Espace Socio-culture Pavillon Audrey Hepburn

Espace Socio-culture
Pavillon Audrey Hepburn
COMMUNE DE
TOLOCHENAZ
Rue du Centre 29
Case postale 97
1131 Tolochenaz
021 811 29 30
REGLEMENT DE LOCATION DU PAVILLON AUDREY
HEPBURN A TOLOCHENAZ
Objectif de l’espace socio culturel Pavillon Audrey Hepburn
Notre Espace est un équipement de proximité. Il offre un espace d’accueil et d’écoute ouvert
à tous les citoyens de Tolochenaz, sans distinction d’origine sociale ou culturelle, d’âge ou
de catégorie professionnelle. C’est un outil de solidarité et de citoyenneté au service de tous
les habitants de notre commune.
L’Espace accueille des activités conviviales, des rencontres propices aux échanges et à
l’épanouissement, autant d’initiatives qui permettent aux habitants de prendre en main
l’organisation de leur vie et de participer à l’animation de la vie sociale et culturelle de leur
région.
Genre de manifestations ou d'événements admis
Le Pavillon Audrey Hepburn est prévu pour l'accueil d'événements de type associatif ou
individuel. Il peut accueillir notamment des expositions, des conférences, des spectacles,
mais aussi de l'animation socioculturelle à destination de la population locale.
Il n’est pas prévu pour des activités commerciales. D’autre part la Municipalité évitera de
louer cet espace pour de longues durées.
Objet du règlement
Le présent règlement énonce les conditions d'utilisation et de location de L’Espace Pavillon
Audrey Hepburn en relation avec les manifestations et événements organisés par des tiers.
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Conditions de location
Ce règlement fait partie intégrante du contrat de location. En signant ce dernier, le locataire
confirme avoir lu et compris les conditions de location et les accepte.
La Municipalité fixe les conditions générales suivantes :
1. L'âge minimum requis pour louer le Pavillon Audrey Hepburn est de 18 ans
2. Pour le cas où un événement serait organisé à l'intention de jeunes gens âgés de
moins de 18 ans, la présence de deux adultes au minimum - dont le locataire - est
obligatoire durant toute la manifestation
3. Le Pavillon Audrey Hepburn est déclaré zone non-fumeur
4. Toute sous-location est interdite
Tarif de location
La location du Pavillon Audrey Hepburn est fixée à
 CHF 75.- par local (à gauche ou à droite de l’entrée) et par occupation pour les
habitants de Tolochenaz. CHF 100.- pour les deux locaux.
 CHF 150.- par local en cas de location à une personne domiciliée hors de Tolochenaz.
CHF 200.- pour les deux locaux.
En fonction de la nature de la manifestation / de l'événement organisé par le locataire, la
Municipalité
peut
exiger
le
versement
d'un
montant
de
garantie.
La Municipalité peut offrir la gratuite aux sociétés locales du village (sociétés sans but
lucratif), ou selon d’autres critères qu’elle aura estimés justifiés.
Si la location est répétitive, la Municipalité décidera du tarif de cas en cas.
Prestations incluses dans le tarif de location
1.
2.
3.
4.
La mise à disposition des locaux et du terrain
Le mobilier
L'électricité, l’utilisation des sanitaires
Le matériel et les produits de nettoyage
Prestations non incluses dans le tarif de location
1. Les heures de personnel pour les travaux de nettoyage dans le cas où les locaux et
extérieurs ne seraient pas rendus propres (les nettoyages supplémentaires sont
facturés à raison de CHF 50.-/h avec un minimum de CHF 100.-)
2. Le remplacement du matériel cassé, perdu ou volé et les réparations des dégâts au
bâtiment
3. Le remplacement des clés perdues
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Procédure de location
Toute personne physique ou morale peut déposer une demande de location du Pavillon
Audrey Hepburn.
La réservation du pavillon se fait auprès du Greffe municipal (021/811 29 30 [email protected]) qui adresse le formulaire "Contrat de location » au requérant.
Ce formulaire doit être renvoyé dûment complété et signé, dans un délai de dix jours
ouvrables dès réception. Passé ce délai, la pré-réservation est annulée. Il comprendra
notamment :
1. Les coordonnées complètes du locataire
2. Le but et le(s) motif(s) de location du bâtiment
3. Description des activités ou exposition : lors d’une exposition, photo des œuvres
permettant de clairement comprendre la nature de l’exposition
4. Le nombre total maximal de personnes attendues
5. L'horaire d'occupation envisagé
La Municipalité se réserve le droit de refuser toute location dont elle estime l'activité non
appropriée. Une décision de refus de location n'a pas à être motivée. Toute location est
confirmée par écrit au moyen du formulaire "confirmation de réservation de locaux". Des
conditions spéciales peuvent être fixées par Police Région Morges ou d'autres services
compétents.
Obtention des autorisations administratives
Conformément à la législation en vigueur, les manifestations ouvertes au public ou privées
d'importance doivent faire l'objet d'une demande d'autorisation sur le portail cantonal des
manifestations (POCAMA) à l'adresse Internet www.vd.ch/manifestation. La demande
d'autorisation doit être déposée au minimum 30 jours à l'avance.
Capacité d'accueil
Le locataire s'engage à ne pas dépasser la capacité maximale admise à l'intérieur du
Pavillon Audrey Hepburn, soit 60 personnes pour les deux salles.
Horaires
Le Pavillon Audrey Hepburn peut être occupé de 08h00 à minuit au plus tard.
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Nuisances sonores
La limitation des niveaux sonores de la musique a pour but de protéger le voisinage et la
faune des nuisances sonores. Dès 22h00, les portes et fenêtres devront être fermées de
manière à limiter au maximum les bruits à l'extérieur. Le bâtiment étant en zone villa, les
règles de voisinage usuelles doivent être scrupuleusement respectées. Au moment du
départ, les personnes présentes veilleront à ne pas déranger le voisinage.
Prescriptions particulières
Il est interdit
1. Il est interdit de cuisiner des aliments à l'intérieur ou à l’extérieur
2. De planter des clous dans les murs ou les plafonds et de fixer du papier sur les tables
au moyen d'agrafes ou de punaises. Seul le ruban adhésif est autorisé
3. D’installer un bar dans les locaux loués
4. De modifier ou de compléter l’équipement existant
La Police Région Morges, la Gendarmerie, les membres de la Municipalité, le greffe
communal et le concierge ont, en tout temps, libre accès aux locaux, même pendant la durée
de la location.
Balisage, parking
Tout éventuel balisage doit être enlevé après chaque location. Les véhicules doivent être
parqués sur le parking de la salle polyvalente.
Les chiens sont impérativement tenus en laisse sur tout le périmètre du Pavillon Audrey
Hepburn. Les déjections canines sont ramassées et éliminées par le locataire. Les
dispositions du Règlement de police, de la Loi sur la faune et de son règlement d'application
demeurent réservées.
Responsabilités du locataire
Le locataire est responsable :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Du matériel et des installations mis à sa disposition
Du parcage des véhicules
Des émissions sonores
Du respect des horaires
De la sécurité des personnes présentes
Des actes des prestataires qu'il engage pour la réalisation de la manifestation ou de
l'événement
7. Du nettoyage final du pavillon et des extérieurs
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Facturation des prestations
Les prestations sont facturées au locataire de la façon suivante :
1. La finance de location est facturée à la confirmation de réservation et payable dans
les 30 jours. Néanmoins, elle doit être payée au minimum 10 jours avant l'occupation.
Dans le cas d'une réservation tardive (30 jours avant la location), le locataire
s'acquitte de la finance de location directement auprès du Greffe municipal.
2. Une facture distincte sera émise après l'occupation pour les nettoyages
supplémentaires éventuels et les dégâts constatés.
Prise des locaux
Les clés seront remises d’entente avec le concierge de la salle polyvalente (tél. 021 801 85
00 ou 079 254 92 16) qui procédera, avec le locataire, à l’inventaire du matériel. A titre de
dépôt, il pourra être perçu, par le concierge, un montant de CHF 100.-, montant qui sera
restitué à la reddition des locaux.
Fin de la location
Il appartient au locataire de nettoyer soigneusement le matériel et le mobilier après usage
et de le ranger à l'endroit prévu à cet effet. Le pavillon et ses abords sont rendus nettoyés et
débarrassés de tout objet apporté par les occupants. Un état des lieux sera effectué par le
concierge à l'issue de la location. En cas d'absence du locataire, le concierge avisera celui-ci
par téléphone des manquements ou déprédations constatés, lesquels ne pourront être
contestés.
Assurance responsabilité civile du locataire
Le locataire doit être au bénéfice d'une assurance responsabilité civile couvrant
spécifiquement la manifestation ou l'événement. La Municipalité se réserve le droit d’en
exiger une attestation.
Dégâts, vols constatés par le locataire
Si le locataire constate des dégâts ou des vols à son entrée en jouissance des lieux, il en
informe sans délai le concierge responsable.
Déchets
Les déchets doivent être évacués par le locataire jusqu'à sa commune de domicile. Les
ordures ménagères seront évacuées par le locataire dans des sacs taxés.
La Municipalité tient à sensibiliser les locataires sur le fait qu'il est essentiel de garantir le
meilleur tri possible de tous les déchets recyclables (PET, papier-carton, verre, etc.).
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Annulation de la réservation
En cas d'annulation de la réservation par le locataire après la confirmation de réservation,
une dédite est due au titre de participation aux frais administratifs. Cette dernière est fixée
comme suit :
1. Moins de 1 semaine avant le jour d'occupation 80% de la finance de location
2. Autres cas CHF 30.-
Cas non prévus par le présent règlement
Toute disposition non prévue dans ce règlement fera l'objet d'une décision municipale.
For en cas de litige
Le for en cas de litige est au siège des tribunaux compétents du Canton de Vaud.
Entrée en vigueur du présent règlement
Le présent règlement remplace et annule toutes les dispositions antérieures. Il entre en
vigueur au 1er mai 2014.
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