Politique pour une saine gestion financière

Le Gîte Ami
Politique de saine gestion financière
Politique et procédures pour une saine gestion financière
MISSION DU GÎTE AMI
Le Gîte Ami est un centre d'hébergement temporaire communautaire oeuvrant auprès de
personnes confrontées à des difficultés liées à l'exclusion sociale et à l'itinérance. En
partenariat avec les organismes du milieu, il dispense ses services sans préjugé, dans le
respect et la dignité humaine, en favorisant un processus d'intégration sociale.
Voici les Objets qui figurent aux Lettres patentes originales, émises le 19 juillet 1983 : «...
1. Mettre sur pied et administrer un centre d'hébergement temporaire pour personnes
itinérantes;
2. Offrir un service adapté aux personnes qui sont de passage. Ce service tentera
d'offrir un support selon le besoin;
3. Promouvoir à long terme la prise en charge de la personne à travers un processus
d'animation;
4. Collaborer avec d'autres organismes en utilisant les ressources du milieu. ...»
DÉFINITION D’UNE SAINE GESTION
Selon l’Ordre des administrateurs agréés (http://www.adma.qc.ca), une saine gestion c’est :
• la transparence
• la continuité
• l’efficience
• l’équilibre
• l’équité
• l’abnégation
• en plus de l’efficacité, les organisations doivent tenir compte de l’économie
Et selon la Loi sur les services de santé et les services sociaux :
• que l’organisme communautaire définit librement ses orientations, politiques et
approches
• qu’une séance publique d’information annuelle soit tenue au plus tard le 30 juin
• qu’un rapport d’activités et un rapport financier soient présentés lors de cette séance
et transmis à l’autorité de qui l’organisme communautaire a reçu une subvention
RÔLES ET FONCTIONS DU CONSEILS D’ADMINISTRATION ET DE
L’ORGANISATION DU GÎTE AMI
Le rôle du conseil d’administration
Le conseil d’administration à la responsabilité de la gérance de l’organisation, y compris les
fonctions de contrôle dans les domaines suivants :
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approbation et surveillance du respect de la mission, de la vision et de la stratégie de
l’organisation
approbation et surveillance des valeurs éthiques de l’organisation
surveillance du contrôle de gestion
évaluation de la direction générale
supervision des communications externes
appréciation de l’efficacité du conseil
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Les trois fonctions du conseil d’administration
Contrôle :
• contrôler les activités de la coordination en approuvant la stratégie organisationnelle
et en examinant la performance
Respect des lois et de l’éthique :
• s’assurer que la coordination et les employés respectent les normes juridiques et
éthiques
Sélection, évaluation et relève de la direction.
• s’assurer que l’organisation adopte des moyens et des ressources pour la sélection,
l’évaluation et la relève de la direction
Questionnement des administrateurs pour l’organisation
Les administrateurs doivent déterminer si l’organisation a le contrôle et poser les questions
suivantes :
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La mission est-elle pertinente dans le contexte culturel et éthique actuel?
Comment l’organisation identifie-t-elle et gère-t-elle les risques?
Le système de contrôle interne est-il efficace?
Existe-t-il une supervision adéquate?
Le rôle de la coordination dans l’organisation
Dans un environnement en constante évolution, la coordination de l’organisme ne doit pas
perdre de vue l’importance et la fiabilité de l’information financière pour l’aider dans la prise
de décisions.
La coordination a la responsabilité de sensibiliser les cadres à l’importance d’une saine
gestion des affaires et des biens de l’organisme.
La direction doit avoir une connaissance adéquate de la comptabilité pour savoir analyser les
états, financiers de l’organisme.
DES NOTIONS RELATIVES AUX CONTRÔLES
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Le contrôle est constitué des éléments d’une organisation qui, collectivement aident
les gens à réaliser les objectifs de l’organisation
Le contrôle est efficace lorsqu’il procure une assurance raisonnable que
l’organisation réalisera ses objectifs de manière fiable
Le contrôle comprend donc l’identification et la réduction des risques
ORGANISATION EFFICACE :
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le plan d’action est adapté à la nature et à l’ampleur de l’organisation
la répartition et la définition des responsabilités sont très nettes
le personnel est compétent et bien formé
la surveillance est suffisante
les employés sont intègres
Les activités de l’organisme sont couvertes par une assurance responsabilité civile
les définitions de tâches sont claires
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il y a une délégation d’autorité appropriée
Le conseil d’administration s’implique dans :
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Les contrôles budgétaires : comparaison des résultats réels avec les chiffres
budgétés
l’inspection du courrier
la révision et l’approbation des chèques, factures, salaires, conciliations bancaires
l’obtention des relevés bancaires avant de les remettre à la comptabilité
la surveillance personnelle des employés
ÉLÉMENTS DE SAINE GESTION
Procès-verbaux
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Le livre des procès-verbaux des séances du conseil d’administration est à jour
Les procès-verbaux sont signés par la présidence et le/la secrétaire
Les procès-verbaux contiennent les aspects financiers importants
approbation du rapport financier de l’exercice
acquisition et aliénation d’immobilisations importantes
adoption d’ententes, de contrats, de baux
nomination de conseillers juridiques, vérificateurs, institution financière (selon les
besoins)
adoption ou modification de politique de régie interne
Politiques administratives :
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dépenses de fonction (remboursement de frais de déplacement)
délégation de signatures (un minimum de 2)
Salaires
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les employés sont payés selon les taux de rémunération prévus aux ententes
un membre désigné par le CA et/ou la direction approuve les feuilles de temps
les augmentations de salaire sont approuvées par le conseil d’administration
aucune avance de salaire n’est allouée aux employés ou à la coordination
Certifié conforme après adoption par résolution du conseil d’administration
le
(date)
Clément De Lamarre, secrétaire exécutif
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