Compte rendu de la réunion annuelle des organisateurs
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Compte rendu de la réunion annuelle des organisateurs
www.sports-64.com COMPTE-RENDU DE LA REUNION ANNUELLE DES ORGANISATEURS DE COURSES A PIED Date : 26.09/2014 à 18h45 Lieu : Salle des fêtes - Artix Organisateurs présents ou ayant donné pouvoir : Montanaspe Tardets La madeleine Crêtes du Pays Basque Grand Trail Vallée d’Ossau Tour de l’Ossau La Barzunaise L’épouvantrail Course du Lac (Orthez) 3° mi temps de la solidarité La montheze La boucle des plages La course des collines La Camada La boucle des cordeliers Trail de Verdets Hivernale des Lacs Corruda calendreta Courir à Pau Course des Restos du Cœur Foulées souletines Givrés de Nay 10 km de Guiche Foulées Febus Féminine (2) Foulées de Sendets Course du Muguet Semi marathon d’Oloron La Caubios Loosienne Foulées du Luy Ronde de la Casta Courude du Bager Courir à Jurancon Courses de la Paix La Serroise Donne moi une chance Escures Milafranga Guindi Saint Peyrus Foulées du soubestre Trail Chemin Henri 4 Ordre du jour de la rencontre : 1 – Rapport moral 2 – Rapport d'activité 2013-14 3 – Rapport financier 2013-2014 4 – Vote du budget prévisionnel 2014-2015 5 – Elaboration du calendrier 2015 6 – Questions diverses DELIBERATIONS LE RAPPORT MORAL Les organisateurs présents, après avoir entendu le rapport moral, approuvent dans toutes ses parties ledit rapport tel qu’il a été présenté. Cette résolution est adoptée à l’unanimité. LE RAPPORT D’ACTIVITE Les organisateurs présents, après avoir entendu le rapport d’activité, approuvent dans toutes ses parties ledit rapport tel qu’il a été présenté. Cette résolution est adoptée à l’unanimité. LE RAPPORT FINANCIER Compte de résultat Les organisateurs présents, après avoir entendu le rapport financier, approuvent dans toutes ses parties ledit rapport tel qu’il a été présenté. Cette résolution est adoptée à l’unanimité. Budget prévisionnel Les organisateurs présents, approuvent dans toutes ses parties le budget prévisionnel tel qu’il a été présenté. Cette résolution est adoptée à l’unanimité. Signature du Président LALANNE Stéphane Signature du Secrétaire ETCHEBEST Vincent www.sports-64.com En préambule à la réunion, Stéphane demande à l’assemblée de bien vouloir excuser Yves VIGNAU, Président du Comité Départemental d‘Athlétisme qui devait être avec nous mais qui a été retenu au dernier moment. I- Rapport moral Le rapport est présenté par Stéphane (Président). Il est fait un bref rappel sur les circonstances qui ont amené à la création de SPORTS-64. L’objectif de notre structure est triple : - l’accompagnement des organisateurs - la régulation du calendrier - la mise en place de nouveaux projets Ces premiers mois de fonctionnement ne nous ont malheureusement pas permis de pouvoir mettre en place de nouveaux projets. En effet, nous nous sommes principalement consacrés à la réalisation du calendrier et l’accompagnement des organisateurs. C’est l’occasion ici de remercier les personnes qui « travaillent » dans l’ombre : Delphine, Denis, Serge, Vincent, Betty, Jean-Philippe. II- Rapport d’activité : Le rapport est présenté par Serge (Responsable du site internet et du calendrier). - Le calendrier papier 2014 (tiré en 2500 exemplaires) comporte 77 courses (soit 27 de moins que le calendrier 2013) réparties comme suit : Courses en montagne : 10 / Courses nature : 22 / Courses sur route : 45. 24 organisateurs ont bénéficiés du prêt de matériel. - Le site internet (http://www.sports-64.com/), qui du être recréé, connait une fréquentation honorable et en constante progression. Cet outil a évolué pendant l’année, puisqu’il permet aujourd’hui, par l’intermédiaire du webmaster, aux organisateurs de donner d’avantages d’informations sur leur course : présence de parking, de douches, meilleurs temps de l’année précédente, commentaires de l’organisateur … III- Rapport financier : Le rapport est présenté par Delphine (Trésorière). Compte de résultat 2014 : - Total des dépenses : 911 euros (calendrier) - Total des recettes : 1100 euros (inscr. au calendrier) + 720 euros (partenaires) = 1820 euros - Excédent sur l’exercice : 909 euros Les contributions volontaires ont été estimées à 900 euros. IV - Budget prévisionnel 2015 : Le budget prévisionnel est présenté par Delphine (Trésorière). - Total des dépenses : 1800 euros (calendrier+lunch+achat matériel) - Total des recettes : 1800 euros (inscr. au calendrier + partenaires) Les contributions volontaires ont été estimées à 900 euros. V- Calendrier 2015 : Evolutions réglementaires : Application (décret 2012) des RTS de la FFA. A noter que cette année les RTS FFA ont évolués (application au 01/11/14), faisant apparaitre une distinction entre les courses sur routes et les Trails. Il est rappelé que la FFA 64 (qui doit être destinataire de tous les dossiers) doit émettre un avis sur le règlement technique et sécurité de TOUTES les courses à pied du département (Pierre BERECOECHEA pour le Pays Basque et Germain JOUCHOUX pour le Béarn) Pour accompagner les organisateurs adhérents à Sports-64, nous avons élaboré des règlements « techniques et sécurités » types en fonction du type d’épreuve. www.sports-64.com Comment constituer son dossier préfectoral ? A qui envoyer son dossier préfectoral ? L’organisateur doit envoyer son dossier à la Préfecture (au moins 2 mois avant la manifestation) et transmettre son règlement technique et sécurité à la FFA 64. Pour les adhérents de Sports-64, nous vous proposons de nous l’adresser ([email protected]) afin qu’il soit vérifié avant que nous le transmettions à la Préfecture ET à la FFA 64. Dates des épreuves : La proposition de calendrier 2015 a été validée par une grande partie des organisateurs suite une mise en ligne sur le site Internet depuis plusieurs semaines. Nous remercions les organisateurs qui ont répondu. Le calendrier « officieux » pour 2015 est consultable sur le site http://www.sports-64.com (cliquer sur tous les articles, puis se rendre en bas de page et sélectionner Projet 2015) Calendrier FFA-CALORG : La FFA a mis en place un logiciel sur lequel les organisateurs sont invités à y inscrire leur course. Bien que n’étant pas obligatoire (pour les organisateurs non FFA), ce calendrier peut être un support de communication intéressant. www.sports-64.com VI- Questions diverses : Evolution du site internet : Il est demandé de : - rajouter un onglet « matériel » avec la liste du matériel et le formulaire de demande de réservation. - rajouter dans l’onglet « textes légaux » les documents en direction des organisateurs. Calendrier papier : Il est demandé de rajouter à la fin du calendrier la liste des courses (simplement date, nom et lieu) de manière chronologique en indiquant seulement leur type (montagne, nature, route) Nouvelle action : « Les Se’coureurs » Ces personnes seraient des coureurs, titulaires du PSC1, qui seraient en mesure de réaliser les premiers gestes de secours. Stéphane présente une formalisation, en prenant notamment en compte, l’aspect « responsabilité », tant de l’organisateur que du coureur. RAS Pour Sports 64 Le Président - Stéphane LALANNE www.sports-64.com COMPTE de RESULTAT 2014 CHARGES 60 - ACHATS 602200 606100 606300 606400 PRODUITS 70 - PRODUITS DE L'ACTIVITE 706000 Prestations de services 706100 Recettes pour evenements (insc. Calendrier) 708800 Autres produits d'activités annexes Fournitures consommables Fournitures non stockables (eau, énergie...) Fournitures d'entretien et de petit équipement Fournitures administratives TOTAL TOTAL - TOTAL - 61 - LOCAUX 613000 Locations 613500 ... sur biens mobiliers 1 100,00 720,00 1 820,00 74 - SUBVENTIONS D'EXPLOITATION 741700 SUBVENTION MINISTERE DES SPORTS 744200 SUBVENTION DEPARTEMENT 64 615600 Maintenance 616000 Primes d'assurances 618100 Documentation générale 62 - AUTRES SERVICES EXTERIEURS 622600 Honoraires 623000 Publicité, publications, relations publiques 623400 Récompenses et cadeaux 623600 Catalogues et imprimés 623700 Publications - site internet 625100 Voyages et déplacements 625600 Missions 625700 Réceptions 626000 Frais postaux et frais de télécommunications 627000 Services bancaires et assimilés 628000 Divers 628100 Cotisations (liées à l'activité économique) 44,00 768,00 79,00 TOTAL - TOTAL - TOTAL - TOTAL - TOTAL 900,00 900,00 75 - PRODUITS DE GESTION COURANTE 756000 Affiliations / Adhesions 758000 Produits divers de gestion courante 758200 Nationaux 758300 Formations 758500 Autres produits de gestion courante 76 - PRODUITS FINANCIERS 764000 Revenus des valeurs mobilières de placement 768100 Intérêts des comptes financiers débiteurs TOTAL 20,00 911,00 TOTAL - 64 - CHARGES DE PERSONNEL 648000 Autres frais de personnel 77 - PRODUITS EXCEPTIONNELS 771000 Produits exceptionnels sur opérations de gestion Reprise sur provisions 777000 Quote part subvention 87 - CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE 870000 Benevolat 65 - CHARGES DE GESTION COURANTE 656200 AFFILIATIONS 656300 COTISATIONS REGIONALES 656400 LICENCES 658000 Charges diverses de gestion courante 658100 REVERSEMENT PART NATIONALE 658200 FRAIS SPECIFIQUES POUR EVENEMENTS 658300 FRAIS DE STAGE DE FORMATION TOTAL - TOTAL - 67 - CHARGES EXCEPTIONNELLES 671300 Dons, libéralités 678000 Autres charges exceptionnelles 68 - DOTATION AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS 681100 DAP 687100 Provisions achats matériel TOTAL 86 - EMPLOI DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES 860000 Personnel bénévole TOTAL Solde créditeur : Excédent TOTAL GENERAL 900,00 900,00 1 811,00 909,00 2 720,00 2 720,00 Solde débiteur : Déficit TOTAL GENERAL 2 720,00 BUDGET PREVISIONNEL 2014 DEPENSES Achats matériel / Locaux Services extérieurs Personnel Charges exceptionnelles Contributions volontaires TOTAL 600,00 € 1 200,00 € 900,00 € 2 700,00 € RECETTES Produits d'activité Subventions Produits financiers Produits exceptionnels Contributions volontaires TOTAL 1 800,00 € 900,00 € 2 700,00 € www.sports-64.com Calendrier OFFICIEUX 2015 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 HASPARREN St ETIENNE BAIGORRY BIRIATOU BEDOUS TARDETS ESPELETTE ESPELETTE LARUNS ASCAIN LARUNS BIOUS-ARTIGUES St MARTIN D'ARBEROUE LANNE St PEE SUR NIVELLE ASCAIN NAY VERDETS SARE ARETTE SAUVAGNON BIZANOS ORTHEZ DOUMY St ETIENNE BAIGORRY SEVIGNACQ PRECILHON ARUDY VILLEFRANQUE THEZE JURANCON LOUVIE JUZON BIARRITZ ARZACQ URRUGNE CAMBO PAU SERRES CASTET MORLAAS SAINT MARTIN ARBEROUE BARZUN ORTHEZ OLORON Ste MARIE PAU PAU MAULEON NAY ANGLET BAYONNE EYSUS PAU MOURENX GUICHE SENDETS St PIERRE IRUBE ORTHEZ ANGLET REBENACQ CIBOURE BIARRITZ OLORON Ste MARIE HASPARREN CAUBIOS LOOS BIZANOS SAINT JEAN DE LUZ MAULEON BOSDARROS USTARITZ URCUIT ORTHEZ SAUVAGNON LEMBEYE CASTEIDE CAMI SAINT JEAN DE LUZ BILLERE ESCURES PAU LESCAR PAU ARUDY JURANCON SAINT JEAN DE LUZ SALIES DE BEARN PAU BIARRITZ Les délices d'Ursuia Artzainen Lasterkaldia-LA COURSE DES BERGERS Biriatuko Mendi Lasterka Montan'aspe Tardets-La Madeleine Nocturne Cretes du Pays Basque Course des Cretes du pays Basque Grand Trail de la Vallée d'Ossau Course de la Rhune La montée de l'Aubisque Au pied du mur-le tour de l'Ossau Course des collines Trail blanc d'Issarbe senpereko trail Neska Korrika Nouste Trail Trail de Verdets Trail de Sare Trail de Baretous L'Epouvantrail Trail sur le Chemin Henri IV Course du Lac Ascension de St Peyrus Euskal trail 3° mi-temps de la solidarité Trail de Bazerques Lo petit aussales Milafranga Gaindi La Montheze Trail du Gave L'Ossaloise La boucle des plages les Foulées du Soubestre Urrugne-Col d'Ibardin Foulées de cambo La Camada La Serroise Les Boucles des Cordeliers La Course des Collines La Barzunaise Hivernale des lacs Corruda Calendreta 10 km Courir à Pau 6 Km des restos du coeur Les foulées Souletines Le givré du Pays de Nay Itsas Laminen Corrika Course des Remparts de Bayonne Courir à Eysus Féminine de Printemps La Corrida du Cœur 10 km de Guiche Les Foulées amicales de Sendets Course du Muguet Foulées Fébus Courir contre le Paludisme La ronde du Pic Les foulées Kaskarrot Course du Lac Mouriscot Semi Marathon d'Oloron Urtxintxen Korrika La Caubios-Loosienne La ronde de la Casta Course des Pecheurs Course du fort Les coteaux du Roy Latsagien Itzulia La Foulée de l'Ardanavy La Feria Febus Foulées du Luy de Béarn Foulées Vic Bilh La Castedienne Course de la Nivelle Nouste Henric (Semi marathon) Donne moi nue chance de marcher et de courir Tour Pedestre du Bearn Les Foulees de Quartier libre Féminine d'automne Courude du Bager Courir à Jurancon Foulées Luziennes Foulées du Sanglier Courses de la Paix La Course des Lumières 12/04/2015 03/05/2015 07/06/2015 13/06/2015 20/06/2015 03/07/2015 04/07/2015 18/07/2015 09/08/2015 23/08/2015 05/09/2015 15/11/2015 15/02/2015 08/03/2015 04/04/2015 04/04/2015 22/04/2015 25/04/2015 26/04/2015 01/05/2015 03/05/2015 03/05/2015 14/05/2015 15/05/2015 23/05/2015 23/05/2015 31/05/2015 14/06/2015 14/06/2015 22/06/2015 28/06/2015 28/06/2015 10/07/2015 01/08/2015 01/08/2015 15/08/2015 13/09/2015 18/10/2015 15/11/2015 06/12/2015 04/01/2015 25/01/2015 01/02/2015 15/02/2015 22/02/2015 01/03/2015 08/03/2015 15/03/2015 29/03/2015 12/04/2015 18/04/2015 26/04/2015 26/04/2015 01/05/2015 02/05/2015 10/05/2015 17/05/2015 25/05/2015 30/05/2015 07/06/2015 20/06/2015 04/07/2015 04/07/2015 10/07/2015 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