Imprimer_ Dématérialisation _ Témoignage d`une avocate

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Dématérialisation : Témoignage d’une avocate qui
a testé un scanner Plustek
vendredi, 29 juin 2007 / Redaction villard
Maître Dieterling, avocate à Paris 8ème, a testé le scanner Plustek PS286 Plus : Une solution de
dématérialisation efficace qui permet de gagner du temps dans le traitement de l’information.
Maître Dieterling s’est équipée d’un scanner pour numériser les documents papier qu’elle utilise au
quotidien. Cela lui permet, d’une part, de les archiver sous format numérique et, d’autre part,
d’optimiser le traitement des données qu’ils contiennent.
D’où une sécurité accrue et un gain de temps significatif.
Des documents facilement accessibles...
Jusque là uniquement conservés au format papier, les documents reçus par le
cabinet - courriers, conclusions, arrêts - sont désormais également archivés
sur le serveur informatique.
« La double sauvegarde me semble un élément essentiel » précise Claire Dieterling. « Un
document papier peut vite être égaré, il sera retrouvé en quelques secondes sur le serveur. »
Cette sauvegarde électronique a un autre avantage : un accès bien plus rapide aux informations.
« Lorsqu’un confrère appelle à propos d’un dossier, il est rare que le document papier soit à
proximité. Le fait de pouvoir accéder à l’ensemble des documents en quelques clics, pendant la
communication téléphonique, facilite les échanges instantanés et fait gagner un temps précieux. »
Un gain de temps dans la saisie des informations.
Le scanner Plustek intègre un logiciel de reconnaissance de
caractères : cela permet de récupérer directement les données
dans un traitement de texte, et d’éviter ainsi de les retaper.
« L’avantage le plus notable réside dans la reconnaissance quasi
parfaite des caractères et la retranscription de documents papier
sous format Word » précise l’avocate. « La performance de cette
fonction est incroyable : même une photocopie mal faite, pas
droite, sera « lue » et le texte reconnu et retranscrit par le scanner. Ainsi, le moindre article paru
dans une revue papier ou issu d’un livre est scanné en quelques secondes et se retrouve sous
format word, avec une mise en page identique à celle du document scanné, jusqu’aux en-têtes et
notes de bas de page ! Il est ainsi prêt à être utilisé. »
« Nous recevons souvent les conclusions des confrères adverses en format PDF, ce qui oblige à
recopier des passages pour les citer dans nos écritures. Avec le scanner, je les transforme
automatiquement en fichier texte, et je peux les utiliser sans avoir à tout retaper. »
Autre exemple de l’utilité de la reconnaissance de caractères : « Nous utilisons fréquemment les
jurisprudences figurant sous les articles des différents codes : les recopier est un travail très
fastidieux ! Avec le scanner, nous pouvons les récupérer en quelques minutes et les utiliser très
facilement. »
De plus, les tableaux de chiffres ou de données, reconnus par le scanner, peuvent être directement
intégrés dans un tableur.
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« La capacité à transcrire des tableaux dans Excel en conservant la mise en page permet un
traitement des données extrêmement efficace » précise l’avocate. « Même si parfois, lorsque j’ai
scanné des factures, le scanner a eu du mal à reconnaître certains dessins et a improvisé quelque
peu ! »
Le scanner PS286 Plus est doté d’une touche personnalisable permettant d’automatiser le
traitement du document. En plus du choix du format souhaité - PDF, Word ou Excel par exemple -,
il est possible d’envoyer directement le document sur une adresse mail, sur un serveur interne ou
vers une imprimante. « Le gain de temps grâce aux e-mails, fax et aux possibilités de
modifications dans les documents Word est inestimable. Ce scanner me fait gagner plusieurs
heures par semaine. Et l’ensemble de l’équipe en bénéficie : depuis que j’ai ce produit, mes
collègues viennent sans arrêt scanner leurs propres documents ! Les assistantes gagnent un
temps fou lorsque les clients ou même certains avocats envoient des documents pdf dans lesquels
il nous faut insérer des modifications ou des commentaires et qu’il fallait, avant, intégralement
recopier. »
La numérisation, élément essentiel de la dématérialisation...
La transformation des documents papier en fichiers numériques est un outil essentiel à la bonne
gestion d’un cabinet. « La numérisation et l’archivage électronique ne sont plus un simple Plus
aujourd’hui, ils sont indispensables », ajoute Claire Dieterling. « D’une manière générale, il me
semble essentiel aujourd’hui de numériser la quasi-totalité des documents qui parviennent au
cabinet. »
Les caractéristiques principales du PS286 Plus testé :
Le PS 286 Plus offre une vitesse de numérisation de 50 images par minute en mode recto/verso
(25 pages/minute). Ce scanner reconnaît et numérise automatiquement tous types de
documents : la carte de visite comme la feuille A4, une carte de crédit… Une simple manipulation
lui permet de numériser les documents A3.
Son chargeur automatique de documents (ADF) permet de numériser jusqu’à 50 pages en une
seule fois.
Selon ses besoins, l’utilisateur peut choisir le format d’enregistrement du document : Word, Excel,
JPG ou PDF indexable ultra-léger. Il devient alors facile d’archiver et de retrouver rapidement ses
documents, de les traiter et de les transmettre.
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La suite logicielle complète fournie avec le scanner permet de travailler sur les documents sans
logiciel supplémentaire.
Sa petite taille (263 x 127.5 x 148 mm) – il prend l’équivalent d’une feuille A4 sur le bureau- lui
permet de s’intégrer partout sans encombrer l’espace.
Plus d’infos sur http://www.village-justice.com/arti... .
Prix public conseillé : 459 euros TTC
Disponibilité : Immédiate
Distribué par : www.plustek-store.com, monvendeur.com,
www.pixmania.com .
http://bit.ly/iY1AV5