convention d`organisation d`une manifestation sportive

Ligue Poitou-Charentes Tennis de Table
38 bd de la Meilleraye
79200 Parthenay
Tél. 05.49.71.02.91
[email protected]
CONVENTION D’ORGANISATION
D’UNE MANIFESTATION SPORTIVE
Article 1 – OBLIGATIONS DE LA LIGUE POITOU-CHARENTES DE TENNIS DE TABLE :
La Ligue prend en charge tous les aspects liés aux :
a / Relations avec les participants : envois des engagements, des informations, relances, remplacements,
etc.. ;
b / Relations avec les firmes commerciales et ses partenaires ;
c / Frais de repas, de déplacements et d’hébergement du Délégué de la ligue ou représentants de la ligue.
Les repas seront facturés à la ligue au prix coutant, lequel ne devra pas excéder 12€. L’organisateur devra
prévoir un système de « tickets » repas. La ligue basant son remboursement sur le nombre de tickets repas
utilisés.
d / Récompenses officielles toute ou partie (voir annexe).
f/ Indemnités des officiels de la table d’arbitrage (Juge-Arbitre, Adjoint, Directeur des épreuves, formateurs)
ainsi que toute ou partie des arbitres régionaux (voir annexe) désignés par la Commission Régionale
d’Arbitrage ;
Article 2 – OBLIGATION DE L’ORGANISATEUR :
L’organisateur prend en charge tous les aspects liés au :
a/ Organisation matérielle de la manifestation en conformité avec les recommandations du Juge-Arbitre et
du Délégué de la Ligue.
b/ Information auprès des médias (couverture de l’évènement, avant, pendant et après). Il devra fournir à
la Ligue Poitou-Charentes un dossier d’information (comprenant les horaires de la compétition, la
restauration, les moyens de transports et/ou navette, plan d’accès à la salle, types, marques et couleurs
des tables et des balles), destiné aux clubs et aux qualifiés, au moins 1 mois avant l’épreuve.
c/ Invitations – ou conjointement avec la Ligue – les personnalités représentantes des collectivités locales.
d/ Arbitrage avec la Commission Régionale d’Arbitrage. A cet effet, il pourra demander le soutien du Comité
Départemental et de leurs formateurs, pour organiser au préalable des stages de formation d’Arbitres de
club, qui pourraient officier durant la compétition.
e/ Transmission des résultats de l’épreuve en format informatique, le soir même de la fin de la compétition.
Partenaires officiels de la Ligue :
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f/ Frais de restauration et d’hébergement des juges-arbitres (Juge-Arbitre, Adjoint, Directeur des épreuves,
formateurs) ainsi que toute ou partie des arbitres régionaux (voir annexe) désignés par la Commission
Régionale d’Arbitrage.
g/ Matériel nécessaire au bon déroulement de la compétition, dont la sonorisation, un podium pour les
remises de récompenses, l’accès internet, et l’affichage tout en respectant l’environnement et le
développement durable (Voir en annexe la vulgarisation de la « Charte du bon éco-pongiste »).
h/ Un local extérieur à la salle de jeu aéré et ventilé pour le collage des revêtements de raquettes. Des
contrôles pourront être demandés par la Ligue ; De même, un petit vestiaire avec toilette doit être prévu
en cas de contrôle anti-dopage, sous autorité d’un médecin mandaté par le Ministère des Sports.
i/ Contact avec les services médicaux d’urgence, dès les premiers préparatifs de la compétition, pour
assurer la sécurité des personnes, et s’assurer de la présence d’un défibrillateur dans la salle avec une
personne responsable de sa mise en service.
j/ Edition d’une plaquette programme, en fonction de l’importance de la manifestation, dans laquelle une
page sera réservé aux partenaires de la Ligue et d’autre part, un éditorial du Président ou du délégué de la
Ligue devra y figurer.
k/ Frais relatifs à cette manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ligue, sont à la
charge de l’organisateur (Voir annexe : Dossards, cadeaux d’accueils, fleurs pour les féminines, etc.…).
La restauration doit être assurée à proximité du lieu de la compétition, et une réception avec vin
d’honneur, à la charge de l’organisateur, doit être prévue.
Nota : Les frais facturés par l’organisateur à la Ligue, doivent être considérés au prix coûtant, sans
bénéfice quelconque.
Article 3 – PUBLICITE COMMERCIALE :
a/ L’Organisateur s’engage à faire figurer sur tous les documents promotionnels ou informatifs édités
(programmes, affiches, tracts, site internet, mails, affichages, résultats, etc..), les logos de la FFTT, de la
Ligue, du Comité et des partenaires de la Ligue.
b/ L’Organisateur s’engage à faire parvenir aux partenaires officiels de la Ligue, un exemplaire du
programme, de l’affiche et autres documents de la manifestation. A leurs demandes préalables, des
emplacements pour des stands commerciaux, pourront leur être attribués, en concertation avec
l’organisateur.
c/ L’Organisateur dispose librement de tous les emplacements publicitaires disponibles, sous réserve de
l’accord de la ligue (afin d’éviter la concurrence avec les partenaires régionaux).
Article 4 – DEVELOPPEMENT DURABLE :
La Ligue s’étant engagée par la « Charte du bon éco-pongiste », l’Organisateur doit diffuser cette chartre et
d’autre part, agir au maximum, dans le cadre du développement durable avec l’aide et en collaboration des
services locaux dédiés au développement durable (Possibilité d’opter pour une éco-manifestation).
Article 5 – DELEGUE DE LA LIGUE :
La Ligue Poitou-Charentes désigne un Délégué qui représente la Ligue Poitou-Charentes et, à ce titre, celuici est habilité à prendre toutes les décisions qui s’imposent en concertation, selon le cas, avec le JugeArbitre et/ou les Organisateurs (Voir Annexe 3).
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Partenaires officiels de la Ligue :
Article 6 – DISPOSITIONS PARTICULIERES :
Toute disposition non prévue dans la présente convention sera réglée avant ou pendant l’épreuve par le
Délégué de Ligue, le Président du Comité d’Organisation et selon le cas, par la Commission Sportive et/ou
Technique de la Ligue et le Juge-Arbitre.
Tout non-respect de la présente convention et du cahier des charges annexé impliquera une diminution ou
suppression de l’aide financière.
Article 7 – ANNEXES :
- L’Annexe N°1 est la « Chartre du bon éco-pongiste » à diffuser.
- L’Annexe N°2 fixe le cahier des charges de l’épreuve précise tant pour la Ligue que pour l’Organisateur ;
Fait en double exemplaires, à. . . . . . . . . . . . . . . , Le. . . . . . . . . . . . . . . .
Pour la Ligue du Poitou-Charentes,
Pour l’Organisateur
Le Président, Gilles BOUVIER
Le Président, . . . . . . . . . . . . .
(Faire précéder les signatures des mots « lu et approuvé »
La convention, « dûment complétée et signée », doit être adressée en 2
exemplaires au secrétariat de la ligue, par retour.
Les annexes 1 et 2 doivent également être signées et jointes à cet envoi.
Pour toutes les organisations, l’indemnité de la ligue sera versée
uniquement sur facturation du club organisateur.
Toute facture non adressée à la ligue avant le 30 juin de la
saison en cours ne sera pas réglée.
Partenaires officiels de la Ligue :
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ANNEXE N° 1
Je suis un Eco-pongiste 365 jours par an même si je ne suis
pas à l'entraînement
Chaque jour, l'Eco-pongiste préserve son environnement
sportif et naturel grâce à des gestes simples (éteindre la
lumière, ramasser les balles, fermer les portes,...)
J'apprends les gestes simples à mes camarades de club et de
l'école
Je joue avec tout le monde même si j'ai l'impression que
mon partenaire est différent
Je respecte les autres dans mon club et mon environnement
J'utilise à l'entraînement comme en compétition ma gourde
pour boire, au lieu d'acheter des verres jetables ou des
bouteilles d'eau
A l'entraînement comme en compétition, je ne laisse pas
tomber mes papiers de pique-nique par terre, je pense à les
jeter dans la poubelle
Je jette mes déchets à la poubelle
Je trie mes déchets à l'entraînement comme à la maison
Je recycle mon matériel de Tennis de Table usagé, en
donnant par exemple mes balles cassées, mes vieux
revêtements.
Je pratique le co-voiturage pour aller à l'entrainement ou en
compétition
Signatures :
Partenaires officiels de la Ligue :
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