calculs à l’intérieur de ces tableaux. Un exemple ?
ce montant n’a pas été rempli manuellement mais calculé
par Excel à partir du nombre de cellules comportant un
nom dans le tableau.
Ce chiffre correspond au nombre de fois où Excel a
trouvé AG dans la colonne LV2.
Comment ?
Simplement parce qu’Excel sait (pourvu que vous lui demandiez) aller chercher lui
même les informations contenues dans les cellules et effectuer les opérations qui
conviennent. Démonstration !
1. Vous placez le curseur de la souris dans la cellule où vous souhaitez voir apparaître la somme.
2. Vous allez cliquer sur le raccourci «Σ» dans la barre d’outils ce
qui signifie «somme»
3. la cellule se remplit de la formule « =somme(Xx, Xx) » Les
chiffres entre parenthèse sont fixés aléatoirement et il suffit
de spécifier au moyen de la souris en maintenant le clic gauche et
en glissant sur la totalité des cellules à prendre en compte pour
le calcul de la somme. Une fois toutes les cellules entourées d’un
cadre clignotant, relâchez le bouton de la souris et taper sur la
touche «entrée». La somme s’affichera automatiquement dans la
cellule choisie et sera modifiée automatiquement en cas de modification du tableau et de ses caractéristiques.
4. Les cellules à prendre en compte pour le calcul de la somme
peuvent venir d’autres feuilles. Dans ce cas il suffit d’aller définir les cellules en changeant de page grâce à l’onglet de bas de
feuille.
Après le calcul simple d’une somme chiffrée, il est indispensable puisque ce sont plutôt
des élèves qui emplissent nos tableaux, de comptabiliser des éléments alphabétiques.
Dans ce cas Excel va s’attacher à compter les cellules qui ont une valeur. On utilisera la
fonction «nbval». La démarche est la suivante :
1. Placez le curseur de la souris dans la cellule où vous souhaitez
voir apparaître la fonction. Ici nous voulons calculer l’effectif
de la classe.
2. Vous allez cliquer sur le raccourci «fx» dans la barre d’outils
ce qui signifie «coller une fonction» ou
bien aller chercher dans le menu déroulant «insertion, fonction»et cliquer dessus.
3. Une fenêtre s’ouvre alors. elle vous
offre une multitude de fonctions présentées en 2 colonnes : catégorie de fonctions et nom de la fonction. Dans la catégorie «statistiques» vous allez trouver la
fonction «nbval», cliquez dessus. Alors
un
tableau apparaît. Selon le même principe que pour le calcul de la somme vous devez définir la plage de cellules à prendre en compte pour le calcul (ici C34:E34). Soit vous faites glisser la souris sur la plage en
maintenant le clic, soit vous saisissez manuellement les cellules en séparant par un point virgule la première et la dernière cellule. Confirmez votre sélection en cliquant sur « ok » et le calcul du nombre de
cellules comportant une valeur sera affiché, en l’occurrence ici, l’effectif de votre classe. Dans ce cas il
n’est pas nécessaire de renseigner la 2ème fenêtre.
Nous allons passer à une fonction différente mais la démarche est rigoureusement la
même. Il s’agit de donner des critères sélectifs au calcul. Par exemple cette fonction
est très utile pour comptabiliser le nombre de redoublants ou de latinistes dans la classe
1. Après avoir placé le curseur de la souris
dans la cellule où vous souhaitez voir apparaître le résultat. Ici nous voulons calculer
le nombre d’élèves redoublants
2. Vous cliquez donc sur le raccourci «fx»,
la fenêtre des fonctions s’ouvre.
3. La fonction qui permet le calcul recherché est appelée « nb.si » et on la trouve
également dans la catégorie
« statistiques ». Après l’avoir utilisée elle
est facilement accessible dans la colonne
de gauche du tableau «les dernières utilisées ».
4. Le choix de la fonction, comme précédemment, ouvre un tableau dans lequel
nous avons à spécifier les cellules concernées par le calcul (cf chapitre précédent)
mais la particularité réside dans la saisie
du critère dans la 2ème fenêtre du tableau. Ici les redoublants sont repérés par
la présence de la lettre « o » dans la colonne. Nous allons donc demander à Excel
de comptabiliser toutes les cellules de la
plage C2 à C29 qui contiennent une valeur =
à o.
5. Comme à chaque fois vous confirmer votre sélection et le calcul est automatiquement reporté dans la cellule initialement
choisie.
Il est à signaler que, malgré les nombreuses corrections qui seront peut-être apportées
au tableau, le calcul restera juste.
L’intérêt par la suite réside dans la multiplication des formules de calcul et dans la recherche de formules de plus en plus élaborées en fonction des besoins. Il est cependant
à noter que le cadre de notre activité professionnelle de C.P.E. s’accommode très bien de
ces quelques fonctions.
Enfin et comme pour tous les outils informatiques il est indispensable de les mettre en
œuvre rapidement afin de garder l’habitude et d’assimiler définitivement ces démarches.
En cas de grosse défaillance … il vous reste les collègues du pôle de compétence TICE C.P.E.