TÉLÉSERVICES TÉLÉSECRÉTARIAT
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TÉLÉSERVICES TÉLÉSECRÉTARIAT 1 M erci de votre intérêt pour les services d’Exodial. J’espère que vous trouverez dans cette brochure toutes les informations que vous recherchez sur Exodial, nos services et nos tarifs. Nous avons conçu ce document avec pour objectif de présenter succintement l’étendue de la gamme de services Exodial proposée aux professions de santé. Dans l’hypothèse où vous seriez intéressé par l’un des services en particulier, je vous invite cordialement à prendre contact avec notre service clientèle. Nos interlocuteurs commerciaux sont également à votre disposition pour discuter avec vous de vos besoins les plus spécifiques. Composez le 01 55 25 53 25 et vous serez étonné(e) par la capacité d’Exodial à composer un service sur-mesure. Votre interlocuteur commercial sera également en mesure d’établir un devis. Là encore, de bonnes suprises sont à la clef ... 2 2 En espérant sincèremment vous compter très bientôt parmi nos clients, je vous prie d’agréer mes sentiments distingués. Cordialement, Véronique Langlois Directeur Exodial INTRODUCTION Combien de temps passez vous au téléphone chaque jour ? “...parce que vous avez mieux à faire que de répondre au téléphone...” Les professionnels de la santé passent beaucoup de temps au téléphone. On estime par exemple qu’un médecin généraliste peut y consacrer plus de deux heures par jour, dont une grande partie pour prendre des rendez-vous. Exodial répond pour vous au téléphone ... Parce que vous avez mieux à faire que de répondre au téléphone, Exodial vous propose un service d’accueil téléphonique et de gestion d’agenda à votre nom. “... un service d’accueil téléphonique et de gestion d’agenda à votre nom ...” En confiant à un spécialiste une partie de votre charge de travail, vous exercez l’esprit libre. De plus, vos patients bénéficient : d’un accueil professionnel sur des horaires étendus d’une grande souplesse dans leur prise de rendez-vous d’un contact chaleureux et personnalisé Un véritable secrétariat médical à un coût abordable ... “... diminuez vos frais de secrétariat de 90% ...” Pour mieux vous accompagner dans la gestion de votre cabinet, Exodial vous propose une large gamme de services complémentaires: la frappe de vos documents la confirmation de vos rendez-vous votre site internet... Comparé à une embauche, Exodial permet de diminuer v o s frais de secrétariat d’environ 90%. En permanence ou pour quelques heures, vous bénéficiez ainsi des services d’un véritable secrétariat médical sans en supporter le coût et la lourdeur administrative. Vous avez déjà votre propre assistante ? Exodial complète son activité en cas de surcharge de travail, en dehors de ses horaires, pendant ses congés … Grâce à Exodial, votre assistante se décharge de ses tâches répétitives. Bénéficiez des avantages Exodial: une gamme de services unique encore plus d’économies un service sur mesure une solution humaine une technologie exclusive Une gamme de services unique : à travers une large gamme de services, Exodial est votre partenaire privilégié dans la gestion de votre cabinet. Encore plus d’économies : • des tarifs avantageux • pas de frais de dossier • pas de durée d’engagement • pas de coûts cachés • un suivi régulier de vos couts • des services gratuits • un service tout compris Un service sur mesure : Exodial propose une offre de services particulièrement souple. C’est Exodial qui s’adapte à vos habitudes et non l’inverse Une solution humaine : grâce à un personnel expérimenté, Exodial offre un accueil chaleureux à vos patients et à leur famille. Une technologie exclusive : grâce à une maitrise technologique de bout en bout, Exodial répond au plus près à vos attentes et fournit des services inédits 3 3 NOS SERVICES NOS SERVICES L’accompagnement exodial Chaque client est unique Toute une équipe à votre service ... Dès votre premier contact avec Exodial, un interlocuteur commercial est à votre écoute et vous conseille. Au jour le jour, notre équipe d’assistantes est à votre service pour prendre en compte vos consignes ponctuelles et vous tenir informé(e) de vos messages et de vos rendez-vous. Il construira avec vous un service sur mesure selon une méthodologie éprouvée : choix du message d’accueil “... un interlocuteur commercial à votre écoute ...” consignes de gestion de vos appels modalités de gestion de vos rendez-vous conception de votre site internet … Vous définissez avec lui les bases de votre collaboration avec Exodial. Votre interlocuteur commercial s’assure régulièrement par la suite que votre niveau de satisfaction reste entier. Votre assistante attitrée pour un service exclusif : Vous pouvez bénéficiez des services d’une « assistante attitrée » qui gère prioritairement vos appels et vos travaux. Elle est votre unique interlocutrice pour la gestion de vos consignes. Vous l’aurez formée à vos méthodes de travail. L’extranet Exodial : l’outil privilégié de notre collaboration Vous disposez d’un espace sécurisé sur l’extranet Exodial grâce auquel vous pouvez en permanence et en toute sécurité : communiquer avec Exodial gérer votre agenda “... votre assistante attitrée gère prioritairement vos appels et vos travaux ...” 4 4 L’accueil téléphonique et la gestion de votre agenda trouver les coordonnées de vos patients et l’historique de leurs appels suivre vos états de consommation L’extranet Exodial est accessible par internet et par minitel. Gagnez un temps précieux et travaillez l’esprit libre et vous ne information perdez aucune Grâce au service d’accueil téléphonique : vous gagnez un temps précieux Un service en toute souplesse vous n’êtes plus perturbés pendant A tout moment vous pouvez reprendre votre ligne, puis nous transférer à nouveau vos appels. vous avez l’assurance que vos pa- Vos consignes sont individualisées et modifiables à volonté. vos consultations, vos visites, vos moments de pause, … tients trouvent un accueil rapide, professionnel et souriant tout au long de la journée. vous ne perdez aucun appel Une prise en charge personnalisée de vos interlocuteurs Vos interlocuteurs sont reconnus et pris en charge selon vos consignes. Tous leurs appels sont renseignés Quel que soit l’objet de l’appel ... Exodial s’appuie sur un mode de fonctionnement éprouvé, permettant de gérer selon vos consignes toutes les situations d’appel téléphonique : prise de message information prise de rendez-vous... NOS SERVICES Comment ça marche ? Transfert d’appel : Un numéro de téléphone personnel “... un accueil rapide, professionnel, souriant, tout au long de la journée ...” NOS SERVICES vous est attribué Vous transférez vos appels vers ce numéro quand vous le souhaitez Vos appels sont transférés trsè simplement grâce aux services de transfert d’appel de France Telecom ( sur renvoi ou en cas de non-réponse / occupation) Ils peuvent également vous être Déroulement d’un appel : NOS SERVICES Nous recevons vos appels de 8H-20H en semaine et de 8H à 12H le samedi Vos interlocuteurs sont accueillis en “... nous recevons vos appels de 8H-20H en semaine et de 8H à 12H le samedi ...” moins de trois sonneries (99% des cas) Votre « assistante attitrée » peut recevoir 80% de vos appels pour une plus grande personnalisation En dehors de nos horaires d’ouverture : Vous disposez d’une messagerie vocale afin d’accueillir vos appels Vos appels et les coordonnées de Les messages laissés sur votre gérés selon vos consignes vos interlocuteurs sont consignés En cas d’appel urgent, nous vous transférons l’appel (avec votre accord) Gestion de vos consignes et de vos disponibilités : Vous donnez vos consignes par minitel, internet, téléphone Avec l’option « assistante attitrée», votre asssitante est votre unique point de contact pour vos consignes Vous pouvez nous transmettre vos rendez-vous et disponibilités par internet, minitel, fax, téléphone Transmission des informations : Vos messages, rendez-vous, con- tacts, ... sont consultables par internet, minitel ou par téléphone “... vous évitez de perdre un temps précieux à cause de désistements ...” dernière minute, vous êtes informé(e) par SMS ou par téléphone Vos interlocuteurs sont reconnus et sage, un rendez-vous, communique une information , filtre un appel … La confirmation de vos rendez-vous En cas de mouvement d’agenda de Vos appels peuvent aussi être dirigés L’assistante Exodial prend un mes- “... vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries ...” transmis par fax, SMS, ou email Lassés des désistements dernière minute ? de Assurez-vous que vos rendez-vous sont honorés à coup sûr. Exodial appelle certains de vos interlocuteurs afin de confirmer un rendez-vous. vers un autre numéro messagerie vocale sont consultables par téléphone ou envoyés par email Les plus d’Exodial : un accueil rapide, profesionnel et souriant nos horaires d’ouverture: de 8H20H en semaine et de 8H à 12H le samedi la prise en charge personnalisée de vos interlocuteurs l’historique de leurs appels conservé une gestion très fine de vos disponibilités l’optimisation de vos rendez-vous la possibilité pour vous de reprendez vos appels à tout moment notre grande souplesse dans la restitution de vos plannings et messages 5 Vous évitez ainsi de perdre un temps précieux à cause de désistements. Comment ça marche ? Exodial vérifie auprès de vos pa- tients et de tout autre interlocuteur (visiteur médical, confrère…) qu’ils peuvent honorer les rendez-vous Vous pouvez demander à Exodial de Les plus d’Exodial : un service inédit notre outil exclusif de gestion d’agenda la tarification au forfait 5 le faire ponctuellement ou systématiquement selon les règles que vous définissez NOS NOSSERVICES SERVICES Votre site internet Un site internet à votre nom gratuitement Votre site internet est le complément idéal de votre accueil téléphonique. Grâce à internet, mettez à la disposition de vos patients un nouveau moyen d’information et de communication. “... une solution moderne de communication et de réduction de vos coûts ...” Vous présentez votre cabinet et donnez toutes les indications (plan, facilités d’accès, horaires…) Les plus d’Exodial : votre site internet en option gratuite la modification illimitée du contenu de votre site internet la simplicité d’utilisation un site internet de qualité la possibilité pour vos patients autorisés de prendre rendez-vous en ligne La prise de rendez-vous en ligne : Exodial construit gratuitement pour vous un site internet à votre nom. Vos patients autorisés peuvent pren- Vous le modifiez en quelques clicks grâce à notre plateforme de publication de site internet. Cette prise de rendez vous se Exodial s’occupe du reste : hébergement, maintenance, ... dre rendez-vous par internet 24H/24H à travers un environnement sécurisé déroule en toute confidentialité : vos patients donnent leurs préférences et choisissent entre plusieurs dates Votre site internet sur mesure : Vos patients autorisés prennent rendez-vous en ligne ... Vous pouvez donner la possibilité à certains de vos patients de prendre rendez-vous en ligne. Exodial, avec ses partenaires de développement et d’infographie, peut élaborer à vos côtés un site plus riche que celui proposé en standard Vous réduisez ainsi considérablement vos coûts d’accueil téléphonique Comment ca marche ? Un nouveau moyen d’information : Exodial vous propose gratuitement un site internet simple, standard, conforme aux recommandations de l’Ordre des Médecins Le site est hébergé sur nos serveurs: Exodial s’occupe de tout Vous modifiez à volonté le contenu du site sur l’extranet Exodial 6 6 La frappe de vos documents Gagnez encore plus de temps Faites appel à nos assistantes pour frapper vos courriers, compterendus, … à un prix très avantageux. Des assistantes spécialement formées retranscrivent par écrit en utilisant vos formats. “... simplicité, sécurité, rapidité, ... à un prix très avantageux ...” Vous choisissez le niveau d’urgence : express(sous 4h ouvrées), normal (8h), économie (16h). Grâce à l’extranet sécurisé Exodial, vous communiquez en toute sécurité et en toute simplicité avec votre assistante. Comment ça marche ? Vous disposez de trois solutions pour nous faire parvenir le document à frapper : • • En envoyant par fax votre manuscrit En dictant par téléphone sur notre serveur vocal interactif le contenu de votre document NOS SERVICES SERVICES NOS • En dictant sur votre dictaphone numérique et en nous faisant parvenir par email le fichier son Grâce à l’extranet sécurisé, vous communiquez avec Exodial en toute confidentialité Vous précisez le niveau d’urgence Vous recevez un avis de réception de votre document vous informant du délai d’exécution Vous disposez par internet ou par email de vos documents frappés et relus Nous attirons votre attention en cas d’incertitude sur l’orthographe d’un mot Le cabinet de groupe virtuel Les plus d’Exodial : votre mise en page personnalisée nos prix très avantageux nos trois niveaux d’urgence la relecture de vos documents la maîtrise du vocabulaire médical notre environnement de communication sécurisé et ergonomique Vous souhaitez conserver la présence de votre assistante ? Vous avez déjà une assistante médicale ? Vous souhaitez disposer au sein de votre cabinet de la présence de votre assistante ? M a i s vo u s s o u h a i t e z é g a l e m e n t réduire vos couts de gestion ? “... conservez la présence de votre assistante et optimisez sa charge de travail ...” Optimisez la charge de travail de votre assistante Mutualisez entre plusieurs confrères les services de votre assistante grâce au service de “cabinet de groupe virtuel”. En cas de surcharge de travail, les assistantes Exodial prennent le relais en toute transparence Comment ca marche ? Vous installez un logiciel fourni par Exodial Vos confrères tranfèrent leurs appels vers votre assistante Votre assistante reçoit leurs appels et gère leur agenda Votre assistante continue à travailler pour vous dans votre cabinet de ce secrétariat distant vous versent une rémunération en contre-partie du service rendu Vous baissez ainsi considérablement vos frais de gestion En dehors des horaires de présence Les plus d’Exodial : un service sans equivalent la puissance de l’infrastructure technologique Exodial Les assistantes Exodial à votre service de prendre en charge certaines de vos tâches : Comme vous le feriez avec votre propre assistante, vous pouvez demander à votre assistante Exodial Commande de matériel de votre assistante, Exodial prend le relais Autres services Les praticiens tiers qui bénéficient Réservation de billets de train et d’avion Prise de renseignements … Les plus d’Exodial : la qualité et la proximité de notre équipe d’assistantes un large réseau de partenaires Votre assistante Exodial mobilisera tout son savoir-faire et le réseau de partenaires Exodial afin de vous satisfaire. 7 7 EXODIAL EN BREF NOS SERVICES EXODIAL EN BREF Nos points forts Une large gamme de services Exodial “... Exodial est votre partenaire privilégié dans la gestion de votre cabinet ...” est votre partenaire privilégié dans la gestion de votre cabinet : accueil téléphonique, gestion de votre agenda, frappe de vos documents, votre site internet … Pour quelques heures de temps en temps ou en permanence, Exodial a la réponse à vos besoins Par téléphone, par internet ou par écrit, Exodial vous assiste dans la gestion de vos contacts professionnels quel que soit le support de communication attitrée », votre unique point de contact chez Exodial au jour le jour. De plus, grâce à son réseau de partenaires ( agence de voyage, comptable,…), Exodial peut satisfaire vos besoins les plus pointus Des économies conséquentes Exodial vous apporte des prix très compétitifs “... pas d’engagement, pas de frais de dossier, pas de coûts cachés ...” Avec Exodial, pas d’engagement de Nos assistantes sont choisies sur leur capacité d’écoute, leur élocution, leur dynamisme et leur chaleur humaine Exodial vous offre de multiples Exodial met à votre service une équipe formules tarifaires adaptées à vos besoins Un service sur mesure Chez Exodial, un interlocuteur com- “... c’est Exodial qui s’adapte à vos habitudes et non l’inverse ...” expérimenté connaissant bien les problèmes, le vocabulaire et les spécificités de l’accueil médical Les assistantes Exodial sont formées temps réel d’un relevé de votre consommation de services pour un meilleur contrôle 8 Exodial dispose d’un personnel durée, pas de frais de dossier, pas de coûts cachés Avec Exodial, vous disposez en 8 Une solution humaine en permanence soudée et stable d’assistantes Une technologie exclusive Exodial est équipé d’une infrastruc- ture à la pointe de la technologie afin de vous offrir les services les plus performants Nous avons développé en interne une mercial unique est à votre écoute pour définir et faire évoluer votre service. suite d’outils informatiques spécialement conçus afin de s’adapter à vos besoins les plus spécifiques Exodial vous apporte une grande Nous mettons à votre disposition souplesse dans la gestion de votre service grâce à l’efficacité de son infrastructure technologique Vous pouvez bénéficier des services d’une véritable « assistante l’extranet Exodial, véritable pivot de votre collaboration avec Exodial Exodial investit en permanence dans son infrastructure technologique afin de vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie EXODIAL EXODIALEN ENBREF BREF Nos équipes Nos collaboratrices et nos collaborateurs sont au centre du succès d’Exodial et font notre différence. Nos assistantes : expérience, capacité d’écoute, discrétion, dynamisme et chaleur humaine “... nos assistantes sont régulièrement formées aux spécificités de votre métier ...” Conscient de l’importance capitale de l’assistante médicale dans la vie d’une cabinet, Exodial accorde une très grande importance au recrutement et à la formation de ses assistantes. Nos assistantes sont choisies après une sélection stricte et transparente, basée sur leur expérience, leur capacité d’écoute, leur discrétion, leur dynamisme et leur chaleur humaine. Les assistantes d’Exodial reçoivent régulièrement des cycles de formations sur plusieurs thèmes : Connaissance de la fonction médicale, de la réglementation des soins et des termes techniques du quotidien Techniques d’accueil au téléphone, de correspondance médicale, de comptabilité médicale Nos moyens évolutions techniques Exodial cultive la culture d’une entreprise à taille humaine où le développement de chacun est primordial. Grâce à cela, Exodial dispose d’une équipe d’assistantes particulièrement soudée et stable. Notre équipe technique: des compétences pointues à votre service Exodial dispose en interne de solides compétences en informatique et en telecom. Prise en charge de patients difficiles Grâce à nos deux ingénieurs, nous sommes en mesure de faire évoluer en permanence nos outils afin de s’adapter à vos besoins les plus pointus. Le meilleur de la technologie à votre service Une maîtrise technologique de bout en bout Nous sommes équipés d’une infrastructure à la pointe de la technologie afin de vous offrir le service le plus performant : Exodial a développé en interne une suite d’applications spécialement conçues pour supporter nos différents services. Grâce à la maîtrise de bout en bout de son infrastructure technologique, Exodial vous apporte : les technologies les plus récentes “... vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie ...” Formation à nos outils et à leurs de couplage téléphonie – informatique permettant de reconnaître vos interlocuteurs et de les gérer selon vos consignes une plate-forme de réception d’appel permettant de recevoir vos appels en moins de trois sonneries des services exclusifs particulièrement adaptés à votre activité un environnement de communication sécurisé et ergonomique La plupart des outils bureautique des prix bas Un serveur de messagerie vocale de Exodial fait évoluer en permanence ses outils afin de vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie classique, afin de s’adapter à vos outils et vos méthodes de travail dernière génération permettant de vous faire parvenir vos messages vocaux par email Un serveur de téléphonie sur internet vous permettant de bénéficier des avantages immenses de cette nouvelle technologie Une plate-forme de publication de sites internet Une application de gestion d’agenda, de contact et de prise de messages 9 9 NOS TARIFS NOS TARIFS L’accueil téléphonique et la gestion de votre agenda Seuls sont facturés les appels donnant effectivement lieu à une opération (message, transfert d’appel, prise de rendez-vous…) de l’accès par internet ou par minitel Nous vous proposons deux formules : Tarification au forfait: Forfait 50 appels par mois : 60 • Forfait 100 appels par mois: 120 € Forfait 150 appels par mois :160 € Forfait 200 appels par mois : 200 € Forfait 300 appels par mois : 280 € Forfait 400 appels par mois : 360 € Forfait 500 appels par mois : 420 € Les forfaits: bénéficiez de tarifs très avantageux et dégressifs. Au dela du forfait, le prix de l’appel est identique aux prix dans le forfait Le compte rechargeable : pour profitez des avantages Exodial tout en conservant votre liberté : Pas de montant minimum de recharge Un tarif unique par appel Vous bénéficiez gratuitement : d’un numéro de téléphone personnel d’une messagerie vocale pour recevoir vos appels en dehors de nos horaires d’ouverture Confirmation de vos rendez-vous Nous proposons des forfaits d’appels sortants, permettant d’assurer une confirmation de vos rendez-vous. Les coûts de communication sont inclus dans nos tarifs. Votre site internet 10 En complément du service d’accueil téléphonique, nous vous offrons gratuitement un site internet à votre nom. Vous pouvez accorder à certains de vos interlocuteurs la possibilité de prendre rendez-vous en-ligne 10 à l’extranet Exodial d’un site internet à votre nom Compte rechargeable: Prix d’un appel : 1,2€ / appel Option : Envoi de fax : 40 c€ Envoi d’email :20 c€ Envoi de SMS :30 c€ Transfert appel téléphone fixe: 5c€/ m Transfert appel mobile: 20c€/m Tarification Forfait assurance (50 appels) : 25€ prix de l’appel. au-delà : 0,5€/appel Forfait sécurité (100 appels) : 40€ prix de l’appel. au-delà : 0,4€/appel Tarification: site internet : gratuit Option : Réservation nom domaine : 3€/mois Activation des fonctionnalités de prise de rendez-vous en ligne : 2€/mois Frappe de vos documents La facturation des services de frappe de documents est basée sur le nombre de pages et sur le délai de livraison Service express (4h): 5€/page Assistante attitrée P o u r u n s e r v i c e e x c l u s i f, v o u s pouvez bénéficiez des services d’une “assistante attitrée” Option assistante attitrée : 30€/mois Formation assistante attitrée: 50€ Téléphonie hébergée et autres services Nous consulter pour un devis gratuit Service normal (8h): 4€/page Service economie (16h): 3€/page NOS ENGAGEMENTS NOS ENGAGEMENTS Le plus haut niveau de qualité Exodial s’engage sur le plus haut niveau de qualité. Parce que nous avons confiance dans notre capacité à répondre au mieux à vos attentes, vous êtes entièrement libre avec Exodial de mettre fin à tout moment à votre collaboration avec Exodial. Vo t r e l i b e r t é e s t p o u r E xo d i a l l a m e i l l e u r e incitation à nous surpasser. Elle est pour vous garantie de qualité. Exodial s’engage à vous consulter par questionnaire sur votre niveau de satisfaction . Ce questionnaire nous permettra de mieux connaître vos besoins, d’améliorer la qualité de notre service et d’évaluer la performance de nos équipes. La confidentialité Exodial manipule des informations parfois confidentielles sur vous et vos interlocuteurs. E x o d i a l s ’ e n g a g e à e n p r é s e r ve r l a n a t u r e confidentielle : nos équipes sont tenues par leur contrat de travail à la confidentialité nos systèmes informatiques assurent la plus grande sécurité des données nous ne transmettons aucune information à des tiers. La transparence tarifaire Avec Exodial, la transparence tarifaire est totale. Nos tarifs sont connus à l’avance et facilement accessibles. Par ailleurs, nous nous engageons à vous informer de toute modification tarifaire deux mois avant la date d’entrée en application. L’état de votre utilisation de service est disponible en temps réel dans votre espace sécurisé sur l’extranet Exodial. Vous pouvez ainsi suivre et mieux contrôler votre consommation de services. 11 11 Pour tout renseignement, contactez notre service clientèle : Exodial : 66 rue des grands champs, 75020 Paris Téléphone : 01 55 25 53 25 email : [email protected] internet : www.exodial.com