reglement de la salle des fetes des varennes

REGLEMENT DE LA SALLE DES FETES DES VARENNES
Préambule : Le présent règlement a pour but de définir les conditions de mise à disposition et les règles
d’utilisation de la salle des fêtes.
Article 1 : Utilisateurs des locaux
Indépendamment de l’utilisation par la commune pour ses besoins propres et imprévus, la salle des fêtes
peut être mise à disposition dans l’ordre de priorité suivant :
 de la commune
 des mariages des habitants de la commune ou de leurs enfants
 des associations de la commune
 des habitants de la commune
 des entreprises de la commune
 des associations, particuliers et entreprises extérieures à la Commune
 il ne sera accepté qu’une seule location par foyer et par an.
Pour les particuliers extérieurs il est impératif de désigner un résidant sur la commune de
Chassagny qui devra fournir une attestation sur l’honneur se portant garant de l’utilisateur.
En dehors des mariages de la commune, les demandes de réservation ne seront faites en mairie
qu’après l’établissement du calendrier des associations.
Article 2 : Activités autorisées
Sont autorisées toutes les activités qui ont pour but :



l’animation culturelle en général de la commune : concert, chorale, conférence, théâtre,
cinéma…..
l’activité non lucrative des associations autorisées : assemblées générales, congrès, réunions,
soirées, repas, lotos….
Les réunions privées à caractère familial (mariage, anniversaire…)
Article 3: Nombre maximum de personnes
Le nombre maximum de personnes autorisées à utiliser la salle est fixé à 200 personnes assises ou 300
debout. En cas de dépassement des personnes autorisées, et en cas d’accident, seule la responsabilité du
locataire de la salle sera engagée.
Article 4 : Sécurité
Lors d’un spectacle et en cas d’utilisation des chaises, celles-ci devront être obligatoirement accrochées
l’une à l’autre.
Lors d’un repas, l’agencement des tables sera fait de manière à ce qu’aucune table ne soit située à une
distance inférieure à 1m50 des murs.
Les organisateurs se doivent de faire respecter l’ordre à l’intérieur comme à l’extérieur de la salle. Ils
devront également veiller à ce que personne ne s’installe sur les barres de protection des radiateurs.
Quelle que soit la nature de l’utilisation de la salle, les issues devront être dégagées, sur toute leur largeur
(intérieur et extérieur). Les fermetures de ces mêmes issues devront être vérifiées lorsque la salle sera
libérée.
Les installations électriques de la salle sont vérifiées périodiquement par un organisme agréé. Il est interdit
d’intervenir sur ces installations, de les modifier ou de les transformer. L’armoire électrique de la scène et
les extincteurs sont plombés. Lors de l’état des lieux, si le plomb est défectueux ou a été enlevé,
l’organisateur acquittera entièrement les frais de remise en état. Les travaux seront commandés ou
effectués par la Commune.
En cas d’utilisation des extincteurs, veiller à toujours lire la notice d’utilisation pour le type de feu concerné.
L’accès de la mezzanine est interdit.
Article 5 : Déclarations légales
Les organisateurs sont tenus :
1 – De faire les déclarations légales inhérentes à la manifestation telles que :

déclaration de buvette (Mairie).

déclaration SACEM.
2- De fournir lors de la remise des clefs une attestation d’assurance nominative et datée couvrant les
risques pour la manifestation en question pour la durée exacte de la location.
Article 6 : Prise de possession des locaux
Les organisateurs sont tenus :

de procéder avec le responsable communal désigné à cet effet à un état des lieux et à un
inventaire du matériel mis à disposition (vaisselle, tables, chaises, cuisine ….). Le rendez
vous sera fixé préalablement par l’employé communal.

De remettre - un chèque de caution de ………………………………………………..
- un chèque du solde de la location ……………………………………..
- le montant des options facultatives (gaz-ménage….)……………….
- une attestation d’assurance……………………………………………..
Article 7 : Durée de la location
 1er cas : du vendredi 9 heures au lundi 9 heures
 2ème cas : du samedi 9 heures au lundi 9 heures (à titre exceptionnel la Mairie ou une
association peut pour une réunion ou un tournoi utiliser la salle le vendredi soir)
 3ème cas : du jeudi 9 heures au lundi 9 heures (si le vendredi est un jour férié)
 4ème cas : du vendredi 9 heures au mardi 9 heures (si le lundi est un jour férié)
 5ème cas à titre exceptionnel et selon la disponibilité la salle peut être louée pour une soirée.
Article 8 : Participation financière
Les tarifs de location et de caution sont fixés par délibération du Conseil Municipal.
A la réservation un acompte de 30% de la location sera demandé et encaissé par la Commune. Lorsqu’il y
aura dédite par l’utilisateur cette somme sera conservée par la Commune. Cet acompte de 30% pourra
être restitué au réservataire suivant les cas de force majeure suivants : chômage-déménagement- maladie
grave-décès-.
Le solde de la location et la caution seront versés lors de la remise des clefs.
Tableau
des tarifs en vigueur (en annexe).
La commune de Chassagny se réserve le droit à tout moment de modifier ce règlement, les tarifs, les jours
et heures de la remise des clefs – d’accepter ou de refuser l’utilisation et la location de la salle.
Article 9 : Pendant la manifestation
1 – Usage, vente de boisson
L’usage et la vente de boissons se font sous la responsabilité des organisateurs qui sont tenus de
respecter la réglementation en la matière.
L’utilisation des confettis est strictement interdite.
2 – Responsabilité des organisateurs
Les organisateurs engagent leur responsabilité totale et entière en cas :

d’accidents causés aux personnes et aux biens survenant à l’extérieur et à l’intérieur de leur
fait,

de vol, (il est recommandé de ne pas entreposer de matériel ou de marchandises en dehors
des heures de la manifestation)

d’incidents ou de dommages causés par des tiers.
Article 10 : Après la manifestation
Les organisateurs sont tenus :

de nettoyer l’ensemble des locaux mis à disposition

de nettoyer les tables et les chaises. Les tables devront être disposées sur les chariots par 25
et les chaises devront être rangées par pile de 10.

les verres, carafes doivent être soigneusement lavés et essuyés.

les frigidaires et congélateurs doivent être vidés de leur contenu et rendus propres. Pensez à
les débrancher et laisser les portes entr’ouvertes. Pour le frigidaire installé dans la cuisine
remettre le bouton sur la position 0.

de nettoyer les abords immédiats de la salle des fêtes (allées, parking…).

d’enlever toutes les décorations ainsi que leurs fixations (ne pas utiliser de punaises ni de
clous).

de faciliter et d’améliorer le tri sélectif en disposant de 3 poubelles, à savoir :




bac gris : ordures ménagères dans des sacs fermés
bac vert : bouteilles en verre
bac jaune : canettes alu, bouteilles en plastique, briques en carton, emballages et sacs
en plastique
de vider ces poubelles dans les conteneurs réservés à cet effet à l’extérieur de la salle
Article 11 : Restitution des clefs – restitution de la caution –
Préalablement à la restitution des clés, l’organisateur devra :

signaler les problèmes rencontrés pendant la manifestation et les dégradations éventuelles.

Procéder contradictoirement avec le responsable communal désigné à cet effet à un nouvel état
des lieux et à l’inventaire du matériel. En cas d’absence de l’utilisateur lors de l’état des lieux,
les constatations faites par l’agent communal seront seules prises en considération et feront foi.

Si l’état des lieux est conforme, la caution sera restituée à l’organisateur ou au loueur sous un
délai de 8 jours.

La caution versée pour la location des locaux sera rendue à l’organisateur ou au loueur après
règlement, le cas échéant, du montant des travaux et du matériel détérioré pendant la
manifestation.

L’indemnisation des dégâts occasionnés aux locaux ou aux matériels mis à disposition (cuisine,
mobilier,….) sera calculée sur la base de leur réparation ou de leur remplacement majoré de
10% pour les frais de gestion.
REGLEMENT MODIFIE ET APPROUVE EN SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 27 MAI 2010
Nom du souscripteur…………………………………………………………………………………..
Adresse…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….
Téléphone…………………………………………………………………………………………………
Fait à Chassagny, le……………………..
Signature du demandeur
(précédée de la mention lu et approuvé)
____________________________________________________________________________________________
Reçu la somme de
au
.
pour réservation de la salle des Varennes du
Le
,
Mairie de Chassagny