Assemblée générale 1 er juin 2009

Syndicat de Copropriété St-Tropez phase I
Assemblée Générale Annuelle
Tenue le 1er juin 2009 à 19h00
Au complexe Sportif des Jardins de l Auvergne
PROCÈS-VERBAL
1. Lecture et adoption de l'ordre du jour
La lecture de l'ordre du jour est faite par le président d assemblée, Maxime Verreault. Il est proposé
par M. Richard Prud homme (#403) et secondé par Mme Nicole Lemay (#112) que l ordre du jour
soit adopté. Accepté à l unanimité.
2. Lecture et adoption du procès verbal de l assemblée générale ordinaire du 26 mai 2008
Le procès verbal ayant été distribué à tous les copropriétaires depuis plusieurs jours, le président
d assemblée propose de ne pas en faire la lecture à moins que quelqu un ne le demande. Aucune
correction n est demandée et aucun commentaire n est fait sur le procès verbal. Il est proposé par
M. Richard Prud homme (#403) et secondé par Mme Marie-Anne Cadeau (#101), que le procèsverbal soit adopté.
3. Compte rendu des activités du mandat
3.1. Frais communs et prélèvement pré autorisés
Maxime Verreault mentionne que tout s est bien passé pour les prélèvements automatiques des
frais communs et que la plupart des copropriétaires y participe maintenant. Il mentionne aussi
qu un des copropriétaires a décidé de faire faire lui-même le virement à partir de son compte vers
celui de la copropriété et cette démarche aussi est correcte. Les prélèvements automatiques sont
beaucoup plus simples car cela permet d éviter d avoir à faire une série de 12 chèques et tout ce
qui en découle soit le classement, l étampage et la préparation de chacun des dépôts. Cette
méthode est beaucoup plus simple.
3.2. Réfections des trottoirs/stationnement
Maxime Verreault mentionne que nous avions fait faire plusieurs soumissions pour refaire les
trottoirs en inter bloc. Mais en raison à la petite envergure des travaux ceux-ci ont été fait
seulement en septembre.
3.3. Réparation de la bouche d égout avant.
Maxime Verreault mentionne qu il a eu de la difficulté à obtenir des soumissions pour la
réparation de la bouche d égout et que c est par une connaissance d un des copropriétaires que
nous avons fait faire les travaux pour la bouche d égout ainsi que la réparation de la bordure de
béton à plusieurs endroits qui avait été brisée par le déneigement au fil des ans. Le coût total de
ces réparations fut de 3200$.
3.4. Déneigement Hiver 2008-2009
Pour l année 2007-2008, nous avions fait affaire avec Trema pour le déneigement et nous avions
reçu une facture pour le surplus de neige tombée, mais dû à tous les bris faits par les tracteurs à la
copropriété (bris de la pelouse à plusieurs endroits, poteaux électriques brisés ou arrachés), nous
n avions pas payé le surplus soit environ 1300$. De plus ce déneigeur nous a averti qu il ne
s occuperait plus de l entretien des trottoirs donc Maxime Verreault a essayé d en trouver un qui
ferait les allées et les trottoirs mais sans résultat. Nous avons dû engager 2 deneigeurs. Soit
Déneigement Coulombe pour les allées (5000 $) et Déneige-Toit pour les trottoirs (1518 $).
Maxime Verreault explique les problèmes que nous avons eu l hiver dernier avec notre
entrepreneur en déneigement pour les allées, soit qu à quelques reprises il oubliait de faire le
stationnement avant, qu il laissait la neige dans les unités 402 et 403. Mais à chaque fois, l un des
administrateurs l appelait et il venait dès que possible corriger le tout. Ceci a causé le problème
d accumulation d eau sur le trottoir de l entrée principale avant car de la glace s est formée et a
empêché l eau de s évacuer lors du dégel.
Pour les trottoirs, nous avons été très déçus des services offerts par Déneige-Toit, très rarement
les trottoirs étaient déblayés pour 7 heures du matin, et des fois même à 4 heures de l après-midi
ce n était pas encore déneigé. Nous avons dû annuler 2 des 3 chèques que nous leurs avions faits
et c est Maxime Verreault qui a pris la relève en février pour le reste de l hiver.
De plus, vers la fin de l hiver nous avons eu une lettre du ministère des transport nous avisant que
nous n avions pas le droit de souffler notre neige de l autre côté de la clôture. Donc nous devrons
soit la faire entreposer sur un terrain sur place ou prévoir de la faire transporter par le déneigeur.
Un surplus d environs 1500$ à 2000$ est à prévoir au budget de la prochaine année.
3.5. Plomberie : refoulement s d éviers
Maxime Verreault explique qu il y a quelques années le propriétaire de l unité #101 s était plaint
d avoir de la broue qui remontait dans son évier de cuisine. Deux ans plus tard, le problème est
réapparu et nous avons dû faire venir le plombier pour qu il nettoie le conduit. Peu de temps après
ce sont les unités #103, #105 et #106 qui eux aussi ont eu le même problème. Le plombier est
venu une fois de plus mais n a pas vraiment réglé le problème, des refoulements se sont
reproduits et cette fois-ci dans un drain de plancher. Donc le plombier a dû débloquer sur une
longueur de 100 pieds, soit jusqu'à la rue. Ce refoulement est dû aux années et non à une
mauvaise utilisation ponctuelle. Le coût des travaux fut d environ 1200$.
3.6. Dégât d eau / Réclamation (réparation temporaire de la toiture)
Maxime Verreault explique qu au mois de février, un dégât d eau est survenu au 314, et le tapis
du salon était trempé. Une inspection du toit a démontré que le sellement d un drain de toit au
dessus de cette unité n était plus étanche, ce qui à causé des dommages aussi au #112, #214 et
#414. Le contour du drain a été réparé et des travaux dans chacune des unités mentionnées cihauts ont été faits. Nous avons réclamé aux assurances le tout et une franchise de 2500$ sera payé
sous peu. Le coût total des travaux est d environs 15000$ et la réparation temporaire du toit a
coûté 480$. Il faudra penser à faire refaire la toiture complètement pour éviter que ce problème ne
survienne à d autres endroits prochainement.
Les copropriétaires ont été contents des travaux sauf au 214 où des travaux ont dû être repris, à la
demande de Mme Sonya Breton, la propriétaire.
3.7. Marches d escalier repeintes
Maxime Verreault mentionne que nous avons fait repeindre les marches d escaliers mais que la
couleur diffère un peu de celle en place. Une de copropriétaire a fait remarquer que le tout avait
été mal fait car à plusieurs endroits ont peu voir des coulisses et encore de la rouille (escalier Est).
Donc nous ferons le tour et nous feront faire les corrections appropriées au besoin.
Maxime Verreault mentionne aussi que si nous avions fait faire le tout par des professionnels cela
aurait coûté facilement plus de 3000$
3.8. Réparation des tapis
Maxime Verreault mentionne que vers la fin de l année 2008, début 2009 plusieurs brûlures sont
apparues sur le tapis dans les cages d escaliers principalement et celles-ci ont été faites par un des
locataires du bloc. Celui-ci à été filmé par les caméras de surveillance à l un de ces endroits, ce
qui a permis au conseil d administration de réclamer le coût des réparations au propriétaire de
l unité concerné. Le propriétaire a été averti et l a aussi reconnu.
Les réparations ont été faites et ne paraissent à peu près pas. 32 taches ont été enlevées et le
propriétaire a été facturé pour la partie le concernant seulement, soit une douzaine. Celui-ci a reçu
une lettre recommandée et nous attendons son paiement.
3.9. Réparations de fenêtres
Avant le début de la réunion, Sylvie s est informée auprès des copropriétaires qui avaient fait une
demande pour la réparation de leurs fenêtres, soit pour le mécanisme, les coupes-froids ou les
thermos, si le tout a été fait correctement et complètement car nous venons de recevoir la facture
de Porte et fenêtre Blanchet.
Mme Micheline Lizotte (#208) demande si le remplacement de la porte patio est au frais de la
copropriété car dans leur unité celle-ci n est plus aussi étanche qu avant (au niveau du bruit de
l autoroute). Sylvie Henri mentionne que se sera une des prochaines priorités car plusieurs
copropriétaires se sont plaints de leur porte patio soit à cause des grands froids, de la glace qui se
forme dans le bas ou du cillement lors de grands vents.
De plus de nouvelles demandes de réparations ont été faites, soit le : #101 et le #409.
Pour ce qui est de la tablette du bas de la fenêtre, Maxime Verreault et Sylvie Henri mentionnent
que les tampons verts fonctionnent très bien pour enlever le plus gros des traces de rouille, mais
que cela ne reviendrait jamais aussi blanc qu auparavant. Les travaux peuvent être fait par le
propriétaire de l unité.
4. Réfection totale de la toiture pour l été 2009
Comme mentionné au point 3.6, le remplacement de la toiture est à prévoir cette année afin
d éviter d autres dégâts d eau, et ce malgré les réparations faite il y a 2 ans qui nous laissaient
croire que la toiture résisterait jusqu à 5 ans de plus.
Maxime Verreault a demandé 4 soumissions, présentement seulement 3 d entre elles ont été
reçues et les prix varient entre 58 500$ et 72000$ plus taxes. Il s agit de Toitures Mecba, Toiture
Nordiques et Couverture Beauport; nous attendons encore la soumission de Toitures Île
d Orléans. Les trois reçues ont donné un prix pour une membrane élastomère qui est garantie 20
ans.
Présentement, la soumission qui semble la meilleure est Toiture Mecba malgré que prix le plus
élevé. Le représentant a inspecté lui-même la toiture et a pris des photos pour bien documenter les
travaux.
Certains copropriétaires ont demandé de trouver de l information indépendante sur les taux de
satisfaction des entreprises consultées afin de faire un choix le plus éclairé possible.
5. États financiers / Budget
5.1. États financiers
Maxime Verreault présente les chiffres du bilan financier.
Pour l entretien du terrain, le montant élevé est dû à la réfection des trottoirs, la bouche d égout et
des bordures en béton.
5.2. Budget
Une hausse de près de 2000$ sera à prévoir pour l assurance habitation qui n était pas prévue
dans le budget 2009-2010 envoyé aux copropriétaires.
Pour le budget de cette année, seulement une option s offre aux copropriétaires soit :
Une augmentation des frais communs qui varient de 15$ à 30$ par unité. Une cotisation
spéciale de 25 080$ et un retrait dans le fond de réserve de 45 053$, principalement pour
assurer le paiement de la toiture neuve.
La proposition de l acceptation en bloc des états financiers et du budget est faite par Mme
Bérangère Deschamps (#409) et secondée par Mme Francine Paré (#314)
6. Amendement aux règlements de la charte de copropriété
Maxime Verreault mentionne que la charte de copropriété devra tenir compte du nouveau mode
de paiements des frais commun. Il présente l amendement qui avait été distribué à tous les
copropriétaires avant l assemblée.
La proposition pour accepter l amendement proposé est faite par M. Richard Prud homme (#403)
et secondée pas Mme Nicole Lemay (#112).
7. Salaire
7.1 Honoraires aux administrateurs
Maxime Verreault explique que de plus en plus les tâches des administrateurs augmentent, étant
donné l âge du bâtiment. Il serait donc pertinent d augmenter les honoraires annuels de 900$ à
1000$ pour chacun des administrateurs.
7.2 Salaire pour travaux d entretien
Maxime Verreault mentionne que le salaire qui est versé à un copropriétaire qui aide à l entretien
de la copropriété est de 15$ pour les travaux mineur et peut monter jusqu'à 20$ pour les travaux
plus physiques.
Il est proposé par M. Richard Prud homme (#403) et secondé par M. Laurent Giroux (#208) que la
proposition d augmentation des honoraires aux administrateurs et le salaire pour les travaux
d entretien soit acceptée.
8. Centre Sportif
Maxime Verreault mentionne que présentement qu il n y a pas eu de développement depuis
l assemblée spéciale du mois de mars dernier. Il mentionne aussi qu environ 85% des formulaires
ont été recueillis et qu ils sont tous en faveur de l entente suggérée qui consiste à mettre des
montants en fiducie.
Il mentionne aussi que tous les autres blocs aussi sont en faveur de l entente avec Riotec, avec des
pourcentages forts. Nous attendons toujours des suites.
9. Varia (ouvert)
9.1 Store pare-soleil sur les balcon
M. Laurent Giroux et Mme Micheline Lizotte (#208) ont fait la demande il y a quelque temps
pour faire l installation d une toile rétractable sur le balcon afin d empêcher le soleil de trop
réchauffer leur unité. Ils nous ont fait parvenir par Internet leur choix de toile et le tout a été
accepté par le conseil. Toutefois Maxime Verreault informe que si d autre copropriétaire veulent
faire eux aussi l installation de toile rétractable, ils doivent en faire la demande par écrit et joindre
une photo de cette toile pour s assurer de ne installer n importe quel type de toile sur les balcons.
10. Élection du nouveau conseil d administration pour l année 2009-2010
Maxime Verreault demande invite l assemblée à faire des propositions pour élire les officiers du
prochain conseil d administration. M. Richard Prud homme (#403) propose la réélection du
conseil et la proposition est appuyée par Mme Marie-Anne Cadeau (#101).
Devant l absence d autres propositions, le conseil en place est réélu par acclamations. Le nouveau
conseil sera donc à nouveau composé de Maxime Verreault, Sylvie Henri et de Marie-France
Hudon
11. Levée de l assemblée
L'assemblée a pris fin à 21h30.
Maxime Verreault, président
Sylvie Henri, vice-présidente
Marie-France Hudon, secrétaire