Manuel PRO G DIS / Addictions 18/08/2014

ManuelPROGDIS/Addictions
18/08/2014
Manuel général
Sommaire
Lancement de Pro G Dis .......................................................................................................................... 4
1. Ouverture de l’application :............................................................................................................. 4
2. Gestion des Mots de Passe :............................................................................................................ 5
Système par Niveau : .................................................................................................................. 5
Modification des ‘Password’ : .................................................................................................... 5
Modification du mot de passe spécifique ‘médical’ : ................................................................. 6
3. Gestion des Ensembles : .................................................................................................................. 6
4. Gestion des Intervenants : .............................................................................................................. 7
Généralités .............................................................................................................................................. 8
1. Données de l’application : ............................................................................................................... 8
2. Manipulation des listes : ................................................................................................................. 9
3. Saisie des dates :............................................................................................................................ 10
Paramétrage général : ........................................................................................................................... 10
1. Gestion des paramètres généraux : .............................................................................................. 10
Volets spécialisés : .................................................................................................................... 11
Paramètres Généraux : ............................................................................................................. 11
Numérotations automatiques : ................................................................................................ 11
Dossiers Externes :.................................................................................................................... 11
2. Mise à jour des listes : ................................................................................................................... 12
Création / modification d’une liste :......................................................................................... 13
Importation de listes depuis une autre base de données : ...................................................... 15
Libellés paramétrables : ........................................................................................................... 15
Listes 'Actes Usagers' : Liens entre 'Catégorie' et 'Qualifications' :.......................................... 16
Gestion des Groupes/Partenaires ......................................................................................................... 17
Dossier Usager ....................................................................................................................................... 18
1. Création de la fiche Entrée : .......................................................................................................... 18
Module ‘Signalétique’ :............................................................................................................. 18
Les autres modules : ................................................................................................................. 19
2. Création de la fiche Suivi : ............................................................................................................. 21
3. Consultation des modules : ........................................................................................................... 22
Gestion des Parents/Entourages ........................................................................................................... 23
Service et Prises en charge .................................................................................................................... 24
Gestion des Services : ........................................................................................................................ 24
Gestion des Prises en Charge : .......................................................................................................... 24
Gestion des Actes .................................................................................................................................. 26
1. Actes Usagers généraux : .............................................................................................................. 26
Saisie des données relatives à un acte Usager général : .......................................................... 26
Saisie des données relatives à un acte Parents/Entourages : .................................................. 27
Saisie des données relatives à un acte Groupes/Partenaires : ................................................ 28
2. Actes Usagers médicaux : .............................................................................................................. 29
3. Consultation/Modification des Actes : .......................................................................................... 30
Gestion des Actions de Prévention et réductions des risques .............................................................. 30
Gestion des Sevrages............................................................................................................................. 31
Gestion de la Substitution ..................................................................................................................... 32
Enquêtes ................................................................................................................................................ 32
1. Paramétrage : ................................................................................................................................ 32
2. Rapports d'activité DGS : ............................................................................................................... 32
3. Rapports d'activité RECAP : ........................................................................................................... 32
Banque Claude Bernard......................................................................................................................... 32
Gestion des Archives des fiches de suivi ............................................................................................... 33
Recherches ............................................................................................................................................ 34
1. Recherche sur les dossiers Usagers : ............................................................................................. 34
2. Autres recherches :........................................................................................................................ 35
Recherche rapide : .................................................................................................................... 35
Recherche classique : ............................................................................................................... 36
Statistiques ............................................................................................................................................ 37
1. Statistiques sur les dossiers Usagers : ........................................................................................... 37
2. Autres statistiques : ....................................................................................................................... 39
3. Export des statistiques et des graphiques : ................................................................................... 40
Editions .................................................................................................................................................. 40
Autres Améliorations notables : ............................................................................................................ 41
1 Programmes de Tests. .................................................................................................................... 41
2 Courriel Usager. .............................................................................................................................. 47
4 Impression nFiche CAARUD depuis la fenêtre de visualisation...................................................... 48
Sécurisation des données : .................................................................................................................... 48
1/ Authentification personnalisée..................................................................................................... 48
1-1/ Fonctionnement................................................................................................................ 48
1-2/ Durée de vie. ..................................................................................................................... 50
Traçabilité des connexions .................................................................................................................... 51
2-1/ Sessions d’utilisation. ................................................................................................................ 51
2-2/ Utilisation................................................................................................................................... 51
Journalisation des modifications des dossiers patients ........................................................................ 53
3-1/ Mise en œuvre. .......................................................................................................................... 53
3-2/ Utilisation................................................................................................................................... 53
Mise en conformité du RECAP OFDT. .................................................................................................... 55
1/ Changements : .............................................................................................................................. 55
2/ Vérification du paramétrage : ....................................................................................................... 57
Boite de réception analyses médicales ‘HPRIM Doctor’: ...................................................................... 62
1/ Prérequis ....................................................................................................................................... 62
2/ Paramétrage ................................................................................................................................. 62
3/ Utilisation ...................................................................................................................................... 62
3-1/ Automatique. .................................................................................................................... 62
3-2/ Manuelle. .......................................................................................................................... 62
Lancement de Pro G Dis
1. Ouverture de l’application :
Pour lancer l’application, faire double-clique sur l’icône l’application PROG_ADD.LBS.
Le programme demande le mot de passe d’accès général (Password) à l’application (voir à ce sujet le
§ ‘Gestion des mots de passe’) :
Remarque :
Le programme ouvre le fichier de données indiqué en première ligne du fichier PROG_ADD.INI.
Dans le cas où le programme ne trouve pas le fichier PROG_ADD.INI ou le fichier de donnée indiqué
en première ligne, l’application demande de sélectionner celui à ouvrir.
Le programme ouvre ensuite la fenêtre ‘A propos de Pro-G-Dis’ :
Pour refermer la fenêtre d’information sans attendre les 10 secondes, il suffit de cliquer dessus :
Remarque :
L’icône
apparaît pour vous signaler que vous pouvez télécharger la dernière mise à
jour de l’application soit en cliquant sur l’icône directement, soit via le menu ‘Aide’>’Téléchargement
PRO G DIS’ ou soit via le site www.progdis.com.
Le programme ouvre enfin la fenêtre ‘Liste des Usagers’ en mode ‘Gestion des fiches suivi’ et installe
les menus principaux.
2. Gestion des Mots de Passe :
ProGDis propose un cadre paramétrable de gestion des accès par mots de passe personnalisés (ou
non).
Il est possible d’accéder à l’application par un système par ‘Niveau’.
Ce sont les mots de passe définis dans la librairie ‘prog_add.lbs’ qui vont déterminer le système
adopté.
Système par Niveau :
Il y a 5 niveaux d’utilisation sont prévus dans ProGDis :
- Niveau 0 = ‘Administrateur’ : accès complet à l'application et son paramétrage excepté la
partie médicale et la modification des mots de passe.
- Niveau 1 = ‘Equipe médicale’ : accès complet à l'application (y compris la partie médicale)
excepté la partie paramétrage.
- Niveau 2 = ‘Secrétariat’ : accès complet à l'application excepté la partie médicale et au
paramétrage.
- Niveau 3 = ‘Consultation’ : accès à l'application uniquement en consultation (pas de
suppression possible au niveau des données).
- Niveau 4/5/6 = ‘Intervenants’ : accès par groupe.
A chaque niveau est attribué un mot de passe différent.
Le mot de passe saisi au lancement du logiciel détermine le niveau d’utilisation.
Les accès aux dossiers usagers peuvent être réduits par groupe.
Pour l’équipe médicale est demandé un second mot de passe spécifique et enregistré dans la base de
données. L’administrateur ne peut y avoir accès.
Remarque :
A l’installation ou après une mise à jour les mots de passe standards sont actifs :
- Administrateur : 0
- Equipe médicale : 1
- Secrétariat : 2
- Consultation : 3
- Intervenants : 4, 5 ou 6
Modification des ‘Password’ :
Pour modifier ces mots de passe d’accès général :
- Entrer dans le logiciel comme ‘Administrateur’ (mot de passe : 0).
- Installer le menu ‘Maintenance’ en tant que ‘Super-Administrateur’.
- Demander ‘Maintenance’ -> ‘Gestion des Mots de Passe’.
- Corriger les mots de passe désirés.
- Valider.
Modification du mot de passe spécifique ‘médical’ :
Les mots de passe d’accès général sont inscrits dans la librairie, le mot de passe spécifique ‘médical’
est enregistré dans le fichier de données.
Il est demandé lorsqu’on entre dans le programme au niveau 1 (Equipe médicale) :
Pour modifier le mot de passe spécifique, saisir le mot de passe (avec respect des espaces et
minuscules-Majuscules) puis cliquez sur ‘Modifier’ et saisir le nouveau mot de passe.
Remarque :
Par défaut, le mot de passe spécifique n’a pas de valeur.
3. Gestion des Ensembles :
Les Usagers pourront être affectés à un ou plusieurs groupes ou ensembles. Par ce fait, on pourra
autoriser les utilisateurs de niveaux 4 à visualiser ou intervenir sur les dossiers d'usagers rattachés
au même ensemble.
Le code ‘Ensemble’ est une rubrique alphanumérique de 6 caractères maximum, c'est une clé unique
et obligatoire (2 groupes ne peuvent pas avoir le même code).
La ‘Gestion des Ensembles’ est accessible dans menu ‘Maintenance’ en mode super-administrateur
(Maintenance -> Gestion Fichiers Divers -> Ensembles).
Pour affecter plusieurs groupes, sélectionnez les différents groupes en maintenant la touche ‘Ctrl’
puis validez. Le code ‘Ensemble’ est rempli par la concaténation des codes des groupes sélectionnés :
4. Gestion des Intervenants :
Les Intervenants seront utilisés pour indiquer les référents (principal ou secondaire) d'un usager et
pour indiquer les auteurs des actes.
La ‘Gestion des Intervenants’ est accessible dans la ‘Liste des Intervenants’ du menu ‘Données’.
Le code ‘Intervenant’ est une rubrique alphanumérique de 4 caractères maximum.
Droit d’accès au menu ‘Substitution’
Attention ! Ne pas saisir d'intervenant dont le code serait inclus dans un code déjà existant (la
recherche des actes d'un intervenant se faisant par son code, les actes d'un intervenant 'CBL' par
exemple seraient également inclus dans les actes recherchés d'un intervenant 'CB' ou ‘BL’).
Généralités
1. Données de l’application :
Le menu ‘Informations Données’ résume des données relatives à l’application :
- version du logiciel
- numéro de licence
- version du runtime Omnis
- fichier de données …
2. Manipulation des listes :
Pour construire une liste d’enregistrement, on peut faire une des opérations suivantes :
-
tout le fichier
effectif
: affiche tous les enregistrements.
: affiche tous les enregistrements ‘en cours’.
Sur une sélection d’enregistrements, on peut faire une des opérations suivantes :
- réduire
: réduit la liste aux enregistrements sélectionnés.
- exclure
: exclut de la liste les enregistrements sélectionnés.
Sur une liste, on peut faire une des opérations suivantes :
- mémoriser
: mémorise la liste actuelle dans une autre liste.
-
rappeler
fusionner
-
soustraire
effacer mémo
: rappelle la liste mémorisée qui remplace la liste actuelle.
: fusionne la liste actuelle avec la liste mémorisée.
: soustrait la liste actuelle avec la liste mémorisée.
: efface la liste mémorisée.
Toutes ces options sont disponibles sur un menu dans la fenêtre de gestion de liste.
3. Saisie des dates :
Il existe plusieurs façons de saisir la date mais un format vous garantira l’absence d’erreur :
JJMMAAAA (exemple : 25021965 ---> 25/02/1965).
Paramétrage général :
1. Gestion des paramètres généraux :
La ‘Saisie des Paramètres Généraux’ est accessible dans le menu ‘Maintenance’ en mode superadministrateur (Maintenance -> Paramètres Généraux’).
Volets spécialisés :
Remarque :
L’intitulé ‘Prise en charge’ est paramétrable.
Paramètres Généraux :
Numérotations automatiques :
Remarque :
Préciser si vous désirez une numérotation automatique des dossiers usagers (N° Dossier) et, dans ce
cas, utiliser un préfixe.
Le nombre de caractères maximum pour les noms d’usagers est à indiquer.
Dossiers Externes :
(cf. Dossiers Externes)
2. Mise à jour des listes :
L’accès à la mise à jour des listes est accessible dans le menu ‘Maintenance’ en mode superadministrateur (Maintenance -> M à j des listes) :
Remarque :
Certaines listes modifiables sont accessibles dans le menu ‘Gestion Fichiers Divers’ :
Attention !! Faire une sauvegarde du fichier de données avant de modifier les listes.
Création / modification d’une liste :
Depuis le menu ‘Maintenance’ :
Sélectionner le groupe de listes à modifier :
-
Choisir la liste à modifier :
-
Charger les données de la liste (les boutons de modification apparaitront):
-
Choisir le type d’action :
- Pour ajouter un item, cliquer sur
puis saisir le nouvel item et valider:
-
Pour modifier un item, sélectionner un item puis cliquer sur
valider :
-
Pour supprimer un item, sélectionner un item puis cliquer sur
message de confirmation apparaitra :
, saisir et
, ce
Attention !! Si vous supprimez un item, vous perdrez toutes les données qui lui
sont liées.
-
Cliquer sur
pour enregistrer toutes les modifications apportées aux listes.
Remarque :
Les listes CIM10 et Médicaments Produits peut être importés à partir d’un fichier texte (.txt).
(CIM10)
Importation de listes depuis une autre base de données :
Il existe de types d’importation de listes à partir d’un autre fichier de données :
- L’importation d’une liste spécifique dans la mise à jour des listes :
-
L’importation de toutes les listes :
Libellés paramétrables :
Certains libellés sont paramétrables.
Exemple : La partie ‘type de demande’ du module ‘Signalétique’ :
Listes 'Actes Usagers' : Liens entre 'Catégorie' et 'Qualifications' :
Pour la saisie des actes usagers, il sera possible de ne présenter que les qualifications rattachées à
une catégorie.
Ce paramétrage se fait dans ‘M à j des listes’ -> ‘Actes Usagers’ :
Pour chaque ligne de paramétrage, cliquez sur 'Ajouter', sélectionnez la catégorie et la qualification
et validez la saisie de la ligne.
Remarque :
Chaque détail doit être rattaché à une catégorie au moins une fois (le même détail peut être rattaché
à plusieurs catégories).
Gestion des Groupes/Partenaires
Depuis le menu ‘Données’, choisir l’option ‘Liste des Groupes/Partenaires’:
Pour saisir un nouvel partenaire, cliquer sur ’Ajouter’, saisir le type et le nom au minimum et valider.
Pour voir la composition d’un groupe, cliquez sur
, si vous lui avez rattaché
des usagers et/ou des parents, ils seront alors affichés dans la liste supérieure.
Pour affecter un groupe, sélectionner un (ou plusieurs) usager ou parent, accéder à la liste des
‘Groupes/Partenaires’, sélectionner le partenaire puis cliquer sur
:
Dossier Usager
Un dossier usager se compose de plusieurs parties. Chaque partie est associée à un module
correspondant:
- Signalétique
- Social
- Addiction
- Médical
- Juridique
- Spécifique
1. Création de la fiche Entrée :
Depuis le menu ‘Données’, choisissez l’option ’Nouvel usager’ :
Module ‘Signalétique’ :
Seul le module ‘Signalétique’ doit être obligatoirement être créé (la fiche ‘Signalétique’ est la base de
tout dossier) :
Remarque :
L’ordre de saisie importe peu, mais il est préférable de se laisser guider par la logique de la
présentation des pages écrans. Servez-vous de la touche tabulation pour passer à la rubrique
suivante (ou Shift+Tabulation pour revenir à la rubrique précédente). Vous pouvez aussi simplement
cliquer dans la rubrique à saisir.
Les champs obligatoires sont le nom, le prénom, le sexe et la date de naissance.
Le nom est automatiquement saisi en majuscule et le prénom de l’usager est automatiquement
capitalisé.
Le numéro de dossier n'est pas accessible que si le paramétrage général n’inclut pas une
numérotation automatique des dossiers Usagers.
Par défaut, la ‘Date de 1er accueil’ correspond à la date du jour, mais vous pouvez bien sûr la
modifier.
La rubrique ‘Date de sortie’ n’est à renseigner que le jour où l’usager quittera définitivement le
centre. Si vous voulez rentrer à nouveau un usager dans votre file d’active, vous devez supprimer la
‘Date de sortie’.
Les autres modules :
Après la validation du module ‘Signalétique’, l’application propose de saisir les autres modules :
Si vous répondez ‘OUI’, une fenêtre s’ouvrira où vous pourrez cocher les cases des modules que vous
désirez saisir :
Remarque :
Seul le Password de niveau 1 ‘Equipe Médical’ donne accès au module ‘Médical’.
Après la validation de la fiche ‘Entrée’, l’application propose de créer la fiche de ‘Suivi’ :
La fiche ‘Entrée’ permet de retrouver la situation et la problématique de l’Usager à son arrivée. La
fiche de ‘Suivi’ permet de visualiser les évolutions et les changements d’un ou plusieurs usagers
durant les prises en charge.
Ces changements peuvent être traités statistiquement (par exemple rechercher ceux qui n’avaient
pas le RMI et qui en ont bénéficié, en faisant un traitement statistique complet sur leur situation à
l’entrée, et leur situation au cours ou à la fin de la prise en charge).
Remarque :
Si vous n’avez pas créé la fiche Suivi, la fenêtre reste en ‘Gestion des fiches Entrée’ et le nouvel
usager vient se placer en dernière position.
En cliquant ‘->Fiches Suivi’, on passe en gestion des fiches Suivi des Usagers.
Pour retrouver les fiches Entrée sans fiche Suivi, cliquer sur le bouton
en
précisant si la recherche est faite sur la liste des Usagers affichée seulement ou sur tout le fichier de
données.
2. Création de la fiche Suivi :
Pour créer une fiche Suivi à partir de la ‘Gestion Fiches d’entrée’, cliquer sur le bouton
de la fiche ‘Signalétique’ de la Fiche Entrée :
Ce message apparaitra :
Vous passez en saisie de la fiche Suivi que vous pouvez modifier en fonction des changements
survenus durant la prise en charge puis validez avec
.
Le programme reprend ensuite tous les modules de la fiche Entrée et les duplique dans la fiche Suivi.
Le programme vous propose alors d’enregistrer l’acte de premier accueil pour l’usager concerné :
Le dossier de M. NOM existe dorénavant dans la liste des fiches Suivi.
Vous pouvez maintenant modifier un par un les modules qui auraient changé depuis l’entrée.
Remarque :
Vous ne pourrez plus modifier la fiche Entrée sans un avertissement par le message :
Si vous modifiez dans une des fiches (Entrée ou Suivi) le nom, le prénom, le N° de dossier, le sexe ou
la date de naissance, l’autre fiche sera automatiquement modifiée.
Si vous supprimez la fiche Entrée, la fiche Suivi sera également supprimée.
3. Consultation des modules :
Il existe plusieurs moyens d’accéder aux différents modules du dossier Usager :
- Soit en double-cliquant sur le nom de l’usager dans la liste des Usagers :
-
Soit en faisant un clic-droit sur le nom de l’usager et en sélectionnant un module spécifique :
-
Soit en sélectionnant l’usager et en ouvrant le menu ‘Modules’ :
Gestion des Parents/Entourages
Depuis le menu ‘Données’ ; choisissez l’option ‘Nouveau Parent/Entourage’ :
La date du premier accueil est par défaut la date du jour.
La numérotation automatique des dossiers est paramétrée dans les ‘Paramètres Généraux’ du menu
‘Maintenance’.
Service et Prises en charge
Gestion des Services :
La ‘Gestion des Services’ est accessible dans le menu ‘Maintenance’ en super-administrateur
(Maintenance -> Gestion Fichiers Divers -> Services).
Le code ‘Service’ est une rubrique alphanumérique de 4 chiffres maximum.
Remarque :
L’intitulé ‘Service’ est paramétrable dans le menu ‘Paramètres Généraux’.
Gestion des Prises en Charge :
Pour afficher la liste des ‘Prises en charge’, depuis le menu ‘Données’, choisir l’option ‘Liste des Prises
en charge’ :
Pour saisir une prise en charge, sélectionner l’usager dans la ‘Liste des Usagers’, cliquer sur le bouton
puis ajouter :
La date d’entrée est par défaut la date du jour.
Les ‘Prises en charge’ doivent être obligatoirement rattachées à un service et une modalité pour être
comptabiliser dans le rapport DGS.
Gestion des Actes
Il existe 2 types d’actes :
- Les actes généraux (actes Usagers généraux, les actes Parents/Entourages et les actes
Groupes/Partenaires),
- Les actes médicaux.
1. Actes Usagers généraux :
Saisie des données relatives à un acte Usager général :
Pour saisir un nouvel acte Usager général, sélectionner l’usager dans la ‘Liste des Usagers’ et cliquer
sur le bouton
.
La date de l’acte est par défaut la date du jour.
Le type de l’acte est par défaut ‘Ordinaire’.
Les champs obligatoires sont la date, l’intervenant, la catégorie, le détail et le lieu.
Remarque :
L’usager doit avoir une prise en charge sur un ‘Service’ et celui doit être renseigné dans l’acte pour
que l’acte soit pris en compte dans le calcul du rapport DGS.
Si le ‘Service’ est renseigné mais qu’aucune prise en charge n’est effective, ce message apparaitra :
Saisie des données relatives à un acte Parents/Entourages :
Pour saisir un nouvel acte Parents/Entourages, sélectionner le parent dans la ‘Liste des
Parents/Entourages’ et cliquer sur le bouton
.
La date de l’acte est par défaut la date du jour.
Les champs obligatoires sont la date, l’intervenant, la catégorie, le détail et le lieu.
Saisie des données relatives à un acte Groupes/Partenaires :
Pour saisir un nouvel acte Groupes/Partenaires, sélectionner le partenaire dans la ‘Liste des
Groupes/Partenaires’ et cliquer sur le bouton
.
La date de l’acte est par défaut la date du jour.
Les champs obligatoires sont la date, l’intervenant, la catégorie, le détail et le lieu.
Remarque :
Après chaque acte saisi, l’application vous propose de saisir un nouvel acte :
2. Actes Usagers médicaux :
Les actes médicaux sont accessibles seulement par le niveau 1 ‘Equipe Médical’.
Pour saisir un nouvel acte médical, ouvrir le module ‘Médical’ du dossier Usager et cliquer sur le
bouton
.
La date de l’acte est par défaut la date du jour.
Le type de l’acte est par défaut ‘Ordinaire’.
Les champs obligatoires sont la date, l’intervenant, la catégorie, le détail et le lieu.
L’intervenant est par défaut celui identifié lors du lancement de l’application.
Remarque :
Après chaque acte saisi, l’application vous propose d’éditer une fiche de consultation :
3. Consultation/Modification des Actes :
Pour consulter les actes de l’usager sélectionné, cliquer sur le bouton
‘Liste des Usagers’.
L’application vous propose de sélectionner une période de recherche des actes :
de la
Les actes médicaux sont différenciés par un point :
Remarque :
Vous avez la possibilité d’afficher tous les actes saisis en accédant à la ‘Listes des Actes’ du menu
‘Données’.
Pour modifier un acte, double-cliquer sur l’acte sélectionné puis cliquer sur le bouton
Remarque :
Pour saisir un acte répété à différentes dates, vous avez la possibilité de dupliquer et modifier les
données d’un acte déjà saisi en cliquant que le bouton
.
Gestion des Actions de Prévention et réductions des risques
(cf. CAARUD)
(cf. Prévention et réductions des risques)
.
Gestion des Sevrages
Le système de suivi des sevrages permet d'une part de gérer les modalités de cure et d'autre part
d'éditer un état des sevrages sur une période donnée en tenant compte d'un calendrier.
Pour afficher la liste des ‘Sevrages’, depuis le menu ‘Données’ ; choisir l’option ‘Liste des Sevrages’ :
Pour saisir un sevrage, sélectionner un usager, cliquer sur le bouton
ajouter :
La date de début de sevrage est obligatoire.
et
Gestion de la Substitution
(cf. Substitution)
Enquêtes
1. Paramétrage :
Si vous adaptez le logiciel aux besoins spécifiques de votre structure, vous serez peut-être amenés à
revoir le paramétrage des enquêtes.
Le lien entre les critères Pro-G-Dis et les critères de l’enquête se fait dans des listes de paramétrages.
Chaque liste paramétrable fait correspondre un critère d’entrée (Pro-G-Dis) à un critère de sortie
(enquête). Pour les cas non prévus dans Pro-G-Dis, l’information ressortira à blanc dans l’édition de
l’enquête et devra donc être complétée.
2. Rapports d'activité DGS :
(cf. Rapport d’activité DGS)
3. Rapports d'activité RECAP :
(cf. Rapports d'activité RECAP)
Banque Claude Bernard
(cf. Banque Claude Bernard)
Gestion des Archives des fiches de suivi
L’archivage des fiches suivi permet d’établir le rapport d’activité.
L’archivage est automatique :
- lors de la saisie d’un premier acte d’une année (donc lors de la saisie d’un acte de premier
accueil pour un patient ou du premier acte de l’année civile ou d’un acte de reprise de prise
en charge).
- lors de la saisie du premier acte après une modification notable de la fiche suivi Usager
(modification d’une des rubriques archivables).
Cependant vous pouvez créer des archives ‘manuellement’ et consulter, modifier, supprimer ou
rechercher des archives.
Liste des archives déjà créées
Remarque :
Le calcul du rapport DGS est basé soit sur l’archive du premier accueil de l’année (‘A’) ou sur l’archive
de la reprise de prise en charge de l’année (‘R’) sinon sur la dernière archive ordinaire (‘O’).
Recherches
1. Recherche sur les dossiers Usagers :
Depuis le menu ‘Menus’, l’option ‘Recherches’ :
L e menu ‘Recherche’ permet de faire une recherche sur tous critères saisis dans chacun des
modules :
Exemple ‘Signalétique’ :
2. Autres recherches :
Recherche rapide :
Des recherches rapides sont accessibles pour certaines des listes de l’application :
- Liste des Usagers,
- Liste des Parents/Entourages,
- Liste des Groupes/Partenaires …
Exemple ‘Liste des Usagers’ :
Recherche classique :
Une recherche de critères classique est accessible pour certaines des listes de l’application depuis le
bouton
:
- Liste des Actes,
- Liste des Prises en charge,
- Liste des Sevrages …
Exemple ‘Liste des Actes’ :
En fonction du type d’actes certains critères apparaîtront :
Précise si la recherche porte sur tout le fichier ou sur la liste
Statistiques
1. Statistiques sur les dossiers Usagers :
Depuis le menu ‘Menus’, choisir l’option ‘Statistiques’ :
Exemple ‘Signalétique’ :
Les statistiques sont calculés à partir des la liste des Usagers affichée.
2. Autres statistiques :
Des statistiques sont accessibles pour certaines des listes de l’application depuis le bouton
:
- Liste des Actes,
- Liste des Prises en charge,
- Liste des Sevrages …
Exemple ‘Liste des Actes’ :
Les statistiques sont calculés à partir des la liste des Actes affichée.
3. Export des statistiques et des graphiques :
Pour exporter les statistiques, il suffit de cliquez sur le bouton
présent dans chacune
des fenêtres Statistiques.
Dès lors vous créez un nouveau document dont le nom vous sera proposé par défaut :
Pour exploiter ce document à l’aide d’un tableur ou d’un traitement de texte, reportez-vous aux
manuels de ces programmes.
Pour exporter les graphiques, il suffit de cliquer sur
.
Editions
A partir de la ‘Liste des Usagers’, le bouton
permet d’éditer les dossiers Usagers de la liste
d’Usagers en vous proposant plusieurs types d’édition :
Sélection des modules
A partir de la ‘Liste des Actes’, le bouton
proposant plusieurs types d’édition :
permet d’éditer la liste d’Actes en vous
De même, vous pouvez imprimer les statistiques en cliquant sur le bouton ‘imprimer’.
Autres Elements notables :
1 Programmes de Tests.
La fonctionnalité de suivi des tests par rapport à un programme calendaire bien défini
n’est plus limitée au seul domaine du suivi des traitements contre l’hépatite C
Il existait jusqu’alors deux programmes types pour l’hépatite C :
Programme N°1 pour les génotypes 1, 4, 5 et 6 :
Programme N°2 pour les génotypes 2 et 3 :
Vous pouvez désormais créer d’autres programmes.
Complétez au préalable la liste des Tests types par le menu ‘Maintenance’ :
Demandez ensuite la gestion des Fichiers Divers
‘Programmes Tests’ :
L’affichage se positionne sur le premier enregistrement du fichier ( Référence 1 :
( Génotype 1, 4, 5 ou 6 )
Vous pouvez parcourir le fichier à l’aide du bouton ‘Suivant’
Cliquez maintenant sur ‘Ajouter’ :
Saisissez un libellé puis cliquez sur ‘Initialiser le Tableau’ et complétez les fréquences des
tests à prévoir
Validez la saisie.
Le logiciel supprimera du tableau toutes les lignes où aucune indication de délai ne figure.
Accès au contrôle du programme, depuis le module médical :
Sur la fenêtre de gestion des tests, une liste se construit avec les différents programmes
accessibles pour l’usager en cours.
Si l’usager est indiqué avec un génotype 1, 4, 5 ou 6 la ligne correspondante sera inscrite
dans la liste.
Si l’usager est indiqué avec un génotype 2 ou 3 la ligne correspondante sera inscrite dans la
liste.
Si l’usager n’a pas de traitement contre l’hépatite C, seule les lignes au dessus de la
référence 2 sont présentes :
Le choix dans cette liste permet d’afficher le bouton de consultation du planning :
Si on consulte un planning relatif à l’hépatite C, la date de départ sera la date de début du
traitement :
Si on consulte un autre planning, la date de départ sera la date la plus récente du dernier
test VIH , VHC ou VHB.
Exemple :
2 Courriel Usager.
La rubrique a été ajoutée :
Possibilité d’écrire directement un courriel en cliquant sur
Les paramètres ‘INTERNET’ doivent, pour un PC, être réglés comme suit :
4 Impression nFiche CAARUD depuis la fenêtre de visualisation.
Sécurisation des données :
1/ Authentification personnalisée
1-1/ Fonctionnement.
Cette nouvelle version offre la possibilité à l’administrateur de l’application d’activer le
mode « authentification personnalisée », toutefois, vous pouvez choisir de conserver le
fonctionnement habituel.
Ce nouveau mode oblige les utilisateurs à s’authentifier personnellement quel que soit le
niveau de connexion (0 1 -2 -3 etc…)
De plus, dorénavant les utilisateurs doivent obligatoirement choisir un mot de passe
associé à leur compte intervenant.
Le logiciel leur demandera donc automatiquement de saisir un mot de passe s’il n’est pas
déjà défini.
L’activation de l’authentification personnalisée se fait via le menu « Maintenance » en
mode « Super-administrateur ».
Il suffit de cocher la case correspondante dans la fenêtre des paramètres généraux et de
relancer l’application pour que la modification soit prise en compte :
1-2/ Durée de vie.
Les mots de passe particuliers ‘utilisateurs’ d’accès à ProGDis ont une durée de vie
limitée à 6 mois. Vous devrez donc en changer avant cette échéance. Le logiciel vous
demandera automatiquement un nouveau mot de passe s’il doit être changé.
Traçabilité des connexions
2-1/ Sessions d’utilisation.
Lorsque vous démarrez ProGDis le logiciel va réserver un nouveau numéro de session et
l’enregistrera dans la base de données, avec vos identifiants, la date et l’heure de
connexion.
Le numéro de session apparaît sur la fenêtre ‘Informations Données’ :
2-2/ Utilisation.
Le ’Super-Administrateur’ des données a la possibilité de rechercher les connexions
effectuées sur la base de données et sera à même de retrouver les modifications de
dossier effectuées sur les sessions trouvées.
Journalisation des modifications des dossiers patients
3-1/ Mise en œuvre.
Cette fonctionnalité est optionnelle et doit aussi être initialisée par l’administrateur
au niveau de la fenêtre des paramètres généraux :
3-2/ Utilisation.
Lorsque cette fonctionnalité est activée, toute création, modification ou suppression
d’un élément d’un module du dossier usager fait l’objet d’un enregistrement dans le
fichier historique des modifications.
Le ’Super-Administrateur’ des données a la possibilité de rechercher les
modifications effectuées sur la base de données :
Utilisée de concert avec l’authentification obligatoire elle permet de suivre
individuellement les actions de chaque intervenant :
Codification :
Le code action peut être ‘C’ (création) ‘M’ (modification’ ou ‘S’ (suppression)
Le code Module ‘SIG’ (signalétique), ‘SOC’ (social), ‘TOX’ (toxicomanieaddiction), ‘SAN’ (santé), ‘JUR’ (juridique) ou ‘LIB’ (libre)
Mise en conformité du RECAP OFDT.
1/ Changements :
Le questionnaire européen sur les patients pris en charge pour un problème d’addiction, inclus dans
RECAP, a été modifié en 2012. A la demande de l’OFDT, les listes de réponses RECAP (liste « en sortie
» de l’écran paramétrage) ont donc été modifiées dans la mise à jour de 2013 et dans celle de cette
année. Les modifications demandées au niveau européen ne comportent pas de questions
supplémentaires mais ajoutent ou remplacent des items dans la liste des réponses possibles aux
questions existantes.
Pour mettre à jour les listes RECAP il est nécessaire de passer par le menu Maintenance \ Enquêtes
Diverses \ Enquêtes RECAP en mode « Super-administrateur » et d’appeler la Mise à jour de listes :
Valider alors le message qui vous invite à réinitialiser les items au standard :
2/ Vérification du paramétrage :
Après la mise à jour des listes RECAP et de vos propres listes, nous vous encourageons vivement à
vérifier le paramétrage pour les questions qui ont été modifiées (Produits toxiques, Entourage,
Ressources, Situation professionnelle, Partage des seringues)
ProGDis vous permet en effet de gérer vos propres listes paramétrées qui peuvent donc ne pas être
équivalentes aux réponses standardisées au niveau européen de la liste RECAP. C’est pourquoi il est
nécessaire d’établir, à l’aide de l’écran de paramétrage (voir ci-dessous comment y accéder), la
correspondance entre les réponses qui figurent dans vos listes et celles de RECAP. Lors de la mise en
place de RECAP ce paramétrage a été réalisé dans tous les centres équipés de ProGdis. Mais la
modification de la liste RECAP a obligatoirement faussé cette correspondance qui doit donc être
rétablie. Si les correspondances entre les items en entrée (vos listes de réponses) et en sortie (la liste
RECAP) ne sont pas revues pour les questions modifiées, les données transmises à l’OFDT deviennent
fausses et inexploitables.
Prenons un exemple concret : admettons que je veuille vérifier et corriger mon paramétrage sur les
produits toxiques :
1/ Rendez-vous dans le menu Maintenance \ Enquêtes Diverses \ Enquêtes RECAP \ Paramétrage :
2/Dans la liste déroulante « Changer la liste » choisissez la thématique sur laquelle vous souhaitez
opérer votre vérification :
Ici nous choissisons « Produits Toxiques ».
La colonne « Entrée » représente la liste des produits paramétrés dans ProGDis, la colonne « Sortie »
les items RECAP.
Le but est de faire correspondre du mieu possible chaque entrée avec une sortie.
Ici ma ligne « Entrée 1 » intitulée Pas de Produit corresponds à la sortie 63 – Kétamine du RECAP, ce
qui n’est évidement pas correct.
3/Après avoir surligné la ligne incriminée je clique simplement sur « Supprimer » :
Puis validez le message :
4/ Il ne reste plus qu’a définir un nouveau paramétrage pour mon Entrée 1 en cliquant sur
«Ajouter » :
Cette fois je choissi la sortie « 99-Pas de Produit consomé » puis valide.
Je passe à la ligne suivante : mon entrée 2 « Héroïne » :
Elle corresponds bien à la sortie 11 –Héroïne du RECAP, aucune correction n’est necessaire.
Et ainsi de suite pour toute les entrées…
Dans l’idéal il faudrait renouveler cette procédure pour chaque thématique du rapport.
Note : si vous souhaitez modifier vos listes afin de vous rapprocher à l’avenir des données
demandées par RECAP cela est toujours possible en suivant la procédure habituelle : FaQ
Paramétrage de liste
Boite de réception analyses médicales ‘HPRIM Doctor’:
1/ Prérequis
Cette fonctionnalité est disponible avec l’option ProGDis ‘Vital-HPRIM’.
Elle requiert également un abonnement auprès de HPRIM-Doctor (voir le site de
l’éditeur de ce produit pour plus d’informations : http://www.docteurhprim.net)
2/ Paramétrage
Il est nécessaire de définir un dossier de réception pour la réception automatique des
analyses-comptes-rendus.
Le même dossier devra être initialisé dans les paramètres HPRIM Doctor et
ProGDis :
3/ Utilisation
Cette fonctionnalité n’est accessible qu’en accès médical (niveau 1)
3-1/ Automatique.
Lors de l’entrée dans le logiciel en tant que niveau médical, si les paramètres sont
correctement définis, le logiciel va vérifier si des messages sont disponibles dans le
dossier de réception paramétré. Si tel est le cas, la fenêtre de lecture / traitement des
messages s’ouvrira automatiquement.
3-2/ Manuelle.
Si les paramètres sont correctement définis, le logiciel, le logiciel propose une ligne
supplémentaire au menu ‘médical’ :
-
Si des bilans reçus concernent des patients non enregistrés dans la base, le logiciel le
signale en affichant le ligne correspondante en rouge et par un message d’alerte.
Le message sélectionné est présenté dans la partie droite de la fenêtre.
Vous pouvez imprimer tous les messages de la liste ou seulement ceux que vous aurez
sélectionnés.
Les messages peuvent être déplacés dans les dossiers respectifs des usagers ( tous les
messages ou seulement ceux qui sont sélectionnés )
Exemple pour les deux dernières lignes que l’on retrouvera dans le dossier
‘médical\BARDOS0015’ :
Ils disparaissent alors de la liste :