Dailymotion dématérialise ses dossiers salariés

Dailymotion dématérialise ses dossiers
salariés grâce à PeopleDoc de Novapost
Afin de soulager son équipe RH des tâches administratives, le pure player Dailymotion a initié, en
mars 2012, un projet de dématérialisation de ses documents RH. Invitée, début juin, à prendre la
parole à l’occasion d’un colloque sur l’externalisation organisé par le club DéciDRH, Emeline
Bourgoin, DRH du groupe, a partagé son retour d’expérience.
L’hébergeur français de vidéos a beau être né du digital, il n’a
pas toujours été innovant, notamment lorsqu’il s’agissait de
stocker les documents RH de ses salariés. "Dans l’un de nos
bureaux, nous disposions d’une armoire dans laquelle tous les
dossiers papiers de nos collaborateurs étaient rangés. Sans parler
des risques de pertes de documents, lorsque notre équipe RH,
composée de quatre personnes, souhaitait mettre la main sur un
formulaire, elle perdait beaucoup de temps", se souvient Emeline
Bourgoin. Pour optimiser ses processus RH et aider son équipe à se
concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée, la directrice
des ressources humaines du groupe a présenté, en janvier 2012,
les avantages de la dématérialisation à sa direction. Deux mois
après, un projet de dématérialisation était initié avec l’éditeur
Novapost, qui commercialise la plateforme PeopleDoc.
Un coffre-fort électronique par salarié
Dès qu’elle a obtenu le feu vert de la part de sa hiérarchie, Emeline Bourgoin a recruté une personne pour
un mois. Sa mission ? Scanner l’ensemble des informations RH des 200 salariés du groupe. Une réflexion pour
déterminer les documents qui allaient être intégrés aux futurs dossiers des salariés a ensuite été menée. La
fiche de paie a finalement été l’un des premiers documents à faire l’objet d’une dématérialisation. "Nous
avons expliqué à l’ensemble de nos salariés qu’ils allaient disposer, à vie, d’un coffre-fort électronique dans
lequel tous leurs bulletins de paie seraient stockés. Via des campagnes email et des affichages
électroniques sur notre intranet, nous avons valorisé les avantages de ce dispositif, qui permettait, par
exemple, à nos collaborateurs de rendre accessibles leurs documents à un ensemble d’acteurs comme des
banquiers", raconte la DRH.
Une productivité RH optimisée
Grâce à une communication dédiée, le pure player a rapidement convaincu ses salariés. "A l’issue d’un
mois, nous avons obtenu l’adhésion de 61 % d’entre eux", souligne Emeline Bourgoin. Pour autant, si le projet
a été bien reçu par les collaborateurs, il a suscité beaucoup de réticences de la part de l’équipe IT. "Leurs
doutes quant à la sécurité de la plateforme ont toutefois été levés dès lors qu’ils ont échoué à la cracker",
précise-t-elle. Deux ans après le lancement du projet, Dailymotion semble satisfait des bénéfices obtenus.
"Lorsqu’ils cherchent un document, nos RH ne perdent plus de temps puisque tous les dossiers du personnel
sont organisés de la même façon. L’usage du coffre électronique s’est étendu : aujourd’hui, certains
salariés y stockent leurs factures personnelles", illustre-t-elle. Vu le succès, Dailymotion n’envisage aucun
retour en arrière : "nous n’avons pas sollicité de société d’archivage : la plupart des documents papiers ont
été détruits", conclut-elle.
Aurélie Tachot pour Exclusive RH, paru le 18 août 2014
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