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VOUS AVEZ UN PROJET ?
Organiser un événement est une aventure qui impose exigence, rigueur, constance, et une certaine
prudence.
Afin d’éviter les pièges qui jalonnent ce long parcours, voici quelques informations sur les étapes à
respecter et les oublis à éviter. Avec une bonne équipe, quelques conseils avisés et un sens logique,
tout organisateur peut réussir avec les honneurs.
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SOMMAIRE
1. Objectifs..................................................................................................... p.3
2. Contenu...................................................................................................... p.3
3. Dates et durées............................................................................................. p.3
4. Critères pour le choix du lieu............................................................................ p.3
5. Besoin en salles et surfaces.............................................................................. p.4
6. Besoins en équipement.................................................................................... p.4
7. Transports et transferts................................................................................... p.5
8. Hébergement................................................................................................ p.6
9. Restauration/Animation................................................................................... p.6
10. Prestataires extérieurs.................................................................................... p.7
11. Personnel.................................................................................................... p.7
12. Édition et fabrication...................................................................................... p.7
13. Promotion.................................................................................................... p.8
14. Informations externes......................................................................................p8
15. Informations internes...................................................................................... p.8
16. Assurances................................................................................................... p.8
17. Divers......................................................................................................... p.9
18. Enregistrement............................................................................................. p.9
19. Budgets et financements.................................................................................. p.10
20. État-major de l’organisation du congrès................................................................ p.10
21. Mémo : Organisation d’un stand lors d’un congrès.................................................... p.12
22. Mémo : Organiser une exposition........................................................................ p.13
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CHECK LIST POUR L’ORGANISATION DE VOTRE MANIFESTATION
1. Objectifs
-
Intention :
o Réunion statutaire
o Événement médiatique
o Congrès annuel
o Profit commercial
-
Participation :
o Nombre de congressistes
o Nombre de personnes accompagnantes
o Nombre d’exposants
-
Dimension :
o Interne
o Nationale
o Régionale
o Internationale
2. Contenu
-
Choix du ou des thèmes
Désignation du ou des présidents de séances
Désignation des animateurs de séances (modérateurs)
3. Dates et durées
Dates importantes :
- Date de l’événement
- Montage
- Arrivée des exposants
- Départ des exposants
- Fin de manifestation
- Démontage
Durées :
-
Arrangements spéciaux pour certains invités et autres participants
Nombre de jours d’occupation en montage, exploitation et démontage
Nombre de journées de travail
Nombre de nuitées
4. Critères pour le choix du lieu
-
Éloignement par rapport au cadre normal de travail (la disponibilité éventuelle du
participant est fonction de la rupture totale avec le cadre de travail)
Précédentes manifestations
Candidatures exprimées
Capacités nécessaires
Accès de la ville et du lieu
Environnement touristique et économique
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5. Besoin en salles et surfaces
-
Salle principale, Salle de commissions, Salle « posters », Salle pour les briefings et la
préparation des documents audiovisuels
-
Bureaux :
o comité d’organisation
o secrétariat administratif
o secrétariat scientifique
o presse et conférence de presse
o personnel (hôtesses, gardiens…)
o autres
-
Locaux
o
o
o
o
-
Salons pour les orateurs et invités
-
Surfaces communes :
o accueil
o zone repos/rencontre
o divers (vestiaires, information, services…)
-
Zones fumeurs et non fumeurs
-
Surface restauration (capacité en mètre carrés et couverts) :
o pause café
o déjeuner
o réception
o dîner de gala
de service :
stockage
traiteur
reprographie
autre
=> vérifier les horaires, le nombre de personnes et de salles, la capacité de chaque salle
=> Prévoir des plannings de salles et du personnel d’accueil (des congressistes et vestiaire)
6. Besoins en équipement
Salle :
Scène :
-
Sièges (nombre et type)
Nombre de travées (passage micro)
Décoration florale
Autre décoration en accord avec les règles de sécurité
Climatisation
-
Estrade (taille et disposition)
Tribune (avec ou sans pupitre
orateur)
Retours vidéo
Signalétique pupitre
Signalétique et décors de la scène
Ecrans
Décoration
-
-
Régie lumière :
- Éclairage (spots ou projecteurs, jeux de lumière…)
- Poursuite
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Micros
Téléprompteur
Flèches lumineuses
Paper-board
Sièges
Sonorisation :
- Nombre de micros (en salle, à la tribune…)
- Interprétation simultanée :
o système (câblé, HF, infrarouge)
o écouteurs (fixes, mobiles)
Régie vidéo :
- Projecteur film (8 mm, 16 mm, 35 mm)
- Projecteur vidéo (type et standard)
- Projecteur diapos + panier (type et nombre)
- Rétroprojecteur
- Enregistrement (son, vidéo)
- Webcam
7. Transports et transferts
Négociation des tarifs congrès :
- Congrès international :
o accord avec un ou plusieurs transporteurs aériens
- Congrès national :
o avion : accords avec une ou plusieurs compagnies intérieures
o train : coupons tarif congrès SNCF, trains spéciaux
o bateau : affrètement spécial
o route : affrètement d’autocars
o voiture
-
Évaluation des besoins en transferts et liaisons prévus entre les hôtels et les salles de
conférence :
o Accueil aéroport, gare… liste des participants, affectation des hôtels, premiers
documents, messages de bienvenue…
o Accord avec les navettes d’hôtels ou compagnies aériennes
o Négociation avec une compagnie de taxis
o Possibilité de carte de circulation transport en commun
o Service de location de voitures (tarifs congrès)
o Voitures avec chauffeur pour les VIP
-
Livraisons :
o Date et heure de livraison
o Lieu de stockage
o Durée d’occupation
o Besoin en manutentionnaires pour décharger, mettre et place...
o Besoin en agents de sécurité (à l’intérieur et à l’extérieur)
-
Panneaux de signalisation :
o pour enregistrement et information
o pour chacune des salles de réunion
o pour les installations propres à l’hôtel
-
Capacité du parking du lieu du congrès
Nécessité d’un fléchage
Nécessité de la présence de la Police Municipale pour la circulation
Choix d’un transporteur officiel
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8. Hébergement
-
Besoins en hébergement :
o nombre total de chambres nécessaires (congressistes, conférenciers, exposants,
organisateurs, personnels engagés…)
o nombre de chambres simples
o nombre de chambres doubles
o nombre de suites
-
Négociation d’un tarif net congrès et exposition
-
Signature d’un contrat par hôtel
-
Cadeaux originaux et personnalisés dans les chambres des participants lors de l’arrivée
-
Rooming-list par hôtel :
o procédure d’information régulière entre l’organisateur et les hôteliers sur l’état
des réservations et la détection possible des doubles réservations
o possibilité de gestion de l’hébergement par une agence de voyages, l’office du
tourisme, le Palais des Congrès ou encore une centrale de réservation
-
Les accords avec l’hôtelier doivent prévoir pour la restauration, outre les prix :
o la qualité et la finesse des plats
o la possibilité de changements de plats prévus aux menus (régimes, religions)
o la connaissance préalable des menus
9. Restauration/Animation
-
Cocktail de réception :
o négociation avec l’hôtel ou un traiteur indépendant
o lois en vigueur sur la consommation d’alcool dans le pays
-
Banquet / soirée de gala :
o plan des salles
o aménagement possible des salles
o contrainte de location de chaque salle
o date et horaires de chaque banquet
o disposition des tables avec table d’honneur
o noms des convives sur des cartons
o équipement prévu pour chaque banquet
o animations prévues (spectacle, orchestre de l’hôtel ou orchestre indépendant,
répétitions, piste de danse, effets spéciaux)
-
Excursions, visites :
o pré-congrès
o post-congrès
-
Renseignements et négociations avec :
o Les agences de voyages locales
o l’hôtel
o le palais
o le syndicat d’initiative
o la chambre de commerce et d’industrie ou tout autre organisme de ce type
(pour les visites d’usines)
-
Animations et activités sportives
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10. Prestataires extérieurs
-
Conseil en organisation de congrès
Assureur conseil (assurance annulation)
Agence de voyages
Coursiers
Photographe
Journaliste (pour confection d’un journal du congrès)
Attaché de presse
Société audiovisuelle
Loueur de matériel de bureau
Traiteur
Régie publicitaire (catalogue, éditions, sponsors)
Choix d’un ou de plusieurs imprimeurs (sur devis test)
Prestataire informatique (gestion de fichiers, système d’identification, badges
informatisés…)
Fabricant :
o de badges
o de pochettes congressistes
o de cadeaux pour congressistes
11. Personnel
-
Animateurs
Interprètes
Hôtesses d’accueil (gare, aéroport… ; lieu de congrès)
Hôtesses en salle (pour les micros d’intervention)
Personnel de secrétariat
Gardiens
Sténotypistes
Techniciens son et image
Guides
Chauffeurs
12. Édition et fabrication
-
Création d’un logo original
Éditions administratives (papier à lettre, cartes de visite…)
Première annonce
Bulletin d’inscription
Livre des abstracts
Actes du congrès
Badges
Cavaliers orateurs
Drapeaux
Contremarques
Programme préliminaire
Formulaire d’abstract
Programme définitif
Affiches
Invitations
Autocollants
Calicots
Signalisation
Journal congrès
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13. Promotion
-
Fichier de prospects (achat ou constitution)
Sélection d’un routeur (national, international)
Établir un calendrier des opérations de promotion
Planning des envois des différents documents
Promotion pendant d’autres manifestations
Publicité
Opération de marketing téléphonique
Partenariat avec une ou plusieurs publications
Traduction des éditions pour une manifestation internationale
14. Informations externes
-
-
Constituer un bureau de relations publiques
Constituer un dossier de presse
Aménager une salle de presse
Invitations à la presse :
o spécialisée
o nationale
o locale
o agences de presse
Publier des communiqués de presse régulièrement
Prévoir une ou plusieurs conférences de presse : avant, pendant et en clôture
Publication des discours des personnalités
Prévoir des entretiens avec l’état-major et les principaux orateurs
Press-book final
Couverture photographique de l’événement
Publication du compte rendu des débats (intégral ou extraits)
15. Informations internes
-
Prévoir un système de communication entre les participants :
o casiers personnels
o panneaux d’affichage
o circuit vidéo
-
Confection d’un journal quotidien du congrès
16. Assurances
-
S’enquérir des différentes couvertures offertes par les prestataires :
o hôtels
o transporteurs (compagnies aériennes, charters, autocars…)
-
Souscrire un contrat d’assurance pour les matériels propres au congrès
-
Souscrire une assurance contre les risques d’annulation ou de diminution de
participation
-
Étudier éventuellement les risques de manutention (matériels d’exposition)
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17. Divers
-
Contacts avec les autorités publiques :
o police nationale ou municipale, Préfecture, mairie… (déclaration de la
manifestation, accueil des personnalités…)
o consulats des principaux pays délégués
-
Services collectifs :
o vestiaire
o point rencontre (surface, mobilier)
o boutique cadeaux
o garderie d’enfants
o banque – change
o bureau de poste
o agence de voyages
o office de tourisme
o tabac - journaux
o infirmerie
o service de reprographie
o communications : téléphones, téléx, télécopieur
18. Enregistrement
-
Espace prévu pour l’enregistrement
Calculer le temps moyen nécessaire pour l’enregistrement d’un délégué
Déterminer le nombre de bureaux nécessaires en fonction des participants
Accueil spécialisé : délégués invités, presse…
Personnel :
o Administratif pour les formalités
o Hôtesses pour les renseignements
-
Vérifier avant le départ de la procédure :
o administratif (téléphones, machines à écrire, photocopieuses ; caisse avec
monnaie, fournitures de bureau, corbeilles à papier, éclairage)
o dossier de chaque participant (programmes, badge nominatif, billets pour les
manifestations annexes, tickets repas, documents informatifs : plans, dépliants
touristiques…, affectation de la chambre)
o documents pour inscriptions tardives (formulaires, badges vierges, tickets et
billets supplémentaires)
-
Vérifier pendant la procédure (la présence d’un responsable pour prendre des décisions,
la politique à suivre pour l’acceptation des chèques, pour les remboursements
éventuels, pour la vente de billets séparés, la politique à suivre pour l’acceptation
limite des inscriptions, le bon règlement des soldes à payer par les participants)
Maintenir pendant toute la durée du congrès une permanence accueil/information (par les
responsables du congrès, par les autorités touristiques).
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19. Budget et financement
Détermination des coûts :
-
Prix de location des salles, bureaux et surfaces :
o quelles surfaces sont gratuites ?
o pour les salles et autres locaux payants : prix journée, prix ½ journée,
suppléments
-
Prix de location du matériel et équipements
-
La location comprend-elle les techniciens ?
-
Prix de la restauration :
o pauses-café
o repas (prix par couvert, suppléments)
o cocktail (prix par invité)
o dîner de gala (prix par couvert)
-
Prix des services et personnels :
o quels sont les services gratuits ? (vestiaire, gardien, nettoyage, décoration…)
o prix de chacune des prestations payantes
o coût de l’animation (conférences et soirées)
o coût salarial des personnels engagés
o vérification des régimes de rémunération
-
Signature d’un devis et d’un contrat pour chacun des prestataires utilisés
-
Détermination d’un échéancier de paiement : arrhes, acomptes, versements partiels,
solde
20. État-major de l’organisation du congrès
-
Création éventuelle d’un organisme spécifique :
o association Loi 1901
o société commerciale
-
Dépôt du nom ou de la marque
-
Nature du régime fiscal
-
Nomination d’un comité :
o international
o national
o local
-
Nomination d’un responsable :
o programme scientifique
o programme social
o hébergement
o promotion - relations publiques
o édition
o administration générale
o budget comptabilité financement
o exposition technique
o autre
-
Délimiter les responsabilités de chacun
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-
Déterminer pour chaque responsable :
o les personnels nécessaires
o les matériels nécessaires
-
Établir un planning de réunions préparatoires :
o calendrier des différents « dead-lines » (invitations, éditions, expéditions,
réservations, confirmations…)
o suivi budgétaire des différentes opérations
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21. Mémo : organisation d’un stand lors d’un congrès
-
Frais de montage à blanc (pièces et main d’œuvre, peinture, décalcomanies…)
Caisses spéciales et conditionnement
Manutentions et emballages
Montage sur emplacement d’exposition : fondations
a) Amenée et évacuation par entreprises agréées :
Branchements électriques, d’eau, de gaz et d’air comprimé
b) Branchement par entrepreneurs de son choix
Branchements électriques, d’eau, de gaz et d’air comprimé
Consommation électricité
Consommation d’eau
Consommation gaz ou butane
Location de bâches
Raccords peinture
Stockage des caisses vides
Engins de levage et manutention
Démontage et mise en caisses
Rentrée en magasin
Remise en état
Pertes non garanties par l’assurance
Main d’œuvre supplémentaire sur stand
(Les échantillons ne sont pas compris dans cette étude)
Location de stand
Décoration (devis)
Plancher – tapis ou gravillon (si non compris dans devis décoration)
Transports aller et retour – Douanes
Assurance transport et manifestation
Agrandissement photos
Reportage photographique
Fleurs
Branchement téléphonique
Communications téléphoniques
Hôtesses et interprètes
Démonstrateurs
Nettoyage
Parking
Cartes d’entrée
Voyages et hôtels
Réceptions
Restaurants
Taxis et voitures
Insertions dans le catalogue
Imprimés publicitaires et échantillons distribués
Invitations
Cadeaux
Compter des imprévus à hauteur de 10 à 15 %
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22. Mémo : Organiser une exposition
-
Surface disponible pour l’exposition avec charge supportable au m²
-
Choix du matériel :
o modulaire
o traditionnel
o tables
o panneaux
-
Plan de l’exposition avec affectation des stands
Dossier de l’exposant :
o volume et dimensions du stand
o équipements fournis
o puissance électrique
o prestations disponibles (eau, gaz, téléphone…)
o accès à l’exposition (gare routière, monte-charge, stockage…)
o corporations disponibles (menuisiers, peintres, décorateurs, électriciens…)
o règles de sécurité
-
Signalisation :
o de l’exposition
o de chaque stand
-
Surveillance de jour et de nuit
-
Contrôle de la commission de sécurité (conformité des matériels, des accès…)
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