18 Juin 2016 - Lac Du Cardinal
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18 Juin 2016 - Lac Du Cardinal
Association des propriétaires – Lac du Cardinal Procès-verbal de l’assemblée du conseil exécutif Réunion tenue samedi le 18 juin 2016 à 10h00 au 799, ch du Lac du Cardinal Étaient présent : Alex Long, Neel Bhatt, April Zhang, Miro Kierkus et Claude Faucher 1- Ordre du jour / Agenda L’ordre du jour ci-attaché est revu et accepté The meeting agenda was reviewed and adopted 2- Réunions du conseil exécutif / Meetings of the Executive Le procès-verbal de la réunion tenue le 16 mai 2016 est revu et accepté. The minutes of the executive meeting of May 16, 2016, were reviewed and adopted 3- Recrutement / Recruitment La visite porte-à-porte des résidents qui avait pour but la distribution du bulletin du printemps et du calendrier des activités et la collecte des cotisations annuelle est maintenant terminée. Neel va faire parvenir le chiffrier aux autres membres du conseil afin que chacun puisse mettre à jour les coordonnées des personnes visitées. The door to door visit to residents is now completed. The purpose of the visit was to 1) distribute the spring newsletter and the calendar of activities, 2) recruit new members and renew existing membership. Neel will send the spreadsheet to other members of the Board so that contact details of members could be updated. 4- Activités récentes / Recent activities Le babillard à l’entrée du lac a été rénové : la toiture a été refaite, la structure a été repeinte, un nouveau babillard et une enseigne de bienvenue gravée sur bois ont été installés. La municipalité a accepté de rembourser un montant de $ 600 pour la nouvelle enseigne. Le comité est très satisfait du résultat et remercie Claude Faucher pour sa réalisation. 1 The Bulletin Board at the entrance of the Lake was renovated by Claude Faucher: the roof has been redone, the structure was repainted, a new bulletin board and a welcome sign engraved on wood were installed. The Municipality has agreed to reimburse the association for $600 for the new sign. The Board is very satisfied with the result and thanks Claude Faucher for his work. 5- Activités du weekend des 9-10 / Activities of July 9-10 weekend La discussion a porté sur le contenu détaillé et la logistique des activités des 9 et 10 juillet 2016. The discussion focused on the detailed content and logistics of the activities that will be held on July 9-10, 2016 a) Parade de bateaux a) Boat Parade On confirme que le départ se fera à 16h00 en face du chalet de Alex et Neel. On demandera à des volontaires de former un jury pour déterminer les embarcations les mieux décorés dans les catégories avec et sans moteur. Miro est responsable d’acheter les prix qui seront remis durant la fête annuelle. b) Fête annuelle The departure is set at 4 p.m. in front of the Alex and Neel’s cottage. We will ask for volunteers to form a committee to award prizes for the best decorated “motorized” and “non-motorized” boats. Miro is responsible for purchasing prizes which will be presented during the annual Party. b) Annual Party Il faudra spécifier dans l’invitation par courriel et Facebook que les participants devront apporter leur boisson alcoolisée. April et Miro achèteront les boissons gazeuses, les croustilles ainsi que les assiettes et verres jetables. c) Assemblée générale annuelle We will specify in the invitation through email and Facebook that participants should bring their own alcoholic beverages. The Association will cover the costs of drinks, snacks and disposable plates and glasses. c) Annual General Meeting Alex soumet au comité une proposition de l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle et la version finale est approuvé. Claude doit la traduire et la mettre en page pour diffusion. Alex submitted a draft agenda for discussion and review by the Executive, which was amended and approved. Claude will translate it and format it for circulation. Conscient des défis importants à représenter efficacement l’association du lac auprès de la municipalité et du comté en raison de sa connaissance limitée du français, Alex va fortement encourager une personne bilingue à poser sa candidature à la présidence. Alex aimerait rester à titre de directeur. Au besoin, une personne pourrait être élu administrateur pour ensuite être encadrés par Alex pendant 1 an avant d’accéder à la présidence. Des élections auront lieu au cours de l’Assemblée générale annuelle. Recognizing significant challenges in effectively representing the lake association both within the municipality and in the broader region due to his lack of French, Alex will encourage a strongly bilingual individual to run for president. Alex would like to stay on as a director. Depending on interest, an individual could be elected as a director, with the intention to be mentored by Alex to assume the presidency the following year. Elections will be held during the AGM. L’assemblée se tiendra chez Lise et André. Il faudra spécifier dans l’invitation par courriel que les participants devront apporter leur chaise. The meeting will be held at Lise and André’s. We will specify in the invitation 2 Alex doit contacter Lise et André pour prévoir un plan en cas de pluie. that participants should bring their chairs. Alex will contact Lise and André to provide for a plan in case of rain. 6- Rapport sur les autres priorités du comité / Report on other committee priorities a) Qualité de l’eau a) Water Quality La semaine prochaine, April va envoyer des prélèvements d’eau du lac au laboratoire du ministère pour en faire l’analyse. Next week, April will send samples of water from the lake to the laboratory of the Ministry for analysis. La municipalité nous a octroyé une subvention de $ 250 pour faire l’analyse en laboratoire. The municipality has provided a grant of $250 for the laboratory analysis. b) Finance b) Finance Claude présente les dépenses pour la nouvelle enseigne. Bills for the new sign were given to Neel for reimbursement. Neel demande aux autres membres du comité de lui remettre les cotisations perçues lorsque la mise à jour de la liste des résidents sera complétée. Il pourra alors préparer le rapport financier qui sera présenter à L’assemblée générale. Neel asked the other members of the Board to give him the money collected for membership along with the updated membership lists. He will then be able to prepare the financial report that will be submitted at the AGM. 7- Prochaine réunion / Next Meeting À être déterminer après l’assemblée générale annuelle To be determined after AGM. Préparé par Claude Faucher, secrétaire Approuvé par : _________________________________ Alex Long, président 3