Créer et gérer des listes de diffusion (listes d`email)

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Créer et gérer des listes de diffusion (listes d’email)
Introduction
Les listes de diffusion (mailing lists) sont utilisées pour la conversation par email entre
plusieurs membres d'une liste. On peut imaginer cela comme un forum de discussion
en ligne, avec la différence que la discussion se tient par email.
Pour la communication entre les membres de la liste, l’adresse email de la liste est
utilisée (le nom de la liste). Les adresses emails des autres destinataires ne sont pas
visibles.
La gestion d’une liste de diffusion semble compliquée au début parce que la
technologie est plus ancienne. La fonction et le principe des discussions en ligne par
email, en particulier en temps des Smartphones, est par contre très moderne.
Chez Nova Hébergement vous avez la possibilité de créer et gérer plusieurs listes de
diffusion. Nous vous proposons une gestion graphique (MajorCool). Nous vous
recommandons d’utiliser les listes de diffusion uniquement si vous connaissez ce que
c’est et ce que vous pouvez réaliser avec.
1. Connectez-vous avec votre nom d’utilisateur dans le gestionnaire
d’hébergement (Hosting-Manager, Confixx) sur l’AREA sur laquelle se trouve votre
compte.
Listes de diffusion
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2. Une fois connecté, vous créez maintenant une nouvelle liste de diffusion. Dans la
navigation à gauche cliquez sur E-mail et ensuite sur Listes d’email.
Les champs suivants seront affichés.
Entrez le nom de la liste et choisissez le domaine voulu. Ces deux champs ensemble
représentent l’adresse email de la liste de diffusion.
Veuillez aussi remplir le champ „E-mail du propriétaire“ et mettez un mot de passe
pour la gestion de la liste.
Dans cette documentation nous utiliserons „liste1“ comme nom de la liste et le
domaine „openair-kinos.ch“.
Veuillez ensuite cliquer sur Ajouter.
La liste sera ensuite affichée:
Listes de diffusion
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3. Pour lancer l’outil graphique pour la gestion des listes de diffusion (Majorcool),
cliquez sur le lien, représenté par le nom de la liste:
Une nouvelle fenêtre s’ouvre et le „MajorCool E-Mail List Manager“ est affiché.
Cliquez sur le bouton Modify pour gérer la liste :
4. Choisissez la liste que vous avez créé et entrez le mot de passe que vous avez
défini avant.
Au point „Modify What?“, sélectionnez „Configuration Options“.
Cliquez ensuite sur GO.
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5. Les paramètres de la liste de diffusion seront affichés. Nous vous expliquons les
deux paramètres les plus importants:
La subscribe policy défini comment vous voulez gérer votre liste de diffusion. Qui a le
droit de s’inscrire et si ça doit être approuvé. Vous avez plusieurs possibilités :
Open:
+Confirm:
Closed:
+Confirm:
Auto:
+Confirm:
Chaque personne avec une adresse email peut s’inscrire sans
vérification de son adresse email. Avec cette option c’est
malheureusement facile pour les Spammer de s’inscrire et de spammer
toute la liste.
Comme Open, mais avant l’activation de l’adresse email, l’utilisateur
doit vérifier son adresse email (avec un email automatique qui
demande la confirmation de l’inscription).
Chaque personne avec une adresse email peut s’inscrire sans
vérification de son adresse email. Le propriétaire de la liste doit
approuver l’inscription du nouvel utilisateur.
Comme Closed, mais avant l’activation de l’adresse email, l’utilisateur
doit vérifier son adresse email (avec un email automatique qui
demande la confirmation de l’inscription).
Chaque personne peut inscrire n’importe quel autre personne/adresse
email (donc une troisième personne) dans la liste.
Comme Auto, mais l’adresse qui a été inscrit doit être confirmé (avec
un email automatique qui demande la confirmation de l’inscription).
Par défaut „open+confirm“ est activé. Si vous gérer la liste et ses utilisateurs
manuellement, vous pouvez choisir „closed“ ou „closed+confirm“.
Pour éviter l’abus et des Spammer, ne choisissez jamais „open“ ou „auto“.
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La unsubscribe policy est le contraire de la subscribe policy avec les mêmes
options. Qui a le droit d’annuler être membre la liste?
Par défaut l’option „open“ est actif. Nous recommandons de ne pas changer cette
option car chaque utilisateur devrait décider en manière autonome si on veut
quitter la liste de diffusion.
Cliquez ensuite sur APPLY.
Une confirmation sera affichée que vous avez changé les paramètres de la liste:
Cliquez maintenant sur le bouton RESTART, pour retourner vers la gestion.
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6. Pour ajouter des utilisateurs ou plutôt des adresses email dans la liste, choissisez
encore une fois votre liste et mettez votre mot de passe.
Au point „Modify What?“ sélectionnez cette fois „List Subscribers“.
Cliquez sur le bouton GO.
Vous pouvez maintenant ajouter des adresses emails dans la liste de diffusion. Entrez
une adresse email par ligne. Dès que vous avez terminé, cliquez sur APPLY.
Tous les utilisateurs recevront par défaut un email qui confirme l’inscription dans la
liste.
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7. Les utilisateurs peuvent eux-mêmes s’inscrire par un simple email envoyé à
„[email protected]“ dont domain.com représente votre domaine que vous
avez choisi dans Confixx en étape 2.
L’adresse email [email protected] est utilisée pour les commandes de la liste
de diffusion, par exemple pour s’inscrire (subscribe) et pour quitter la liste
(unsubscribe).
La commande est simplement écrite dans le texte d’un email. Veuillez voir l’exemple
suivant avec Outlook 2007 :
Vous devez impérativement respecter les 3 points suivants:
1)
2)
3)
L’adresse de destinataire [email protected], laquelle est utilisé
pour les commandes (comme décrit avant).
La commande subscribe dans le texte de l’email.
Le nom de la liste (liste1) après la commande.
Dès qu’un utilisateur s’inscrit dans la liste, le propriétaire de la liste va reçevoir un
email comme information. Si vous avez choisi l’option „closed“ dans la subscribe
policy, le propriétaire doit confirmer l’inscription.
8. Pour quitter la liste comme utilisateur, l’utilisateur doit envoyer un email qui
contient la commande unsubscribe au lieu de subscribe (unsubscribe liste).
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